Contract and Grant Procudures Applicable to Vesterd and Seized Iraqi Property and the Development Fund for Iraq

Requirements File A/Contract CPA/Appendix إجراءات ترسية العقود وتقديم المنح المنطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة وعلى صندوق تنمية العراق متطلبات ملف العقد الملحق أ المشتريات الصغيرة جدا 5,000) دولار امريكي أو أقل( يجب أن يشمل ملف العقد ما يلي: • ملاحظات أو وثائق تعكس الجهود المبذولة لإتاحة فرص المنافسة لطالبي التعاقد، اذا كانت مثل تلك الجهود قد بذلت. وتشمل تلك الملاحظات ملخص مكتوب للطلبات الشفوية لتقديم العروض في حالة ترسية العطاء بناء على طلب شفوي لتقديم عرض. • الأساس الذي تم بناء عليه ترسية العطاء اذا لم يكن هذا الأساس السعر الأقل. • الشروط المادية للعقد )ما هو العمل ومن سيقوم به ومتى، وبأي سعر؟( • معلومات توضح النتيجة )مثل الايصالات، واشعارات التسليم، وملاحظات عن أداء المتعاقد للخدمات يدونها مسؤول العقود.( • يجب الاحتفاظ بملفات المشتريات الصغيرة جدا لمدة عام واحد من تاريخ دفع وتسديد آخر مبلغ مالي بموجب العقد. المشتريات الصغيرة 500,000-5,000.01) دولار أمريكي( يجب أن يشمل ملف العقد ما يلي: سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق أ/متطلبات ملف العقد 1 Requirements File A/Contract CPA/Appendix • توثيق للطلبات الشفوية لتقديم العروض، بالنسبة للعقود التي تقل قيمتها عن 25,000 دولار أمريكي؛ وبالنسبة للعقود التي تتراوح قيمتها بين 25,000.01 و 500,000 دولار أمريكي، توثيق للطلبات المكتوبة لتقديم العروض. • دليل على إتاحة المنافسة، مثل الإشعارات المنشورة )ويذكر في الملف مكان ظهور الإشعار وطول مدة ظهوره(، والطلبات المباشرة لتقديم العروض، والإعلانات، والإعلان عن المنافسة في صفحات الشبكة الإلكترونية للمعلومات. • بالنسبة لطلبات تقديم العروض التي يوجه فيها طلب تقديم العرض إلى جهة واحدة )وتتم ترسية العقد مثًلا على الجهة الوحيدة التي تقدمت بعرض(، يجب أن يشمل ملف العقد تبريرًا مكتوبًا معد طبقا للمتطلبات الواردة في هذا الملحق. • معايير التقييم، اذا كانت تلك المعايير تنطبق على العقد. • المراسلات الهامة المتبادلة مع المتعهدين. • الإشعار المرسل للمتعهد الذى رسى عليه العطاء. • العقد المكتوب الذي يحتوي على شروط الاتفاق في حالة العقود التي تتجاوز قيمتها 10,000 دولار أمريكي، أو ملخص لشروط الاتفاق الجوهرية في حالة العقود التي تقل قيمتها عن 10,000 دولار أمريكي. • فواتير بالمبالغ المدفوعة مقابل ما تحقق من تقدم في تنفيذ العقد، وملاحظات عن التحقق من الأداء، بما في ذلك ملاحظات عن إجراءات التفتيش أو المراقبة أينما كان ذلك مناسبا. •ُتحفظ ملفات المشتريات الصغيرة لمدة عام واحد بعد تاريخ دفع وتسديد آخر مبلغ مالي بموجب العقد. المشتريات الكبيرة )تتجاوز قيمتها 500,000 دولار أمريكي( سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق أ/متطلبات ملف العقد 2 Requirements File A/Contract CPA/Appendix يجب أن تكون الوثائق كافية لتمكين لجنة منح العقود من مراجعة العروض قبل ترسيتها وتمكين المدققين الماليين من مراجعة حسابات ووثائق المتعاقد خلال فترة تنفيذ العقد وما بعدها. ويجب أن تشمل الملفات ما يلي: • بيان بالحاجة إلى المنتج أو الخدمة موضوع العرض. وقد يكون هذا البيان طلبا من الوكالة التي تطلب التعاقد مع جهة ما للحصول على خدمات. • دليل على إتاحة المنافسة، مثل الاشعارات المعلنة )ويذكر مكان ظهور الإعلان وطول مدة ظهوره( والطلبات المباشرة لتقديم العروض ، والاعلانات، والإعلان على صفحات الشبكة الإلكترونية للمعلومات، أو استخدام أي من الوسائل الأخرى للإعلان عن فرصة التقدم بعرض. • جميع العروض الواردة من المتعهدين المؤهلين استجابة لطلب تقديم العروض، وذلك من أجل تمكين لجنة ترسية العقد من مراجعة الخيارات المتاحة للتعاقد بغية التأكد من اعتماد أساليب اتخاذ القرارات المعمول بها في مجال الأعمال عند اتخاذ قرار ترسية العقد المقترح. • بالنسبة لطلبات تقديم العروض التي يوجه فيها طلب تقديم العرض الى جهة واحدة، يجب أن يشمل ملف العقد تبريرا مكتوبا تم إعداده طبقا لهذا الملحق. • معايير تقييم العروض وترسية العقد. يجب أن يكون السعر أحد المعايير المستخدمة في تقييم العروض. وقد تشمل المعايير الأخرى الخبرة والأداء السابق لمقدم العرض والخبرة الفنية وشروط التسليم. • مذكرة للسجل تسجل فيها الإجراءات التي اتخذتها لجنة ترسية العقود عند اختيارها للمتعهد الذي يرسو عليه العطاء. وينبغي أن يرد في مذكرة السجل تعريف بأعضاء اللجنة، ومعلومات عن العروض التي نظروا فيها وعن المعايير المستخدمة لتقييم العروض واختيار العرض الفائز وعن المتعهد الذي رسى عليه العطاء. • المراسلات الهامة مع المتعهدين. • الإشعار الصادر للمتعهد الذي وقع عليه الاختيار. • عقد مكتوب يحتوي على الشروط المطلوبة. • التنقيحات والتعديلات التيُتدخل على العقد. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق أ/متطلبات ملف العقد 3 Requirements File A/Contract CPA/Appendix • معلومات عن الأداء بموجب العقد وعن نتيجة العقد، بما في ذلك الفواتير التي تم تسديدها مقابل ما تحقق من تقدم في تنفيذ العقد، ومعلومات عن التحقق من الأداء، بما في ذلك ملاحظات عن إجراءات التفتيش أو المراقبة كلما كان ذلك مناسبا. •ُتحفظ ملفات المشتريات الكبيرة لمدة 3 سنوات بعد تاريخ دفع وتسديد آخر مبلغ مالي بموجب العقد. متطلبات بيانات تبرير التعاقد مع جهة واحدة فقط والموافقة عليها • يجب على مسؤولي العقود توثيق الأسباب القاهرة التي تبرر التعاقد مع جهة واحدة دون غيرها في جميع العقود التي يبرمونها مع متعهد واحد دون غيره. وفيما يلي بعض الأسباب القاهرة التي يمكن أخذها بعين الاعتبار عند تبرير التعاقد مع مصدر واحد دون غيره: - وجود مصدر واحد مسؤول فقط لتلبية هذه المتطلبات لا يمكن لأي امدادات أو خدمات أخرى أن تلبيها. وقد يشمل تبرير التعاقد مع جهة واحدة دون غيرها تأخير غير مقبول في التسليم أو ظروف أخرى فريدة، مثل حقوق الملكية الفكرية او تطابق وتماشي أنظمة هذا المصدر مع الأنظمة الموجودة. - وجود حاجة ملحة وغير عادية لتلبية هذه المتطلبات. لا يستخدم هذا التبرير إلا في الحالات التي تشكل فيها المنافسة خطرا على أهداف الوكالة. ولا يعتبر الإخفاق في التنبؤ الدقيق باحتياجات الوكالة مبررا كافيا للتعاقد مع جهة واحدة فقط. • يجب أن يوضح التبرير الظروف التي تم بموجبها التخلي عن متطلب إتاحة المنافسة الكافية. فإذا كانت الظروف ملحة وقاهرة، يقدم شرح محدد للقيود الزمنية وللقدرات الفريدة التي يمتلكها وحده دون غيره هذا المتعاقد. • سوف يشمل التبرير وصفا للجهود المبذولة لإتاحة فرصة المنافسة. • سوف يشمل التبرير حقائق تدعم إفادة مسؤول العقود وتقديره بالحصول بموجب العقد على سعر منصف ومعقول . سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق أ/متطلبات ملف العقد 4 Requirements File A/Contract CPA/Appendix • بالنسبة للبيان المقدم من مسئول العقود لتبرير ترسية عقد تتجاوز قيمته 500,000 دولار أمريكي على متعهد واحد دون غيره، يجب الحصول على الموافقة على هذا التبرير من المسئول عن تعيين مسؤول العقود أو من رئيس هيئة العقود التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة. المنح يجب أن تحتوي الملفات على بيان بشأن حاجة المجتمع المحلي للأغراض المنشودة من وراء المنحة. وعلى العموم، يعتبر طلب الحصول على المنحة بيانًا كافيا. ول كن يجب أن يحتوي الملف ايضا على معلومات خاصة بنتيجة المنحة تشمل تقييمًا لوقعها وتأثيرها على المجتمع المحلي. متطلبات خاصة لمشاريع البناء • يتم الاحتفاظ بالرسومات الهندسية وبقرارات الموافقة على المخططات لحين الانتهاء من أداء وتنفيذ جميع متطلبات العقد ومقتضياته. • يجب الحصول على تقدير لتكلفة مشاريع المشتريات الكبيرة يتولى إعداده مهندسون مستقلون، وذلك للمساعدة في عملية تقييم القيمة المنصفة والمعقولة للمشروع. •ُتفضل الشروط التي تنص على اسعار ثابتة في عقود البناء. • شهادات الانتهاء من العمل وإنجازه. • يجب توثيق أوامر التغيير والتعديل على نحو كامل وواف. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق أ/متطلبات ملف العقد 5 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix إجراءات ترسية العقود وتقديم المنح المنطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة وعلى صندوق تنمية العراق الشروط والإجراءات القياسية لإعلانات المناقصة وللعقود التي تتجاوز قيمتها 5,000 دولار أمريكي الملحق "ب" شروط إعلانات المناقصات .1 تقديم العطاءات: يقدم المتعاقد العطاءات الموقعة والمؤرخة إلى المكتب المحدد في إعلان المناقصة في التاريخ المحدد فيه أو قبل هذا التاريخ. يجوز تقديم العطاءات على القرطاسية الخاصة بالمتعاقد أو كما هو محدد في إعلان المناقصة. ويجب أن يبين العطاء ما يلي كحد أدنى: أ- رقم إعلان المناقصة. ب- الفترة الزمنية المحددة في إعلان المناقصة لتلقي العطاءات. ج- إسم وعنوان ورقم تليفون مقدم العطاء. د- وصفا فنيا للمواد المعروضة في العطاء تكفي تفاصيلها لتقييم الامتثال للمتطلبات المنصوص عليها في إعلان المناقصة. وقد تتضمن تلك التفاصيل أدبيات عن المنتج المعروض أو وثائق أخرى إذا لزم الأمر. ه- الشروط الخاصة بأي ضمان صريح. و- السعر وأية شروط خاصة بتخفيض السعر. ز- عنوان موقع تسديد المبالغ المالية المستحقة )إن كان مختلفا عن عنوان المراسلات البريدية.( ح- الإقرار بأي تعديل لإعلان المناقصة )في حالة إجراء أي تعديل عليه.( ط- معلومات عن الأداء السابق تشمل، في حالة ذكرها كأحد عوامل التقييم، العقود الحديثة وذات الصلة المتصلة بنفس المواد أو بمواد تماثلها، وغير ذلك سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 1 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix من المعلومات التي يجوز الرجوع إليها )بما في ذلك أرقام العقود، نقاط الاتصال مع أرقام التليفون، وغير ذلك من المعلومات ذات الصلة.( ي- بيانا يحدد مدى توافق العطاء مع جميع الشروط والفقرات الشرطية والبنود الواردة في إعلان المناقصة. يجوز تنحية العطاءات التي لا ترد فيها البيانات أو المعلومات المطلوبة، أو تلك التي ترفض الشروط التي يتضمنها إعلان المناقصة، ويجوز بالتالي عدم النظر فيها. .2 فترة قبول العطاءات. يوافق مقدم العطاء على الالتزام بالأسعار المذكورة في العطاء الوارد منه وعدم تغييرها لفترة 30 يوم بعد اليوم المحدد لاستلام العطاءات، إلا إذا تم تحديد فترة زمنية أخرى في ملحق خاص يرفق بإعلان المناقصة. .3 عينات المنتج.ُتقدم عينات من المنتج، اذا تطلب تقديمها إعلان المناقصة، في التاريخ المحدد لاستلام العطاءات أو قبل ذلك التاريخ. ولا يتحمل الطرف المتلقي لتلك العينات تكاليف تقديمها، إلا إذا نص إعلان المناقصة على خلاف ذلك، وُتعاد العينات إلى المرِسل بناء على طلبه وعلى نفقته، إلا إذا كانت قدُأتِلفت نتيجة اختبار ما تم إجراؤه عليها قبل ترسية العقد على العطاء الفائز. .4 تعدد العقود. يشجع مقدمو العطاءات على التقدم بعطاءات متعددة يعرضون في كل منها شروطا بديلة لتلبية المتطلبات الواردة في إعلان المناقصة. وسيتم تقييم كل عطاء على حدة. .5 تعديل العطاءات وتنقيحها وسحبها وتقديمها بعد التاريخ المحدد لاستلامها. أ- يتحمل مقدمو العطاءات مسؤولية تقديم العطاءات وإجراء أي تعديلات عليها أو أي تنقيح لها، أو سحب لها، ومن ثم تسليمها إلى مسؤول العقود المحدد في إعلان المناقصة بحلول الوقت المحدد لذلك في طلب تقديم العطاء. وفي حالة عدم تحديد الوقت في إعلان المناقصة، يكون وقت استلام العطاءات هو الساعة الرابعة سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 2 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix والنصف بعد الظهر (16:30) بالتوقيت المحلي في موقع مكتب التعاقد في التاريخ المحدد لاستلام العطاءات أو العطاءات المنقحة. ب- يعتبر أي عرض أو تعديل أو تنقيح للعرض، أو طلب سحبه، يسلم إلى مكتب التعاقد المحدد في إعلان المناقصة بعد الموعد المحدد لذلك في إعلان المناقصة عرضًا "متأخرا"، لن ينظر فيه إلا إذا كان قد سِلم قبل ترسية العقد، ويكون مسؤول العقود قد قرر أن قبول العطاء المتأخر لن يعطل عملية شراء المواد أو الحصول على الخدمة المطلوبة على نحو غير ملائم، وإذا: .1 كان قد تم إرسال العطاء عبر إحدى الوسائل الإلكترونية التجارية التي يسمح بها إعلان المناقصة، وأنه قد ورد إلى النقطة الأولى لاستلام العطاءات في مكتب التعاقد في ساعة لا تتجاوز الساعة الخامسة مساء (17:00) من يوم العمل السابق لتاريخ اليوم المحدد لاستلام العطاءات، أو .2 كان هناك دليل مقبول يثبت ورود العطاء واستلامه في المكان المحدد لاستلام العطاءات وأنه كان تحت سيطرة الحكومة قبل الموعد المحدد لاستلام العطاءات، أو .3 اذا كان العطاء المتأخر هو العطاء الوحيد الذي تم تلقيه استجابة لإعلان المناقصة. ج- ومع ذلك، يتم النظر في التعديل المتأخر الذي يتم إجراؤه على عطاء ناجح، إذا كان من شأن هذا التعديل تحسين شروط العطاء بالنسبة للهيئة المتعاقدة التي أصدرت إعلان المناقصة. ويجوز أن يحظى هذا العطاء بالقبول. د- تشمل الأدلة المقبولة لتحديد موعد استلام العطاء في مكتب التعاقد ختم المؤسسة على مغلف العطاء بتاريخ وساعة الاستلام، أو وثائق أخرى تحتفظ بها المؤسسة لإثبات الاستلام، أو شهادة لفظية أو بيانات من موظفي مكتب التعاقد. ه- إذا أدت حالة طارئة أو حدث غير متوقع إلى تعطيل العمليات المعتادة وتعذر استلام العطاءات في مكتب التعاقد المخصص لذلك في الوقت المحدد المنصوص عليه في إعلان المناقصة، وحالت المتطلبات الملحة دون تعديل إعلان سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 3 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix المناقصة أو إصدار أي إشعار بتمديد الفترة المحددة لاستلام العطاءات، تمتد الفترة المحددة لاستلام العطاءات تلقائيًا، ويعتبر آخر موعد لقبول العطاءات واستلامها هو نفس الساعة المحددة في إعلان المناقصة من يوم العمل الأول الذيُتستأنف فيه العمليات الطبيعية في مكتب التعاقد. و- يجوز سحب العطاءات في أي وقت قبل انتهاء الفترة الزمنية المحددة لاستلام العطاءات عن طريق إشعار مكتوب يتم تسلمه قبل انتهاء تلك الفترة الزمنية المحددة. ويجوز سحب العطاءات الشفوية، التي تقدم ردا على العطاءات الشفوية، شفويا. ويجوز سحب العطاء عن طريق بيان بسحب العطاء يرسل بجهاز الفاكس ويسلم قبل الموعد المحدد لاستلام العطاءات، إذا كان إعلان المناقصة قد سمح باستخدام جهاز الفاكس لتقديم العطاء، شريطة خضوع ذلك للظروف المحددة في إعلان المناقصة والتي تنطبق تحديدًا على العطاءات المقدمة عن طريق جهاز الفاكس. ويجوز لمقدم العطاء أو لشخص مخول منه ويمثله القيام شخصيًا بسحب العطاء، إذا قام بذلك قبل حلول الموعد المحدد لاستلام العطاءات، وتم إثبات هوية الشخص الذي يطلب سحب العطاء والتحقق منها، وقام هذا الشخص بالتوقيع على وصل باستلام العطاء الذي كان قد تقدم به. .6 ترسية العقد. يعتزم مسؤول العقود تقييم العطاءات المقدمة وترسية العقد على أحد مقدمي العطاءات من دون مناقشة أي منهم. وعليه، فإن العطاء الأولي لمقدم العطاء يجب أن يتضمن أفضل الشروط من ناحيتي السعر والأوصاف الفنية. ومع ذلك، يحتفظ مسؤول العقود بحق مناقشة بنود العطاء مع مقدمه إذا قرر لاحقًا أن القيام بذلك ضروري. ويجوز لمسؤول العقود أن يرفض أي عطاء أو جميع العطاءات، إذا رأى أن هذا الرفض يخدم المصلحة العامة، كما يجوز له أن يقبل عطاء غير العطاء الأدنى سعرا، ويجوز له أن يغض النظر عن عدم مراعاة الإجراءات الرسمية وعن أي تجاوز ثانوي للإجراءات المتبعة في العطاءات التي تم تسلمها. .7 ترسية العقد على عطاءات متعددة. يجوز لمسؤول العقود قبول أي بند أو مجموعة بنود وردت في عطاء معين، إلا إذا ربط مقدم العطاء عطاءه بقيود محددة. ولا يجوز تقديم سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 4 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix العطاءات بكميات أقل من الكميات المحددة، الا اذا سمح جدول العطاء بذلك. ويحتفظ مسؤول العقود بحق التعاقد مع أحد مقدمي العطاءات للحصول على أي كمية من أحد بنود العطاء تقل عن الكمية المعروضة فيه وبالسعر المعروض للوحدة منه، إلا إذا حدد مقدم العطاء شروطا في عرضه تحول دون ذلك. .8 التقييم. سيقوم مسؤول العقود بترسية العقد على من يقدم عطاءًا مسؤوًلا استجابة لإعلان المناقصة ونتيجة له، ويكون العطاء الوارد منه مناسبًا لنشاط التعاقد أكثر من غيره وملبيا لشروط السعر وغير ذلك من العوامل ذات الصلة التي تؤخذ بعين الاعتبار. وفيما يلي قائمة بالعوامل التي ينبغي استخدامها في تقييم العطاءات: )يقوم مسؤول العقود بوضع قائمة بالعوامل هنا، حسب أهميتها( .9 الخيارات. سيقوم مسؤول العقود بتقييم العطاءات بهدف ترسية العقد على أحدها عن طريق إضافة السعر الإجمالي لجميع الخيارات المعروضة إلى السعر الإجمالي للمتطلبات الأساسية. وقد يقرر مسؤول العقود أن العطاء غير مقبول إذا كانت أسعار الخيارات غير متوازنة بصورة ملحوظة. إن تقييم الخيارات لا يلزم مسؤول العقود على استعمال حقه في أن يختار شراء أي منها. .10 إشعار بترسية العقد. يؤدي الإشعار بقبول العطاء أو بترسية العقد على العطاء الناجح، سواء تم إرساله بالبريد أو تسليمه إلى مقدمه بأية طريقة أخرى خلال فترة قبول العطاءات، إلى نشوء علاقة تعاقدية ملزمة لا تقتضي من أي من الطرفين القيام بأي عمل إضافي. ويجوز لمسؤول العقود أن يقبل عطاء )أو جزءا منه( قبل انتهاء موعد العطاء المحدد، سواء كانت هنالك مفاوضات عليه بعد استلامه أم لا، إلا إذا تم تسلم إشعار بسحب العطاء قبل ترسية العقد. .11 الاحتجاج. إذا أراد أحد المتعاقدين أن يحتج على شروط إعلان المناقصة، أو على إلغاء إعلان المناقصة، أو على ترسية العقد، أو على إلغاء إجراءات ترسيته، يكون عليه رفع الأمر إلى مسؤول العقود من أجل اتخاذ قرار أولي بشأن الاحتجاج الذي يجب أن يذكر فيه سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 5 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix سبب الاحتجاج وأساسه. وإذا لم يتفق المحتج مع القرار الأولي لمسؤول العقود، يجوز له الطعن في هذا القرار الأولي لدى رئيس نشاط التعاقد، التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة، من أجل البت في الأمر. ويكون قرار رئيس نشاط التعاقد، التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة، هو القرار النهائي في الأمر. .12 تقييم العطاءات المقدمة بعملات أجنبية. إذا تلقى مسؤول العقود عروضا أسعارها مذكورة بعدة عملات، يقوم بتقييم العطاء عن طريق تحويل العملات الأجنبية إلى العملة الأمريكية باستخدام سعر التحويل التالي ----------- الذي يكون ساريا في اليوم المحدد لاستلام العطاءات إذا كانت ترسية العقد قائمة على العطاءات الأولية. أ ما إذا كانت ترسية العقد قائمة على العطاءات المنقحة، فيعتمد سعر التحويل الساري في التاريخ المحدد لاستلام العطاءات المنقحة. شروط العقد .13 التفتيش/القبول. لا يقدم المتعاقد في عطاءه إلا تلك البنود التي تتماشى مع متطلبات هذا العقد. ويحتفظ مسؤول العقود بحق التفتيش على الإمدادات أو الخدمات المعروضة في العطاء أو اختبار أي منها. ويجوز لمسؤول العقود أن يطلب إصلاح أو إستبدال الإمدادات التي لا تتطابق مع الشروط، كما يجوز له أن يطلب إعادة أداء الخدمات التي لم تمتثل للشروط، بدون أن يترتب على ذلك أي زيادة في سعر العقد. ويجب على مسؤول العقود أن يمارس الحقوق المكفولة له بعد قبول العطاء: أ- خلال فترة زمنية معقولة بعد اكتشاف الخلل، أو خلال الفترة التي كان يجب اكتشاف الخلل فيها. ب- قبل أن يحدث أي تغيير ملموس في حالة البند، إلا إذا كان التغيير نتيجة الخلل في البند أصلا. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 6 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix .14 التصرف في العقد أو التنازل عنه. لا يحق للمتعاقد التنازل عن العقد أو تحويله لغيره أو التصرف فيه أو في أي جزء منه على أي نحو آخر، من دون الحصول مسبقًا على الموافقة الخطية على ذلك من مسؤول العقود. .15 التغيير. لا يجوز تغيير شروط هذا العقد إلا عن طريق اتفاق خطي بين الطرفين. .16 النزاعات. لا يخضع هذا العقد لقانون النزاعات التعاقدي لعام 1978، بصيغته المعدلة )القانون الأميركي 41، الأقسام .