The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
تقرير
التدقيق
Pnd'
TOR
عمليات تنظيم العقود على يد سلطة الائتلاف المؤقتة وصولا إلى وبضمنها منح العقود 27 تموز /يوليو 2004 رقم التقرير 013-04 مكتب المفتش العام سلطة الانتلاف المؤقتة
27 تموز / يوليو 2004
مذكرة إلى رئيس نشاطات منح العقود، مكتب المشاريع والعقود، العراق الموضوع: عمليات تنظيم العقود على يد سلطة الانتلاف المؤقتة المؤدية إلى والتي تشمل منح العقود نقدم تقرير التدقيق هذا لمعلوماتكم واستخدامكم. لقد أجرينا التدقيق حسب الواجبات القانونية الواردة في القانون العام 108-106 الذي يطالب بإجراء تدقيقات تتعلق بمعاملة، ومناولة، وصرف الأموال على يد سلطة الائتلاف المؤقتة، أو الكيانات التي تخلفها في إعادة إعمار العراق، وكذلك لك المتعلقة بالبرامج والعمليات والعقود التي تُتُفّذ عن طريق استخدام تلك الأموال. أخذنا ملاحظات الإدارة حول مسودة هذا التقرير بعين الاعتبار عند إعداد التقرير النهائي.
لم توافق الإدارة على التوصية العائدة للمطالبة بإجراء تدقيق لما بعد منح العقد -DABV01-03-C
0015. نحن لا زلنا نعتقد أن التوصية صالحة، وسوف نعمل مع رئيس نشاطات منح العقود لأجل التوصل إلى حل يرضي الطرفين. وسوف نقوم بمتابعة نتائج التدقيق لتقييم الإجراءات الإدارية التصحيحية.
إننا نقدر حسن معاملة موظفينا. يجب توجيه الأسئلة حول التقرير إلى السيد بريان فلين على الهاتف رقم 703) 343-9229) أو إلى السيد كيفين اللينبرغر على الهاتف رقم (703) 9230.-343 قد تطلب الإدارة موجزاً لنتائج هذا التدقيق. أنظر الملحق د فيما يخص توزيع التقرير .
ستيوارت دبليو بووين الإبن
المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
مكتب المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
رقم التقرير 013-04
28 تموز /يوليو 2004
عمليات تنظيم العقود على يد سلطة الانتلاف المؤقتة وصولا إلى وبضمنها منح العقود ملخص تنفيذي مقدمة. من خلال ممارسه للصلاحيات الممنوحة له من جانب مدير سلطة الائتلاف المؤقتة قام مكتب نشاطات منح العقود في السلطة، التابع لمكتب المشاريع والعقود في العرة ECDA) بابلاغنا أنه منح 988، ا عقداً، ومنحة، وأوامر شراء وتسليم، قيمتها حوالي 1٬04 ، لم () 1) دولار لغاية 4 نيسان / إبريل 2004. من أصل هذا المجموع، تمّ منح 1 ،928 عقداً قيمتها حوالي 847 مليون دولار من صندوق تنمية العراق (DFI) أصدرت سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA) في 19 آب/أغسطس 2003، مذكرة سلطة الائتلاف المؤقتة، رقم 4 (المذكرة) حول "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق"، وذلك لوضع الإجراءات الواجب تطبيقها عند تنفيذ العقود والمنح التي تستخدم الأموال العراقية لصالح الشعب العراقي. ورغم أن الأموال العراقية لا تخضع نفس القوانين والقواعد التنظيمية التي تنطبق على الأموال الأميركية المخصصة، فقد كان يُتوقع أن تُدار الأموال العراقية بطريقة شفافة تتوافق تماماً مع موجبات سلطة الائتلاف المؤقتة بموجب للقانون الدولي، بما في ذلك قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 1483.
الهدف. كان هدف التدقيق تقييم الإجراءات المُستخدمة من جانب مكتب نشاطات منح العقود التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة لمنح العقود. لقد قيّمنا، على وجه التخصيص، السياسات والإجراءات المرتبطة بتخطيط الامتلاكات، واختيار المصادر، واستخدام المنافسة، والتفاوض بشان العقود.
الاستنتاج. نشاطات منح العقود من جانب سلطة الائتلاف المؤقتة لم تُصدر إجراءات تشغيل معيارية ولم تُطّور نظاما فعالا للمراجعة، والتعقّب، والرصد للعقود. علاوة على ذلك، لم يسهر دوماً موظفو العقود لتأمين أسعار عقود منصفة ومعقولة، وللتأكد من كون المقاولين قادرون على احترام جداول تواريخ التسليم، وبأن المدفوعات تسدّد وفقاً لمتطلبات العقود. نتيجة لذلك، لم يصدر كتب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة تقارير دقيقة بصدد عدد العقود الممنوحة لعلياً من جانب نشاطات منح العقود في سلطة الائتلاف المؤقتة. أعاق ذلك قدرة مكتب نشاطات منح العقود في السلطة على إظهار الشفافية المطلوبة لدى السلطة عندما منحها عقوداً تستخدم أموال صندوق تنمية العراق.
الأعمال الإدارية. خلال مجرى التدقيق، أنشأ رئيس نشاطات منح العقود وظيفة جديدة لشؤون سياسة العقود والتقيّد بها، ووظّف خبير عقود محترفا لتطوير ووضع معايير متماثلة لإجراءات وعمليات التعاقد العائدة لموظفي شراء العقود المُعيّنين لدى مكتب المشاريع والعقود في العراق.
كانت مهمات موظف شؤون سياسة العقود والتقيّد بها تتطلب:
• صياغة وإصدار إجراءات تشغيل قياسية؛
• مراجعة الأعمال ووضع المسودات، والمراجعة والإصدار لعقود ذات شروط قياسية؛
• مراجعة، وتعقّب، وتوصية، وتجميع مجموعات "شهادات الأشغال" لصالح المساعد الرئيسي للمسؤول عن العقود في الجيش؛ و
• تعقب ورصد أشغال العقد ونفقاته.
ننا نعتقد أن نطاق هذه الأعمال سوف يكون كافياً لتعزيز الرقابة لأجل تعقب ورصد العقود والمشاكل الإضافية المناقشة في هذا التقرير . علاوة على ذلك، نعتقد أنه سوف ينتج عن هذه الأعمال معطيات ستكون متوفرة ودقيقة لتأمين الشفافية في إصدار التقارير . لذلك، لم نقدم أية توصيات في هذا المجال.
التوصية. نوصي بأن يطلب رئيس مكتب نشاطات منح العقود من وكالة تدقيق العقود الدفاعية بإجراء تدقيق لما بعد المنح للعقد DABV01-03-C-0015 العائد لسعر صرف العملة الوطنية.
b
لملاحظات الإدارية. لم يوافق رئيس نشاطات منح العقود على هذه التوصية، وأعلن أنه "من لمهم الملاحظة أن عقد DABV01-03-C-0015، العائد لسعر صرف العملة الوطنية، كان عقداً مُمولاً من صندوق تنمية العراق (DFI)، الذي لا يخضع لقواعد الامتلاكات التنظيمية الفدرالية.
