النص مستخرج آلياً من صورة الوثيقة أو من ملف قديم، وقد يحتوي أخطاء في بعض الكلمات أو ترتيب الأسطر. الملف الأصلي هو المرجع.
تقرير
التدقيق
Atres ONS
INSPE
COR CENER N
مراقبة المدفوعات النقدية لبرنامج النفط مقابل الغذاء مكتب تنسيق البرنامج في إربيل، العراق 26 تموز يوليو 2004 تقرير رقم 04 - 007 مكتب المفتش العام سلطة الائتلاف المؤقتة
سلطة الائتلاف المؤقتة
مكتب المفتش العام
26 تموز / يوليو 2004
مذكرة إلى السفير الأميركي لدى العراق الموضوع: الرقابة على المدفوعات النقدية لبرنامج النفط مقابل الغذاء لمكتب تنسيق البرنامج في إربيل، العراق نقدم تقرير التدقيق هذا للمعلومات والاستخدام. لقد أجرينا التدقيق وفقاً لواجباتنا القانونية الواردة في القانون العام 106-108 الذي يطلب إجراء عمليات تدقيق تتعلق بمعالجة والتعامل وصرف الأموال من قِبل سلطة الائتلاف المؤقتة أو الكيانات التي خلفتها على إعادة إعمار العراق، وعلى البرامج والعمليات والعقود التي نفدّت عبر استخدام تلك الأموال. أخذنا بعين الاعتبار ملاحظات الإدارة على مسوّدة هذا التقرير أثناء أعداد التقرير النهائي.
لم تكن الملاحظات حول مسوّدة هذا التقرير مُستجيبة لتوصياتنا. لكن، بما أن انتقال السيادة إلى الحكومة العراقية قد تم، فأن أي إجراء تصحيحي أصبح الآن من مسؤولية الحكومة الانتقالية العراقية. لذلك لم تعد هناك حاجة لملاحظات إضافية. ثم أنه لن تجر متابعة التدقيق بسبب هذا الانتقال.
أننا نقدر حسن المعاملة للموظفين. يجب توجيه الأسئلة مباشرة إلى السيد برايان فلين على الرقم 703)343-9230) أو السيد وليام هو ايتهيد على 703) 343-9229) . قد تطالب الإدارة بعرض بيان موجز رسمي حول نتائج هذا التدقيق. أنظر الملحق د حول توزيع التقرير .
ستيورات بووين جونيور
لمفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
400 Army Navy Drive * Arlington. Virginia 22202
مكتب المفتش العام
سلطة الانتلاف المؤقتة
26 تموز / يوليو 2004
تقرير رقم 007-04
مراقبة المدفوعات النقدية لبرنامج النفط مقابل الغذاء لمكتب تنسيق البرنامج في إربيل، العراق مُلخص تنفيذي مقدمة. صدر قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 687 (القرار 687) في 3 يسان/إبريل 1991 بعد نهاية حرب الخليج الأولى. أقام القرار 687 وقف إطلاق النار في العراق كما فرض أيضاً حظراً على تصدير النفط من هذا البلد. منع القرار قانونياً العراق من بيع أي نفط لغاية آب / أغسطس 1991. صدر قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 706 (القرار 706) في 15 آب / أغسطس 1991. كان الغرض من القرار 706 السماح للعراق ببيع النفط لأجل شراء السلع والخدمات للحاجات الإنسانية الضرورية. عرف ذلك في ما بعد ببرنامج النفط مقابل الغذاء (OFF).
في تشرين الثاني/نوفمبر 2003، انسحبت الأمم المتحدة رسمياً من تشغيل برنامج النفط مقابل لغذاء، وانتقلت إدارة البرنامج إلى سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA). كان مكتب تنسيق البرنامج المتواجد في إربيل، العراق بحاجة، للقيام بذلك، إلى الحصول على الأموال من سلطة الائتلاف المؤقتة لإكمال المشاريع المُخططة أو الجاري تنفيذها. كانت هناك حاجة إلى حوالي 1,5 مليار دولار لإكمال تلك المشاريع.
غير أنه كان يتوجّب نقل هذه الأموال نقدا من مصرف لآخر لاستخدامها من قبل الحكومة الإقليمية الكردية لأن المصارف في العراق لم تكن متصلة ببعضها البعض إلكترونياً. طلبت سلطة الائتلاف المؤقتة، نظراً لحجم هذه المبالغ النقدية المزمع نقلها، بأن يقوم مكتب المفتش لعام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة بهذه المراجعة.
الهدف. كان هدف التدقيق تحديد ما إذا كانت سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت وطبقت السياسات والإجراءات المناسبة لعمليات المحاسبة والرقابة ورصد نقل حوالي 1,5 مليار دولار نقدا إلى الحكومة الإقليمية الكردية كجزء من برنامج النفط مقابل الغذاء.
الخلاصة. حدّدنا أن سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت وطبقت السياسات والإجراءات المناسبة لعملية المحاسبة والرقابة ورصد نقل حوالي 1,5 مليار دولار نقداً إلى الحكومة الإقليمية الكردية كجزء من برنامج النفط مقابل الغذاء. وحدّدنا أيضاً أن عملية إجراء المدفوعات تلبي معايير مكتب المحاسبة الحكومي. أننا نشيد بمكتب إدارة تنسيق المشروع لعنايته في هذا المضمار .
غير أن مكتب تنسيق المشروع لم يحصل ولم يصادق ولم يوافق على إجراءات نقل الأموال النقدية عن طريق استخدام شركات نقل أجنبة - قومية لنقل الأموال النقدية داخل إربيل، العراق. نتيجة لذلك، كانت هناك مخاطر متزايدة لفقدان أو سرقة هذه الأموال.
التوصيات. نوصي بأن يعمد نائب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة إلى الحصول على مراجعة ومصادقة والموافقة على إجراءات نقل الأموال النقدية باستخدام شركات نقل أجنبية- قومية محلية قبل التعاقد بشأن هذه الأنواع من الخدمات.
ملاحظات الإدارة. لم يوافق المدير المالي الرئيسي (CFO) في مكتب تنسيق المشروع في
إربيل، العراق، على التوصيات لأنه لم تحدث أية مشاكل مع شركتي النقل اللتين استخدمتهما الأمم المتحدة والحكومة الإقليمية الكردية سابقاً. ملاحظات الإدارة واردة في الملحق ب.
الاستجابة للتدقيق. لا زلنا نعتقد أنه كان من الحكمة أكثر مراجعة ومصادقة والموافقة على إجراءات نقل الأموال النقدية لاستخدام الشركات الأجنبية - القومية المحلية قبل التعاقد بشأن تلك الأنواع من الخدمات. لكن، بما أنه تم انتقال السيادة إلى الحكومة العراقية، فأن أي إجراء تصحيحي قد أصبح الآن من مسؤولية الحكومة الانتقالية العراقية. لذلك، ليس في هذا التقرير أية توصيات أخرى.
جدول المحتويات
لملخص التنفيذي
المقدمة
7
الخلفية
الأهداف
النتائج
أ. إجراءات نقل الأموال النقدية في إربيل، العراق 10 13 ب. الرقابة الداخلية على إدارة الأموال النقدية ملحقات أ. النطاق والمنهجية ب. ملاحظات الإدارة ج. الاختصارات د. توزيع التقرير ه. فريق التدقيق
الخلفية
صدر قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 687 (القرار 687) في 3 نيسان/إبريل 1991 بعد انتهاء حرب الخليج الأولى. أقام القرار 687 وقف إطلاق النار في العراق، وفرض أيضاً حظر تصدير النفط على هذا البلد. منع القرار العراق من بيع النفط قانونياً لغاية آب/أغسطس 1991. النطاق والأسلوب المستخدمان لإعداد هذا التدقيق مناقشان في الملحق أ.
الاختصارات المستخدمة في هذا التقرير واردة في الملحق ج. كما أن أسماء أعضاء فريق لتدقيق واردة في الملحق ه.