(613-601 يعتبر إخفاق طرفي هذا العقد في التوصل الى اتفاق بشأن مطالبة أي منهما بإحداث تغيير منصف أو بشأن دعوى أو طعن أو أي إجراء قضائي آخر ناتج عن هذا العقد أو متعلق به، نزاعا يتم حله وحسمه وفقًا لقاعدة النزاعات الواردة في لوائح تنظيم مشتريات الحكومة الفدرالية الأمريكية، القاعدة رقم 52.233-1 ، وهو بند مشمول هنا عن طريق الإشارة، ولكن لا يجوز الطعن في القرارات النهائية الصادرة عن مسؤول العقود إلا أمام لجنة الطعن في العقود التابعة للقوات المسلحة الأمريكية. ويكون قرار هذه اللجنة نهائيا. ويعمل المتعاقد على تنفيذ العقد بنشاط وهمة حسب الأصول، بانتظار الحل النهائي لأي نزاع ناجم عن هذا العقد. .17 التأخير بعذر. يتحمل المتعاقد مسؤولية التأخير إلا إذا كان سبب عدم الأداء لا يعود لخطأ أو إهمال منه، أو إذا كان نتيجة حدث لا يمكن للمتعاقد السيطرة عليه والتحكم فيه، مثل أحداث القضاء والقدر أو الأعمال التي يقوم بها عدو عام، أو أفعال قامت بها الحكومة بصفتها السيادية أو التعاقدية، أو الحرائق أو الفيضانات أو الأوبئة أو قيود الحجر الطبي أو حالات الإضراب أو الأحوال الجوية السيئة جدا أو تأخر وصول الوسائل العامة للنقل. يبادر المتعاقد، في أقرب فرصة بعد بدء الحالة التي تبرر التأخير، بتبليغ مسؤول العقود خطيا بهذا التأخير، موضحا تفاصيله الكاملة. ويتعهد المتعاقد بمعالجة الوضع المؤدي للتأخير بسرعة معقولة، ويسارع بتقديم إشعار خطي إلى مسؤول العقود بانتهاء الوضع المؤدي للتأخير. .18 الفواتير. يقدم المتعاقد فاتورة أصلية وثلاث نسخ منها إلى العنوان المحدد في العقد لاستلام الفواتير. )ويجوز له تقديم الفاتورة الكترونيًا إذا سمح له بذلك(. و يجب أن تتضمن الفاتورة ما يلي: سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 7 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix أ- اسم وعنوان المتعاقد. ب- تاريخ الفاتورة ورقمها. ج- رقم العقد، ورقم البند في العقد، ورقم الطلب، إذا كان رقم الطلب وارد. د- وصف للبنود التي تم تسليمها وكميتها ووحدة القياس الخاصة بها وسعر كل وحدة منها، والسعر الممتد لها. ه- رقم الشحن وتاريخ الشحن، بما في ذلك رقم سند الشحن ووزن الشحنة في حالة الشحن على أساس سند الشحن. و- شروط أي تخفيض للسعر مقابل الدفع في الموعد المحدد. ز- إسم الشخص الذي ينبغي إبلاغه في حال الإشعار بوجود خلل أو عيب ومنصبه ورقم تليفونه. .19 تأمين التعويض من أضرار التعدي على البراءات التجارية. يعوض المتعاقد الوكالة الحكومية الطرف في هذا العقد ويؤمنها هي ومسؤوليها والعاملين معها والعاملين باسمها من أية خسارة أو ضرر ينشأ عن تحميلها المسؤولية القضائية عن ما قد يقع فعًلا أو يزعم وقوعه من تعد مباشر أو غير مباشر على أي براءة اختراع أو علامة تجارية أو حقوق للطبع والنشر والتأليف ينتج عن تنفيذ هذا العقد. ويعوضها ويؤمنها كذلك في حالة تورطها أو الزعم بتورطها المباشر أو غير المباشر في مساعدة آخرين على التعد على براءات الاختراع أو العلامات التجارية أو حقوق الطبع والنشر أو تحريضهم على القيام بذلك، بشرط أن يكون المتعاقد قد أبلغ بصورة معقولة عن مثل هذه الادعاءات والإجراءات. ويشمل هذا التعويض التكاليف المترتبة على تحميل الوكالة الحكومية تلك المسئولية. .20 الدفع. يتم تسديد أسعار البنود التي قبلها مسؤول العقود وتم تسليمها إلى مواقع التسليم المحددة في العقد. ويكون التاريخ المسجل على الفاتورة هو التاريخ المستخدم لاحتساب أي خصم متاح مقابل تسديد المبالغ المستحقة قبل تاريخ استحقاقها. ويعتبر التاريخ المدون على شيك الدفع تاريخ التسديد لأغراض احتساب الخصم المستحق، وفي حالة تسديد المبلغ بالوسائل الإلكترونية لتحويل الأموال يكون تاريخ التسديد هو التاريخ المحدد لتحويل المبلغ إلكترونيًا. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 8 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix .21 مخاطر الخسارة. يتحمل المتعاقد مخاطر الخسارة أو الضرر الذي يصيب الإمدادات المقدمة بموجب هذا العقد، ما لم ينص العقد على ذلك بصورة محددة، ويكون عليه تعويض مسؤول العقود عنها فور: أ- تسليم الإمدادات إلى متعهد النقل، إذا كانت عملية النقل تسليم ظهر وسيلة النقل )"فوب" .(FOB ب- تسليم الإمدادات إلى مسؤول العقود أو من يمثله في المكان المحدد في العقد، إذا كانت عملية النقل تسليم ظهر وسيلة النقل في مكان الوصول )"فوب" destination .(FOB .22 الضرائب. يتضمن سعر العقد جميع الضرائب والجمارك ذات الصلة. .23 إنهاء العمل بالعقد لدواعي المصلحة. يحتفظ مسؤول العقود بحق إنهاء العمل بالعقد أو أي جزء منه، من أجل مصلحة النشاط الحكومي. ويكون على المتعاقد، في حال إنهاء العمل بالعقد، التوقف فورا عن القيام بجميع الأعمال التي كان يقوم بها بموجب العقد وتوقيف أعمال جميع مورديه والمتعاقدين معه من الباطن. ويتلقى المتعاقد، حسب شروط هذا العقد، نسبة مئوية من سعر العقد تعكس نسبة العمل المنجز منه قبل استلامه لإشعار إنهاء العمل بالعقد، ويضاف إلى هذا المبلغ مبلغًا آخر يمثل التكاليف المعقولة الأخرى التي يستطيع المتعاقد إثباتها من واقع سجلاته أمام مسؤول العقود أنها نتجت عن إنهاء العمل بالعقد. ويجوز لمسؤول العقود، بعد تقديم إشعار مسبق بمدة معقولة، فحص السجلات المالية للمتعاقد الخاصة بهذا العقد، بما في ذلك المبالغ المدفوعة إلى المتعاقدين من الباطن والمواقع التي تم فيها تنفيذ أي جزء من العمل المتعاقد عليه. كما يجوز لمسؤول العقود مراجعة البيانات المالية للمتعاقد عندما يطلب المراجعة عليها. .24 إنهاء العمل بالعقد لوجود سبب. يجوز لمسؤول العقود إنهاء العمل بهذا العقد، أو بأي جزء منه، في حال حدوث أي تقصير من المتعاقد، أو إذا أخفق المتعاقد في الامتثال لأي من شروط العقد أو إذا أخفق في تلبية طلب مسؤول العقود بتقديم الضمانات الكافية الخاصة بأداءه في المستقبل. وفي حال إنهاء العمل بالعقد لسبب ما، لا تتحمل الوكالة الحكومية المسؤولية أمام المتعاقد عن أي قدر من الإمدادات أو الخدمات التي لم تقبلها، ويتحمل المتعاقد المسؤولية عن سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 9 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix جميع الحقوق وعن جميع إجراءات تصحيح الوضع المنصوص عليها في القانون أو أي منها. وإذا تقرر أن مسؤول العقود أنهى العمل بهذا العقد لسبب غير وجيه، يعتبر إنهاءه للعمل بهذا العقد بمثابة إنهاء له لدواعي المصلحة. .25 صكوك الملكية. ما لم ينص العقد على خلاف ذلك في فقرات أخرى منه، تؤول ملكية جميع المواد المزودة بموجب هذا العقد إلى الوكالة الحكومية عند قبولها لتلك المواد، بغض النظر عن مكان أو زمان تملك الوكالة الحكومية لتلك المواد وحيازتها المادية لها. .26 الضمان. يضمن المتعاقد على نحو صريح وضمني أن المواد الموردة بموجب هذا العقد هي مواد يجوز الاتجار بها وصالحة للاستعمال للغرض المحدد في هذا العقد. .27 الحصانات. باستثناء ما ينص عليه هذا العقد، لم تتخل حكومة العراق أو الجهات التي تمثلها، بما فيها سلطة الائتلاف المؤقتة أو غيرها من الوكالات الحكومية، عن أي من امتيازاتها أو حصاناتها. .28 الوضع القانوني. إن المتعاقد طرف متعاقد مستقل، لن يعتبر موظفوه موظفين حكوميين لأي غرض من الأغراض. ويكون المتعاقد هو الطرف الوحيد المسؤول عن ما يتوصل إليه من اتفاقات التعويض مع موظفيه. .29 مسؤولية المتعاقد عن الموظفين. يتحمل المتعاقد مسؤولية توفر الكفاءة المهنية والفنية لدى موظفيه، ويتحمل مسؤولية اختيار الأشخاص الموثوق بهم الذين سيقومون بالعمل على تنفيذ العقد بصورة فعالة ويحترمون التقاليد المحلية ويلتزمون بمستوى عال من السلوك الأخلاقي والأدبي. ويجوز لمسؤول العقود أن يطلب من المتعاقد أن يفصل من العمل موظفين يعرضون الآخرين أو الممتلكات للخطر، أو من يعتبر استمرارهم في العمل في وظائفهم في ظل هذا العقد أمرًا يتعارض مع مصلحة الأمن العسكري. .30 التعاقد من الباطن. باستثناء ما يجيزه هذا العقد، لا يجوز للمتعاقد أن يتعاقد من الباطن مع آخرين لإنجاز أي جزء من العقد من دون الحصول على إذن خطي مسبق من سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 10 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix مسؤول العقود. وتخضع شروط أي عقد من الباطن إلى شروط وأحكام هذا العقد وتتماشى معها. .31 التعويض عن الخسارة والتأمين منها. يقوم المتعاقد بحماية جميع الوكالات الحكومية الأطراف في هذا العقد، ويعوضها عن الخسارة، ويؤمنها من الأضرار التي قد تنشأ عن كافة الدعاوى أو المطالبات أو المسؤوليات، أيا كانت، التي قد تنتج عن أي عمل قام به المتعاقد أو موظفيه أو المتعاقدين معه من الباطن أو أي تقصير من جانب أي منهم. وتشمل هذه الحماية والتعويض والتأمين مسؤولي هذه الوكالات ومندوبيها وموظفيها. .32 التأمين. يضمن المتعاقد ويكفل أنه يحتفظ بعقد مناسب للتأمين، يشمل التأمين التجاري العام ضد الغير، وتأمينًا يضمن للموظفين تغطية توفر لهم تعويضًا كافيًا لتغطية مطالبات أطراف أخرى تنشأ عن هذا العقد أو ترتبط به. ويقدم المتعاقد دليلا كافيا على وجود التأمين المطلوب بموجب هذه المادة من العقد، عندما يطلب منه ذلك. .33 استخدام الأسماء والرموز. باستثناء ما يتطلبه هذا العقد، لا يقوم المتعاقد بنشر إعلان عام أو التصريح علنًا بأنه متعاقد مع الوكالة الحكومية ذات العلاقة بهذا العقد، ولن يستخدم المتعاقد اسم الوكالة الحكومية أو شعارها لأغراض تجارية. .34 محدودية المسؤولية القانونية. ما لم ينص على خلاف ذلك ضمان صريح، لن يتحمل المتعاقد المسؤولية القانونية أمام الوكالة الحكومية عن أي ضرر لاحق ينتج عن أي عيوب أو قصور في المواد المقبولة. .35 عدم التوافق بين نص العقد المكتوب باللغة الإنجليزية ونصه المترجم. في حال عدم توافق نص أي شرط من شروط هذا العقد ورد في النص المكتوب باللغة الإنجليزية مع النص المقابل له المترجم إلى لغة أخرى، يفسر النص وفقًا للمعنى المقصود من النص المكتوب باللغة الإنجليزية. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 11 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix .36 تحرير المراسلات باللغة الإنجليزية. يتعهد المتعاقد بضمان أن تكون جميع المراسلات الخاصة بالعقد والموجهة إلى الكيان الحكومي الذي قام بترسية هذا العقد، مكتوبة باللغة الإنجليزية أو أن يرفق بها نص للرسالة مترجم إلى اللغة الإنجليزية. .37 تضارب المصالح. ي ضمن المتعاقد عدم حصول أي مسؤول حكومي على أي منفعة مباشرة أو غير مباشرة تتصل بحصوله على هذا العقد، كما يتعهد بعدم عرض أو تقديم أي منفعة مباشرة أو غير مباشرة إلى أي مسؤول حكومي نتيجة حصوله على هذا العقد. ويوافق المتعاقد على أن أي إخلال بهذا البند هو إخلال بشرط أساسي من شروط هذا العقد. .38 ترتيب الأولويات )ما عدا عقود البناء.( يحسم عدم توافق البنود الواردة في إعلان المناقصة هذا، أو عدم توافق البنود الواردة في هذا العقد، بالاعتماد على البنود التالية حسب أولوية ترتيبها: أ- جدول توريد الإمدادات/الخدمات. ب- بنود العقد المتصلة بتحويل الملكية وبالنزاعات، والمدفوعات والفواتير وبأمور أخرى يقتضي العقد الامتثال لها. ج- أية إضافات لإعلان المناقصة هذا أو للعقد، بما في ذلك أي اتفاق ترخيص لبرامج تشغيل أجهزة الكمبيوتر. د- بنود وأحكام إعلان المناقصة )إن كان هذا إعلان عن مناقصة.( ه- البنود القياسية الأخرى في هذا العقد. و- وثائق أخرى، ومستندات أو أدوات إثبات ومستندات مرفقة. ز- المواصفات )الوصف التفصيلي للعمل.( .39 مقتضيات الامتثال الأخرى. يمتثل المتعاقد لجميع القوانين ذات الصلة، كما يمتثل لجميع القواعد، واللوائح التنظيمية الأخرى ذات العلاقة بأداءه في ظل هذا العقد. .40 مصدر الأموال. إن الأموال المخصصة بموجب هذا العقد هي أموال عراقية، وفقًا للتعريف الوارد لها في المذكرة رقم 4 الصادرة عن سلطة الائتلاف المؤقتة بتاريخ 19 سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 12 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix أغسطس / آب .2003 لم ولن تخصص لهذا العقد أي مبالغ مالية تعود لأية دولة من دول الائتلاف. .41 خيار تمديد فترة العقد. أ- يجوز للكيان الحكومي الذي منح هذا العقد مد فترة العقد بإشعار خطي يرسل إلى المتعاقد قبل موعد انتهاء العقد أو قبل انتهاء أية فترة إضافية اختار الطرفان إضافتها لفترة العقد بموجب نصوصه وأحكامه ب ___ يوم )يذكر عدد الأيام(، وذلك شريطة أن يكون الكيان الحكومي قد قدم للمتعاقد إشعارا خطيا أوليا بعزمه على تمديد فترة العقد قبل نهاية فترة العقد )بما في ذلك الفترات الزمنية الإضافية التي اختار الطرفان إضافتها إلى العقد( بما لا يقل عن ___ )يذكر عدد الأيام( يوم. ويذكر أن الإشعار الخطي الأولي لا يلزم الكيان الحكومي بتمديد فترة العقد. ولكن إذا اختارت الحكومة ممارسة حقها في مد فترة العقد، يعتبر العقد الممتد متضمنًا لهذا الشرط. ب- إذا تطلب الكيان الحكومي الاستمرار في تأدية الخدمات المحددة في العقد بالأسعار المحددة فيه عند انتهاء فترة العقد، أو عند انتهاء الفترة الإضافية التي اختار الطرفان إضافتها لفترة العقد لتمديده، يجوز له مد فترة الأداء بموجب هذا العقد لفترة إضافية لا تتجاوز ستة أشهر، وذلك عن طريق إرسال إشعار خطي بذلك إلى المتعاقد قبل انتهاء فترة العقد أو قبل نهاية الفترة الإضافية الأخيرة التي اختار الطرفان إضافتها إلى فترة العقد لتمديده، أيهما يأتي لاحقًا. ويرسل هذا الإشعار قبل انتهاء أي من الفترتين المذكورتين بما لا يقل عن ___ يوما. .42 تسديد قيمة التعويض عن الأضرار. أ- إذا أخفق المتعاقد في تأدية الأعمال خلال الفترة المحددة في هذا العقد، يكون عليه تعويض الكيان الحكومي عن الأضرار التي لحقت به نتيجة التأخير، ويدفع المتعاقد للكيان الحكومي، بدلا من تعويضه عن الأضرار الفعلية، مبلغًا ماليًا قيمته ____ دولار أمريكي عن كل يوم تأخير. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 13 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix ب- إذا قام الكيان الحكومي بإنهاء العمل بهذا العقد أو بأي جزء منه، بموجب بند إنهاء العمل بالعقد بسبب، يتحمل المتعاقد مسؤولية تصفية الأضرار ودفع التعويضات المتراكمة إلى أن يحصل الكيان الحكومي على توريد مماثل للمواد أو أداء مماثل للخدمات. وتضاف قيمة هذه الأضرار والتعويضات إلى النفقات الإضافية الناتجة عن إعادة شراء المواد أو الخدمات بموجب بند إنهاء العمل بالعقد بسبب. ج- لن يتحمل المتعاقد أعباء تصفية الأضرار ودفع التعويضات عندما لا يكون التأخير في تسليم المواد أو تأدية الخدمات بسبب خطأ أو إهمال من جانبه أو عندما يكون التأخير بسبب عوامل لا يستطيع المتعاقد السيطرة عليها، وفقًا للتعريف الوارد لها في بند التأخير بعذر. شروط ونصوص عقود البناء )لعقود البناء فقط( -43 تنفيذ الأعمال من قبل المتعاقد: يقوم المتعاقد، مستعينًا بمؤسسته الخاصة وبالعاملين معه فيها، بتنفيذ أعمال البناء في الموقع يبلغ حجمها ما لا يقل عن .... بالمائة من إجمالي حجم العمل الواجب تنفيذه بموجب العقد. ويجوز تخفيض هذه النسبة المئوية بموجب إتفاقية إضافية ترفق بهذا العقد إذا طلب المتعاقد أثناء قيامه بتنفيذ أعمال البناء تخفيض تلك النسبة، وقرر مسوؤل العقود أن تخفيضها في مصلحة الحكومة. -44 إختلاف الأحوال في الموقع: أ - يبادر المتعاقد بتقديم بلاغ كتابي إلى مسؤول العقود حول ما يلي، ويقدم هذا البلاغ بدون تأخير وقبل حدوث أي تغيير في الأحوال: -1 اختلاف أوضاع الطبقة الواقعة تحت سطح الأرض أو وجود أوضاع مادية كامنة فيها تختلف في واقعها اختلافًا كبيرًا عما هو مذكور في العقد، أو -2 وجود أوضاع ملموسة وغير معروفة في الموقع، ذات طبيعة غير عادية، وتختلف في واقعها اختلافًا كبيرًا عن الأوضاع التيُتشاهد عادة سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 14 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix وُتعرف بشكل عام بمصاحبتها للأعمال المشابهة لتلك الأعمال المنصوص عليها في العقد. ب – ويسارع مسؤول العقود بعد إستلامه لذلك الإشعار بفحص الموقع والتعرف على أحواله. فإذا ما تبين أن تلك الأحوال تختلف فعلا عن الأحوال المذكورة أو المفترضة في العقد وأن الاختلاف من شأنه رفع تكاليف المتعاقد أو تخفيضها أو مد أو تقليص الفترة الزمنية المطلوبة لتنفيذ أي جزء من العمل بموجب هذا العقد، يتم إجراء تعديل منصف للعقد بموجب هذه الفقرة، ويتم كذلك تعديل العقد المكتوب وفقا لذلك، سواء كان التغيير في التكاليف أو في الفترة الزمنية المطلوبة للتنفيذ بسبب تلك الأحوال أو بسبب آخر. ج – لن يحظى طلب المتعاقد إجراء تعديل منصف للعقد بالموافقة عليه ما لم يتقدم المتعاقد بإلاشعار المكتوب المطلوب، ويراعى مع ذلك أن الفترة الزمنية المذكورة في الفقرة )أ( من هذا البند والخاصة بتقديم إشعار مكتوب هي فترة زمنية يجوز لمسؤول العقود تمديدها. د - لن يحظى طلب المتعاقد إجراء تعديل منصف للعقد بسبب اختلاف الأوضاع في موقع البناء بالموافقة عليه إذا ورد هذا الطلب بعد تسديد الدفعة النهائية بموجب هذا العقد. -45 فحص الموقع والأوضاع التي تؤثر على العمل: أ - يقر المتعاقد بأنه اتخذ الخطوات المعقولة الضرورية للتحقق من طبيعة العمل وموقعه، ويقر بأنه قد فحص بنفسه الأوضاع العامة والمحلية التي قد تؤثر على العمل أو على تكلفته وأنه تحقق منها. تشمل هذه الأوضاع، على سبيل المثال لا الحصر ما يلي: -1 الأوضاع التي تؤثر على نقل المواد والتصرف فيها وتداولها وتخزينها. -2 توفر العمالة والمياه والكهرباء والطرق -3 تقلبات في الأوضاع الجوية وفي أحوال الأنهار، وتقلبات المد والجزر، أو أية أوضاع مشابهة في الموقع سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 15 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix -4 تضاريس الأرض وأحوال التربة -5 طبيعة المعدات والمرافق المطلوب توفرها قبل وأثناء القيام بالعمل. ويقر المتعاقد كذلك بأنه اضطلع على حالة المواد الموجودة في الموقع على سطح الأرض وتحت سطح الأرض وأنه مدرك لجودتها وكميتها أو أنه مدرك للعوائق التي قد يواجهها فيه، وأنه قد تحقق من تلك المعلومات بالقدر الممكن من خلال فحصه للموقع ومن خلال الأعمال الاستكشافية التي قامت بها الوكالة الحكومية صاحبة العلاقة، ومن الرسومات والمواصفات التي تم تحضيرها وإدراجها في هذا العقد كجزء منه. لن يعفى المتعاقد من مسئوليته بخصوص التوصل لتقدير سليم لتكاليف تأدية العمل بنجاح وصعوبة تأديته إذا أخفق في القيام بالأعمال التي أقر أنه سيقوم بها في هذه الفقرة، أو إذا بادر بتأدية العمل وإنجازه بنجاح بدون تحميل الوكالة الحكومية المعنية أي تكاليف إضافية. ب- لا تتحمل الوكالة الحكومية المعنية بهذا العقد أية مسؤولية تتعلق بأية استنتاجات أو تفسيرات تصدر عن المتعاقد بناء على المعلومات التي أتاحتها له الحكومة، ولا تتحمل الوكالة الحكومية أية مسؤولية عن أي تفاهم تم التوصل إليه حول الأوضاع أو أي عرض لها تم تقديمه قد يؤثر على العمل الذي يقوم به أي من مسؤوليها أو مندوبيها قبل تنفيذ هذا العقد، ما لم يرد في هذا العقد نصًا صريحًا بهذا التفاهم. -46 المواد ومهارة الصنعة وجودتها: أ – تكون جميع المعدات والمواد والسلع المستخدمة في العمل موضوع هذا العقد جديدة ومن أفضل الدرجات المناسبة لتحقيق الأغراض المطلوبة منها، ما لم ينص هذا العقد على خلاف ذلك. وُتعتبر الإشارة إلى مواصفات المعدات أو المواد أو السلع أو العمليات المسجلة لدى مكتب براءة الاختراع بأسماءها التجارية أو أسماء الصانع أو أرقام الكاتالوجات تحديدًا لمعيار الجودة، ولاُتفسر على أنها تقييد وتحديد للمنافسة. ويجوز للمتعاقد وفقًا لاختياره، أن يستخدم أية معدات أو مواد أو سلع أو عمليات يعتبرها مسؤول العقود متساوية مع تلك المذكورة في المواصفات، إلا إذا نص العقد على خلاف ذلك. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 16 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix ب – يقوم المتعاقد بالحصول على موافقة مسؤول العقود على الآليات والمعدات الميكانيكية والمعدات الأخرى المزمع استخدامها في العمل عن طريق تقديم طلب له يتضمن اسم الصانع ورقم الموديل ومعلومات أخرى تتعلق بأداء الآلات أو الأجهزة وقدراتها وطبيعتها، ويتضمن الطلب كذلك تقييما لأداء الآليات والمعدات الميكانيكية والمعدات الأخرى. ويقوم المتعاقد أيضا بالحصول على موافقة مسؤول العقود على المواد أو السلع التي يفكر المتعاقد في استخدامها في العمل، عن طريق تقديم طلب يتضمن معلومات كاملة عن تلك المواد أو السلع، ويقدم المتعاقد لمسؤول العقود عينات للحصول على موافقته عليها إذا طلب منه مسئول العقود القيام بذلك، ويتحمل المتعاقد نفقات تقديم تلك العينات ويدفع تكاليف شحنها مسبقًا. وفي حالة عدم الحصول مسبقًا على الموافقة المطلوبة على الآليات والمعدات والمواد والسلع يكون تركيبها أو استخدامها في موقع العمل معرضًا للرفض لاحقا. ج- يتم إنجاز جميع الأعمال التي يتم تنفيذها بموجب هذا العقد بمهارة وبشكل مهني. وقد يقدم مسؤول العقود للمتعاقد طلبًا كتابيا يطلب فيه منه أن يقوم بفصل أي مستخدم يعتبره مسؤول العقود يفتقر للكفاءة أو مهمل أو غير مرغوب فيه لأسباب أخرى. -47 الإشراف والتوجيه من قبل المتعاقد: يتولى المتعاقد مهمة الإشراف المباشر على العمل وتوجيهه في جميع الأوقات طوال مدة تنفيذ هذا العقد وحتي يتم إنجاز العمل وقبوله، أو يقوم بتكليف شخص كفء باستطاعته القيام بتلك المهمة في موقع العمل ويكون مقبولا لمسؤول العقود ومخول للتصرف والعمل بالنيابة عن المتعاقد. -48 التصاريح والمسؤوليات: يتحمل المتعاقد مسئولية الحصول على كافة الرخص والتصاريح اللازمة لإنجاز العمل بدون تحميل الكيان الحكومي المانح لهذا العقد أية تكاليف إضافية، ويتحمل مسئولية الامتثال لأي قانون أو قواعد أو لوائح تنظيمية تنطبق على تنفيذ الأعمال. كما يتحمل المتعاقد المسؤولية عن جميع الأضرار التي قد تلحق بالأشخاص أو الممتلكات الناجمة عن أخطائه أو عن إهمال من جانبه، ويتحمل كذلك المسؤولية عن كافة المواد التي يتم تسليمها والأعمال التي يتم إنجازها حتى الانتهاء تماما من إنجاز الأعمال وقبول العمل بالكامل، ويستثنى من ذلك أي عمل يتم إنجازه وقبوله كوحدة عمل بموجب العقد. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 17 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix -49 حماية المزروعات والمباني القائمة والمعدات والمرافق والتحسينات: أ - يحافظ المتعاقد على جميع المباني والمعدات القائمة التي لنُتزال ويحميها من الضرر، ويحافظ أيضًا على جميع المزروعات الواقعة في موقع العمل أو بجواره )مثل الأشجار والشجيرات والأعشاب( التي لن يتم اقتلاعها ويحميها من الضرر طالما أنها لا تعيقه على نحو غير مقبول وتحول دون قيامه بالعمل المطلوب بموجب هذا العقد. لن يقوم المقاول باقتلاع الأشجار إلا عندما يصرح له تحديدا القيام بذلك، وعليه أن يتجنب الإضرار بالمزروعات التي ستبقى في مكانها. وإذا ما تعرض أيا من فروع الأشجار إلى الكسر خلال تنفيذ العقد أو إذا انكسرت هذه الفروع بسبب إهمال العمال أو بسبب الإهمال في استخدام المعدات، يتولى المتعاقد تقليم تلك الفروع بشكل جيد ويتخذ أية إجراءات أخرى قد يطلبها منه مسؤول العقود. ب- يقوم المتعاقد بحماية جميع التحسينات والمرافق القائمة (1) في موقع العمل أو بجواره وكذلك (2) تلك التي تقع في العقارات المجاورة لموقع العمل والمملوكة لأطراف أخرى والتي تم تحديدها له وتعريفه به أو كانت مواقعها ينبغي أن تكون معروفة له. ويقوم المتعاقد بإصلاح أي ضرر يلحق بتلك المنشآت، ومن بينها المنشآت المملوكة لأطراف أخرى، يكون ناتجًا عن إخفاقه في الالتزام بمتطلبات هذا العقد أو إخفاقه في مراعاة الحرص اللازم لدى قيامه بتنفيذ العمل. ويجوز لمسئول العقود تكليف آخرين بمهمة إصلاح الأضرار وتحميل المتعاقد تكلفة هذا العمل إذا رفض المتعاقد القيام به أو إذا عجز عن إصلاح الأضرار على وجه السرعة. -50 مناطق العمليات ومناطق التخزين: أ- يقوم المتعاقد بتنفيذ جميع العمليات ) بما في ذلك تخزين المواد( في المناطق المسموح له بها أو التي وافق عليها مسؤول العقود. ويوفر المتعاقد للكيان الحكومي المانح لهذا العقد ولمسؤوليه ومندوبيه كذلك الحماية من أية مسؤولية أو ضرر قد يتعرض له أي منهم نتيجة لأداء المتعاقد. ب- يجوز للمتعاقد تشييد البنايات المؤقتة ) مثل حظائر أو سقائف التخزين والمحلات والمكاتب( والمرافق بموافقة مسؤول العقود ويستخدم في تشييدها العمال والمواد التي يتولى هو سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 18 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix توفيرها بدون تحميل الكيان الحكومي المانح لهذا العقد تكلفة ذلك. وتبقى البنايات المؤقتة والمرافق ملكا للمتعاقد وُتزال على نفقته لدى الانتهاء من إنجاز الأعمال. ولن يطلب من المتعاقد إزالة المباني والمرافق لدى الانتهاء من إنجاز الأعمال ويجوز له تركها والتخلي عنها بموجب موافقة كتابية من مسؤول العقود. ج- يراعي المتعاقد القواعد التي يضعها مسؤول العقود، ولا يستخدم سوى الطرق القائمة والمحددة أو الطرق المؤقتة التي يتولى هو تعبيدها عندما يوافق مسؤول العقود على إنشاءها واستخدامها ويصرح له بذلك. يراعي المتعاقد عند نقل المواد المطلوبة لتنفيذ العمل عدم تجاوز حمولة سيارات النقل الحمولة المقررة لها من قبل صانعيها أو الحمولة المنصوص عليها في القوانين أو اللوائح التنظيمية. وفي حالة اضطرار سيارات النقل السير على الرصيف أو عبور حافة الرصيف يكون على المتعاقد حمايتها من الضرر، وفي حالة تعرض حافة الرصيف أو الرصيف أو الطريق للضرر، يتولى هو إصلاح هذا الضرر أو يتحمل هو تكاليف إصلاحه. -51 التنظيف وإزالة المخلفات: يحافظ المتعاقد على نظافة موقع العمل في جميع الأوقات، بما في ذلك مناطق التخزين، ويراعي عدم تراكم المخلفات فيه وخلوه تماما منها. ويزيل المتعاقد من موقع العمل جميع المخلفات والأدوات والسقالات والمعدات والمواد التي لا تعود ملكيتها للحكومة قبل إنجازه للعمل، ولدى إنجازه للعمل، يغادر المتعاقد موقع العمل ويتركه نظيفا ومرتبا وحسن الترتيب على نحو يرضى مسؤول العقود ويكون مقبولا له. -52 منع الحوادث: أ- يوفر المتعاقد ظروف عمل وإجراءات عمل تؤمن ما يلي بصورة مستمرة: -1 الحماية للجمهور ولمستخدمي الكيان الحكومي وللممتلكات والمواد والتجهيزات والمعدات المعرضة لعمليات المتعاقد ونشاطه، و -2 تجنب تعطيل عمليات الكيان الحكومي والتأخير في إنجاز المشروع وتأجيل تاريخ الإنتهاء من إنجاز المشروع، و -3 السيطرة على تكاليف تنفيذ هذا العقد. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 19 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix ب- يقوم المتعاقد بما يلي لتنفيذ أغراض العقد الخاصة بتشييد أو تفكيك مبنى أو هدمه، أو إزالة التحسينات التي أجريت عليه: -1 توفير الحواجز الواقية المناسبة واللافتات والإشارات الضوئية المناسبة. -2 ضمان اتخاذ وتنفيذ أية إجراءات إضافية يعتبرها مسؤول التعاقد ضرورية للأغراض المنشودة منها. ج- سوف يحاط مسؤول العقود علمًا بوقوع أية مخالفات لتلك المتطلبات أو عدم الامتثال لأي من الشروط يكون من شأنها تعريض صحة وسلامة الجمهور أو صحة وسلامة مستخدمي الكيان الحكومي للخطر. ويقوم مسؤول التعاقد عندئذ بإبلاغ المتعاقد شفهيا، ويعزز ذلك البلاغ الشفهي بإخطار كتابي، يطلب فيه من المتعاقد المبادرة فورًا بتصحيح ذلك الوضع. ويعتبر تسليم هذا الإخطار إلى المتعاقد، أو إلى مندوبه في موقع العمل، إخطارا كافيا بالمخالفة يلزم المتعاقد باتخاذ إجراءات التصحيح المطلوبة. ويتخذ المتعاقد إجراءات التصحيح فور استلامه لهذا الإخطار. وفي حال رفض المتعاقد اتخاذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة فورا أو في حال إخفاقه في القيام بذلك، يجوز لمسؤول العقود أن يصدر أمرا بوقف العمل في المشروع بشكل كامل أو جزئي الى حين إتخاذ إجراءات التصحيح المرضية. ولن يكون من حق المتعاقد الحصول على أية تعديلات في أسعار العقد تنصفه أو الحصول على تمديد لجدول التنفيذ نتيجة صدور أمر بتوقيف العمل بموجب أحكام هذا البند. د- يقوم المتعاقد بإدراج هذا البند وتضمينه في العقود التي يبرمها من الباطن، بما في ذلك هذه الفقرة )د( منه، ويقوم بالتعديلات المناسبة المتصلة بتسمية المتعاقدين. -53 جداول العمل لعقود البناء والتشييد: أ- خلال خمسة أيام من بدء تنفيذ العمل المتصل بالعقد، أو خلال أية فترة زمنية أخرى يحددها مسؤول العقود، يقوم المتعاقد بإعداد جدول عملي ويقدم إلى مسؤول العقود ثلاث نسخ منه للموافقة عليه. ويوضح المتعاقد في هذا الجدول تسلسل العمل ويبين فيه متى يعتزم البدء في تنفيذ جوانب العمل المختلفة وإنجازها )بما في ذلك الحصول على المواد والمعدات.( ويتخذ هذا الجدول شكل الرسم البياني وتكون أبعاده مناسبة لغرض توضيح تقدم المشروع والنسب سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 20 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix المئوية التقريبية المزمع إنجازها من العمل بحلول تواريخ معينة خلال فترة التعاقد. وفي حال تخلف المتعاقد عن تقديم الجدول في الوقت المحدد لذلك، يجوز لمسؤول العقود الامتناع عن الموافقة على دفع المبالغ المستحقة للمتعاقد عن الأعمال التي أنجزها، الى حين قيام المتعاقد بتقديم الجدول المطلوب. ب- يمتثل المتعاقد للتعليمات الصادرة عن مسؤول العقود ويقوم بتبليغه بما تم من تقدم في سير العمل بموجب الجدول. فإذا رأى مسؤول العقود تباطؤ في سير العمل وأن التقدم فيه لا يتماشى مع الجدول الذي وافق هو عليه، يبادر المتعاقد باتخاذ الخطوات اللازمة لتحسين الأداء وسرعة التقدم في العمل، بما في ذلك تلك التي يطلبها منه مسؤول العقود، ولا يحمل الكيان الحكومي المانح لهذا العقد أية نفقات إضافية تنشأ عن ذلك. وفي هذه الحالة، يجوز لمسؤول العقود أن يطلب من المتعاقد زيادة عدد ورديات أو نوبات العمل، أو زيادة ساعات العمل، أو زيادة أيام العمل، ويجوز له أن يطلب منه بذل أي جهود أخرى لتصحيح الوضع. كما يجوز لمسؤول العقود أن يطلب من المتعاقد تقديم جدول أو جداول إضافية مكملة يوافق هو عليها ويعتبرها ضرورية لتوضيح كيف سيستعيد المتعاقد سرعة التقدم في العمل وفقًا للجدول الذي كان مسؤول العقود قد وافق عليه. ج- يكون عدم امتثال المتعاقد لمتطلبات مسؤول العقود بموجب هذا البند أساسًا يبرر قرار يتخذه مسؤول العقود مفاده أن المتعاقد لا يجتهد في العمل بالقدر الكافي لضمان إنجازه للعمل في الإطار الزمني المحدد في العقد. ويجوز لمسؤول العقود إنهاء حق المتعاقد في مواصلة العمل في المشروع أو في أي جزء منفصل منه عند إتخاذه مثل هذا القرار، بموجب شروط القصور أو التقصير المنصوص عليها في العقد. -54 مواصفات البناء والتشييد ورسوماتها التصميمية: يحتفظ المتعاقد في موقع العمل بنسخة من الرسومات والمواصفات )الوصف المكتوب للعمل( ويتيح لمسؤول العقود إمكانية الاطلاع عليها في أي وقت. يكون لأي صفة يرد ذكرها في المواصفات ولم يتم توضيحها في الرسومات، أو لأي صفة موضحة في الرسومات ولم يرد ذكرها في المواصفات نفس التأثير كما لو أنها كانت مذكورة ومبينة في كليهما. وفي حالة وجود اختلاف بين البيانات الواردة في الرسومات وتلك الواردة في المواصفات، يؤخذ بالبيانات الواردة في سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 21 Conditions & Terms B/Solicitation CPA/Appendix المواصفات. أما في حالة بروز اختلافات بين الأرقام الواردة في الرسومات وتلك المذكورة في المواصفات، يحال الأمر على وجه السرعة إلى مسؤول العقود الذي ينظر في الأمر بدون تأخير ويحسمه بقرار مكتوب. ويتحمل المتعاقد مسؤولية وتكلفة أية تعديلات يجريها هو قبل صدور القرار المكتوب من مسؤول العقود. ويقوم مسؤول العقود، من وقت لآخر، بتقديم الرسومات المفصلة وغيرها من معلومات أخرى تعتبر ضرورية، ما لم ينص العقد على خلاف ذلك. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق "ب"/شروط إعلانات المناقصات 22 Grants Issuing for C/Guidance CPA/Appendix إجراءات ترسية العقود وتقديم المنح المنطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة وعلى صندوق تنمية العراق إرشادات عامة خاصة بتقديم المنح الملحق ج نقاط تؤخذ بعين الاعتبار عند صياغة اتفاقيات المنح أو البيانات التي تلتمس تقديم العروض للحصول على المنح. •ُتحدد أهداف المنحة والحاجة للمساعدة.ُتحدد بدقة أي مشاكل مادية أو اقتصادية أو اجتماعية أو مالية أو مؤسساتية، أو أي مشاكل أخرى ذات صلة ستعالجها المنحة. • يتم النظر في النتائج المرجوة أو الفوائد المتوقعة.ُتحدد التكاليف والفوائد التي ستحققها المنحة، ويبين، على سبيل المثال، كيف ستتحسن المشكلة نتيجة الحصول على المنحة، ويقدم شرح للفائدة التي سيعود بها المشروع على الجمهور. • فحص نهج التنفيذ. توضع قائمة بالأنشطة ترتب عناصرها وفقًا لتسلسلها الزمني لإظهار جدول الانجازات وتواريخ الاستكمال المتوقعة. وُتحدد أنواع البيانات التي سيتم جمعها والحفاظ عليها، وُتناقش المعايير التي ستستعمل لتقييم نتائج ونجاح المشروع. ويتم شرح الأسلوب الذي سيستعمل لتقرير مدى استيفاء الاحتياجات التي جرى تحديدها ومناقشتها ومدى تحقق النتائج والفوائد التي تم تحديدها. ويتم وضع قائمة بأسماء كل منظمة ومتعاون ومستشار، أو أي شخص رئيسي آخر يعمل في المشروع، ويلحق بكل اسم وصف قصير لطبيعة مجهودات أو مساهمات كل منهم. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق ج/إرشادات عامة خاصة بتقديم المنح 1 Grants Issuing for C/Guidance CPA/Appendix • وضع اجراءات للتقييم والضبط. يتم وضع معايير للحكم على فعالية المنحة وقيمتها. بالنسبة للمنح الكبيرة، ينبغي أن تشمل تلك المعايير المدفوعات المبنية على التقدم المحرز أو إجراءات أخرى للضبط بغية ضمان استعمال المنحة بطريقة فعالة. تنفيذ المنح • يجوز تقديم المنح للكيانات الحكومية أو لمنظمات أخرى لتحقيق أهداف تفيد الصالح العام. وقد تكون مشاريع الإعمار والأشغال العامة الصغيرة، وكذلك المشاريع التي تؤثر إيجابيا على التعليم والرعاية الصحية، مناسبة للمنح. • تسجل اتفاقيات المنح على استمارات يحددها ويعينها رئيس نشاط التعاقد في سلطة الائتلاف المؤقتة، بالتشاور مع مكتب المستشار العام التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة. • عند تنفيذ المنح، ينبغي التأكد من إدراك من حاز على المنحة للغرض المنشود منها ولضرورة الالتزام بالمسؤولية المالية، بما في ذلك الحصول على إيصالات بالمبالغ الكبيرة المدفوعة وتوثيق استعمال الأموال. • يتم القيام بعمليات فحص دورية لنشاط المنحة للتأكد من استعمال المنحة بشكل سليم. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق ج/إرشادات عامة خاصة بتقديم المنح 2 Questions Asked D/Frequently CPA/Appendix إجراءات ترسية العقود وتقديم المنح المنطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة وعلى صندوق تنمية العراق أسئلةُتطرح كثيرًا الملحق "د" ما هي المشاريع المناسبة لصرف أموال صندوق تنمية العراق؟ ينص قرار مجلس الأمن الدولي رقم 1483 (2003) على التالي: .14 يشدد على وجوب استخدام صندوق التنمية للعراق على نحو شفاف لتلبية الاحتياجات الانسانية للشعب العراقي، ومن أجل إعادة بناء الاقتصاد وإصلاح الهياكل الأساسية للعراق، ومواصلة نزع سلاح العراق، وتغطية تكاليف الإدارة العراقية المدنية، وللأغراض الأخرى التي تعود بالفائدة على شعب العراق؛ هذا هو المعيار الخاص باستعمال أموال صندوق تنمية العراق. ويجب استعمال مصادر أخرى للتمويل في حالة عدم تطابق متطلبات التعاقد كلية مع بنود هذه المعايير. و لا يجوز استعمال أموال صندوق تنمية العراق لدعم متطلبات قوات التحالف. ما هي القواعد الخاصة التي تنطبق على العقود الممولة بأموال عراقية؟ يتم استيفاء الالتزامات الناجمة عن العقود الممولة بأموال عراقية بأموال عراقية فقط. ويدرج في تلك العقود بندًا خاصًا لتعريف جميع الأطراف بهذه النقطة الهامة وتذكيرهم بها. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق د/أسئلةُتطرح كثيرًا 1 Questions Asked D/Frequently CPA/Appendix الوحدات العسكرية: لا يجوز للوحدات العسكرية التوقيع على العقود وتنفيذها باسمها او باسم حكوماتها، ولا يجوز لها استخدام الأموال العراقية لتنفيذ المشاريع. ويجب أن تتضمن هذه العقود النص التالي: "يتم التوقيع على هذا العقد بموجب سلطات المدير الإداري لسلطة الائتلاف المؤقتة، بصفته المسئول الرئيسي في الهيئة التي تمارس مؤقتًا السلطات الحكومية في العراق بموجب القوانين والأعراف المتبعة في حالة الحرب، وتمشيًا مع قرارات مجلس الأمن الدولي ذات الصلة، بما فيها القرار رقم 1483 (2003) بين )"التحالف"(، وبين __________________________ )"المتعاقد"( سلطة الائتلاف المؤقتة: يجب أن يتضمن كل عقد النص المشار اليه أعلاه، إذ يبين هذا النص بوضوح وجلاء السلطة التي جرى تحرير العقد بموجبها. من الأهمية بمكان أن يتضمن كل عقد بندًا خاصًا ينص على "إنهاء العمل بالعقد لأغراض تناسب الطرفين" نظرًا لأن سلطة الائتلاف المؤقتة تمارس سلطاتها لفترة زمنية محدودة وتنتهي ممارستها لتلك السلطات عند تشكيل حكومة في العراق تمثل الشعب العراقي ويعترف بها دوليا. وزارات الحكومة العراقية: ينبغي على وزارات الحكومة العراقية اتباع اجراءات التعاقد الخاصة بالحكومة العراقية عند استعمال أموال سلطة الائتلاف المؤقتة، وذلك اذا قرر المدير الإداري أن اجراءات التعاقد كافية ومناسبة. وُتستعمل إجراءات التعاقد الواردة في هذه المذكرة اذا كانت اجراءات التعاقد الخاصة بالحكومة العراقية غير كافية ومناسبة. متى ينبغي علي استعمال منحة، ومتي ينبغي علي استعمال عقد؟ سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق د/أسئلةُتطرح كثيرًا 2 Questions Asked D/Frequently CPA/Appendix ُتقدم المنح للهيئات والمؤسسات الأهلية دعما لبرامج تنمية وتطوير المجتمع المحلي او برامج إتاحة الدورات التدريبية والتثقيفية للجماهير عندما يكون الغرض الرئيسي المنشود منها دعم أو تنشيط جهود الطرف المتلقي للمنحة وليس الحصول على منتج أو خدمة. تتيح المنح قدرًا أكبر من المرونة في التنفيذ للحاصلين عليها الذين لا يخضعون إلا لقدر محدد من الرقابة والإشراف. ومع ذلك، ينبغي تقييم فعالية المنحة، فإذا لم تتحقق الأغراض المنشودة منها لا يقتضي ذلك السعي لدى مصدر آخر من أجل تحقيق تلك الأغراض. وتقدم المنح بصفة عامة إلى الكيانات والمؤسسات الحكومية والمنظمات غير الربحية. تستخدم العقود للحصول على بضائع أو خدمات. ما هي العوامل التي ينبغي استخدامها عند تقييم صلاحية طالبي التعاقد أو المرشحين للتعاقد؟ ينبغي أنُتحدد متطلبات كل عقد بحيث تتناسب مع المنتج أو الخدمة المطلوبة. وينبغي مع ذلك أخذ العوامل التالية في الاعتبار عند اتخاذ جميع القرارات الخاصة بترسية أي عقد: • القيمة. السعر عنصر هام للغاية ينبغي أخذه في الاعتبار عند اتخاذ قرار بخصوص ترسية العقد، الا أن التأكد من تنفيذ العقد على نحو يتسم بالمسئولية هو أيضًا أحد العناصر الهامة التي ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار. • الاستقرار المالي للمتعاقد. يجب تقييم الاستقرار المالي للمتعاقد في حالة جميع عقود المشتريات الكبيرة أو العقود التي تتطلب دفع نسبة مئوية كبيرة من مبلغ العقد مسبقًا. وينبغي أن تتضمن عملية المراجعة على الوضع المالي للمتعاقد، بغية تقييم هذا الوضع، تحليلا لميزانيته المالية وتقارير عن إجراءات المراجعة والتدقيق على حساباته المالية كلما أمكن ذلك، وتقارير الإئتمان، وبيانات أخرى تقيم صلاحية الشركة. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق د/أسئلةُتطرح كثيرًا 3 Questions Asked D/Frequently CPA/Appendix • الأداء السابق. ينبغي أخذ الأداء السابق للمتعاقد بعين الاعتبار اذا كان الكيان المتعاقد قد أدى خدمات في الماضي. سلطة الائتلاف المؤقتة/الملحق د/أسئلةُتطرح كثيرًا 4