لاحظنا آن وثيقة وكالة تدقيق العقود الدفاعية (DCAA) الموجودة في الملف ليست تدقيقا تابعاً
للوكالة، بل هي طلب للمساعدة في عملية التسعير من جانب موظف العقود. ورغم أن هذه الوثيقة لم تكن في الملف الأصلي، ولكن حصلنا عليها مؤخراً من وكالة تدقيق العقود الدفاعية (المرفق 1 )، فإنها تدل على أن موظف العقود سوف يفاوض بشأن تخفيض معدلات أسعار (العملة) إلا إذا قدّم المقاول تبريراً بهذا الخصوص. لقد قدم المقاول التبرير كما كان وارداً أصلاً في الملف، وتم منح العقد بقيمة 24،770،738 دولارا بدلاً من 31,7 مليون دولار." الاستجابة للتدقيق. لم تكن ملاحظات مكتب نشاطات منح العقود مستجيبة بالنسبة لتوصيتنا. نحن لا زلنا نعتقد أن التوصية صالحة، وسوف نعمل مع رئيس نشاطات منح العقود لأجل التوصل إلى حل يرضي الطرفين.
جدول المحتويات
ملخص تنفيذي
مقدمة
الخلفية
الهدف
النتائج
عمليات تنظيم العقود
الملاحق
9
أ-
النطاق والمنهجية
10
ملاحظات إدارية من جانب رئيس نشاطات منح العقود 16 المختصرات 17 توزيع التقرير 19 ه- أعضاء فريق التدقيق
خلفي
من خلال ممارسته للصلاحيات الممنوحة له من جانب مدير سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA)،
قام قسم نشاطات منح العقود لدى السلطة، في مكتب المشاريع والعقود في العراق، بإبلاغنا أنه منح 1،988 عقداً، ومنحة، وأوامر شراء وتسليم، تقدّر قيمتها بحوالي 1,04 مليار دولار لغاية 4 نيسان / إيريل 2004. من أصل هذا المجموع، مُنح 1،928 عقداً قيمتها حوالي 847 مليون دولار من صندوق تنمية العراق (DFD).
النطاق والمنهجية المستخدمين لإعداد هذا التدقيق مناقشان في الملحق أ. الاختصارات المستخدمة في هذا التقرير مُبيّنة في الملحق ج، وأعضاء فريق التدقيق مذكورين في الملحق و .
مذكرة سلطة الانتلاف المؤقتة رقم 4 - الغرض. أصدرت سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA) في
19 آب / أغسطس 2003، مذكرة سلطة الائتلاف المؤقتة، رقم 4 (المذكرة) حول "إجراءات لعقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق"، وذلك لوضع الإجراءات الواجب تطبيقها عند تنفيذ العقود والمنح التي تستخدم الأموال العراقية لصالح الشعب العراقي. ورغم أن الأموال العراقية لا تخضع لنفس القوانين والقواعد التنظيمية التي تنطبق على الأموال الأميركية المخصصة، فقد كان يُتوقع أن تتم إدارة الأموال العراقية بالطريقة الشفافة التي تتوافق تماماً مع موجبات سلطة الائتلاف المؤقتة بموجب للقانون الدولي، بما في ذلك قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 1483.
مذكرة سلطة الانتلاف المؤقتة رقم 4 - قابليتها للتطبيق. تنص المذكرة: "هذه المذكرة تُطبق على العقود والمنح التي تنفذها سلطة الائتلاف المؤقتة أو نيابة عنها عندما تشكل هذه الأدوات إزاماً وإنفاقاً للأموال العراقية. أنها (المذكرة) تغطي العقود والمنح التي ينفذها ... رئيس نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، أو من يعينه ..."
الهدف
كان هدف التدقيق تقييم الإجراءات المستخدمة من جانب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة لمنح العقود. لقد قيّمنا، على وجه التخصيص، السياسات، والإجراءات المرتبطة بتخطيط الامتلاكات، واختيار المصادر، واعتماد المنافسة، والتفاوض بشأن العقود.
عمليات تنظيم العقود
لم يصدر مكتب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة إجراءات تشغيلية قياسية ولم طوّر نظام للمراجعة، والتعقب، والرصد الفعال للعقود. علاوة على ذلك، كانت هناك ملفات عقود مفقودة أو ناقصة. ثم أن موظفي العقود لم يسهروا على أن تكون أسعار العقود دائماً نصفة وقابلة للإسناد، ولا أن يكون المقاولون قادرين على التقيد بجداول مواعيد التسليم، أو أن تتم المدفوعات وفقاً لمتطلبات العقود. حدث ذلك لأن نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة لم تؤمن الإشراف الإداري الكافي والإشراف الفني على أعمال العقود من جانب موظفي المشتريات في العقود كما هو مطلوب في المذكرة. نتيجة لذلك، لم يقم مكتب نشاطات منح العقود لدى السلطة بإصدار تقارير دقيقة حول عدد العقود الممنوحة فعلاً على يد شاطات منح العقود في السلطة. لقد أعاق هذا الأمر قدرة نشاطات منح العقود في السلطة على إظهار الشفافية المطلوبة لدى السلطة عند منحها العقود التي تستخدم أموال إعمار العراق.
الإشراف الفني
تنص المذكرة على أن "رئيس نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة سوف يكون مسؤولاً عن تأمين الإشراف الفني على موظفي منح العقود... قد يتضمّن هذا الإشراف الفني تحديد متطلبات التدريب وتعيين الاستمارات الصحيحة لاستخدامها لعرائض الطلبات، وفي منح العقود، وتقديم المنح. أما بالنسبة لموظفي منح العقود المعيّنين لدى نشاطات منح العقود، فيتعيّن على رئيس نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة تأمين الإشراف الإداري وكذلك الإشراف الفني عليهم".
عمليات تنظيم العقود
لم يصدر مكتب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة إجراءات تشغيلية قياسية كما لم يطور أي نظام فعّال لمراجعة، وتعقب، ورصد العقود. علاوة على ذلك، كانت هناك ملفات عقود مفقودة أو ناقصة. ثم أن موظفي العقود لم يسهروا على أن تكون أسعار العقود دائماً منصفة وقابلة للإسناد، ولا أن يكون المقاولون قادرين على التقيد بجداول مواعيد التسليم، أو أن تتم المدفوعات وفقاً لمتطلبات العقود.