برنامج النفط مقابل الغذاء. صدر قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 706 (القرار
706) في 15 آب/أغسطس 1991. كان الغرض من القرار 706 السماح للعراق ببيع النفط لأجل شراء السلع والخدمات للحاجات الإنسانية الضرورية. أصبح هذا يُعرف ببرنامج النفط مقابل الغذاء (OFF). ظل هذا البرنامج الذي تديره الأمم المتحدة يعمل وفقاً للقرار 706 لغاية تشرين الثاني/نوفمبر 2003. صدر قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 1483 (القرار 1483) في 22 أيار/مايو 2003، ورفع العقوبات المفروضة سابقا على العراق. دعا القرار 1483 أيضا إلى وضع حد لبرنامج النفط مقابل الغذاء الذي تديره الأمم المتحدة في تشرين الثاني/نوفمبر 2003. غير أن القرار أعطى البلدان المحتلة فرصة مواصلة برنامج لنفط مقابل الغذاء.
الانتقال من الأمم المتحدة إلى سلطة الائتلاف المؤقتة. في تشرين الثاني/نوفمبر 2003، انسحبت الأمم المتحدة رسمياً من تشغيل برنامج النفط مقابل الغذاء وانتقلت إدارة البرنامج إلى سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA). لكن، على الرغم من أن الأمم المتحدة انسحبت من تشغيل البرنامج، فأنها لم تستكمل العديد من العقود والمشاريع والمشتريات التي بوشر بها. يضاف إلى ذلك أن الأمم المتحدة غادرت دون أن تقدم جميع المستندات المتعلقة بالعقود الصادرة، والمشاريع المُستكملة، ومواقع مستودعات السلع المُشتراة جراء استخدام أموال النفط مقابل لغذاء.
تم تقسيم برنامج النفط مقابل الغذاء إلى منطقتين، الشمالية والجنوبية، وعرفت هاتان المنطقتان بمنطقة النفط مقابل الغذاء الشمالية وبمنطقة النفط مقابل الغذاء الجنوبية. وتم تشكيل مكتب تنسيق المشروع (OPC) المتواجد في إربيل، العراق، من قبل سلطة الائتلاف المؤقتة لضمان
إنجاز جميع المشاريع التي تركت بدون إنجاز من قِبل الأمم المتحدة في القسم الشمالي من العراق.
النفط مقابل الغذاء في الشمال. شغلت الأمم المتحدة برنامج النفط مقابل الغذاء في المناطق الشمالية في العراق. طالب الحزب الديمقراطي الكردستاني والاتحاد الوطني الكردستاني الأمم المتحدة بإنجاز المشاريع ضمن هذا البرنامج. وفي حال استحالة إنجاز مشروع ما من قبل الأمم المتحدة، عندئذ تتعاقد الأمم المتحدة مع آخرين لإنجاز المشروع. ويبدو، وفقاً لمدير برنامج النفط مقابل الغذاء، أن البرنامج في الشمال أدير دون أية إشارات إلى الفساد.
النفط مقابل الغذاء في الجنوب. شغلّت وزارات مختلفة في بغداد برنامج النفط مقابل الغذاء في المناطق الجنوبية في العراق لكنها تركت العقود تحت إشراف الأمم المتحدة. كانت تلك العقود مُخصّصة لشراء السلع والخدمات كما هو موجز في برنامج النفط مقابل الغذاء. فتحت مكاتب نائب الأمين العام للأمم المتحدة لخدمات الإشراف الداخلي، والمجلس العراقي للتدقيق الأعلى، تحقيقات بسبب مزاعم حول وجود فساد على نطاق واسع في المنطقة الجنوبية.
مكتب تنسيق المشروع. كانت أول قضية أمام مكتب تنسيق المشروع إجراء جردة على المستودعات التي استخدمتها الأمم المتحدة وتصريف أكبر كمية ممكنة من السلع القابلة للهلاك. بعد أن قام مكتب تنسيق المشروع بتصريف السلع القابلة للهلاك، بدأ المكتب بجرد لموجودات المتبقية في مستودعات النفط مقابل الغذاء. كانت مهمة المكتب التالية الإشراف على إنجاز جميع المشاريع في الشمال، الجاري تنفيذها والمخططة. كانت الكلفة المُقدّرة لإنجاز جميع المشاريع في المحافظات الشمالية الثلاث في العراق، حسب مستشار وزارة لصناعة والمقاييس، حوالي 1,5 مليار دولار.
قدّر مكتب تنسيق المشروع أولاً أنه كان هناك حوالي 30 مستودعاً، لكن الحساب النهائي رفع عدد المستودعات إلى 57 بحلول شباط/فبراير 2004. بُنيت المستودعات على مجمعات مساحتها ستة آكرات / أطيان. كان العديد من السلع مخصص لمشاريع كانت أما في طور التخطيط أو في مرحلة التنفيذ.
تمويل النفط مقابل الغذاء في الشمال. كانت سلطة الائتلاف المؤقتة، حسب مدير برنامج النفط مقابل الغذاء، إنجاز برنامج النفط مقابل الغذاء. كان مكتب تنسيق المشروع بحاجة، للقيام بذلك، إلى الحصول على الأموال من سلطة الائتلاف المؤقتة لأجل إنجاز المشاريع المخططة
والجاري تنفيذها. كانت هناك حاجة، حسب مستشار وزارة الصناعة والمقاييس، إلى حوالي 1,5 مليار دولار لإنجاز تلك المشاريع.
نقل الأموال. غير أنه كان يتوجّب نقل الأموال نقداً من مصرف إلى آخر لاستخدامها من قبل لحكومة الإقليمية الكردية لأن المصارف في العراق لم تكن متصلة ببعضها البعض إلكترونياً.
طالبت سلطة الائتلاف المؤقتة، نظراً لحجم مبالغ تلك النقليات النقدية، بأن يقوم مكتب المفتش لعام في سلطة الائتلاف المؤقتة بمراجعة السياسات والإجراءات المتبعة لمراقبة والتعامل ورصد نقل الأموال النقدية.
الهدف
كان هدف التدقيق تحديد ما إذا كانت سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت وطبقت السياسات والإجراءات المناسبة لعمليات المحاسبة والرقابة ورصد نقل حوالي 1,5 مليار دولار نقداً إلى الحكومة الإقليمية الكردية كجزء من برنامج النفط مقابل الغذاء.
النتائج أ - إجراءات نقل الأموال النقدية في إربيل، العراق لم يحصل مكتب تنسيق البرنامج على مراجعة ومصادقة وموافقة على إجراءات نقل الأموال لنقدية لاستخدام شركات أجنبية - قومية محلية لنقلها إلى إربيل في العراق. حدث ذلك لأن مكتب تنسيق المشروع غيّر جزءاً من إجراءاته من استخدام موظفيه لنقل الأموال النقدية داخل إربيل إلى استخدام شركة نقل محلية لنقل الأموال النقدية قبل الحصول على مراجعة إجراءات قل الأموال النقدية والمصادقة والموافقة عليها لاستخدام شركات النقل الأجنبية - القومية.
تيجة لذلك، كان هناك خطر متزايد لفقدان أو سرقة الأموال النقدية.
معايير مكتب المحاسبة الحكومي الإرشاد لمعايير الرقابة الداخلية موجود في منشورات مكتب المحاسبة الحكومي (GAO)،
"معايير الرقابة الداخلية في الحكومة الفدرالية"، تشرين الثاني/نوفمبر 1999. استخدمنا معايير مكتب المحاسبة الحكومي لأن سلطة الائتلاف المؤقتة لم يكن لديها إرشاد للمراقبة الداخلية.
يُحدّد مكتب المحاسبة الحكومي خمسة ميادين رئيسية ضمن معاييره. الميادين الخمسة هي: (1 ) بيئة الرقابة، (2) تخمين المخاطر، (3) نشاطات الرقابة، (4) المعلومات والاتصالات و (5 ) الرصد.
إدارة نقل الأموال النقدية
على الرغم من أنه كانت هناك على العموم رقابة كافية للتعامل مع الأموال النقدية دون مخاطر الفقدان (أنظر النتائج ب)، لم يحصل مكتب تنسيق المشروع على مراجعة إجراءات نقل الأموال النقدية والمصادقة والموافقة عليها لتقوم شركات نقل أجنبية - قومية بنقلها داخل أربيل، العراق.