COALITION PROVISIONAL AUTHORITY MEMORANDUM NUMBER 4 CONTRACT AND GRANT PROCEDURES APPLICABLE TO VESTED AND SEIZED IRAQI PROPERTY AND THE DEVELOPMENT FUND FOR IRAQ IMPLEMENTAllON OF REGULATION NUMBER 3, PROGRAM REVIEW BOARD (CP A/REG/18 June 2003/03) Pursuant to my authority as Administrator of the Coalition Provisional Authority (CPA) and the laws and usages of war, and consistent with relevant U.N. Security Council resolutions, including Resolution 1483 (2003), Underscoring that the Development Fund for Iraq (DFI) shall be used in a transparent manner to meet the humanitarian needs of the Iraqi people, for the economic reconstruction and repair of Iraq's infrastructure, for the continued disarmament of Iraq, and for the costs of Iraqi civilian administration, and for other purposes benefiting the people of Iraq, and that the Program Review Board as authorized by CPA Regulation Number 3 (18 June 2003) is responsible for recommending expenditures of resources from the DFI. Noting that Resolution 1483 (2003) states that independent public accountants approved by and reporting to the International Advisory and Monetary Board (IAMB) shall audit the DFI to ensure that the DFI is used exclusively for the purposes stated in Resolution 1483 (2003), Reaffirming that the CPA is committed to ensuring that all state- or regime-owned cash, funds or realizable securities that have been seized by Coalition Forces in Iraq consistent with the laws and usages of war, shall be used only to assist the Iraqi people and support the reconstruction of Iraq, Implementing CPA Regulation Number 3, Program Review Board (CP A/REG/18 June 2003/03), I hereby promulgate the following: Section 1 Purpose This memorandum establishes procedures applicable to the execution of contracts and grants for the benefit of the Iraqi people using Iraqi Funds, as defined herein. As steward CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 1 for the Iraqi people, the CPA will manage and spend Iraqi Funds, which belong to the Iraqi people, for their benefit. Although Iraqi Funds are not subject to the same laws and regulations that apply to funds provided to the CPA directly from Coalition governments, they shall be managed in a transparent manner that fully comports with the CPA's obligations under international law, including Resolution 1483. Section 2 Applicability This Memorandum applies to contracts and grants executed by or on behalf of the CPA., when those instruments obligate and expend Iraqi Funds. It covers contracts and grants executed by: 1) CPA Regional Directors carrying out the Regional Directors' Emergency Response Program; 2) CPA Regional Directors carrying out the Construction Initiative for Iraq Program; 3) Interim Ministry Officials, working in conjunction with Senior Ministry Advisors, when carrying out requirements that are not funded through the national Ministry budget process; 4) CPA's Head of Contracting Activity, or designee(s), and 5) Others delegated such authority by the Administrator. This Memorandum does not apply to: 1) Iraqi Ministries and governmental agencies executing contracts or grants to fulfill requirements approved through the national budget process if the Administrator, or his designee, determines that the contracting procedure of the Ministry or agency is adequate to ensure the transparent use and management of Iraqi funds. However, if the contracting procedures of the particular Ministry or agency are not determined to be adequate, this Memorandum shall apply, and 2) Coalition Forces commanders carrying out the Commanders' Emergency Response Program. The Commanders' Emergency Response Program will use the procedures contained in FRAGO 89 (Appendix E) or any subsequent amended guidance to FRAGO 89. Section 3 Definitions CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 2 1) "Competitive Range": A group of proposals that are eligible for award of a particular contract or grant, as determined by a Contracting Officer on the basis of cost and other factors stated in the solicitation. 2) "Contract": A written agreement whereby the CPA or Coalition Forces acquire goods, services or construction from a person or entity under prescribed terms and conditions, for the purpose of assisting the Iraqi people or assisting in the recovery of Iraq. 3) "Contract Award Committee": As used in this Memorandum, a group of three or more officials selected by the Contracting Officer appointing authority responsible for reviewing preliminary award decisions of Large Purchases for compliance with this Memorandum and sound business judgment. The Contract Award Committee need not convene as a group; however, except as provided in Section 7 below, a majority of the members must concur in the award decision prior to award. 4) "Contracting Officer": As used in this Memorandum, an individual who has been authorized by the Administrator, CPA, in accordance with Section 4 below, to enter into Contracts or Grants using Iraqi Funds. 5) "Grant": A written instrument that transfers Iraqi Funds from the CPA or Coalition Forces to a recipient grantee, in order to carry out a program or project that directly benefits the Iraqi people or assists in the recovery of Iraq. 6) "Invitation for Bids": An invitation to prospective contractors to submit proposals to meet CPA requirements. An invitation for bids describes a requirement for a prospective contract by explaining the nature of the opportunity, including the goods or services to be provided, required performance, the time for performance, requirements to demonstrate the responsibility of the potential source, unique requirements, the closing date for bids, and other information necessary for a potential source to submit a bid. With an IFB, the award is determined solely on the basis of price or price-related factors. 7) "Iraqi-based": A company (including a subsidiary company) whose principal place of business is located within Iraq. 8) "Iraqi Funds": Funds under the control of the Authority consisting of (a) proceeds from Iraqi state-owned property that has been vested or seized in accordance with applicable law and made available to the CPA to assist the Iraqi people and assist in the reconstruction of Iraq; and (b) funds in the Development Fund for Iraq, the establishment of which is noted in Resolution 1483 (2003). As used in this Memorandum, "Iraqi Funds" do not include funds provided through the appropriations process of Coalition member governments (for example, funds CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 3 provided directly to the CPA by the governments of the United States or the United Kingdom). 9) "Large Purchase": A contract with a value of greater than US$500,OOO. IO)"Micropurchase": A contract with a value ofUS$5,OOO or less. 11) "Request for Proposal": An invitation to prospective contractors or grant recipients to submit proposals to meet CPA requirements. A request for proposal usually includes a description of a requirement for a prospective Contract or Grant that explains the nature of the opportunity including the goods or services to be provided, required performance, the time for performance, the evaluation criteria for Contract award, requirements to demonstrate the responsibility of the potential source, unique requirements, the closing date for proposals, and other information necessary for a potential source to submit a proposal. 12)"Small Purchase": A contract with a value greater than US$5000 and less than or equal to US$500,OOO. 13)"Solicitation": A request to submit offers or quotations to fulfill a requirement for goods or services that can be met through a Contract. "Request for Proposal" and "Invitation for Bids" are types of solicitation. Section 4 Appointment of Contracting Officers I) General. For the purpose of carrying out programs to assist the Iraqi people and assist in the recovery of Iraq using Iraqi Funds, the officials identified in paragraph 2 may appoint Contracting Officers who may enter into Contracts or Grants on behalf of the CPA. Unless otherwise terminated by the Administrator, this delegation shall remain in effect until the establishment of an internationally recognized, representative government by the people of Iraq. 2) The following officials are authorized to appoint Contracting Officers within their directorates, commands or organizations, in writing and in a fonn prescribed by the Head of Contracting Activity, CPA, in consultation with the CPA General Counsel: a) Head of Contracting Activity, CPA, or the Principal Assistant Responsible for Contracting, CPA; CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 4 b) CPA Directors of Oil Policy; Civil Affairs; Economic Development; AID; Operations and Infrastructure; Interior Affairs; Private Sector Development; and Security Affairs. c) Senior Iraqi Ministry Advisors, in coordination with the interim Imqi Ministers, for contracting officers within the ministry concerned, and. d) Other persons specifically authorized by the Administrator. 3) In exercising their authority to appoint Contracting Officers, the officials listed in paragraph 2 above shall consider the training and experience of prospective appointees and shall, to the extent practicable, confer Contracting Officer authority on those officers already holding Coalition government contracting warrants and/or experience as contingency contracting officers or field ordering officers. The Head of Contracting Activity, CPA, with the approval of the Administrator, may prescribe additional requirements (such as completion of prescribed training requirements) that persons must hold prior to receiving Contracting Officer appointments. 4) Contracting Officers responsible for carrying out programs must actively coordinate proposed funding initiatives with all other Contracting and Grant- making officials in their geographic areas, in order to ensure against duplication of effort. Section 5 Technical Supervision of Contracting Officers The Head of Contracting Activity, CPA, shall be responsible for providing technical supervision over Contracting Officers appointed pursuant to Section 4, above. This technical supervision may include prescribing training requirements and prescribing appropriate forn1s for use in solicitations, contract awards, and grant awards. For contracting officers assigned to the CPA Contracting Activity, the Head of Contracting Activity, CPA, shall provide administrative oversight as well as technical supervision. Section 6 Principles Applicable to Instruments 1) Identification of Parties. Contracts and Grants must prominently contain the following language to identify the parties: CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 5 "This contract/grant is entered into under the authority of the Administrator as head of the Coalition Provisional Authority (CPA), which is temporarily exercising governmental authority in Iraq pursuant to the law and usages of war and relevant United Nations Security Council Resolutions, including Resolution 1483 (2003) ("Coalition") and by ("Contractor") 2) Competition. a) Contracts. Unless otherwise exempted under this Memorandum, competition is mandatory for all Contracts. Reasonable efforts will be made to obtain competitive offers by publicizing a solicitation through bulletin boards, the CPA World Wide Web page, the UNDB, vendor databases developed by the Head of Contracting Activity, and other means. If circumstances require award of a contract without competition, a written justification describing the exigencies requiring contracting without competition will be documented in the Contract file. Contracts will be awarded to the offer providing the greatest value to the CPA or Coalition Forces, based on price and all other evaluation factors contained in the solicitation. b) Grants. Reasonable efforts will be made to identify all organizations capable of performing the Grant. Grants in excess of $500,000 will be tendered for proposals by capable organizations, except as authorized for good cause, in writing, by the official that appointed the Contracting Officer involved. 3) Preference for Iragi Vendors. Iraqi-based vendors who are capable of perfonning a Contract or Grant in a responsible and responsive manner will be afforded the following preferences when competing with foreign firms. If the Contracting Officer determines that at least two Iraqi-based vendors are available, the Contracting Officer may limit the competition to Iraqi-based vendors only. If the Contracting Officer determines that limiting competition to Iraqi-based vendors is not appropriate, the Contracting Officer may use the amount of Iraqi participation in the contract (as a subcontractor or otherwise) as an evaluation criterion for purposes of detennining who is entitled to the award of the contract. 4) Fair and Reasonable Price. The Contracting Officer must determine that the price of a contract is fair and reasonable. Prices for goods and services will not exceed their fair market value-as determined by the Contracting Officer-after considering the time for delivery or urgency of the service, and other relevant factors. CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 6 5) Conflicts of Interests. Contracts or Grants administered under this Memorandum will not directly or indirectly benefit any Ministry, CPA or Coalition Forces official or employee involved in the contracting or grant-making process, or the family members of such officials or employees. Persons involved in the contracting process, from the development of the requirement through the completion of perfoffilance, shall not: a) Hold financial interests that conflict with the conscientious perfonnance of duty. b) Engage in fmancial transactions using nonpublic Government information or allow the improper use of such information to further any private interest. c) Solicit or accept any gift or other item of monetary value from any person or entity seeking official action from, doing business with, or conducting activities regulated by the CPA, or whose interests may be substantially affected by the performance or nonperformance of the employee's duties. d) Knowingly make unauthorized commitments or promises of any kind purporting to bind the CPA. e) Use public office for private gain. An official or employee of the CPA or Coalition Forces involved in the contracting process shall: a) Act impartially and not give preferential treatment to any private organization or individual. b) Disclose waste, fraud, abuse, and comlption to appropriate authorities. c) Endeavor to avoid any actions creating the appearance that they are violating the law or ethical standards. 6) Combining and Dividing A wards. To the extent practicable, requirements for a project or related projects may be consolidated into one contract, in order to reduce the administrative burden of contracting. Requirements may not be split to avoid the application of these rules. 7) Re§12onsibilit'l. Contracting officers must determine that a contractor who receives a contract award must be responsible. This means that the contractor must: CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 7 a) Have adequate financial resources to perfonn the contract, or the ability to obtain them; b) Be able to comply with the required or proposed delivery or performance schedule, taking into consideration all existing commercial and governmental business commitments; c) Have a satisfactory performance record, if the contractor has performed contracts in the past; d) Have a satisfactory record of integrity and business ethics; e) Have the necessary organization, experience, accounting and operational controls, and technical skills, or the ability to obtain them; t) Have the necessary production, construction, and technical equipment and facilities, or the ability to obtain them; and g) Be otherwise qualified and eligible to receive an award under applicable laws and regulations. Section 7 Contracts 1) Micro-Purchases. Micro-Purchase Contracts may be awarded without competition if the Contracting Officer determines that the offered price and terms are fair and reasonable. However, Contracting Officers are encouraged to obtain competition when possible. Oral solicitations may be used. Micro-Purchases will be documented in summary files demonstrating competition (if any), basis for award (if other than lowest price), and material terms. The documentation will be tailored to the size and nature of the acquisition. 2) Small Purchases. Contracting Officers, when possible, will obtain at least three competitive offers for Small Purchases. For Small Purchases from $5,000.01 to $25,000, oral solicitations may be used; however, Contracting Officers must maintain documentation of sources solicited. For Small Purchases greater than $25,000, written solicitations will be used. Sufficient information will be included in the contract file to enable a review of the transaction, including evidence of competition or the basis for contracting without competition, price quotations, and the basis for the contract award if price is not the determining factor. Written justifications detailing the unique qualifications of the contractor or other exigent CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 8 circumstances requiri~g an award without competition will be prepared for Small Purchases. Requirements for justifications are contained in Appendix A. a) Blanket Purchase Agreements. Contracting Officers are encouraged to use blanket purchase agreements for repetitive requirements to reduce administrative burdens and to obtain favorable pricing. b) All Small Purchase contracts will contain payment terms including an agreed upon payment schedule (preferably with milestones tied to performance) for service contracts, and performance requirements clearly defining the responsibilities and time for performance. Additionally, the Contracting Officer will use appropriate contract provisions listed in Appendix B to this Memorandum for the particular solicitation or contract involved. c) Requirements in excess of$10,OOO should be posted at a public location and disseminated in a manner that will foster competition, including advertising in local media when appropriate, through bulletin boards, the CPA World Wide Web page, vendor databases developed by the Head of Contracting Activity, and other means. 