ذ ظام تعقّب ورصد العقود. أوراق العمل المفصلة المستخدمة من جانب قسم نشاطات منح لعقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة للمراجعة، والتعقب، والرصد لأعمال العقود أعطت معلومات غير دقيقة وغير موثوقة، ولهذا كانت غير فعالة. وعلى وجه التخصيص، لم يتم الحفاظ بصورة كافية على أوراق العمل المُفصلة التي طورتها نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة لتعقّب ملفات العقود، ولم يكن بالإمكان الوثوق بها لجهة ضمان تقيدها بمضمون المذكرة، أو لاستخدامها كمصدر معلومات لتقارير الكونغرس. حاولنا مطابقة أوراق العمل المفصلة مع ملفات العقود عن طريق التحقق من عقود تبلغ قيمتها الإجمالية خمسة ملايين دولار أو أكثر . كانت نشاطات منح العقود لدى السلطة عاجزة عن تحديد مواقع 13 من أصل 62 ملفا وارد ذكرها في أوراق العمل.
وثائق غير كاملة أو مفقودة. لم يتقيّد مسؤول مشتريات العقود بإجراءات العقود المبينة في لمذكرة. وعلى وجه التخصيص، كان 29 عقداً (67 بالمئة) من أصل 43 عقد مشتريات صغيرة وكبيرة من بين التي حللّناها غير كاملة أو تعاني، من وثائق مفقودة، كما أن الوضع لحالي لخمسة عقود كان غير واضح، علاوة على ذلك، وبسبب غياب تقارير الاستلام، والفواتير الكاملة، وإيصالات الدفع، وجدنا أنفسنا عاجزين عن تحديد ما إذا كان قد تم فعلاً ستلام السلع المُعينة في العقد، أو التأكد من مجموع المبالغ المدفوعة للمقاول، وما إذا كان المقاول قد تقيّد تماماً بمتطلبات العقد.
السعر المنصف والمعقول. لم تضمن نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة أنه تم لتفاوض بخصوص سعر منصف ومعقول للعقد DABV01-03-C-0015 العائد لسعر صرف لعملة الوطنية (العراقية)، المقدر ب 31,7 مليون دولار. وعلى وجه التخصيص، عندما طور المقاول اقتراح العقد لمشروع صرف الأوراق النقدية العراقية، أعلن أن سعر العقد لمقترح قد احتسب بأكثر ما يمكن من الدقة وعلى أساس الأسعار الجارية والأكلاف التاريخية في العقود القائمة. غير أن الأكلاف المقترحة لم تكن قائمة على أحدث عقد للمقاول (عقد لخدمات الحراسة/الأمن لقصر رئاسة الجمهورية في بغداد) كما أن المقاول كان عاجزاً عن تقديم مُبرّر للأكلاف الزائدة المقترحة.
قامت وكالة تدقيق العقود الدفاعية (DCAA) بإجراء مراجعة سابقة لمنح العقد حول اقتراح
الأكلاف المقدم من المقاول، وأصدرت مذكرة تدقيق في 29 آب/أغسطس 2003، توصي بإمكانية خفض التكاليف بأكثر من 5 ملايين دولار. فوفقا للمذكرة، لم يتمكن المقاول من تقديم
أي تفسير معقول وقابل للإسناد حول سبب التجاوز المقترح لمعدلات أجور العمال اليومية عن لك المستخدمة لتحديد عقودهم الأمنية الأكثر حداثة مع سلطة الائتلاف المؤقتة. ومع هذا، تم منح العقد بالسعر الذي اقترحه المقاول. لم يحتو ملف العقد على أية وثائق تتعلق بأية مفاوضات أخرى أجراها مسؤول العقود.
لتقيد بجداول مواعيد التسليم. لم يسهر موظف منح العقود على تأمين تقيد المقاول بمواعيد التسليم بالنسبة لتاريخ أمر الشراء DABV01-04-M-0018، والعائد لشراء شاحنات صغيرة (بيك آب) بمقصورة متمددة لشرطة الحدود. كان بيان العمل يحدد 30 يوماً في جدول مواعيد تسليم المركبات. لكن المقاول منح العقد على الرغم من أن المقاول اقترح مواعيد تسليم معدلة قدرها 60 يوماً. كان من الواجب اعتبار هذا العرض غير مستجيب لمتطلبات العقد بالنسبة لتسليم المركبات. علاوة على ذلك، لم تكن هناك أدلة على أن موظف العقود سعى إلى تأمين منافسة واسعة النطاق بالنسبة لهذا المطلب. وهكذا، لم يعد معروفاً ما إذا كان من الممكن منح هذا العقد لمقاول اكثر استجابة.
المدفوعات وفقاً لمتطلبات العقد. لم يتقيد موظف منح العقود ببرنامج المدفوعات الخاص بالعقد DABV01-03-C-5003، والمتعلق بشاحنات ميتسوبيشي إل 200 ذات المقصورة المزدوجة لشرطة ميسان. وبالتحديد، وافق مسؤول تنظيم العقود وأعطى المقاول دفعة مسبقة بقيمة 87،500 دولار على الرغم من شروط العقد التي تنص على أن المدفوعات تتم عند تسليم المركبات. يضاف إلى ذلك أن الرصيد المتبقي والبالغ 100،000 دولار تم دفعه إلى المقاول دون مستندات مكتوبة تظهر أن المقاول قد سلّم فعلاً المركبات.
الاستنتاج
نعتقد أن هذه المشاكل حصلت لأن نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، لم تقم بالرقابة الإدارية والإشراف الفني الكافيين على أعمال التعاقد الذي ينجزها مسؤولي منح العقود كما هو مطلوب في المذكرة. نتيجة لذلك، لم يقم مكتب نشاطات منح العقود لدى السلطة تقديم تقارير دقيقة حول عدد العقود الممنوحة فعلاً على يد مكتب نشاطات منح العقود لدى السلطة. فأعاق ذلك قدرة قسم نشاطات منح العقود على الدلالة عن الشفافية المطلوبة من ملطة الائتلاف المؤقتة عندما كانت تمنح العقود التي تستخدم تمويلات صندوق تنمية العراق.
نحن لا نعتقد أنه يمكن تحقيق الشفافية عندما لا تكون المعطيات الوثيقة الصلة بها غير متوفرة أو غير دقيقة.
الإجراءات الإدارية التصحيحية خلال مجرى التدقيق، أنشأ رئيس نشاطات منح العقود وظيفة جديدة لشؤون سياسة العقود والتقيّد بها، ووظف خبير عقود محترفا لتطوير ووضع معايير متماثلة لإجراءات ولعمليات لتعاقد العائدة لموظفي شراء العقود المُعيّنين لدى مكتب المشاريع والعقود في العراق. كانت مهمات موظف شؤون سياسة العقود والتقيّد تتطلب:
• صياغة وإصدار إجراءات تشغيل قياسية؛
• مراجعة لأعمال ووضع المسودات، والمراجعة والإصدار لعقود ذات شروط قياسية؛
• مراجعة، وتعقّب، وتوصية، وتجميع مجموعات "شهادات الأشغال" لصالح المساعد الرئيسي للمسؤول عن العقود في الجيش؛ و
• تعقب ورصد أشغال العقد ونفقاته.