نقل الأموال النقدية. نقلت الأموال النقدية المتوفرة في إربيل لمشاريع النفط مقابل الغذاء من المصرف المركزي في بغداد إلى مصرف كردستان الإقليمي. نقل الأموال النقدية لدفع الأموال للمشاريع، نفذها في ما بعد مصرف كردستان الإقليمي، راجعنا الإجراءات المكتوبة لنقل الأموال النقدية الذي قام به موظفو مكتب تنسيق المشروع في إربيل.
شركة النقل المحلية. عدّل مكتب تنسيق المشروع جزءاً من إجراءاته، من استخدام موظفيه نقل الأموال النقدية داخل إربيل إلى استخدام شركة نقل محلية لنقل الأموال النقدية قبل
لحصول على مراجعة إجراءات نقل الأموال النقدية والمصادقة والموافقة عليها لاستخدام شركات النقل الأجنبية - القومية. بعد البدء بعملنا التدقيقي لمراجعة إجراءات نقل الأموال النقدية من قِبَل موظفي مكتب تنسيق المشروع، أُبلغنا أن الإجراءات قد تغيّرت. فلم يعد موظفو مكتب تنسيق المشروع يقومون بنقل الأموال النقدية داخل إربيل، وبدلاً من ذلك، كانت شركة نقل محلية تستخدم لهذا الغرض.
عد تطويره إجراءات مقبولة، في رأينا، لنقل الأموال النقدية على يد موظفيه، تعاقد مكتب تنسيق المشروع مع شركة نقل محلية للقيام بالنقل بالنيابة عنه. تم نقل الأموال النقدية بواسطة شركة نقل محلية محترفة، واعتقد مكتب تنسيق المشروع أن هذا الأسلوب سوف يكون أكثر أماناً. وقع موظفو مكتب تنسيق المشروع وكانوا مسؤولين عن جميع الأموال التي نُقلت من دن مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة كما كان هناك موظف ثانٍ في عملية إعادة عد الأموال عند وصولها إلى المصرف.
الخاتمة
ننا نعتقد أن استخدام شركة نقل أجنبية - قومية دون وجود إجراءات مناسبة قبل البدء بالخدمة نتجت عنه مخاطر متزايدة بالنسبة لفقدان أو سرقة الأموال النقدية.
التوصيات، ملاحظات الإدارة وردّ التدقيق نوصي بأن يحصل نائب المفتش العام لمكتب تنسيق المشروع على مراجعة إجراءات نقل الاموال النقدية والمصادقة والموافقة عليها لاستخدام شركات نقل اجنبية - قومية قبل التعاقد بشأن تلك الأنواع من الخدمات.
ملاحظات الإدارة. أعلن المدير المالي الرئيسي في مكتب تنسيق المشروع أن المكتب تعامل مع القضية بموجب التوصية طالما أن الناقلين الاثنين استُخدما سابقاً من قبل الأمم المتحدة وحكومة كردستان الإقليمية. وما دام الناقلان قد أوصت بهما حكومة كردستان الإقليمية، وما دامت لديهما سجلات يُعوّل عليها ومرضية، فأن مكتب تنسيق المشروع شعر أنه من غير الضروري مراجعة السياسات والإجراءات التي ستستخدمها شركة النقل.
الاستجابة للتدقيق. لا زلنا نعتقد أنه كان من الحكمة أكثر مراجعة إجراءات النقل وتصديقها والموافقة عليها لاستخدام شركات النقل الأجنبية - القومية قبل التعاقد بشأن تلك الأنواع من
الخدمات. لكن، وبسبب استكمال انتقال السيادة إلى العراقيين، أصبح أي إجراء تصحيحي الآن من مسؤولية الحكومة الانتقالية العراقية. لذلك، لن يقدم هذا التقرير أية توصيات.
علينا أن نلاحظ، رداً على ملاحظات الإدارة، أن الأعداد المستخدمة في المسوّدة قد جرى تغييرها. في الأصل، كان من المتوقع أن تبلغ الأموال المُزمع نقلها 1,9 مليار دولار لكن مبلغ الأموال التي نقلت فعلا كان 1,545 مليار دولار. تبدّلت المبالغ في التقرير من 1,9 إلى 1,5 مليار دولار.
علاوة على ذلك، طالبت الملاحظات حول التقرير من قبل مكتب تنسيق المشروع بتغيير تلك الفقرة لتوفير وضوح أفضل. تم تغيير الفقرة عن "الانتقال من الأمم المتحدة إلى سلطة الائتلاف المؤقتة" الواردة في الخلفية من "عدم ترك أية وثائق إلى "غادرت الأمم المتحدة دون تقديم أية وثائق".
التوضيح الأخير الذي طالب به مكتب تنسيق المشروع كان اختيار كلمات فقرة انتقالية تحدثت عن النفط مقابل الغذاء في الشمال والنفط مقابل الغذاء في الجنوب. شعر مكتب تنسيق لمشروع أن ذلك كان مُربكاً لأن أوضاع المنطقتين لم تكن متشابهة. لقد حذفنا الجملة "كانت في الجنوب إشارات عن الفساد كما أن الشمال كانت لديه سجلات غير كافية عما كان مبرمجاً للإنجاز، وماذا كان مطلوب فيه، أو أين تم تخزين السلع" من الخلفية لتوضيح الفقرة.
النتائج ب - الرقابة الداخلية على إدارة الأموال النقدية حدّدنا أن سلطة الائتلاف المؤقتة وضعت وطبّقت سياسات وإجراءات مناسبة لمحاسبة ومراقبة ورصد نقل حوالي 1,5 مليار دولار نقدا إلى الحكومة الإقليمية الكردية كجزء من برامج النفط مقابل الغذاء. وحددنا أيضاً أن عملية تسديد المدفوعات أرضت معايير مكتب المحاسبة الحكومي (GAO).
معايير مكتب المحاسبة الحكومي إرشاد معايير الرقابة الداخلية وارد في مطبوعة "معايير الرقابة الداخلية في الحكومة الفدر الية"، تشرين الثاني/نوفمبر 1999. لقد استخدمنا معايير مكتب المحاسبة الحكومي لأنه لم يكن لدى سلطة الائتلاف المؤقتة إرشاد للمراقبة الداخلية. حدّد مكتب المراقبة الحكومي خمسة ميادين رئيسية ضمن المعايير . الميادين الخمسة هي: (1) بيئة الرقابة، (2) تخمين المخاطر،
(3) نشاطات الرقابة، (4) المعلومات والاتصالات، و (5) الرصد.
الرقابة الداخلية على إدارة الأموال النقدية وضعت سلطة الائتلاف المؤقتة سياسات وإجراءات مكتوبة لأربعة أنواع من المدفوعات أو النقل في إربيل، العراق. تكونت هذه من عمليات نقل نقدي، ومدفوعات بموجب شكات، ومدفوعات نقدية صغيرة، ونقليات بالبريد اللاسلكي. قيمنا أنواع المدفوعات أو النقل الأربعة مستخدمين ميادين المعايير الحكومية الخمسة الأساسية كتلك التي على صلة وثيقة بإدارة الأموال النقدية.
بيئة الرقابة. معايير مكتب المحاسبة الحكومي المتعلقة ببيئة الرقابة تنص أن "الإدارة والموظفين يجب أن يقيموا ويحافظوا على بيئة عبر الهيئة توجد موقفاً إيجابياً وداعماً إزاء الرقابة الداخلية والإدارة الحيّة الضمير". تشرح المعايبر أيضاً أن وجود التقييمات، والموظفين الكفوئين، والارشاد، والأهداف المُحدّدة والتدريب المنتظم، هي الطرق لإقامة بيئة جيدة للرقابة.