3) Large Purchases. a) Large Purchase Contracts will be competed, except as authorized below. All Large Purchase contract opportunities will be posted and advertised to the maximum extent practicable, with a goal of obtaining at least three competitive offers. b) The Head of Contracting Activity, CPA, will ensure that experienced contracting officials are assigned to execute contracts underneath the HCA and provide technical assistance to all other appointed Contracting Officers or Iraqi Ministry Contracting Activities with respect to all Large Purchase solicitations. c) Acquisitions generally will be made through negotiation. The contracting agency will develop a Request for Proposal (RFP) for submission to prospective contractors. The RFP will set forth the essential information necessary to fully describe the contracting opportunity. Contracting Officers may hold a pre-proposal conference to answer questions and to clarify the RFP, provided all prospective contractors are informed of the conference. Award evaluation factors will be tailoreq to the acquisition, but must include price as a factor. Other factors may include technical expertise, financial stability of the contractor based upon a review of CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 9 financial statements, and prior contract performance. The Contracting Officer may request final proposals from contractors in the competitive range. Based upon the review of the proposals, a preliminary award decision will be made. d) If a contracting officer determines that (1) time permits the solicitation, submission and evaluation of sealed bids; (2) award will be made only on the basis of price or price-related factors; (3) discussions with prospective bidders will not be necessary, and (4) there is a reasonable expectation of receiving more than one sealed bid, the contractor may, instead of an RFP, use an Invitation for Bids (IFB) to compete the acquisition. The IFB will set forth the essential information necessary to fully describe the contracting opportunity. Contracting Officers may hold a pre-bid conference to answer questions and to clarify the IFB provided all prospective contractors are informed of the conference. Because an IFB requires that the requirement be clearly stated prior to issuing the solicitation, IFB's will only be used by contracting officers under the direct control of the Head of the Contracting Activity, CPA. e) Written justifications detailing the unique qualifications of the contractor or other exigent circumstances requiring an award without competition will be prepared for all Large Purchases awarded without competition. Requirements for justifications are contained in Appendix A. All Large Purchase justifications will be reviewed and approved in writing by either the Contracting Officer's appointing authority or the Head of Contracting Activity, CPA, orms designee. f) Except for awards by Contracting Officers appointed by the Head of Contracting Activity or the Principal Assistant Responsible for Contracting, CPA, Large Purchase preliminary award decisions will be reviewed by a Contract Award Committee of at least three officials, designated by the official who appointed the Contracting Officer for the particular project, prior to award. The Committee will review the proposals and Contract file to ensure compliance with procedural and competition requirements, that the contract represents sound business judgment, that the process used was fair and impartial, and that the proposed award represents the best value based upon the evaluation factors. Large Purchase preliminary award decisions by Contracting Officers appointed by the Head of the Contracting Activity, CPA will be coordinated with the Head of Contracting Activity, CPA, or his designee, prior to award. g) Notwithstanding paragraph 3( e) above, Large Purchase Contracts may be executed in the absence of a Contract Award Committee, provided the CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 10 Head of Contracting Activity, CPA, determines that there are sufficient alternative means to ensure that the particular solicitation action has been appropriately managed. h) Contracting officers are encouraged to establish payment schedules that provide for payments as the vendor accomplishes specified performance milestones. 4) Contract Modifications and Amendments. Contract modifications and amendments are subject to the same documentation provisions as original contracts. Contracting Officers must ensure the cost of the contract modification or amendment is fair and reasonable. Amendments or modifications that are outside the scope of the contract or that constitute new requirements should be addressed through new contracts. Section 8 Monitoring Contract Performance Consistent with their programmatic responsibility to ensure that contractors and grantees properly perfonn their duties, Contracting Officers shall be responsible for regularly monitoring the post-award execution of all Contracts they approve. This monitoring process includes ensuring that the contractor provides the agreed upon goods, services or construction in accordance with the provisions, and that payments are made in a timely manner. Contracting Officers shall include in the Contract file a written report describing post-award perfonnance by contractors or grantees, including a final assessment upon completion of the Contract. Contracting officers shall rely upon locally available military engineering resources in assessing all repair and construction projects. All documents related to the establishment and execution of Contracts will be maintained in a Contract file that includes the materials described in Appendix A to this Memomndum. Section 9 Grants Consistent with Program Review Board requirements, Grants may be made available to support important public initiatives. 1) Applications for Grants must describe the initiative, anticipated costs and the desired results. The applications should also set forth objective standards for measuring the success of the Grant. CPA/MEM/19 AUGUST 2003/04 11 2) In reviewing grant applications, consideration shall be given to the number of people affected by the grant and the impact on community development. Grants should be reviewed during implementation and where appropriate funds should be made available on a schedule tied to the accomplishment of specific milestones specified by the CPA or Coalition Forces, and related to the objective measures of success. 3) Although there generally is little substantial involvement between the CPA or Coalition Forces and the grantee following the award of the Grant, a grant agreement will be conducted according to a fomt prescribed by the Head of Contracting Activity, CPA, in coordination with the Office of the General Counsel, CPA, and the grantee's perfomtance must be monitored to ensure that the granted funds are expended for appropriate purposes consistent with the Grant, and to assess the grantee's suitability for future Grants. Contracting Officers responsible for Grants shall include in the Grant file a written report describing post-award perfomtance by or grantees, including a final assessment upon completion of the Grant. Section 10 Funds Allocated through the National Budget Process 1 Funds allocated through the National Budget Process will be made available to the interim Iraqi Ministries in accordance with the National Budget. The CPA Office of Management and Budget will allocate funds to the Iraqi Ministry of Finance for further distribution to the Iraqi Ministries, in accordance with the National Budget and in a manner that will ensure appropriate transparency. The interim Iraqi Ministries may draw on allocated funds by submitting a request for funds to the Iraqi Ministry of Finance,. 2) Contracts or grants executed by interim Iraqi Ministries may be carried out in accordance with applicable Iraqi laws and Ministry contracting procedures only if the Administrator or his designee determines that the Ministry's application of these controls will ensure transparency. However, in the event that a protest is filed against the proposed award of a contract or grant, the provisions of the Protests clause in Appendix B of this Memorandum shall apply. If the Administrator or his designee does not determine that applicable Iraqi laws and Ministry contracting procedures can ensure transparency in the use of Iraqi funds, the rules of this Memorandum shall apply. 3) As part of the CPA t S responsibility to ensure that CPA Funds are used for their intended purposet the CPA Comptrollert in coordination with the Head of CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 12 Contracting Activity, CPA, may, in his discretion, review contracting actions of interim Iraqi Ministries. Section 11 Appendices The Appendices provide supplemental instructions on preparing and executing Contracts and Grants pursuant to this Memorandum. The Program Review Board is hereby authorized to modify existing Appendices to this Memorandum, and issue additional Appendices, as may be required to ensure the effective execution of funding for the benefit of the Iraqi people. Any such modification or issuance shall be deemed to satisfy the requirements of CPA Regulation No.3, section 6 (5). Section 12 Protection of Confidential Acquisition Information Contracting officers, or other persons involved in the contracting process, are specifically prohibited from releasing information contained in a proposal to any person not involved with the contracting process. For purposes of this section, "proposal" means any proposal, including a technical, management, or cost proposal, submitted by a contractor in response to the requirements of a solicitation for a competitive proposal. Any other disclosure of confidential acquisition information, including information concerning a successful proposal that is incorporated by reference into a contract, shall be protected in a manner consistent with 5 U.S.C. Section 552 and Parts 3 and 24 of the U. S. Federal Acquisition Regulation. Section 13 Entry into Force This Memorandum shall enter into force on the date of signature. ~ ~)./".-e:.-R Coalition Provisional Authority CP A/MEM/19 AUGUST 2003/04 13 Administering. Using and Accounting for Vested and Seized IraQi Prooertv AoRendix A August 2003 CONTRACT AND GRANT PROCEDURES APPLICABLE TO VESTED AND SEIZED IRAQI PROPERTY AND DEVELOPMENT FUND FOR IRAQ Contract File Requirements APPENDIX A Micro Purchases ($5,000 or less) Contract file must include: .Notes or documentation reflecting competition efforts, if any, including a written summary of oral solicitations if award is based on an oral solicitation. .The basis for the award decision if other than lowest price. .Material Contract terms (Who is to do What, When, and for How much?) .Information demonstrating the outcome (such as receipts, delivery notices, notes of the contracting officer regarding contractor performance for services). .Micro Purchase files will be maintained for 1 year following final contract payment. Small Purchases ($5,000.01-$500,000) Contract file must include: .Documentation of oral solicitations made for contracts less than $25,000, written solicitations for contracts from $25,000.01 to $500,000. .Evidence of competition, such as posted notices (including the location and length of time posted), direct solicitations, advertisements, posting on web pages. .For solicitations in which only one source is solicited (i.e., sole-source contract awards), a written justification prepared in accordance with this Appendix. .Evaluation Criteria, if applicable. .Significant correspondence with vendors. .Notification to successful vendor. .Written contract containing required terms for agreements exceeding $10,000 or a summary of material terms for agreements less than $10,000. .Invoices for progress payments and verification of performance including notes of inspections or monitoring where appropriate. .Small Purchase Files will be maintained for 1 year following final contract payment. Large Purchases (more than $500,000) Documentation will be sufficient to enable review by the Contract Award Committee prior to award and then by auditors during the period of contract performance and thereafter. Files will include: .A statement of need for the requirement to be addressed. This may be a request for services from the agency requesting the contract. A-I August 2003 Evidence of Competition, such as posted notices (including the location and length of time posted), direct solicitations, advertisements, posting on web pages, or other means used to publicize the opportunity to bid. All fully eligible responses from vendors to allow the Contract Award Committee to review the contracting options to ensure the proposed contract award is based upon sound business judgment. For contracts in which only one source is solicited, a written justification prepared in accordance with this Appendix. Contract award Evaluation Criteria. Price must be one of the contract evaluation criteria. Other criteria may include experience, prior contract performance, technical expertise, and delivery terms. Memorandum for Record memorializing the action by the Contract Award Committee acting to select the successful vendor. The MFR should identify board members, the bids considered, the criteria used, and the selected vendor. Significant correspondence with vendors. Notification to successful vendor. Written contract containing required terms. Contract Modifications and Amendments Contract performance and outcome information including invoices for progress payments and verification of performance including notes of inspections or monitoring where appropriate. Large Purchase Contract files will be maintained for a period of 3 years following final contract payment. Sole-Source Contracting Justification and Approval Requirements .Contracting Officers must document compelling reasons justifying sole source contracting in all contracts. Compelling reasons that may be considered when justifying sole-source contracting: 0 There is only one responsible source and no other supplies or service will satisfy requirements. This may include unacceptable delays in delivery or other unique circumstances, such as intellectual property rights or compatibility with existing systems. 0 Unusual or compelling urgency to satisfy requirements. This justification will only be used in cases where competition would represent a serious risk to agency objectives. Failure to accurately forecast agency needs is a not a sufficient justification. .The justification must demonstrate the circumstances for foregoing adequate competition. If the circumstance is urgent and compelling, specifically explain the time constraints. Identify unique capabilities that are possessed by only one contractor. .Justifications will include a description of efforts to obtain competition. .Justifications will include facts supporting the Contracting Officer's determination that a fair and reasonable price was obtained. .Justifications for sole-source awards in excess of $500,000 must be approved by the Contracting Officer's Appointing Authority or the Head of Contracting Authority, CPA. A-2 . . . . . . ..... August 2003 Grants Files will contain a statement of the community need to be addressed and intended purposes of the grant. Generally, the grant application is sufficient. The file will also contain outcome infonnation including an assessment of the community impact of the grant. Special Requirements for Construction Projects .Maintain engineering drawings and approvals of plans until contract perfornlance is complete. .Cost Estimates by independent engineers should be obtained for Large Purchase projects to assist in the assessment offair and reasonable value. .Fixed-priced arrangements are preferred for construction contracts. .Certificates of Completion. .Change Orders and Amendments will be fully documented. A-3 August 2003 CONTRACT AND GRANT PROCEDURES APPLICABLE TO VESTED AND SEIZED IRAQI PROPERTY AND DEVELOPMENT FUND FOR IRAQ Standard Terms and Conditions for Solicitations and Contracts in Excess of $5,000 APPENDIX B Solicitation Terms and Conditions 1. Submission of Offers. The contractor will submit signed and dated offers to the office specified in this solicitation at or before the exact time specified in the solicitation. Offers may be submitted on letterhead stationery or as otherwise specified in the solicitation. At a minimum, offers must show: a. The solicitation number. b. The time specified in the solicitation for receipt of offers. c. The name, address, and telephone number of the offeror. d. A technical description of the items being offered in sufficient detail to evaluate compliance with the requirements in the solicitation. This may include product literature, or other documents, if necessary. e. Terms of any express warranty. f. Price and any discount terms. g. Payment address (if different from mailing address) h. Acknowledgment of solicitation amendments (if any) i. Past performance information, when included as an evaluation factor, to include recent and relevant contracts for the same or similar items and other references (including contract numbers, points of contact with telephone numbers, and other relevant information) j. A statement specifying the extent of agreement with all terms, conditions, and provisions included in the solicitation. Offers that fail to furnish required representations or information, or reject the terms and conditions of the solicitation may be excluded from consideration. 