ننا نعتقد أن نطاق هذه الأعمال سوف يكون كافياً لتعزيز الرقابة لأجل تعقّب ورصد العقود والمشاكل الإضافية المناقشة في هذا التقرير . علاوة على ذلك، نعتقد أنه سوف ينتج عن هذه الأعمال معطيات ستكون متوفرة ودقيقة لتأمين الشفافية في إصدار التقارير . لذلك، لم نقدم أية توصيات في هذا المجال.
التوصيات، الملاحظات الإدارية، والاستجابة للتدقيق نوصي بأن يطلب رئيس مكتب نشاطات منح العقود من وكالة تدقيق العقود الدفاعية بإجراء تدقيق لما بعد المنح للعقد DABV01-03-C-0015 العائد لسعر صرف العملة الوطنية.
الملاحظات الإدارية. لم يوافق رئيس نشاطات منح العقود على هذه التوصية، وأعلن أنه "من المهم الملاحظة أن العقد DABV01-03-C-0015 العائد لسعر صرف العملة الوطنية، كان عقداً مُمولاً من صندوق تنمية العراق (DFI)، الذي لا يخضع لقواعد الامتلاكات التنظيمية الفدرالية. لاحظنا أن وثيقة وكالة تدقيق العقود الدفاعية (DCAA) الموجودة في الملف ليست تدقيقاً تابعاً للوكالة، بل هي طلب للمساعدة في عملية التسعير من جانب موظف العقود. ورغم أن هذه الوثيقة لم تكن في الملف الأصلي، ولكن حصلنا عليها مؤخراً من وكالة تدقيق العقود الدفاعية (المرفق 1)، فإنها تدل على أن موظف العقود سوف يفاوض بشأن تخفيض معدلات سعار (العملة) إلا إذا قدم المقاول تبريراً بهذا الخصوص. لقد قدم المقاول التبرير كما كان وارداً أصلاً في الملف، وتم منح العقد بقيمة 24،770،738 دولارا بدلاً من 31,7 مليون دولار." الاستجابة للتدقيق. لم تكن ملاحظات مكتب نشاطات منح العقود مُستجيبة لتوصيتنا. وعلى وجه التخصيص، فإن طبيعة تحليل وكالة تدقيق العقود الدفاعية (أي التدقيق مقابل المساعدة في التسعير) لم تبدل نتائج الوكالة (DCAA). اقترح المقاول سعر 24،770،738 دولارا من ضمنها 5،717،080 أكلاف كانت موضع تساؤل، لكن العقد منح بالسعر الكامل. زَوَدّنا مكتب العقود برسالة إلكترونية تقول أن المسؤول عن منح العقود سوف يمنح العقد بسعر أدنى وأنه ينتظر منه تفسيراً للزيادة في الأسعار . (كانت تلك الرسالة تحتوي أيضاً على معلومات ملكية ولن تضم إلى التقرير). غير أننا لم نجد ما يدعم التدليل على إجراء مفاوضات أو أن المقاول قد قدم دعماً إضافياً للسعر المقترح. علاوة على ذلك، تشير ملاحظات الإدارة إلى فوارق بالسعر في العقد الممنوح قيمتها 7 ملايين دولار. غير أن السعر المُخفض الذي تشير إليه الإدارة هو الفارق بين مبلغ العقد الأصلي ومبلغ العقد النهائي بعد إجراء خمسة تعديلات.
ننا لا زلنا نعتقد أن التوصية صالحة وسوف نعمل مع رئيس نشاطات منح العقود لأجل التوصل إلى حل يرضي الطرفين. وسوف نقوم بمتابعة العقد لتقييم الإجراءات الإدارية التصحيحية.
الملحق أ - النطاق والمنهجية أعددنا هذا التقرير من نيسان / إبريل لغاية تموز / يوليو 2004، وفقاً لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة عموماً.
راجعنا القانون التنظيمي رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "صندوق تتمية العراق"، الصادر تاريخ 10 حزيران/يونيو 2003، والمذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة حول "إجراءات منح العقود والمِنَح الواجب تطبيقها على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق"، الصادر بتاريخ 19 آب/أغسطس 2003.
لقد أجرينا مقابلات مع مسؤولي العقود المكلفين بالعمل لدى سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA)
في الشمال، وفي الجنوب، وفي مكتب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، العائد لمكتب المشاريع والعقود. وأجرينا أيضاً مقابلات مع رئيس نشاطات منح العقود ورئيس سياسة العقود والتقيد بها لدى مكتب نشاطات منح العقود التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة.
وحاولنا التحقيق في قائمة العقود الموجودة في أوراق العمل التفصيلية على برنامج كمبيوتر التي يحفظها مكتب نشاطات منح العقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، عن طريق P مقارنة قائمة العقود هذه مع سجلات العقود المُعدّة يدوياً ومع الوثائق الواردة من مصادر أخرى. لقد اخترنا حسب تقديرنا 45 عقداً للمراجعة من مجموعة عقود قدرها 928،1 عقداً مسجلة في أوراق العمل التفصيلية، والمقدرة قيمتها بحوالي 847 مليون دولار. هذه العقود ل 45 تم منحها بين 4 تموز /يوليو 2003 و 4 نيسان/إبريل 2004، وكانت مُمولة من صندوق تنمية العراق. لقد راجعنا ملف كل عقد من العقود لتحديد ما إذا كان الملف يوثّق بصورة كافية الأعمال المتعلقة بالتخطيط للامتلاكات، واختيار المصادر، واعتماد مبدأ المنافسة، والتفاوض بشأن العقود.
حدود النطاق. كان نطاق عملنا محدوداً بسبب تقييدات الوقت والموارد. وعلى وجه التخصيص، لم نراجع ملفات مكتب العقود في الوسط الجنوبي (القائم في الحلة بالعراق) بسبب الهواجس الأمنية.
الملحق ب - ملاحظات إدارية من جانب رئيس نشاطات منح العقود مكتب المشاريع والعقود (مكتب إدارة البرنامج سابقا) بغداد، العراق الرجاء إرسال الرد إلى:
7 تموز / يوليو 2004
رئيس نشاطات منح العقود
مذكرة إلى مكتب المفتش العام، سلطة الانتلاف المؤقتة الموضوع: الاستجابة لتقرير تدقيق المفتش العام لدى سلطة الانتلاف المؤقتة، رقم 04-0xx D2004-DCPAAC-0142 المشروع رقم ، نشكركم على الفرصة التي أتيحت لنا للرد على تقرير التدقيق رقم -D2004 بعنوان عمليات تنظيم العقود المؤدية إلى والتي تشمل منح العقويد، A H A مراجعتنا المُعمّقة لتقرير التدقيق، لدينا الملاحظات التالية:
ملاحظات عامة:
من الصعب تحديد النطاق الحقيقي للتدقيق. ففي حين يعلن نطاق التدقيق أننا "أعددنا هذا التقرير من نيسان/إبريل وخلال أيار /مايو 2004 ..." من الصعب تحديد، على وجه التخصيص، إلى أي نطاق زمني يشير التقرير، أي العقود المؤرخة من آب/أغسطس 2003 غاية إبريل / نيسان 2004، أم إلى فترة زمنية أخرى. سوف نشكر تزويدنا بمعلومات محددة أكثر حول النطاق الزمني لكي نقرر الطبيعة الحقيقية للمشكلة والظروف المؤثرة على البيئة التعاقدية آنذاك. ومن المهم أيضاً الملاحظة أن النطاق كان محدوداً بعينة عشوائية من 45 عقداً ممولاً من صندوق تنمية العراق.