تلقى موظفو مكتب تنسيق المشروع علومهم في مؤسسات تربوية عالية ونالوا شهادات في لمحاسبة أو الميادين المشابهة مثل المالية أو الأعمال. كان المدير المالي الرئيسي مسؤولاً عن تقديم النصح وعن مراجعة أداء موظفي المحاسبة في مكتب تنسيق المشروع كما تلقى جميع
موظفي المكتب الاستشارة والمراجعات الرسمية وغير الرسمية. وقدم المدير المالي الرئيسي أيضاً التدريب لموظفي مكتب تنسيق المشروع بحيث يظل الأفراد على إطلاع دائم بالسياسات والقضايا التي لها صلة بمراكزهم. في رأينا أن الإجراءات المتخذة ضمن مكتب تنسيق المشروع كانت مُفضية إلى ضمان بيئة رقابة مفيدة.
تخمين المخاطر. معايير مكتب المحاسبة الحكومي المتعلقة بتخمين المخاطر تنص أن "الرقابة الداخلية يجب أن تؤمن تخمينا للمخاطر التي توجهها الوكالة من كل من المصادر الداخلية والخارجية". تشرح المعايير أيضاً أنه يجب تقييم كلا من المخاطر الداخلية والخارجية. مع أنه لم يجر أي تخمين رسمي كميّ أو نوعي للمخاطر، فأن التقييمات التي أجراها مكتب تنسيق المشروع ساعدت في تعيين وتحديد أنواع الإجراءات الصالحة للاستخدام للحد من المخاطر إلى أقصى درجة.
نشاطات الرقابة. تعلن مقاييس مكتب المحاسبة الحكومي المتعلقة بنشاطات الرقابة أن "نشاطات الرقابة الداخلية تساعد في ضمان تنفيذ التوجيهات الإدارية. يجب أن تكون نشاطات لرقابة فعّالة ومؤثرة في تحقيق أهداف رقابة الوكالة". تشمل نشاطات الرقابة الموافقات والأذونات، الرقابة المادية/الجسدية، السياسات والإجراءات، فصل الوظائف، التحقيقات، والأوجه الأخرى المرتبطة بخفض مخاطر فقدان الأموال. لم تجر مناقشة المعايير التي لها علاقة بأنظمة المعلومات لأن مكتب تنسيق المشروع لم يستعمل أي نظام معلومات في عمليات إدارة الأموال النقدية. تشمل نقاط قوة نشاطات الرقابة في مكتب تنسيق المشروع وأمثلة عن الرقابة القائمة والعاملة:
السلطة والموافقة. كانت السلطة والموافقة على المدفوعات النقدية إحدى نقاط قوة نظام لرقابة الداخلية لمكتب تنسيق المشروع. لقد راجعنا الصفقات وأجرينا مقابلات مع موظفي مكتب تنسيق المشروع للتأكد من أن الصفقات كانت مدعومة وكان موافق عليها للدفع قبل تحرير الأموال بغضّ النظر عن أسلوب الدفع. جميع المدفوعات التي اختيرت للمراجعة كان لها دعم مُرضٍ.
مثلاً، شمل الإنفاق رقم سي دي 00099، وهو تحويل بالبريد اللاسلكي، الفاتورة الواردة من الشركة المُعيّنة للمراجعة من قِبَل مدير الحسابات المسؤول عن المدفوعات للتأكد من أن المبلغ المدفوع لم تتعدّ سعر العقد. وشملت السلّة أيضاً الموافقات على المدفوعات من قبَل المدير المالي ونائب المدير العام. أشار توقيع المدير المالي أن الأموال كانت متوفرة للدفع كما أن
توقيع نائب المدير العام كان يعني سلطة إجراء المدفوعات. وجدنا أن إجراءات مماثلة كانت تّبعة لإجراء الدفع بالشيكات مع انحراف بسيط فقط. كان الفارق الوحيد أن أحد الشيكات تم توقيعه من قِبَل المدير المالي ونائب المدير العام ليكون صالحاً. الموافقة على عملية المدفوعات النقدية الصغيرة (المدفوعات دون 200 دولار) كانت تأتي من المدير المالي الرئيسي ويصادق عليها المدير المسؤول عن المدفوعات.
الرقابة المادية. الرقابة المادية على الأموال النقدية والشيكات البيضاء تحد من مخاطر فقدان الأموال. بالتحديد، كانت المبالغ النقدية الصغيرة وكتل الشيكات البيضاء المحتفظ بها داخل مكتب تنسيق المشروع محفوظة بالطريقة المناسبة. كانت هذه محفوظة في خزانة من الفولاذ ذات مفتاحين كما كان كل واحد من المفاتيح مع فرد مختلف. علاوة على ذلك، كان للمكتب مدخل خاضع للمراقبة. كان الحراس يراقبون الموظفين والداخلين إلى مُجمّع مكتب تنسيق لمشروع وكان المُجمع مُحاط بأسلاك. كانت الرقابة المادية في مكتب تنسيق المشروع مُرضية.
راجعنا أيضاً الرقابة الأمنية على أموال مكتب تنسيق المشروع في مصرف كردستان الأقليمي. إستناداً إلى مراجعتنا للإجراءات الأمنية في مكتب تنسيق المشروع وفي مصرف كردستان الإقليمي، بدت الرقابة المادية مرضية وخفضت إلى أقصى حد مخاطر فقدان الأموال. لقد اعتبرنا أمن المصرف مُرضياً.
السياسات والإجراءات. السياسات والإجراءات المكتوبة هي توجيهات الإدارة التي تعالج كيفية القيام بالوظائف. السياسات الأربع المكتوبة التي أُعطيت إلى المدققين كانت تتعلق بنقل الأموال النقدية، والمدفوعات بالشيكات، والمدفوعات النقدية الصغيرة، والنقل بالبريد اللاسلكي. شرح كل إجراء العملية التي يجب أداءها من جانب كل واحد من موظفي مكتب تنسيق المشروع المشاركين.
فصل الواجبات. فصل الواجبات أساسي لخفض فرص فقدان الأموال بسبب السرقة. ذلك أنه حين يكون لفرد واحد وظيفة الموافقة وصرف الأموال، تزداد مخاطر الخسارة. ففي كل واحد من ميادين الدفع، كان ثلاثة أفراد على الأقل منخرطين في عملية الدفع، ولم يكن بمقدور أي رد إجراء دفعة ما بمفرده. مثلاً، لمدفوعات سي دي 00162، كانت الفاتورة تدفع بموافقة المدير المسؤول عن المدفوعات الذي يتأكد أن المدفوعات لا تتعدى سعر العقد. بعدها، كانت إيصالات الدفع تُحضر من قِبَل مدير التقرير المالي ويوافق عليها المدير المالي. بعد الموافقة
على السلة، وبعد توقيع الشيك من قبل المدير المالي ، يُوقّع الشيك من قبل نائب المدير العام جعله صالحاً. بعد الانتهاء من إعداد الشيك، يرسل أمين الصندوق الشيك بالبريد ويُسجل مدير التقرير المالي الصفقة في نظام المحاسبة ويضع الإيصال في الملف. واجبات الأعداد والسماح والموافقة والإرسال بالبريد وتسجيل الأموال كانت جميعها تجري على أيدي أعضاء مختلفين من مكتب تنسيق المشروع. وجدنا أن فصل الواجبات داخل المكتب كان كافيا.
المعلومات والاتصالات. تنص معايير مكتب المحاسبة الحكومي الخاصة بالمعلومات والاتصالات أنه "يجب تسجيل المعلومات وإبلاغها إلى الإدارة وغيرها داخل الكيان الذي يحتاجها، بالشكل والإطار الزمني الذي يسمح لهم بالقيام برقابتهم الداخلية ومسؤولياتهم الأخرى". فهِم الموظفون سلسلة القيادة وكيفية الاتصال بالمشرفين عليهم في حال كانت هناك مشاكل تحتاج إلى المعالجة. كانت خطوط الاتصال داخل مكتب تنسيق المشروع مُرضية.