2. Period for Acceptance of Offers. The offeror agrees to hold the prices in its offer fiml for 30 calendar days from the date specified for receipt of offers, unless another time period is specified in an addendum to the solicitation. 3. Product Samples. When required by the solicitation, product samples shall be submitted at or prior to the time specified for receipt of offers. Unless otherwise specified in this solicitation, these samples shall be submitted at no expense, and returned at the sender's request and expense, unless they are destroyed by preaward testing. 4. Multiple Offers. Offerors are encouraged to submit multiple offers presenting alternative terms and conditions or items for satisfying the requirements of this solicitation. Each offer submitted will be evaluated separately. 5. Late Submissions, Modifications, Revisions, and Withdrawals of Offers. B-1 August 2003 a. Offerors are responsible for submitting offers, and any modifications, revisions, or withdrawals, so as to reach the Contracting Officer designated in the solicitation by the time specified in the solicitation. If no time is specified in the solicitation, the time for receipt is 1630 hours, local time, for the designated contracting office on the date that offers or revisions are due. b. Any offer, modification, revision, or withdrawal of an offer received at the contracting office designated in the solicitation after the exact time specified for receipt of offers is "late" and will not be considered unless it is received before award is made, the Contracting Officer determines that accepting the late offer would not unduly delay the acquisition, and I) if it was transmitted through an electronic commerce method authorized by the solicitation, it was received at the initial point of entry to the contracting office not later than 1700 hours one working day prior to the date specified for receipt of offers, or 2) there is acceptable evidence to establish it was received at the location designated for the receipt of offers and was under government control prior to the time set for receipt of offers, or 3) if the solicitation was a request for proposals, it was the only proposal received. c. However, a late modification of an otherwise successful offer that makes the offer's terms more favorable to the contracting organization issuing the solicitation will be considered at any time it is received and may be accepted. d. Acceptable evidence to establish the time of receipt at the contracting office includes the time/date stamp of that installation on the offer wrapper, other documentary evidence of receipt maintained by the installation, or oral testimony or statements of contracting office personnel. e. If an emergency or unanticipated event interrupts normal processes so that offers cannot be received at the contracting office designated for receipt of offers by the exact time specified in the solicitation, and urgent requirements preclude amendment of the solicitation or other notice of the extension of the closing date, the time specified for receipt of offers will be deemed to be extended to the same time of day specified in the solicitation on the first work day on which normal processes resume. f. Offers may be withdrawn by written notice received at any time before the exact time set for receipt of offers. Oral offers in response to oral solicitations may be withdrawn orally. If the solicitation authorizes facsimile offers, offers may be withdrawn via facsimile received at any time before the exact time set for receipt of offers, subject to the conditions specified in the solicitation concerning facsimile offers. An offer may be withdrawn in person by an offeror or its authorized representative if, before the exact time set for receipt of offers, the identity of the person requesting withdrawal is established and the person signs a receipt for the offer. 6. Contract Award. The Contracting Officer intends to evaluate offers and award a contract without discussions with offerors. Therefore, the offeror's initial offer should contain the offeror's best terms from a price and technical standpoint. However, the Contracting Officer reserves the right to conduct discussions if later determined by the Contracting Officer to be necessary. The Contracting Officer may reject any or all offers if such action is in the public interest; accept other than the lowest-priced offer; and waive informalities and minor irregularities in offers received. B-2 August 2003 7. Multiple Awards. The Contracting Officer may accept any item or group of items of an offer, unless the offeror qualifies the offer by specific limitations. Unless otherwise provided in the schedule, offers may not be submitted for quantities less than those specified. The Contracting Officer reserves the right to make an award on any item for a quantity less than the quantity offered, at the unit prices offered, unless the offeror specifies otherwise in the offer. 8. Evaluation. The Contracting Officer will award a contract resulting from this solicitation to the responsible offeror whose offer conforming to the solicitation will be most advantageous to the contracting activity, price and other factors considered. The following factors shall be used to evaluate offers. (Contracting Officer lists factors here, in order of importance) 9. Options. The Contracting Officer will evaluate offers for award purposes by adding the total price for all options to the total price for the basic requirement. The Contracting Officer may determine that an offer is unacceptable if the option prices are significantly unbalanced. Evaluation of options shall not obligate the Contracting Officer to exercise the option(s). 10. Notice of Award. A written notice of award or acceptance of an offer, mailed or otherwise furnished to the successful offeror within the time for acceptance of the offer, shall result in a binding contract without further action by either party. Before the offer's scheduled expiration time, the Contracting Officer may accept an offer (or part of an offer) whether or not there are negotiations after its receipt, unless a written notice of withdrawal is received before award. 11. Protests. A contractor wishing to object to the terms of a solicitation, the termination of a solicitation, the award of a contract, or the termination of the award of a contract, shall present the matter to the Contracting Officer for an initial decision. The contractor shall state to the Contracting Officer the basis for the protest. If the contractor does not agree with the Contracting Officer's initial decision, the Contractor may appeal the initial decision to the Head of Contracting Activity, CPA, for resolution. The decision of the Head of Contracting Activity, CPA, shall be the final decision in the matter. 12. Evaluation of Foreign Currency Offers. If the Contracting Officer receives offers in more than one currency, the Contracting Officer will evaluate offers by converting the foreign currency to United States currency using rate in effect on the date specified for receipt of offers, if award is based on initial offers, or, if award is based on revised offers, on the date specified for receipt of proposal revisions. Contract Terms and Conditions 13. Inspection/Acceptance. The Contractor shall only tender for acceptance those items that conform to the requirements of this contract. The Contracting Officer reserves the right to inspect or test any supplies or services that have been tendered for acceptance. The Contracting Officer may require repair or replacement of nonconforming supplies or reperformance of nonconforming services at no increase in contract price. The Contracting Officer must exercise the post-acceptance rights: B-3 August 2003 a. discovered, and b. change is due to the defect in the item. Within a reasonable time after the defect was discovered or should have been Before any substantial change occurs in the condition of the item, unless the 14. Assignment. The Contractor shall not assign, transfer, or make any other disposition of this Contract, or any part thereof, without the prior written consent of the Contracting Officer. 15. Changes. Changes in the tenus and conditions of this contract may be made only by written agreement of the parties. 16. Disputes. This contract is not subject to the Contract Disputes Act of 1978, as amended (41 U.S. Code, Sections 601-613). Failure of the parties to this contract to reach agreement on any request for equitable adjustment, claim, appeal, or action arising under or relating to this contract shall be a dispute to be resolved in accordance with the United States Federal Acquisition Regulation Clause 52.233-1, Disputes, which is incorporated herein by reference except that appeals from [mal decisions of a Contracting Officer may only be appealed to the U.S. Armed Services Board of Contract Appeals (ASBCA). The decision of the ASBCA shall be final. The contractor shall proceed diligently with performance of this contract, pending final resolution of any dispute arising under the contract. 17. Excusable Delays. The Contractor shall be liable for default unless nonperfonnance is caused by an occurrence beyond the reasonable control of the Contractor and without its fault or negligence such as, acts of God or the public enemy, acts of the Governmental activity in either its sovereign or contractual capacity, fires, floods, epidemics, quarantine restrictions, strikes, unusually severe weather, and delays of common carriers. The Contractor shall notify the Contracting Officer in writing as soon as it is reasonably possible after the commencement of any excusable delay, setting forth the full particulars in connection therewith, shall remedy such occurrence with all reasonable dispatch, and shall promptly give written notice to the Contracting Officer of the cessation of such occurrence. 18. Invoice. The Contractor shall submit an original invoice and three copies (or electronic invoice if authorized) to the address designated in the contract to receive invoices. The invoice must include: a. Name and address of the Contractor. b. Invoice date and number. c. Contract number, contract line item number, and, if applicable, the order number. d. Description, quantity, unit of measure, unit price, and extended price of the items delivered. e. Shipping number and date of shipment, including the bill of lading number and weight of shipment if shipped on a bill of lading. f. Terms of any discount for prompt payment offered. g. Name, title, and phone number of person to notify in event of defective notice. 19. Patent Indemnity. The Contractor shall indemnify the Government agency involved in this contract and its officers, employees, and agents against liability, including costs, for actual or alleged direct or indirect contributory infringement of, or inducement to infringe, any patent, B-4 August 2003 trademark, or copyright, arising out of the performance of this contract, provided the Contractor is reasonably notified of such claims and proceedings. 20. Payment. Payment shall be made for items accepted by the Contracting Officer that have been delivered to the delivery destinations set forth in this contract. In connection with any discount offered for early payment, time shall be computed from the date of the invoice. For the purpose of computing the discount earned, payment shall be considered to have been made on the date which appears on the payment check or the specified payment date if an electronics fund transfer payment is made. 21. Risk of Loss. Unless the contract specifically provides otherwise, risk of loss or damage to the supplies provided under this contract shall remain with the Contractor until, and shall pay to the Contracting Officer upon: a. Delivery of the supplies to a carrier, if transportation is f.o.b. origin. b. Delivery of the supplies to the Contracting Officer or a representative at a destination specified in the contract, if transportation is f.o.b. destination. Taxes. The contract price includes all applicable taxes and duties. 23. Termination for Convenience. The Contracting Officer reserves the right to temrinate this contract, or any part hereof, for the sole convenience of the Government activity. In the event of such temlination, the Contractor shall immediately stop all work hereunder and shall immediately cause any and all of its suppliers and subcontractors to cease work. Subject to the temlS of this contract, the Contractor shall be paid a percentage of the contract price reflecting the percentage of the work perfomled prior to the notice oftemlination, plus reasonable charges the Contractor can demonstrate to the satisfaction of the Contracting Officer using its standard record keeping system, have resulted from the temlination. The Contracting Officer, upon reasonable advanced notice, may inspect the financial records relating to this Contract including the amounts paid to subcontractors and the locations where any portion of the Contractor's perfomlance occurs. The Contracting Officer may review the Contractor's financial statements upon request. 24. Termination for Cause. The Contracting Officer may temlinate this contract, or any part hereof, for cause in the event of any default by the Contractor, or if the Contractor fails to comply with any contract temls and conditions, or fails to provide the Contracting Officer, upon request, with adequate assurances of future perfomlance. In the event of temlination for cause, the Government agency shall not be liable to the Contractor for any amount of supplies or services not accepted, and the Contractor shall be liable for any and all rights and remedies provided by law. If it is detemlined that the Contracting Officer improperly temlinated this contract for cause, such temlination shall be deemed a temlination for convenience. 25. Title. Unless specified elsewhere in this contract, title to items furnished under this contract shall pass to the Government agency upon acceptance, regardless of when or where the Government agency takes physical possession. 26. Warranty. The Contractor warrants and implies that the items delivered hereunder are merchantable and fit for use for the particular purpose described in this contract. B-5 22. August 2003 27. Immunities. Except as provided in this contract, the Government of Iraq or its agents, including the CPA or other governmental agencies, have not waived any of their privileges or immunities. 28. Legal Status. The Contractor is an independent contractor. The Contractor's employees will not be considered government employees for any purpose. The Contractor is solely responsible for compensation agreements with employees. 29. Contractor's Responsibility for Employees. The Contractor is responsible for the professional and technical competence of its employees and will select reliable individuals who will perform effectively in the implementation of this Contract, respect the local customs, and conform to a high standard of moral and ethical conduct. The Contracting Officer may require that the Contractor remove from the job employees who endanger persons or property, or whose continued employment under this contract is inconsistent with the interest of military security. 30. Subcontracting. Except as authorized in this contract, the Contractor may not subcontract any portion of the performance of this Contract to another without the prior written consent of the Contracting Officer. The terms of any subcontract will be subject to and conform with the provisions of this Contract. 31. Indemnification. The Contractor shall defend, indemnify, and hold hamlless all government entities involved in this contract, together with the entities' officers, agents, and employees from and against all suits, claims, or liabilities of any kind arising out of acts or omissions of the Contractor, its employees, or the Contractor's subcontractors. 32. Insurance. The Contractor represents and warrants that it shall maintain appropriate insurance including general commercial liability and workers compensation coverage in an adequate amount to cover third parties claims arising from or in connection with this Contract. Upon request, the Contractor will provide satisfactory evidence of the insurance required under this article. 33. Use of Names and Symbols. Except as required by this Contract, the Contractor will not advertise or otherwise makes public the fact that it is a contractor to the governmental entity in this Contract, nor will the Contractor use the name or emblem of the governmental entity for commercial purposes. 