ملاحظات مُحددة:
الفقرة 3 في الاستنتاج: جاء في البند الأول أن الشفافية لم تكن قائمة بالنسبة لجميع لعقود الممنوحة. الشفافية، كما هي مستخدمة في هذا التقرير، ليست دقيقة. الشفافية، بالنسبة للعقود، تعني أسلوب القيام بامتلاك ما يفيد العراقيين، وأن العملية الفعلية كانت شفافة بالنسبة لهم. أننا نعتقد أن العقود الممنوحة بالأموال العراقية كانت لمصلحة الشعب العراقي وحده، دون استثناء. قد تكون هناك ملفات تفتقر إلى مستندات، لكننا نعتقد أن العملية التي أتبعت أمّنت الشفافية. لذلك، نطالب بإزالة الطلقة (bullet) الأولى لأنها غير دقيقة.
إننا نفهم أنه كان هناك، في المراحل الأولى للأعمال التعاقدية في العراق، تحديات قاهرة واجهت محترفي العقود المتواجدين في الإدارة انذاك. لم يكن هناك عدد كاف من الموظفين (كما يؤكد ذلك تقرير مكتب المحاسبة العام (GAO) رقم 04-902R ، "كان لدى ملطة الائتلاف المؤقتة نقص في الموظفين اللازمين بنسبة الثلث") للقيام بأعباء العمل الهائلة.
علاوة على ذلك، لم تسمح البيئة المحيطة بحرية التحرك الضرورية لمنح وتوزيع العقود.
10
مكتب المشاريع والعقود
(مكتب إدارة البرنامج سابقاً) بغداد، العراق الرجاء إرسال الرد إلى:
رئيس نشاطات منح العقود
الموضوع: الاستجابة لتقرير تدقيق المفتش العام لدى سلطة الانتلاف المؤقتة رقم 04-0xx، .D2004-DCPAAC-0142 المشروع رقم في بداية آذار / مارس 2004، قامت نشاطات منح العقود، بإجراء عملية مراجعة وإجراءات وتوثيق داخلية. نتيجة لذلك، ها نحن نعالج الآن العديد من الهواجس نفسها المُعبّر عنها في هذا لتقرير .
حيث لم نكن نملك القدرة على الاستفادة من قوة الدفع لنظام SPS لغاية حزيران/يونيو 2004،
فقد أنشأنا قاعدة بيانات لتعقّب عمليات العقود بدلاً من أوراق العمل المفصلة. غير أنه لم تكن دينا نية لاستخدام تلك الأوراق كنظام مركزي للتعقب أو لوضع التقارير . في هذه الأثناء، وإلى أن يصبح نظام SPS شغالاً في هذه البيئة المحيطة، فإن قاعدة البيانات هذه تساعد في عقب أعمال العقود.
في الختام، الرجاء الملاحظة أننا أدخلنا تحسينات على العملية وأعدنا رسم هيكليتنا التنظيمية خلال الأشهر القليلة الأخيرة. علاوة على ذلك، اننا نواصل التحسين ونتخذ الإجراءات قبل ظهور المشاكل كما يتبين من مذكراتنا حول سياستنا ومراجعاتنا الداخلية. أننا نعتقد أن هذه الخطوات سوف تزيل المشاكل المُعينة في هذا التقرير . وعلى وجه التخصيص، كنا أول من أصدر إجراءات تشغيلية قياسية (SOP) لنشاطات منح العقود للتعامل مع جميع الإجراءات اللازمة ولاستهداف المجالات الحيوية في العمق، كما يتبين من الملحقات المرفقة.
لقد أنشأنا نظام ملفات مركزي لكي يشمل خزانة ملفات إلكترونية كمستودع لجميع العقود. أننا نشدد على نواحي المراجعة السياسية والقانونية لأعمالنا في كل خطوة نخطوها. فالإجراءات لتشغيلية القياسية (SOP) لدينا تقتضي اعتماد درجات محددة للمراجعة.
11
نقطة الاتصال للمزيد من المعلومات هي إليزابيت سميث على الهاتف رقم
703)- 343-703)
اللواء ستيفن م. سي
جيش الولايات المتحدة الأميركية رئيس نشاطات منح العقود نسخة إلى:
(P&P) DASA ،نائب المدير
12
مكتب المشاريع والعقود
(مكتب إدارة البرنامج سابقاً) بغداد، العراق الرجاء إرسال الرد إلى:
18 تموز / يوليو 2004
رئيس نشاطات منح العقود
مذكرة إلى مكتب المفتش العام، سلطة الانتلاف المؤقتة الموضوع: استجابة إضافية لتقرير تدقيق المفتش العام، سلطة الانتلاف المؤقتة، .D2004-DCPAAC-0142 المشروع رقم ،04-0xx رقم المرجع: نشاطات منح العقود، الموضوع: رد إضافي على تقرير تدقيق المفتش العام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، رقم 04-0xx، المشروع رقم D2004-DCPAAC-0142، المؤرخ في 7 تموز / يوليو 2004.
نشكركم على الفرصة الإضافية التي أتيحت لنا للاستجابة لتقرير تدقيقكم النهائي رقم بعنوان عمليات تنظيم العقود وصولا إلى وبما يشمل منح ال(( DA A من المهم الملاحظة أن العقد رقم DABV01-03-C-0015، العائد لسعر صرف العملة الوطنية (العراقية)، كان عقداً ممولاً من صندوق تنمية العراق الذي لا يخضع لقواعد الامتلاكات الفدرالية. لاحظنا أن وثائق وكالة تدقيق العقود الدفاعية (DCAA) الموجودة في لماف ليست تدقيقاً عائداً للوكالة، بل تعود لطلب للمساعدة في عملية التسعير من جانب موظف العقود. ورغم أن الوثيقة لم تكن في الملف الأصلي، ولكن الوثائق التي حصلنا عليها مؤخراً من وكالة تدقيق العقود الدفاعية (DCAA) تدل على أن موظف العقود كان سيفاوض بشأن تخفيض معدلات أسعار الصرف (للعملة)، إلا في حال قدم المقاول تبريراً بهذا الخصوص. لقد قدم المقاول التبرير كما كان وراداً أصلاً في الملف، وتم منح العقد بقيمة 24،770،738 دولارا بدلاً من 31,7 مليون دولار.
13
لما كان العقد قد أُنهي مؤخراً، فإن الوقت والكلفة اللازمة لإعداد تدقيق لما بعد منح العقد، من جانب وكالة تدقيق العقود الدفاعية على عقد غير خاضع للنظام الفدر الي للمشتريات سوف تكون أكثر من الفائدة الناتجة عن التدقيق. في حال كانت هناك حاجة ل ( L ) مساعدة إضافية من جانبنا، الرجاء الاتصال بإليزابيت سميث على الهاتف رقم -703) 343) 9225 للمزيد من المعلومات.