الرصد. تعلن معايير مكتب المحاسبة الحكومي المتعلقة بالرصد أن "رصد الرقابة الداخلية يجب أن يُخمّن نوعية الأداء مع الوقت وأن يتأكد من أن نتائج التدقيق والمراجعات الأخرى تحل بسرعة". كان رصد مكتب تنسيق المشروع ثنائي. كان هناك أولاً إشراف الإدارة على الموظفين، كما نوقش الموضوع سابقاً بموجب بيئة الرقابة. وكان هناك ثانياً التدقيق الداخلي الذي قام به موظفو مكتب تنسيق المشروع لأجل خفض إمكانية خسارة الأموال إلى أقصى حد بسبب السرقة.
حساب الأموال النقدية. القدرة على اكتشاف الأموال المعطاة لمن لا يستحقها واحتساب الأخطاء يقعان ضمن ميدان الرقابة الداخلية للرصد. قام موظفو مكتب تنسيق المشروع لأجل اكتشاف الأموال الضائعة بوظيفتي رقابة داخلية أساسيتين. كانت الأولى عدّ الأموال النقدية يومياً في نهاية كل يوم عمل في مكتب تنسيق المشروع في إربيل، العراق. كان يجري تعداد الأموال النقدية الصغيرة ومقارنة ميزان الأموال النقدية الصغيرة في الصباح عن طريق ستخدام الايصالات المدفوعة. كان تعداد الأموال النقدية يجري على يد شخصين معاً، مدير لحسابات القابلة للدفع وأمين الصندوق، وكانت توازن قبيل إقفال الأعمال.
التوافق مع المصرف. التوافق مع المصرف كان يقوم به مدير التقرير المالي على أساس بيانات المصرف الحالية. كان مدير التقرير المالي يُرفِق نسخ الشيكات العالقة مع بيان المصرف لدعم التوافق. بعد إتمام عملية التوافق مع المصرف من قِبَل مدير التقرير المالي، 10
كان التوافق يُمرّر إلى المدير التنفيذي الرئيسي للتحقق. وكان هذا الأخير يراجع ويوقع على التوافق مع المصرف. أظهرت مراجعتنا للعملية أنها كانت كافية.
الخلاصة
أننا نعتقد أن السلطة والموافقة، والتدقيق الداخلي، والرقابة المادية، وفصل الواجبات هي أجزاء كاملة من نظام الرقابة وأساسية للمساعدة في الحد من مخاطر خسارة الأموال. في مراجعتنا للميزات الأخرى، حدّدنا أن سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت وطبّقت السياسات والإجراءات المناسبة للمحاسبة ولرقابة ورصد نقل حوالي 1,5 مليار دولار نقداً إلى الحكومة الإقليمية الكردية كجزء من برنامج النفط مقابل الغذاء. وحددنا أيضاً أن عملية إجراء المدفوعات أرضت معايير مكتب المحاسبة الحكومي. لذلك، ليست لدينا توصيات لتحسين الرقابة الداخلية على إدارة الأموال النقدية ونشيد بإدارة مكتب تنسيق المشروع للعناية التي خص بها هذا الميدان.
11
الملحق أ - النطاق والمنهجية نمنا بإعداد هذا التقرير من آذار /مارس إلى أيار/مايو 2004 وفقاً لمعايبر التدقيق الحكومية المقبولة على العموم.
لقد راجعنا إجراءات نقل الأموال النقدية في مكتب تنسيق المشروع (OPC) المتواجد في
إربيل، العراق. تقع إربيل في القسم الشمالي من العراق. راجعنا سياسات مكتب تنسيق المشروع التالية:
01,01-04 "إجراءات إعداد الشيكات"، 31 آذار/مارس 2004 2,01-04. "إجراءات النقل لاسلكياً"، 31 آذار /مارس 2004 07,01-04 "إجراءات المبالغ النقدية الصغيرة"، 31 آذار/مارس 2004 10,01-04 "إجراءات نقل الأموال النقدية"، 12 نيسان/إبريل 2004 راجعنا كل نوع من المدفوعات أو النقل بالنسبة للأوجه الأربعة التالية: السلطة والموافقة، التدقيق الداخلي، الرقابة المادية، وفصل الواجبات. وقيّمنا أيضاً أنواع المدفوعات أو النقل الأربعة مُستخدمين الميادين الخمسة الرئيسية لمعايير مكتب المحاسبة الحكومي كالتي على علاقة بإدارة الأموال النقدية.
أجرينا مقابلات مع موظفي مكتب تنسيق المشروع المسؤولين عن القيام بالصفقات النقدية.
وطرحنا أسئلة تتعلق بمستوياتهم بالنسبة للتدريب المتواصل، والاستشارة والتعليم. واخترنا حسب تقديرنا نماذج مدفوعات للتأكد من أن الإجراءات المكتوبة تم تطبيقها واتباعها. وأجرينا أيضاً مقابلات مع موظفين في مكتب تنسيق المشروع وفي مصرف كردستان الإقليمي للتأكد من أن الإجراءات تم فهمها وأتباعها. وأجرينا أيضاً مقابلة مع مدير المصرف في مصرف كردستان الإقليمي لأجل مراجعة الإجراءات الأمنية.
قيود النطاق. كان نطاقنا مقيدا بسبب ضغوط الوقت والموارد. بالتحديد، منعنا غياب الأمن من الاجتماع مع الموظفين في مكتب تنسيق المشروع المتواجد في السليمانية، العراق، لأجل مشاهدة ومراجعة إجراءات المكتب.
استخدام المعطيات المعالجة على الكومبيوتر. لم نستخدم المعطيات المعالجة على الكومبيوتر لإعداد هذا التدقيق.
12
الملحق ب - ملاحظات الإدارة من قِبَل المدير المالي، مكتب تنسيق المشروع ملطة الائتلاف المؤقتة - CPA
حكومة كردستان الإقليمية - KRG
مكتب تنسيق المشروع - OPC
24 حزيران /يونيو 2004
جانب: السيد جيفري مارشال
مكتب المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
من :
رودجر د. غيليام
رئيس المستشارين الماليين
مكتب تنسيق المشروع
موضوع: مسوّدة تقرير التدقيق - مراقبة الأموال النقدية للنفط مقابل الغذاء لحساب مكتب تنسيق المشروع في إربيل، العراق السيد مارشال، كتب تنسيق المشروع (OPC) يشكركم للفرصة التي أعطيت له لتقديم الملاحظات حول مسوّدة التقرير . أولاً، نود شكركم على المراجعة والملاحظات المقدمة. ثانيا، نود التعليق على أوجه مختلفة من التقرير.
سوف نستخدم أرقام الصفحات والفقرات كمراجع لملاحظاتنا:
الصفحة 1، الفقرة 4: "...ومراقبة نقل 1,9 مليار دولار نقداً إلى الحكومة الإقليمية الكردية". مجموع المبالغ التي تم نقلها إلى مكتب تسيق المشروع كان 1,545 مليار دولار .
الصفحة 1، الفقرة 4 لم تنجز الأمم المتحدة العديد من المشاريع والعقود والمشتريات التي كان قد بوشر بها وتركت دون ترك أية وثائق بالنسبة للعقود المتروكة والمشاريع المنجزة أو مواقع مستودعات السلع التي تم شراؤها بأموال النفط مقابل الغذاء".
الواقع أن الأمم المتحدة أخذت الوثائق الخاصة بالمشاريع المتروكة والمنجزة. كان لدى الأمم المتحدة أيضا معلومات وافية بالنسبة موقع كل مستودع. تلقى مكتب تنسيق المشروع كمية لا بأس بها من الوثائق المتعلقة بالمشاريع (ليس كل المعلومات) بما في ذلك ملاحظات، وتقارير عن تقدم العمل وعقود.
لم يكن مكتب تنسيق المشروع على علم بجميع مستودعات الأمم المتحدة التي استخدمت لتخزين الموجودات التي تم شراؤها لأجل برنامج النفط مقابل الغذاء التابع للأمم المتحدة. كنا على علم بوجود حوالي 30 مستودعاً في المنطقة الشمالية. نسق مكتب تنسيق لمشروع مع حكومة كردستان الإقليمية (KR) لتحديد مواقع جميع المستودعات وتوصّل إلى 57 موقع.