34. Limitation of Liability. Except as otherwise provided by an express warranty, the Contractor will not be liable to the governmental entity for consequential damages resulting from any defect or deficiencies in accepted items. 35, Inconsistency between English Version and Translation of Contract. In the event of inconsistency between any ternlS of this contract and any transaction into another language, the English language meaning shall control. B-6 August 2003 36. Correspondence in English. The Contractor shall ensure that all contract correspondence that is addressed to the governmental entity awarding this contract is submitted in English or with an English translation. 37. Conflicts of Interest. The Contractor warrants that no governmental official has received or will be offered by the Contractor any direct or indirect benefit in connection with or arising from the award of this contract. The Contractor agrees that any breach of this provision is a breach of an essential tenn of this Contract. 38. Order of Precedence (except for Construction Contracts). Any inconsistencies in this solicitation or contract shall be resolved by giving precedence in the following order: a. The schedule of supplies/services. b. The Assignments, Disputes, Payments, Invoice, Other Compliances clauses of this contract. c. Addenda to this solicitation or contract, including any license agreements for computer software. d. Solicitation provisions (if this is a solicitation) e. The other standard clauses in this contract. £. Other documents, exhibits, and attachments. g. The specification (the narrative description of the work) 39. Other Compliances. The Contractor shall comply with all applicable laws, rules, and regulations applicable to its perfonnance under this contract. 40. Source of Funds. The obligation under this contract is made with CPA Funds, as defined in CPA Memorandum Number..Q.1, dated Augyst 19. 200~. No funds, appropriated or other, of any Coalition country are or will be obligated under this contract. 41. Option to Extend the Term of the Contract. a. The governmental entity awarding this contract may extend the teml of this contract by written notice to the Contractor within days (insert number of days) prior to the end of the teml of the contract, or the end of any option period previously exercised under the contract; provided that the Government entity gives the Contractor a preliminary written notice of its intent to extend at least (insert number of days) before the contract period (including option periods exercised) expires. The preliminary notice does not commit the governmental entity to an extension. If the Government exercises this option, the extended contract shall be considered to include this clause. b. At the end of the contract period, or at the end of the final option period under this contract, whichever is later, if the governmental entity requires continued perfomlance of services within the limits and at the rates specified in the contract, the governmental entity may extend the period of perfomlance under this contract for an additional period not to exceed six months, by giving written notice to the Contractor at least days before the end of the contract period or the end of the final option period exercised, whichever is later. 42. Liquidated Damages. B-1 Administrating. Using and Accounting for Vested and Seized iraQi Prouertv AuRendix B August 2003 a. If the Contractor fails to perfoffil within the time specified in this contract, the Contractor shall, in place of actual damages, pay to the governmental entity liquidated damages of $ per calendar day of delay. b. If the governmental entity teffilinates this contract in whole or in part under the Teffilination for Cause clause, the Contractor is liable for liquidated damages accruing until the governmental entity reasonably obtains similar delivery or perfoffilance. These liquidated damages are in addition to excess costs of repurchase under the Teffilination for Cause clause. c. The Contractor will not be charged with liquidated damages when the delay in delivery or perfoffilance is beyond the control and without the fault or negligence of the Contractor as defined in the Excusable Delay clause. Construction Contract Terms and Conditions (For Construction Contracts Only) 43. Performance of Work by the Contractor. The Contractor shall perform on the site, and with its own organization, work equivalent to at least percent of the total amount of work to be performed under the contract. This percentage may be reduced by a supplemental agreement to this contract if, during performing the work, the Contractor requests a reduction and the Contracting Officer determines that the reduction would be to the advantage of the Government. 44. Differing Site Conditions. a. The Contractor shall promptly, and before the conditions are disturbed, give a written notice to the Contracting Officer of: (1) Subsurface or latent physical conditions at the site which differ materially from those indicated in the Contract, or (2) Unknown physical conditions at the site, of an unusual nature, which differ materially from those ordinarily encountered and generally recognized as inhering in work of the character provided for in the contract. b. The Contracting Officer shall investigate the site conditions promptly after receiving the notice. If the conditions do materially so differ and cause an increase or decrease in the Contractor's cost of, or the time required for, performing any part of the work under this contract, whether or not changed as a result of the conditions, an equitable adjustment shall be made under this clause and the contract modified in writing accordingly. c. No request by the Contractor for an equitable adjustment to the contract shall be allowed, unless the Contractor has given the written notice required; provided, that the time prescribed in paragraph (a) of this clause for giving written notice may be extended by the Contracting Officer. d. No request by the Contractor for an equitable adjustment to the contract for differing site conditions shall be allowed if made after final payment under this contract. 45. Site Investigation and Conditions Affecting the Work. a. The Contractor acknowledges that it has taken steps reasonably necessary to ascertain the nature and location of the work, and that it has investigated and satisfied itself as to the general and local conditions which can affect the work or its cost, including but not limited to (1) conditions bearing upon transportation, disposal, handling, and storage of materials; (2) the B-8 August 2003 availability of labor, water, electric power, and roads; (3) uncertainties of weather, river stages, tides, or similar physical conditions at the site; (4) the conformation and conditions of the ground; (5) the character of equipment and facilities needed preliminary to and during work performance. The Contractor also acknowledges that it has satisfied itself as to the character, quality, and quantity of surface and subsurface materials or obstacles to be encountered insofar as the information is reasonably ascertainable from an inspection of the site, including all exploratory work done by the governmental agency involved, as well as from the drawing and specifications made a part of this contract. Any failure of the Contractor to take the action described and acknowledged in this paragraph will not relieve the Contractor from responsibility for estimating properly the difficulty and cost of successfully performing the work, or for proceeding to successfully perform the work without additional expense to the governmental agency involved. b. The governmental agency involved in this contract assumes no responsibility for any conclusions or interpretations made by the Contractor based on the information made available by the Government, nor does the governmental agency assume responsibility for any understanding reached or representation made concerning conditions which can affect the work by any of its officers or agents before the execution of this contract, unless that understanding or representation is expressly stated in this contract. 46. Material and Workmanship. a. All equipment, material, and articles incorporated into the work covered by this contract shall be new and of the most suitable grade for the purpose intended, unless otherwise specifically provided in this contract. References in the specifications to equipment, material, articles, or patented processes by trade name, make, or catalog number, shall be regarded as establishing a standard of quality and shall not be construed as limited competition. The Contractor may, at its option, use any equipment, material, article, or process that, in the judgment of the Contracting Officer, is equal to that named in the specifications, unless otherwise specifically provided in this contract. b. The Contractor shall obtain the Contracting Officer's approval of the machinery and mechanical and other equipment to be incorporated into the work. When requesting approval, the Contractor shall furnish to the Contracting Officer the name of the manufacturer, the model number, and other infomlation concerning the perfomlance, capacity, nature, and rating of the machinery and mechanical and other equipment. When required by this contract or by the Contracting Officer, the Contractor shall also obtain the Contracting Officer's approval of the material or articles which the Contractor contemplates incorporating into the work. When requesting approval, the Contractor shall provide full infomlation concerning the material or articles. When directed to do so, the Contractor shall submit samples for approval at the Contractor's expense, with all shipping charges prepaid. Machinery, equipment, material, and articles that do not have the required approval shall be installed or used at the risk of subsequent rejection. c. All work under this contract shall be perfomled in a skillful and workmanlike manner. The Contracting Officer may require, in writing, that the Contractor remove from the work any employee the Contracting Officer deems incompetent, careless, or otherwise objectionable. 47. Superintendence by the Contractor. At all times during perfonnance of this contract and until the work is completed and accepted, the Contractor shall directly superintend the work B-9 August 2003 or assign and have on the worksite a competent superintendent who is satisfactory to the Contracting Officer and has authority to act for the Contractor. 48. Permits and Responsibilities. The Contractor shall, without additional expense to the governmental entity awarding this contract, be responsible for obtaining any necessary licenses and pennits, and for complying with any laws, codes, or regulations applicable to the perfonnance of the work. The Contractor shall also be responsible for all damages to persons or property that occurs as a result of the Contractor's fault or negligence. The Contractor shall also be responsible for all materials delivered and work perfonned until completion and acceptance of the entire work, except for any completed unit of work which may have been accepted under the contract. 49, Protection of Existing Vegetation, Structures, Equipment, Utilities, and Improvements. a. The Contractor shall preserve and protect all structures, equipment, and vegetation (such as trees, shrubs, and grass) on or adjacent to the work site, which are not to be removed and which do not unreasonably interfere with the work required under this contract. The Contractor shall only remove trees when specifically authorized to do so, and shall avoid damaging vegetation that will remain in place. If any limbs or branches of trees are broken during contract performance, or by the careless operation of equipment, or by workmen, the Contractor shall trim those limbs or branches with a clean cut and take such other action as the Contracting officer may direct. b. The Contractor shall protect from damage all existing improvements and utilities (1) at or near the work site, and (2) on adjacent property ofa third party, the locations of which are made known to or should be known by the Contractor. The Contractor shall repair any damage to those facilities, including those that are the property of a third party, resulting from failure to comply with the requirements of this contract or failure to exercise reasonable care in performing the work. If the Contractor fails or refuses to repair the damage promptly, the Contracting Officer may have the necessary work performed and charge the cost to the Contractor. 50. Operations and Storage Areas. a. The Contractor shall confine all operations (including storage of materials) to areas authorized or approved by the Contracting Officer. The Contractor shall hold and save the government entity awarding this contract, its officers and agents, free and harmless from liability of any nature occasioned by the Contractor's performance. b. Temporary buildings (such as storage sheds, shops, offices) and utilities may be erected by the Contractor only with the approval of the Contracting Officer and shall be built with labor and materials furnished by the Contractor without expense to the governmental entity awarding this contract. The temporary buildings and utilities shall remain the property of the Contractor and shall be removed by the Contractor at its expense upon comp~etion of the work. With the written consent of the Contracting Officer, the buildings and utilities may be abandoned and need not be removed. c. The Contractor shall, under rules established by the Contracting Officer, use only established roadways, or use temporary roadways constructed by the Contractor when and as authorized by the Contracting Officer. When materials are transported in prosecuting the work, vehicles shall not be loaded beyond the loading capacity recommended by the manufacturer of B-IO August 2003 the vehicle or prescribed by law or regulation. When it is necessary to cross curbs and sidewalks, the Contractor shall protect them from damage. The Contractor shall repair or pay for the repair of any damaged curbs, sidewalks, or roads. 51. Cleaning Up. The Contractor shall at all times keep the work area, including storage areas, free from accumulations of waste materials. Before completing the work, the Contractor shall remove from the work and premises any rubbish, tools, scaffolding, equipment, and materials that are not the property of the Government. Upon completing the work, the Contractor shall leave the work area in a clean, neat, and orderly condition satisfactory to the Contracting Officer. 52. Accident Prevention. a. which will: The Contractor shall provide and maintain work environments and procedures (1) Safeguard the public and governmental entity personnel, property, materials, supplies, and equipment exposed to Contractor operations and activities, (2) Avoid interruptions of governmental entity operations and delays in project completion dates, and (3) Control costs in the performance of this contract. b. For these purposes on contracts for construction or dismantling, demolition, or removal of improvements, the Contractor shall: (1) Provide appropriate safety barricades, signs, and signal lights. (2) Ensure that any additional measures the Contracting Officer determines to be reasonably necessary for the purposes are taken. c. Whenever the Contracting Officer becomes aware of any noncompliance with these requirements or any condition which poses a serious or imminent danger to the health and safety of the public or governmental entity personnel, the Contracting Officer shall notify the Contractor orally, with written confirmation, and request immediate initiation of corrective action. This notice, when delivered to the Contractor or the Contractor's representative at the work site, shall be deemed sufficient notice of the noncompliance and that corrective action is required. After receiving the notice, the Contractor shall immediately take corrective action. If the Contractor fails or refuses to promptly take corrective action, the Contracting Officer may issue an order stopping all or part of the work until satisfactory corrective action has been taken. The Contractor shall not be entitled to any equitable adjustment of the contract price or extension of the performance schedule on any stop work order issued under this clause. d. The Contractor shall insert this clause, including this paragraph (d), with appropriate changes in the designation of the parties, in subcontracts. 