اللواء ستيفن م. سي
جيش الولايات المتحدة الأميركية رئيس نشاطات منح العقود نسخة إلى:
(P&P) DASA نائب مدير
14
لملحق ه - المختصرات
CPA
سلطة الائتلاف المؤقتة
DCCA
وكالة تدقيق العقود الدفاعية DFI
صندوق تنمية العراق
15
الملحق د- توزيع التقرير
مكتب وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع (مراقب) / المدير المالي مدير برنامج التحليل والتقييم نائب المسؤول المالي الرئيسي نائب مراقب الحسابات (البرنامج/الميزانية) المفتش العام، لوزارة الدفاع مدير قسم المشتريات والامتلاكات مكتب وزير الخارجية لسفير الأمير كي لدى العراق المفتش العام، وزارة الخارجية مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق وزارة الجيش مساعد وزير الجيش، المشتريات واللوجستيات والتكنولوجيا نائب مساعد وزير الجيش للسياسات والامتلاكات المدقق العام، وزارة الجيش الهيئات الدفاعية الأخرى مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية الهيئات الفدرالية غير الدفاعية مكتب الإدارة والميزانية مكتب المحاسبة العامة المفتش العام لوزارة التجارة لمفتش العام للوكالة الأميركية للتنمية الدولية 16
لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقليات لجنة الاستملاكات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الدفاع الفرعية التابعة لمجلس الشيوخ، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة التابعة لمجس الشيوخ جنة الشؤون الحكومية التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الشؤون الخارجية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الاستملاكات النيابية لجنة الدفاع الفرعية النيابية، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة النيابية لجنة الإصلاح الحكومي النيابية اللجنة الفرعية النيابية لكفاءة الحكومة والإدارة المالية، ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية النيابية للأمن القومي والتهديدات الناشئة والعلاقات الدولية، لجنة الإصلاح لحكومي للجنة الفرعية النيابية للتكنولوجيا وسياسة المعلومات والعلاقات بين الوكالات الحكومية، والإحصاء ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة النيابية للعلاقات الخارجية 17
الملحق ه - أعضاء فريق التدقيق أعد هذا التقرير قسم الإدارة اللوجستية، في مكتب المفتش العام للتدقيق، لدى سلطة الائتلاف المؤقتة. الموظفون في مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، سلطة الائتلاف المؤقتة، الذين ساهموا في هذا التقرير واردة أسماؤهم أدناه:
جون أ. بيطار
برايان فلين
روبرت موريل
كيفين إلنبير غر
رامون ب. ميلّلر الإبن
ديفيد غريفن
واي وو
18
Audit
Report
Coalition Provisional Authority’s Contracting Processes Leading Up To and Including Contract Award Report Number 04-013 July 27, 2004 Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority
C O A L I T I O N P R O V I S I O N A L O F F I C E O F T H E I N S P E C T O R A U T H O R I T Y
G E N E R A L
July 27, 2004
MEMORANDUM FOR HEAD OF CONTRACTING ACTIVITY, IRAQ PROJECT AND
CONTRACTING OFFICE
SUBJECT: Coalition Provisional Authority’s Contracting Processes Leading Up To and Including Contract Award We are providing this audit report for your information and use. We performed the audit in accordance with our statutory duties contained in Public Law 108-106 which mandates the conduct of audits relating to the treatment, handling, and expenditure of funds by the Coalition Provisional Authority or its successor entities on Iraq reconstruction, and of the programs, operations, and contracts carried out in utilizing such funds. We considered management comments on a draft of this report in preparing the final report.
Management does not concur with the recommendation to request a post-award audit of contract DABV01-03-C-0015. We continue to believe the recommendation is valid and will work with the Head of Contracting Activity to reach a mutually satisfactory resolution. We will accomplish audit follow-up to evaluate management corrective actions.
We appreciate the courtesies extended to the staff. Questions should be directed to Mr.
Brian Flynn at (703) 343-9229 or Mr. Kevin Ellenberger at (703) 343-9230. Management may request a formal briefing on the results of this audit. See Appendix D for the report distribution.
Stuart W. Bowen, Jr.
Inspector General
Coalition Provisional Authority 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority Report Number 04-013 July 27, 2004 Coalition Provisional Authority’s Contracting Processes Leading Up To and Including Contract Award Executive Summary Introduction. Exercising the authority granted to them by the Administrator of the Coalition Provisional Authority (CPA), the CPA Contracting Activity, Iraq Project and Contracting Office informed us that it had awarded 1,988 contracts, grants, and purchase and delivery orders valued at approximately $1.04 billion as of April 4, 2004. Of this total, 1,928 contracts valued at approximately $847 million were awarded with Development Funds for Iraq (DFI).
The Coalition Provisional Authority (CPA) issued Coalition Provisional Authority Memorandum No. 4 (the Memorandum), “Contract and Grant Procedures Applicable to Vested and Seized Iraqi Property and the Developmental Fund for Iraq,” August 19, 2003, to establish procedures applicable to the execution of contracts and grants using Iraqi funds for the benefit of the Iraqi people. Although the use of Iraqi funds is not subject to the same laws and regulations that apply to U.S. appropriated funds, the CPA was expected to manage Iraqi funds in a transparent manner that fully comported with CPA obligations under international law, including United Nations Security Council Resolution 1483.
Objective. The objective of the audit was to evaluate the procedures used by the CPA Contracting Activity to award contracts. Specifically, we evaluated policies and procedures associated with acquisition planning, source selection, use of competition, and contract negotiation.
Conclusion. The CPA Contracting Activity had not issued standard operating procedures or developed an effective contract review, tracking, and monitoring system. In addition, contract files were missing and incomplete. Further, contracting officers did not always ensure that contract prices were fair and reasonable, contractors were capable of meeting delivery schedules, and payments were made in accordance with contract requirements. As a result, the CPA Contracting Activity was not accurately reporting the number of contracts actually awarded by the CPA Contracting Activity. This hindered the CPA Contracting Activity’s ability to demonstrate the transparency required of the CPA when it awarded contracts using DFI funds.
Management Actions. During the course of our audit, the Head of Contracting Activity established and staffed a policy and compliance officer position with a contracting professional to develop and standardize contracting procedures and processes for the procuring contracting officers assigned to the Iraq Project and Contracting Office. The duties for the policy and compliance officer are to:
• Draft and issue a Standard Operating Procedure;
• Review contract actions and draft, review, and issue standard contract clauses;
i
• Review, track, recommend, and compile warrant packages for the Army’s Principal Assistant Responsible for Contracting; and
• Track and monitor contract actions and dollars.
We believe the scope of these actions will be sufficient to strengthen the controls for tracking and monitoring contracts and the additional problems discussed in this report. Further, we believe these actions should result in data that is available and accurate to ensure transparency in reporting. Therefore, we did not make recommendations for this area.