لصفحة 1، الفقرة 5، "كانت للجنوب إشارات فساد ولم يكن للشمال سجلات عما كان منوي إنجازه، وعما كان متوجبا، أو عن مكان تواجد السلع المُخزنة. قررت سلطة الائتلاف المؤقتة تأسيس مكتب تنسيق المشروع لأجل المساعدة في إنجاز مشاريع الأمم المتحدة".
13
الصفحة 1، الفقرة 5، "كانت للجنوب إشارات فساد ولم يكن للشمال سجلات عما كان منوي إنجازه، وعما كان متوجباً، أو عن كان تواجد السلع المُخزنة. قررت سلطة الائتلاف المؤقتة تأسيس مكتب تنسيق المشروع لأجل المساعدة في إنجاز مشاريع الأمم المتحدة".
الموضوع: مسوّدة تقرير التدقيق - مراقبة الأموال النقدية للنفط مقابل الغذاء لحساب مكتب تنسيق المشروع في إربيل، العراق.
جد أن الانتقال لهذه الفقرة مربك نوعاً ما لأن الوضع في الجنوب لا صلة له بالوضع في الشمال. ويجب الملاحظة أيضا أنه كانت مناك جداول للمشاريع المزمع إنجازها، وأنه كانت لدينا معلومات حول سلع عابرة (ترانزيت) وحول سلع مُخزنة في المستودعات من قِبَل الأمم المتحدة.
الصفحة 2، الفقرة 2 "...ومراقبة نقل 1,9 مليار دولار نقدا إلى الحكومة الإقليمية الكردية". مجموع مبالغ الأموال التي نقلت إلى كتب تنسيق المشروع هو 1,545 مليار دولار.
الصفحة 3، النتائج أ "إجراءات نقل الأموال النقدية في إربيل".
نأخذ علما بالتوصيات المتعلقة بنقل الأموال النقدية.
نوصي بأن لا يستخدم نائب المفتش العام لمكتب تنسيق المشروع استخدام خدمات نقل الأموال النقدية من قِبَل الساعين / الناقلين إلى حين حصول موظفيه على مراجعة إجراءات نقل الأموال النقدية على يد الناقلين والمصادقة والموافقة عليها".
علن إجراءات نقل الأموال النقدية لمكتب تنسيق المشروع المؤرخة في 8 نيسان/إيريل 2004، في الصفحة 2، العدد 8، "مكتب تسيق المشروع مسؤول عن نقل الأموال النقدية من فندق خانزاد إلى مصرف كردستان الإقليمي في إربيل". لا يقول الإجراء أن كتب تنسيق المشروع سوف يحمل ماديا الأموال من فندق خانزاد إلى المصرف، بل أنه "مسؤول عن نقل الأموال".
مدّدت المناقشات داخل إدارة مكتب تنسيق المشروع أن تحريك مبالغ كبيرة من الأموال النقدية أمر خطر ويتطلب موارد أكثر من تلك المتوفرة، لذا وجب السعي لإيجاد بديل.
14
في تقيمنا للمرشحين المحتملين لنقل مبالغ كبيرة من الاموال النقدية، اعتمدنا على حكومة كردستان الإقليمية للمراجع. في المنطقة الشمالية شركتان قادرتان على نقل المبالغ المنوي نقلها. وكلا الشركتين أما سبق لها أن نقلت الأموال النقدية لحساب حكومة كردستان الإقليمية أو لحساب الأمم المتحدة، وبهذه الصفة أرست سجلا يُعوّل عليه ومرضٍ.
جراءات مكتب تنسيق المشروع متواجدة لضمان أن الأموال المُسلّمة إلى الناقل يتم عدّها قبل التسليم ولدى التسلم في المواقع المُعينة. لم تجر مراجعة الأسلوب الذي يستخدمه الناقل لنقل الأموال نظراً للاعتماد على توصيات حكومة كردستان الإقليمية.
مع أن مكتب تنسيق المشروع لم "يحصل ويراجع ويوافق" على إجراءات vendOr لنقل الأموال النقدية، نعتقد أن حكومة كردستان الإقليمية هي مرجع صالح وأنها تقوم بأكثر من مُجرد معالجة الهواجس المُعبّر عنها في التوصية.
المدير العام، ونائب المدير العام ورئيس المستشارين الماليين قبلوا جميعهم التوصيات كدليل كاف على كفاءة الشركة الناقلة.
الصفحة 4، النتائج ب، "الرقابة الداخلية على إدارة الأموال النقدية".
لم تتخذ أية استثناءات بخصوص النتائج الواردة في هذا القسم.
الموضوع: مسوّدة تقرير التدقيق - الرقابة على الأموال النقدية للنفط مقابل الغذاء لحساب مكتب تنسيق المشروع في إربيل، العراق.
ننا نشكركم مرة ثانية للفرصة التي أعطيت لنا لتقديم الملاحظات حول مسوّدة تقريركم. إذا كانت لديكم أسئلة إضافية، سوف نكون سعداء بتزويدكم بالمعلومات الإضافية.
بكل احترام
رودجر د. غيليام
المستشار المالي
15
الملحق ج - الاختصارات
CPA
سلطة الائتلاف المؤقتة
GAO
مكتب المحاسبة الحكومي
OFF
النفط مقابل الغذاء
OPC
مكتب تنسيق المشروع
UN
الأمم المتحدة
16
الملحق ه: توزيع التقرير
مكتب وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع (المراقب) المدير المالي الرئيسي مدير برنامج التحاليل والقييم نائب المدير المالي الرئيسي نائب المراقب (البرنامج - الميزانية) المفتش العام، وزارة الدفاع مدير المشتريات والامتلاك الدفاعية مكتب وزير الخارجية المفتش العام، وزارة الخارجية المدير، مكتب إدارة إعادة إعمار العراق وزارة الجيش مساعد وزير الجيش، الإمتلاكات واللوجستيات والتكنولوجيا المدقق العام، وزارة الجيش الهيئات الدفاعية الأخرى المدير ، وكالة تدقيق العقود الدفاعية المفتش العام، وزارة الدفاع المدير، سلطة الائتلاف المؤقتة المدير ، مكتب إدارة البرنامج لسلطة الائتلاف المؤقتة الهيئات الفيدرالية غير الدفاعية مكتب الإدارة والميزانية مكتب المحاسبة العامة وزارة الخارجية الوكالة الأميركية للتنمية الدولية المفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية 17
المفتش العام لوزارة التجارة 18
لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقلية لجنة الاستملاكات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الدفاع الفرعية التابعة لمجلس الشيوخ، لجنة الاستملاكات جنة الخدمات المسلحة التابعة لمجس الشيوخ جنة الشؤون الحكومية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الشؤون الخارجية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الاستملاكات النيابية لجنة الدفاع الفرعية النيابية، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة النيابية جنة الإصلاح الحكومي النيابية اللجنة الفرعية النيابية لكفاءة الحكومة والإدارة المالية، ولجنة الإصلاح الحكومي للجنة الفرعية النيابية للأمن القومي والتهديدات الناشئة والعلاقات الدولية، لجنة الإصلاح لحكومي 19
الملحق ه - أعضاء فريق التدقيق أعد قسم الإدارة المالية، مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، سلطة الائتلاف المؤقتة، هذا التقرير. موظفو مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، وسلطة الائتلاف المؤقتة الذين ساهموا في هذا التقرير مدرجة أسماؤهم أدناه.
جون بيطار
برايان فلين
روبرت مورل
وليام هو ايتهيد
جف مارشال
رامون ميلّر جونيور
Audit
Report
Oil for Food Cash Controls for the Office of Project Coordination in Erbil, Iraq Report Number 04-007 July 26, 2004 Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority
C O A L I T I O N P R O V I S I O N A L O F F I C E O F T H E I N S P E C T O R A U T H O R I T Y
G E N E R A L
July 26, 2004
MEMORANDUM FOR U.S. AMBASSADOR TO IRAQ
SUBJECT: Oil for Food Cash Controls for the Office of Project Coordination in Erbil, Iraq We are providing this audit report for your information and use. We performed the audit in accordance with our statutory duties contained in Public Law 108-106 which mandates the conduct of audits relating to the treatment, handling, and expenditure of funds by the Coalition Provisional Authority or its successor entities on Iraq reconstruction, and of the programs, operations, and contracts carried out in utilizing such funds. We considered management comments on a draft of this report in preparing the final report.