53. Schedules for Construction Contracts. a. The Contractor shall, within five days after the work commences on the contract or another period of time determined by the Contracting Officer, prepare and submit to the Contracting Officer for approval three copies of a practicable schedule showing the order in which the Contractor contemplates starting and completing the several salient features of the work (including acquiring materials and equipment). The schedule shall be in the form of a progress chart of suitable scale to indicate approximately the percentage of work scheduled for completion by any given date during the period. If the Contractor fails to submit a schedule B-1 August 2003 within the time prescribed, the Contracting Officer may withhold approval of progress payments until the Contractor submits the required schedule. b. The Contractor shall report progress under the schedule to the Contracting Officer as directed by the Contracting Officer. If, in the opinion of the Contracting Officer, the Contractor falls behind the approved schedule, the Contractor shall take steps necessary to improve its progress, including those that may be required by the Contracting Officer, without additional cost to the governmental entity awarding this contract. In this circumstance, the Contracting Officer may require the Contractor to increase the number of shifts, overtime operations, days of work, and other efforts, and to submit for approval any supplementary schedule or schedules as the Contracting Officer deems necessary to demonstrate how the approved rate of progress will be regained. c. Failure of the Contractor to comply with the requirements of the Contracting Officer under this clause shall be grounds for a determination by the Contracting Officer that the Contractor is not prosecuting the work with sufficient diligence to ensure completion within the time specified in the contract. Upon making this determination, the Contracting Officer may terminate the Contractor's right to proceed with the work, or any separable part of it, in accordance with the default terms of the contract. 54. Specifications and Drawings for Construction. The Contractor shall keep on the work site a copy of the drawings and specifications (the written description of the work) and shall at all times give the Contracting Officer access thereto. Anything mentioned in the specifications and not in the drawings, or shown on the drawings and not mentioned in the specifications, shall be of like effect as if shown or mentioned in both. In case of difference between drawings and specifications, the specifications shall govern. If case of difference in the figures between the drawings or in the specifications, the matter shall be promptly submitted to the Contracting Officer, who shall promptly make a determination in writing. Any adjustment by the Contractor without such a determination shall be at its own risk and expense. The Contracting Officer shall furnish from time to time such detailed drawings and other information as considered necessary, unless otherwise provided. B-12 Administrating. Using and Accounting for Vested and Seized IraQi ProRerty ADRendix C August 2003 CONTRACT AND GRANT PROCEDURES APPLICABLE TO VESTED AND SEIZED IRAQI PROPERTY AND DEVELOPMENT FUND FOR IRAQ Guidance for Issuing Grants APPENDIX C Considerations for Drafting Grant Agreements or Solicitations for Grant Proposals. Identify the objectives of the grant and need for assistance. Pinpoint any relevant physical, economic, social, financial, institutional, or other problems to be addressed by the grant. Consider the anticil1ated results or benefits exl1ected. Identify costs and benefits to be derived. For example, show how problem will be improved as a result of the grant. Explain how the project will benefit the public. Examine the execution aDl1roach. List the activities in chronological order to show the schedule of accomplishments and expected completion dates. Identify the kinds of data to be collected and maintained, and discuss the criteria to be used to evaluate the results and success of the project. Explain the methodology that will be used to determine if the needs identified and discussed are being met and if the results and benefits identified are being achieved. List each organization, cooperator, consultant, or other key individuals who will work on the project along with a short description of the nature of their effort or contribution. Develol1 assessment and control measures. Establish criteria for judging the effectiveness and value of the grant. For larger grants, progress payments or other control measures should be included to ensure the grant is used effectively. Executing Grants Grants may be made to government entities or other organizations for purposes benefiting the public good. Small reconstruction and public works projects, as well as projects that positively impact education and health care, may be appropriate for grants. Grant agreements will be recorded on forms prescribed by the Head of Contracting Activity, CPA, in consultation with the Office of the General Counsel, CPA. When executing grants ensure the grantee understands the purpose of the grant and the need to exercise fiscal responsibility including obtaining receipts for significant payments and for documenting the use of funds. C-l . . . . . Administrating. Using and Accounting for Vested and Seized IraQi ProDertv ADQendix C August 2003 Conduct periodic inspections of the grant activity to ensure the grant is being used appropriately. C-2 . August 2003 CONTRACT AND GRANT PROCEDURES APPLICABLE TO VESTED AND SEIZED IRAQI PROPERTY AND DEVELOPMENT FUND FOR IRAQ Frequently Asked Questions APPENDIX D What projects are appropriate for the expenditure of DFI Funds? UN Security Council Resolution 1483 (2003) provides the following: 14. Underlines that the Development Fund for Iraq shall be used in a transparent manner to meet the humanitarian needs of the Iraqi people, for the economic reconstruction and repair of Iraq's infrastructure, for the continued disarmament of Iraq, and for the costs of Iraqi civilian administration, and for other purposes benefiting ,the people of Iraq,. This is the standard for use ofDFI funds. If the contracting requirement does not fit squarely within these categories, other funding sources must be used. Requirements for the support of Coalition Forces may nQ! be satisfied with DFI funds. What special rules apply for contracts with Iraqi Funds? Obligations under contracts with Iraqi Funds will be satisfied only with Iraqi Funds. A special clause is included in the contract to put all parties on notice of this important issue. Military Units: Military units should not execute contracts in their names or in the name of their government for projects using Iraqi Funds. These contracts must contain the following language: "This contract/grant is entered into under the authority of the Administrator as head of the Coalition Provisional Authority (CPA), which is temporarily exercising governmental authority in Iraq pursuant to the law and usages of war and relevant United Nations Security Council Resolutions, including Resolution 1483 (2003) ("Coalition") and by ("Contractor") Coalition Provisional Authority: In order to clearly state the authority upon which the contract is being entered into, the clause set forth above must be included in each contract. The CPA's authority is of limited duration and will temlinate upon the establishment of an internationally recognized, representative government of Iraq. Therefore, it is important to ensure there is a "temlination for convenience" clause in each contract. D-l Administering. Using and Accounting for Vested and Seized IraQi Prouertv AuQendix D August 2003 Ministries of the Iraqi Government: Ministries of the Iraqi government should use Iraqi government contracting procedures when using CPA Funds, if the Administrator determines that the contracting procedures are adequate. If those procedures are inadequate, these procedures will be used. When should I use a grant and when should I use a contract? When the primary purpose is to support or stimulate the efforts of the recipient rather than to acquire a product or service, grants may be made to community agencies in support of community development or outreach programs. Grants have more limited oversight and are intended to allow the applicant greater flexibility. While the effectiveness of the grant should be assessed, the requirement need not be filled by another source if the intended aims are not achieved. Grants are generally awarded to government entities and non-profit organizations. Contracts are used to acquire goods or services. What factors should be used when evaluating potential contractors? The requirements for each contract should be tailored to the acquisition. However all decisions to award contracts should involve consideration of the following factors: Value. While price is very important in determining a contract award, it ensuring the performance of the contract in responsible manner is also important. Financial Stability of Contractor. The financial stability of the contractor must be evaluated in all Large Purchase contracts or contracts involving a substantial percentage payment of the full contract award in advance. This review should include an analysis of its financial statements; audits where possible; credit reports; and other data assessing the fitness of the company. Past Performance. Past performance should be considered if the entity has performed .. prevIous servIces. D-2 . . . UNCLASSIFIED COPY_OF_COPIES HO, CJTF-7 CAMP VICTORY, IRAQ 192346JUNO3 (U) THIS FRAGa HAS BEEN REVIEWED AND APPROVED FOR RELEASE BY COL RADCLIFFE, CJTF-7 C3 CHOPS SUBJ: p~~~(.C~~). (U) REFERENCES: A. V CORPS FRAGO 104M TO OPORD FINAL VICTORY, COMMANDERS DISCRETIONARY RECOVERY PROGRAM, DTG 070220LMAY03 B. V CORPS FRAGO 132M [CHANGE 1 TO FRAGO 104M -BDE CDR'S DISCRETIONARY FUNDS] TO V CORPS OPORD FINAL VICTORY, DTG 082130LMAY03 C. CFLCC FRAGO 32 TO OPORD 03-033, DTD 080922LMAY03 D. CFLCC FRAGO TO OPORD 03-033, DTD E. FRAGO 458M [CHANGE 2 TO FRAGO 104M -BDE CDR'S DISCRETIONARY FUNDS] TO V CORPS OPORD FINAL VICTORY (U) MAPS: (NO CHANGE] (U) TIME ZONE USED THROUGHOUT THIS ORDER: DELTA (U) TASK ORGANIZATION: [NO CHANGE] (U) [NO CHANGE] 2. (U) MISSION. [NO CHANGE] 3. (U) EXECUTION. [NO CHANGE] (U) COMMANDER I S INTENT [NO CHANGE] 3.B.1 BRIGADE/O-6 AND GOVERNORATE LEVEL COMMANDERS, UTILIZING OPCON CIVIL AFFAIRS ASSETS, WILL AGGRESSIVELY EXECUTE THEIR SPENDING PLAN IN ORDER TO BENEFIT THE PEOPLE OF IRAQ. BRIGADE/O-6 AND GOVERNORATE LEVEL COMMANDERS WILL HAVE THE AUTHORITY TO USE INITIAL CASH FUNDING, AT THEIR OWN DISCRETION, TO PURCHASE GOODS AND SERVICES RELATED TO RECONSTRUCTION EFFORTS FOR THE IRAQI PEOPLE. AT THE BRIGADE/ GROUP LEVEL INDIVIDUAL PROJECTS ARE NOT TO EXCEED $50,000. UNCLASSIFIED SITUATION. 1. UNCLASSIFIED 3.B.2. DIVISION COMMANDERS' HAVE THE AUTHORITY TO APPROVE PROJECTS UP TO $100,000. PROJECTS EXCEEDING $100,000 WILL BE SUBMITTED THROUGH C8/COMPTROLLER CHANNELS TO OCPA IAW PROCEDURES THAT WILL BE PUBLISHED BY SEPARATE FRAGO. 3 .B.3. AS FUNDS ARE EXHAUSTED, BRIGADES/DIVISIONS WILL COORDINATE THROUGH THEIR ORGANIZATION GB /COMPTROLLERS TO GAIN ADDITIONAL FUNDING AUTHORITY. THESE FUNDS ARE MONIES DERIVED FROM SEIZED IRAQI ASSETS. 3 .B. 4 .THE COMMANDERS' EMERGENCY RESPONSE PROGRAM (CERP) IS A CPA FUNDED AUTHORITY PROVIDED FOR RECONSTRUCTION ASSISTANCE TO THE IRAQ PEOPLE. RECONSTRUCTION ASSISTANCE IS THE BUILDING, REPAIR, RECONSTITUTION, AND REESTABLISHMENT OF THE SOCIAL AND MATERIAL INFRASTRUCTURE IN IRAQ. THIS INCLUDES, BUT IS NOT LIMITED TO: WATER AND SANITATION INFRASTRUCTURE, FOOD PRODUCTION AND DISTRIBUTION, AGRICULTURE, ELECTRICAL POWER GENERATION AND DISTRIBUTION, HEALTHCARE, EDUCATION, TELECOMMUNICATIONS, PROJECTS IN FURTHERANCE OF ECONOMIC, FINANCIAL, MANAGEMENT IMPROVEMENTS, TRANSPORTATION, AND INITIATIVES WHICH FURTHER RESTORE OF THE RULE OF LAW AND EFFECTIVE GOVERNANCE, IRRIGATION SYSTEMS INSTALLATION OR RESTORATION, DAY LABORERS TO PERFORM CIVIC CLEANING, PURCHASE OR REPAIR OF CIVIC SUPPORT VEHICLES, AND REPAIRS TO CIVIC OR CULTURAL FACILITIES. 3 .B .5. EXPENDITURES CAN INCLUDE GOODS AND SERVICES ( I .E .CAN PURCHASE PARTS TO FIX SOMETHING OR PAY AN IRAQI CONTRACTOR TO FIX IT). 3 .B. 6. CJTF- 7 WILL ISSUE RESOURCE DISTRIBUTION DOCUMENTS TO SUBORDINATE UNITS C8/COMPTROLLERS TO FUND BRIGADE/DIVISION COMMANDERS. 3 .B. 7. THE NEW LIMITS ARE EFFECTIVE IMMEDIATELY FOR FUNDS ALREADY DISTRIBUTED TO UNITS. 3.C TASKS TO SUBORDINATE UNITS 3.C.l TASKS TO MSCs 3.C.l.B PROJECT PURCHASING OFFICERS (PPOS) MUST BE APPOINTED, IN WRITING BY THEIR COMMANDER, HAVE BEEN CERTIFIED AS A FIELD ORDERING OFFICER (FOO), AND MUST MAINTAIN A COpy OF THE FRAGO AUTHORIZING THE CERP PROGRAM. 3 .C .1 .C .COORDINATE FOR FINANCE SUPPORT WITH LOCAL FINANCE ELEMENTS TO PROVIDE CURRENCY SUPPORT AND PAY AGENT TRAINING. 3.C.l.D PROVIDE SECURITY FOR FUNDS AS NECESSARY 3.C.l.E PROVIDE TRANSPORTATION AND SECURITY TO PAY AGENTS AS REQUIRED 3 .C .1. F .COORDINATE WITH ORGANIC FINANCE ELEMENTS FOR REQUIRED PAY AGENT DOCUMENTATION NECESSARY TO DRAW CASH. 3.D COORDINATING INSTRUCTIONS J.D.l. COORDINATE ALL PROJECTS WITH REGIONAL OCPA OFFICES, GST AND CIVIL AFFAIRS ELEMENTS TO PREVENT DUPLICATION OF EFFORT AND TO ENSURE SYNCHRONIZATION. UNCLASSIFIED UNCLASSIFIED 3. D. 2. IRAQI SEIZED ASSETS USED FOR THIS PROGRAM ARE NOT UNLIMITED. WORK TO ENSURE REASONABLE PRICES ARE PAID FOR GOODS / SERVICES RECEIVED, AND PROJECTS ARE CONSTRUCTED TO A MODEST, FUNCTIONAL STANDARD. 3.D.3. LIMITATIONS ON FUND EXPENDITURES: 3 .D. 3 .A. FUNDS WILL NOT BE USED FOR EITHER THE DIRECT OR INDIRECT BENEFIT OF CJTF-7 FORCES, TO INCLUDE COALITION FORCES. 3 .D. 3 .B. FUNDS WILL NOT BE USED FOR ENTERTAINMENT OF LOCAL IRAQI POPULATION 3 .D .3 .C .FUNDS PROGRAMS OR REWARDS PROGRAMS. WILL NOT BE USED TO FUND ANY TYPE OF WEAPONS BUY BACK 3 .D .3 .D .FUNDS WILL NOT BE USED TO BUY FIREARMS, AMMUNITION, OR THE REMOVAL OF UNEXPLODED ORDNANCE (OXO) FOR ANY PURPOSE. 3 .D. 3 .E FUNDS WILL NOT BE USED FOR DUPLICATING SERVICES AVAILABLE THROUGH MUNICIPAL GOVERNMENTS. 3 .D. 3 .F .UNITS FUNDS. CANNOT MIX CERP FUNDS AND UNIT OPERATIONS AND MAINTENANCE (OMA) FUNDS. PPOS MUST USE SEPARATE SF44' S AND DOCUMENT REGISTER FOR THESE 3.D.3.G. FUNDS WILL NOT BE USED TO PROVIDE SUPPORT TO INDIVIDUALS OR PRIVATE BUSINESSES (EXCEPTIONS POSSIBLE, I. E. REPAIR DAMAGE CAUSED BY COALITION FORCES.) 3.D.3.H. UNITS WILL NOT PAY SALARIES TO THE CIVIL WORK FORCE, PENSIONS, OR FUND EMERGENCY CIVIL SERVICE WORKER PAYMENTS. SALARIES AND EMERGENCY PAYMENTS ARE HANDLED DIRECTLY BY OCPA VIA IRAQI MINISTRIES AND LOCAL GST. SEE COMCFLCC FRAGO 366/416 FOR THESE PROCEDURES. 3.D.3.I. VIOLATIONS OF THESE RESTRICTIONS WILL RESULT IN TERMINATION OF CERP FUNDS FOR THAT UNIT. 3 .D. 4 .ALL PROJECT PURCHASING OFFICERS WILL RECONCILE THEIR ACCOUNTS WITH FINANCE, RESOURCE MANAGEMENT, AND THEIR BRIGADE/DIVISION COMMANDER. COMMANDERS MUST CLEAR PPO WITH MEMO VALIDATING ALL PROJECTS AND SUBMIT PRB-l (PROVIDED SEPERATELY TO COMPTROLLERS) THROUGH COMPTROLLER CHANNELS TO CJTF-7 C8. 3 .D .5 .PAY AGENTS ARE ENCOURAGED TO DRAW FUNDS AS NEEDED RATHER THAN LARGE BULK SUMS. 3 .D. 6 .RECORD ALL PAYMENTS ON SF44 TO DOCUMENT PURCHASES MADE UNDER THIS PROGRAM. PROJECT PURCHASING OFFICERS ARE AUTHORIZED TO MAKE PURCHASES AND TO PAY FOR PROJECTS UP TO $50,000 AND $100,000 WITH THE SF 44 FOR THIS PROGRAM ONLY. 3. D. 7 .COMMANDERS ARE NOT AUTHORIZED TO DELIBERATELY OVER PAY. EXTRA PRECAUTION SHOULD BE TAKEN FOR EXPENSES OVER $10,000.00. FOR PROJECTS OVER $10,000, BRIGADE COMMANDERS MUST INFORM DIVISION COMMANDERS' IN ADVANCE, OBTAIN THREE BIDS FOR THE PROJECT, AND IDENTIFY AN INDIVIDUAL TO MANAGE THE PROJECT. DOCUMENT YOUR EFFORTS TO VERIFY COSTS ARE REASONABLE. FOR LARGER PROJECTS (OVER $10,000) PROGRESS PAYMENTS SHOULD BE MADE AS OPPOSED TO A LUMP SUM PAYMENT UP FRONT. UNCLASSIFIED UNCLASSIFIED 3 .D .8 .COMMANDERS WILL CONSULT WITH THEIR SERVICING STAFF JUDGE ADVOCATES AND FINANCE OFFICERS/RESOURCE MANAGERS FOR GUIDANCE ON THE IMPLEMENTATION OF THIS PROGRAM WITHIN THEIR COMMAND. 3. D. 9. UNITS ARE ENCOURAGED TO ONLY REQUEST THE FUNDS THEY REASONABLY EXPECT TO EXECUTE. 3.D.1O. REPORTS 3 .D.10 .A. UNITS MUST PROVIDE WEEKLY COMMANDERS DISCRETIONARY FUND FEEDER REPORTS ON SATURDAY OF EACH WEEK THROUGH UNIT COMPTROLLERS TO V COR~S/CJTF-7 G8/COMPTROLLER. INCLUDE UNIT, DATE OF PROJECT, LOCATION, AMOUNT SPENT, AND PROJECT DESCRIPTION. THIS REPORT SHOULD BE PREPARED REFLECTING ALL PROJECTS PERFORMED UNDER THE BULK FUND. UNIT COMPTROLLERS WILL CONSOLIDATE AND FORWARD THESE REPORTS NLT 1200 ON SATURDAY. LOCATION AMOUNT BRIEF DESCRIPTION OF PROJECT SPENT 3 .D.1O .B. PRIOR TO RECEIVING AN ADDITIONAL INCREMENT OF FUNDS, UNITS WILL SUBMIT AN OCPA PRB-l FORMS FOR ALL PROJECTS. 3.D.l0.C. GODDARD . SUBMIT BOTH REPORTS ABOVE TO THE CJTF- 7 DEPUTY C8, LTC DAVE 3.D.ll. PROJECT PURCHASING OFFICER / PAY AGENT TEAMS WILL CLEAR OUTSTANDING SF44S PRIOR TO OBTAINING ADDITIONAL FUNDING APPROVAL. 3. D .12. DFAS ANNEX E AND OSD DIRECTIVES AUTHORIZE PROJECT PURCHASING OFFICERS TO CONTINUE THEIR DUTIES UNDER THEIR CURRENT CERTIFICATION AND TRAINING BY CONTRACTING OFFICERS. 3.D.13. PaC FOR THIS FRAGO IS CJTF-7 CS, LTC DAVE GODDARD DNVT 302-550-2650, SIPRNET GODDARDiC5MAIN .HQ.C5.ARMY .SMIL.MIL, NIPRNET ACSRMXO@HQ.C5.ARMY,MIL 4. (U) SERVICE SUPPORT. [NO CHANGE] 5 (U) COMMAND AND SIGNAL. [NO CHANGE] ACKNOWLEDGE SANCHEZ LTG OFFICIAL: WILLIAMS C3 UNCLASSIFIED