Recommendation. We recommended the Head of Contracting Activity request the Defense Contract Audit Agency perform a post-award audit of contract DABV01-03-C-0015, the National Currency Exchange Program.
Management Comments. The Head of Contracting Activity non-concurred with the recommendation and stated, “It is important to note that Contract DABV01-03-C-0015, National Currency Exchange was a DFI (Development Fund for Iraq) funded contract that is not subject to the Federal Acquisition Regulation. We noted that the DCAA (Defense Contract Audit Agency) documentation in the file is not a DCAA audit rather; it is a request for pricing assistance by the contracting officer. While not in the original file, documentation recently obtained from DCAA (Attachment 1), indicates that the Contracting Officer would negotiate the reduced rate unless justification was provided from the contractor. Justification was provided from the contractor as originally documented in the file and the contract was awarded for $ 24,770,738 vice $ 31.7 million.” Audit Response. The Contracting Activity Office comments were not responsive to our recommendation. We continue to believe the recommendation is valid and we will work with the Head of Contracting Activity to reach a mutually satisfactory resolution.
ii
Table of Contents
Executive Summary i
Introduction
Background 1
Objective 1
Finding
Contracting Processes 2
Appendices
A. Scope and Methodology 5 B. Management Comments 6 C. Acronyms 9 D. Report Distribution 10 E. Audit Team Members 11
Background
Exercising the authority granted to them by the Administrator of the Coalition Provisional Authority (CPA), the CPA Contracting Activity, Iraq Project and Contracting Office had awarded 1,988 contracts, grants, and purchase and delivery orders valued at approximately $1.04 billion as of April 4, 2004. Of this total, 1,928 contracts valued at approximately $847 million were awarded with Development Funds for Iraq (DFI). The scope and methodology used to perform this audit are discussed at Appendix A. The acronyms used in this report are shown at Appendix C and the audit team members are shown at Appendix E.
Coalition Provisional Authority Memorandum No. 4 – Purpose. The Coalition Provisional Authority (CPA) issued Coalition Provisional Authority Memorandum No. 4 (the Memorandum), “Contract and Grant Procedures Applicable to Vested and Seized Iraqi Property and the Developmental Fund for Iraq,” August 19, 2003, to establish procedures applicable to the execution of contracts and grants using Iraqi funds for the benefit of the Iraqi people. Although the use of Iraqi funds is not subject to the same laws and regulations that apply to U.S.
appropriated funds, the CPA was expected to manage Iraqi funds in a transparent manner that fully comported with CPA obligations under international law, including United Nations Security Council Resolution 1483.
Coalition Provisional Authority Memorandum No. 4 – Applicability. The Memorandum states “This Memorandum applies to contracts and grants executed by or on behalf of the CPA, when those instruments obligated and expended Iraqi Funds. It covers contracts and grants executed by. . . CPA's Head of Contracting Activity, or designee(s),. . . .“ Objective The objective of the audit was to evaluate the procedures used by the CPA Contracting Activity to award contracts. Specifically, we evaluated policies and procedures associated with acquisition planning, source selection, use of competition, and contract negotiation.
1
Contracting Processes
The CPA Contracting Activity had not issued standard operating procedures or developed an effective contract review, tracking, and monitoring system. In addition, contract files were missing and incomplete. Further, contracting officers did not always ensure that contract prices were fair and reasonable, contractors were capable of meeting delivery schedules, and payments were made in accordance with contract requirements. This occurred because the CPA Contracting Activity did not provide adequate administrative oversight and technical supervision over the contracting actions completed by procuring contracting officers as required by the Memorandum. As a result, the CPA Contracting Activity was not accurately reporting the number of contracts actually awarded by the CPA Contracting Activity. This hindered the CPA Contracting Activity’s ability to demonstrate the transparency required of the CPA when it awarded contracts using DFI funds.
Technical Supervision
The Memorandum provided that “The Head of Contracting Activity, CPA, shall be responsible for providing technical supervision over Contracting Officers. . . . This technical supervision may include prescribing training requirements and prescribing appropriate forms for use in solicitations, contract awards, and grant awards. For contracting officers assigned to the CPA Contracting Activity, the Head of Contracting Activity, CPA, shall provide administrative oversight as well as technical supervision.” Contracting Processes The CPA Contracting Activity had not issued standard operating procedures or developed an effective contract review, tracking, and monitoring system. In addition, contract files were missing and incomplete. Further, contracting officers did not always ensure that contract prices were fair and reasonable, contractors were capable of meeting delivery schedules, and payments were made in accordance with contract requirements.
Contract Tracking and Monitoring System. The spreadsheets used by the CPA Contracting Activity to review, track, and monitor contract actions provided inaccurate and unreliable information and, therefore, were not effective. Specifically, spreadsheets developed by the CPA Contracting Activity to track contract files were not adequately maintained and could not be relied upon to ensure compliance with the Memorandum or be used as a source of information for Congressional reporting. We attempted to reconcile spreadsheets to the contract files by verifying contracts with a total value of $5 million or more. The CPA Contracting Activity was unable to locate 13 of 62 contract files listed in the spreadsheets.
Incomplete or Missing Documentation. The Procuring Contracting Officer did not comply with the contract procedures outlined in the Memorandum. Specifically, 29 (67 percent) of 43 small and large purchase contracts we analyzed had incomplete or missing documentation and the current status of five contracts was unclear. Additionally, because of the absence of receiving reports and complete invoices and payment vouchers, we were unable to determine if the goods specified in the contract were ever received, the total amount of payments made to the contractor, or if the contractor fully complied with the requirements of the contract.
Fair and Reasonable Price. The CPA Contracting Activity did not ensure that a fair and reasonable price was negotiated for contract DABV01-03-C-0015, National Currency Exchange, valued at $ 31.7 million. Specifically, when the contractor developed the contract proposal for 2
the Iraqi banknote exchange project, it stated that the proposed contract price was calculated as accurately as possible based upon current prices and historical costs from existing contracts.
However, the proposed costs were not based on contractor’s most recent contract (a contract for guard/security services for the Republican Presidential Palace in Baghdad), and the contractor was not able to provide a justification for the increased proposed costs.
The Defense Contract Audit Agency (DCAA) conducted a pre-award contract review of the contractor’s cost proposal and issued an audit memorandum on August 29, 2003, that recommended potential cost reductions of over $5 million. According to the memorandum, the contractor could not provide any reasonable and supportable explanation as to why the proposed daily labor rates should exceed the rates used to determine their most current security contract with CPA. Nevertheless, the contract was awarded at the contractor’s proposed price. The contract file contained no documentation of any further negotiations by the contracting officer.
Meeting Delivery Schedules. The Procuring Contracting Officer did not ensure contractor compliance with the proposed delivery for the date of purchase order DABV01-04-M-0018, Extended Cab Pickup Trucks for the Border Police. The statement of work required a 30-day delivery schedule for the vehicles. However, the contractor was awarded the contract even though the contractor proposed a modified delivery schedule of 60 days. That bid should have been considered non-responsive to the contract requirement for the delivery of the vehicles.