Comments on the draft of this report were not responsive to our recommendations. However, because the transition to Iraqi sovereignty has been completed, any corrective action is now an Iraqi Interim Government responsibility.
Therefore, no additional comments are required. Further, due to the transition, audit follow-up will not be performed.
We appreciate the courtesies extended to the staff. Questions should be directed to Mr. Brian Flynn at (703) 343-9230 or Mr. William Whitehead at (703) 343-9229.
Management may request a formal briefing on the results of this audit. See Appendix D for the report distribution.
Stuart W. Bowen, Jr.
Inspector General
Coalition Provisional Authority 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority Report Number 04-007 July 26, 2004 Oil for Food Cash Controls for the Office of Project Coordination in Erbil, Iraq Executive Summary Introduction. United Nations Security Council Resolution 687 (Resolution 687) was issued April 3, 1991, after the conclusion of the first Gulf War. Resolution 687 established the cease fire in Iraq and also established an oil embargo on the country. It prevented Iraq from legally selling any oil until August 1991. United Nations Security Council Resolution 706 (Resolution 706) was issued August 15, 1991. The purpose of Resolution 706 was to allow Iraq to sell oil in order to purchase goods and services for essential human needs. This became known as the Oil for Food (OFF) program.
In November 2003, the United Nations officially withdrew from operating the OFF program and the management of the program transitioned to the Coalition Provisional Authority (CPA). To do so, the Office of Project Coordination located in Erbil, Iraq, needed to obtain funds from the CPA in order to complete the planned and in-progress projects. Approximately $1.5 billion was needed to complete those planned and in- progress projects.
However, the funds had to be transferred in cash from one bank to another for use by the Kurdish Regional Government because the banks in Iraq are not electronically connected.
Due to the amounts of those cash transfers, the CPA requested that the Office of the Inspector General, Coalition Provisional Authority to perform a review.
Objective. The objective of the audit was to determine whether the CPA had established and implemented appropriate policies and procedures for the accounting, controlling, and monitoring of the transfer of approximately $1.5 billion in cash to the Kurdish Regional Government as part of the OFF program.
Conclusion. We determined that the CPA had established and implemented appropriate policies and procedures for the accounting, controlling, and monitoring of the transfer of approximately $1.5 billion in cash to the Kurdish Regional Government as part of the OFF program. We also determined that the process to make payments satisfied Government Accountability Office standards. We commend the Office of Project Coordination management for their attention to this area.
However, the Office of Project Coordination did not obtain, review, validate, and approve cash transfer procedures for using foreign-national couriers to transfer cash within Erbil, Iraq. As a result, there was an increased risk for the loss or theft of the cash.
Recommendations. We recommend that the Deputy General of the Office of Project Coordination obtain, review, validate, and approve cash transfer procedures for the use of local foreign-national couriers before contracting for those types of services.
i
Management Comments. The Chief Financial Officer of the Office of Project Coordination Erbil, Iraq did not concur with the recommendation because no problems were incurred with the two couriers that had been previously used by the UN and the Kurdistan Regional Government. The management comments are shown at Appendix B.
Audit Response. We continue to believe that it would have been prudent to review, validate, and approve cash transfer procedures for the use of local foreign-national couriers before contracting for those types of services. However, because the transition to Iraqi sovereignty has been completed, any corrective action is now an Iraqi Interim Government responsibility. Therefore, this report makes no further recommendations.
ii
Table of Contents
Executive Summary i
Introduction
Background 1
Objectives 2
Findings
A. Cash Transfer Procedures in Erbil, Iraq 3 B. Internal Controls Over Cash Management 5 Appendices A. Scope and Methodology 9 B. Management Comments 10 C. Acronyms 12 D. Report Distribution 13 E. Audit Team 14
Background
United Nations (UN) Security Council Resolution 687 (Resolution 687) was issued April 3, 1991, after the conclusion of the first Gulf War. Resolution 687 established the cease fire in Iraq and also established an oil embargo on the country. It prevented Iraq from legally selling any oil until August 1991. The scope and methodology used to perform this audit are discussed at Appendix A. The acronyms used in this report are shown at Appendix C and the audit team members are shown at Appendix E.
Oil for Food Program. UN Security Council Resolution 706 (Resolution 706) was issued August 15, 1991. The purpose of Resolution 706 was to allow Iraq to sell oil in order to purchase goods and services for essential human needs. This became known as the Oil for Food (OFF) program. This UN managed program continued to operate in accordance with Resolution 706 until November 2003. UN Security Council Resolution 1483 (Resolution 1483) was issued May 22, 2003, and lifted the sanctions previously imposed against Iraq. Resolution 1483 also called for an end of the UN-managed OFF program in November 2003. However, it gave the occupying countries the opportunity to continue the OFF program.
Transition from the United Nations to the Coalition Provisional Authority. In November 2003, the UN officially withdrew from operating the OFF program and the management of the program transitioned to the Coalition Provisional Authority (CPA).
However, although the UN withdrew from operating the program, it had not completed many of the contracts, projects, and purchases that had been started. Further, the UN departed without providing all documentation as to the contracts issued, projects completed, and warehouse locations of items purchased using OFF funds.
The OFF program had been divided into two regions, the northern and southern, and those regions were known as OFF North and OFF South. The Office of Project Coordination (OPC) located in Erbil, Iraq, was formed by CPA to ensure the completion of all projects left uncompleted by the UN in the northern section of Iraq.
OFF North. The UN operated the OFF program in the northern regions of Iraq.
The Kurdistan Democratic Party and Patriotic Union of Kurdistan requested projects for the UN to complete through the program. If a project was one that could not be completed by the UN, then the UN would contract others to complete the project.
According to the OFF Administrator, the program in the north appeared to have been managed without any signs of corruption.
OFF South. Various ministries in Baghdad operated the OFF program in the southern regions of Iraq but let contracts under the supervision of the UN. Those contracts were to be for the purchase of goods and services as outlined in the OFF program. The Offices of the United Nations Under Secretary General for Internal Oversight Services and the Iraqi Board of Supreme Audit have opened investigations due to allegations of widespread corruption throughout the southern region.
Office of Project Coordination. The first issue for the OPC was to inventory the warehouses utilized by the UN and disburse as much of the perishable items as possible.
Once the OPC disbursed the perishable items, the OPC began an inventory of the remaining assets in OFF warehouses. The next task for OPC was to oversee completion of all projects in the north, both in-process and planned. The estimated cost to complete all projects in the three northern governorates of Iraq, according to the Counselor for the Ministry of Trade and Standards, was approximately $1.5 billion.
1
The OPC first estimated that were approximately 30 warehouses, but the final count increased to 57 warehouses by February 2004. The warehouses were built on six acre compounds. Personnel at OPC found various items from medicine to bulldozers in each compound. Many items were intended for projects that were either in the planning or execution phase.
Funding OFF North. According to the OFF Administrator, the CPA wanted to complete the OFF program. To do so, the OPC needed to obtain funds from the CPA in order to complete the planned and in-progress projects. According to the Counselor for the Ministry of Trade and Standards, approximately $1.5 billion was needed to complete those planned and in-progress projects.
Transfers of Funds. However, the funds had to be transferred in cash from one bank to another for use by the Kurdish Regional Government because the banks in Iraq are not electronically connected. Due to the amounts of those cash transfers, the CPA requested that the Office of the Inspector General, Coalition Provisional Authority review the policies and procedures for controlling, handling, and monitoring the transfer of cash.
Objective
The objective of the audit was to determine whether the CPA had established and implemented appropriate policies and procedures for the accounting, controlling, and monitoring of the transfer of approximately $1.5 billion in cash to the Kurdish Regional Government as part of the OFF program.