Additionally, there was little evidence the contracting officer sought widespread competition for this requirement. As such, it is not known whether a more responsive contractor could have been awarded the contract Payment in Accordance with Contract Requirements. The Procuring Contracting Officer did not comply with the schedule of payments of contract DABV01-03-C-5003, the Mitsubishi L200 Double Cab Trucks for the Maysan Police. Specifically, the contracting officer approved and paid an advanced payment of $87,500 to the contractor despite the contract terms stating payments shall be made upon delivery of the vehicles. Further, the remaining balance of $100,000 was paid to the contractor without written documentation showing that the contractor had actually delivered the vehicles.
Conclusion
We believe these problems occurred because the CPA Contracting Activity did not provide adequate administrative oversight and technical supervision over the contracting actions completed by procuring contracting officers as required by the Memorandum. As a result, the CPA Contracting Activity was not accurately reporting the number of contracts actually awarded by the CPA Contracting Activity. This hindered the CPA Contracting Activity’s ability to demonstrate the transparency required of the CPA when it awarded contracts using DFI funds.
We do not believe that transparency can be achieved when pertinent data is unavailable or inaccurate.
Management Corrective Actions During the course of our audit, the Head of Contracting Activity established and staffed a policy and compliance officer position with a contracting professional to develop and standardize contracting procedures and processes for the procuring contracting officers assigned to the Iraq Project and Contracting Office. The duties for the policy and compliance officer are to:
• Draft and issue a Standard Operating Procedure;
3
• Review contract actions and draft, review, and issue standard contract clauses;
• Review, track, recommend, and compile warrant packages for the Army’s Principal Assistant Responsible for Contracting; and
• Track and monitor contract actions and dollars.
We believe the scope of these actions will be sufficient to strengthen the controls for tracking and monitoring contracts and the additional problems discussed in this report. Further, we believe these actions should result in data that is available and accurate to ensure transparency in reporting.
Recommendations, Management Comments, and Audit Response We recommend the Head of Contracting Activity request the Defense Contract Audit Agency perform a post-award audit of contract DABV01-03-C-0015, the National Currency Exchange Program.
Management Comments. The Head of Contracting Activity non-concurred with the recommendation and stated, “It is important to note that Contract DABV01-03-C-0015, National Currency Exchange was a DFI funded contract that is not subject to the Federal Acquisition Regulation. We noted that the DCAA documentation in the file is not a DCAA audit rather; it is a request for pricing assistance by the contracting officer. While not in the original file, documentation recently obtained from DCAA (Attachment1), indicates that the Contracting Officer would negotiate the reduced rate unless justification was provided from the contractor.
Justification was provided from the contractor as originally documented in the file and the contract was awarded for $24,770,738 vice $31.7 million.” Audit Response. The Contracting Activity Office comments were not responsive to our recommendation. Specifically, the nature of the DCAA analysis, (i.e. audit vs. pricing assistance) does not change the DCAA results. The contractor proposed a price of $24,770,738, of which DCAA questioned $5,080,717 in costs, but the contract was awarded at full price. The contracting office provided us with an email stating the Procuring Contracting Officer would award the contract at the lower price and wait for an explanation for the increase. (That email also contained proprietary information and will not be included in this report.) However, we found no support to demonstrate further negotiations or that the contractor provided additional support for the proposed price. Additionally, management comments refer to a price difference in the award of $7 million. However, the reduced price management refers to is the difference between the original contract and the final contract amount after five modifications. We continue to believe the recommendation is valid and we will work with the Head of Contracting Activity to reach a mutually satisfactory resolution. We will accomplish audit follow-up to evaluate management corrective actions.
4
Appendix A. Scope and Methodology We performed this audit from April thru July 2004 in accordance with generally accepted government auditing standards.
We reviewed Coalition Provisional Authority Regulation 2, “Developmental Fund for Iraq,” June 10, 2003, and Coalition Provisional Authority Memorandum 4, “Contract and Grant Procedures Applicable to Vested and Seized Iraqi Property and the Developmental Fund for Iraq,” August 19, 2003.
We interviewed contracting officials assigned to the Coalition Provisional Authority (CPA) North, CPA South, and to the CPA Contracting Activity, part of the Iraq Project and Contracting Office. We also interviewed the Head of Contracting Activity and the Head, Policy and Compliance, at the CPA Contracting Activity.
We attempted to verify the contract listing contained in EXCEL spreadsheets maintained by the CPA Contracting Activity by comparing that contract listing to manually prepared contract registers and other source documents. We judgmentally selected 45 contracts for review from a universe of 1,928 contracts recorded in the spreadsheets and valued at approximately $847 million. Those 45 contracts were awarded between July 4, 2003 and April 4, 2004, and were funded with Development Funds for Iraq. We reviewed each contract file to determine whether the file adequately documented actions related to acquisition planning, source selection, use of competition, and contract negotiation Scope Limitation. Our scope was limited due to time and resource constraints. Specifically, we did not review files from the South Central contracting office (located in Al Hillah, Iraq) due to security concerns.
5
Appendix B. Management Comments from the Head of Contracting Activity 6
7
8
Appendix C. Acronyms
CPA Coalition Provisional Authority DCAA Defense Contract Audit Agency DFI Development Fund for Iraq 9
Appendix D: Report Distribution Office of the Secretary of Defense Under Secretary of Defense (Comptroller)/Chief Financial Officer Director, Program Analysis and Evaluation Deputy Chief Financial Officer Deputy Comptroller (Program/Budget) Inspector General, Department of Defense Director, Defense Procurement and Acquisition Office of the Secretary of State U.S. Ambassador to Iraq Inspector General, Department of State Director, Iraq Reconstruction Management Office Department of the Army Assistant Secretary of the Army, Acquisition, Logistics & Technology Assistant Secretary of the Army for Policy and Procurement Auditor General, Department of the Army Other Defense Organizations Director, Defense Contract Audit Agency Other Federal Government Organizations Office of Management and Budget Government Accountability Office Inspector General, Department of Commerce Inspector General, Health and Human Services Inspector General, U.S. Agency for International Development Congressional Committees and Subcommittees, Chairman and Ranking Minority Member Senate Committee on Appropriations Senate Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations Senate Committee on Armed Services Senate Committee on Governmental Affairs Senate Committee on Foreign Relations House Committee on Appropriations House Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations House Committee on Armed Services House Committee on Government Reform House Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management, Committee on Government Reform House Subcommittee on National Security, Emerging Threats, and International Relations, Committee on Government Reform House Subcommittee on Technology, Information Policy, Intergovernmental Relations, and the Census, Committee on Government Reform 10
Appendix E: Audit Team Members The Logistics Management Division, Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, prepared this report. Personnel of the Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, who contributed to the report are listed below.
John Betar
Brian Flynn
Robert Murrell
Kevin Ellenberger
Ramon B. Miller Jr.
David Griffin
Wei Wu
11