2
Finding A. Erbil, Iraq
Cash Transfer Procedures in OPC did not obtain, review, validate, and approve cash transfer procedures for using foreign-national couriers to transfer cash within Erbil, Iraq. This occurred because OPC changed part of its procedures from using its own staff for the transfer of cash within Erbil to using a local courier to transfer the cash before obtaining, reviewing, validating, and approving cash transfer procedures for using foreign-national couriers. As a result, there was an increased risk for the loss or theft of the cash.
Government Accountability Office Standards Guidance for internal control standards are contained in the Government Accountability Office (GAO) publication, “Standards for Internal Control in the Federal Government,” November 1999. We used the GAO standards because CPA had no internal control guidance. The GAO sets forth five main areas within its standards. The five areas are:
(1) the Control Environment, (2) Risk Assessment, (3) Control Activities, (4) Information and Communication, and (5) Monitoring.
Management of Cash Transfers Although overall sufficient controls were in place to handle cash without a high risk of loss (see Finding B), OPC did not obtain, review, validate, and approve cash transfer procedures for using foreign-national couriers to transfer cash within Erbil, Iraq.
Transfer of Cash. The cash available in Erbil for OFF projects had been transported from the Central Bank of Baghdad to the Kurdistan Regional Bank. The transfers of cash to pay for projects were then executed from the Kurdistan Regional Bank. We reviewed the written procedures for cash transfers made by OPC personnel in Erbil.
Local Courier. OPC changed part of its procedures from using its own staff for the transfer of cash within Erbil to using a local courier to transfer the cash before obtaining, reviewing, validating, and approving cash transfer procedures for using foreign-national couriers. After the initiation of our audit work to review procedures for the transfer of cash by OPC personnel, we were informed that the procedures had changed. No longer were OPC personnel transporting cash within Erbil, instead, a local courier was being used.
After developing acceptable procedures, in our opinion, for the transfer of cash by its own personnel, OPC contracted with a local courier to perform the transfer of cash on its behalf. The cash was transported by a professional local courier and OPC believed that this method would be more secure. OPC personnel counted and signed for all funds transferred from the CPA comptroller and also had a second employee at the bank recount the cash once it arrived.
Conclusion
We believe that the use of a foreign-national courier without appropriate procedures in place before the initiation of service resulted in an increased risk for the loss or theft of the cash.
3
Recommendations, Management Comments, and Audit Response We recommend that the Deputy General of the Office of Project Coordination obtain, review, validate, and approve cash transfer procedures for the use of local foreign- national couriers before contracting for those types of services.
Management Comments. The Chief Financial Officer, OPC, stated that OPC takes issue with the recommendation since the two couriers were previously used by the UN and the Kurdistan Regional Government. Since both couriers were recommended by the Kurdistan Regional Government and had reliable and satisfactory records, OPC felt it unnecessary to review the policies and procedures that will be used by the courier.
Audit Response. We continue to believe that it would have been prudent to review, validate, and approve cash transfer procedures for the use of local foreign-national couriers before contracting for those types of services. However, because the transition to Iraqi sovereignty has been completed, any corrective action is now an Iraqi Interim Government responsibility. Therefore, this report makes no further recommendations.
In response to management comments, we should note that the numbers used in the draft report have been changed. Originally the funds to be transferred were expected to be as much as $1.9 billion, but the amount of the funds that were actually transferred was $1.545 billion. The amounts in the report were changed from the $1.9 to $1.5 billion.
In addition, comments on the report from OPC asked that paragraphs be changed to provide better clarity. The “Transition from the United Nations to Coalition Provisional Authority” paragraph in background was changed from “not leaving any documentation” to “the UN departed without providing all documentation.” The final clarification requested by OPC was the wording of a transition paragraph that talked of Oil-for-Food North and Oil-for-Food South. OPC felt it was confusing since the two area situations were not similar. We deleted the sentence “The south had signs of corruption and north had inadequate records of what was scheduled to be completed, what was due in, or where items were stored.” from the background in order to clarify the paragraph.
4
Finding B. Management
Internal Controls over Cash We determined that the CPA had established and implemented appropriate policies and procedures for the accounting, controlling, and monitoring of the transfer of approximately $1.5 billion in cash to the Kurdish Regional Government as part of the OFF program. We also determined that the process to make payments satisfied GAO standards.
Government Accountability Office Standards Guidance for internal control standards are contained in the GAO publication, “Standards for Internal Control in the Federal Government,” November 1999. We used the GAO standards because CPA had no internal control guidance. The GAO sets forth five main areas within its standards. The five areas are: (1) the Control Environment, (2) Risk Assessment, (3) Control Activities, (4) Information and Communication, and (5) Monitoring.
Internal Controls over Cash Management OPC established written policies and procedures for four types of payments or transfers made in Erbil, Iraq. Those consisted of cash transfers, check payments, petty cash payments, and wire transfers. We evaluated the four types of payments or transfers using the five main areas of the GAO standards as those pertained to cash management.
Control Environment. The GAO standards concerning the control environment state “Management and employees should establish and maintain an environment throughout the organization that sets a positive and supportive attitude toward internal control and conscientious management.” The standards also explain that having appraisals, competent employees, counseling, established goals, and regular training are ways of establishing a good control environment.
OPC staff had attended higher education institutions and had either received degrees in accounting or similar areas such as finance or business. The Chief Financial Officer was responsible for counseling and reviewing the performance of OPC accounting staff and all OPC personnel had received counseling and reviews both formal and informal. The Chief Financial Officer also provided training to the OPC accounting staff so that the individuals remained current on policies and issues relating to their positions. In our opinion, the actions taken within OPC were conducive to ensuring a beneficial control environment.
Risk Assessment. The GAO standards concerning risk assessment state “Internal controls should provide for an assessment of the risks the agency faces from both external and internal sources.” The standards also explain that the risks both internal and external should be evaluated. Although no formal qualitative or quantitative risk assessments were performed, the evaluations made by OPC staff were helpful in identifying and determining the types of procedures to utilize to minimize risks.
Control Activities. The GAO standards concerning control activities state “Internal control activities help ensure that management’s directives are carried out. The control activities should be effective and efficient in accomplishing the agency’s control objectives.” Control activities include the approvals and authorizations, physical controls, policies and procedures, separation of duties, verifications, and other aspects5
associated with decreasing the risk of loss of funds. The standards pertaining to information systems were not discussed because OPC did not use any information systems in the cash management processes. The strengths of the control activities at OPC and examples of the controls in place and functioning include:
Authority and Approval. A strength of the OPC internal control system was the authority and approval process for cash payments. We reviewed transactions and interviewed OPC staff in order to ensure that transactions were supported as well as being approved for payment prior to the release of funds regardless of the method of payment.
All payments selected for review had satisfactory support.
For example, disbursement CD #00099, a wire transfer, included the invoice from the company stamped for review by the Accounts Payable Manager to ensure that the payment did not exceed the contract price. The package also included payment approvals from the Chief Financial Officer and the Deputy Director General. The Chief Financial Officer’s signature indicated the funds were available for the payment and the Deputy Director General’s signature signified the authority to make the payment. We found that similar procedures were followed for making check payments with only a minor deviation. The only difference was that a check had to be dually signed by the Chief Financial Officer and the Deputy Director General to be valid. The approval process for petty cash payments (payments under $200) were approved by the Chief Financial Officer and certified by the Accounts Payable Manager.
Physical Controls. Physical controls over cash and blank checks reduce the risk of the loss of funds. Specifically, the petty cash and blank check stocks maintained within OPC were properly safeguarded. Those items were maintained in a two-key safe and the keys were kept by two different individuals. Additionally, the office had controlled entry. Guards controlled personnel entering the OPC compound and it was surrounded by a fence. The OPC physical controls were satisfactory.
We also reviewed the security controls over OPC funds held in the Kurdistan Regional Bank. Based on our review of security procedures at OPC and the Kurdistan Regional Bank, physical controls appeared to be satisfactory and minimized the risk of funds loss.
We considered the bank’s security to be satisfactory.
Policies and Procedures. Written policies and procedures are management directives addressing how functions should be performed. The four written policies provided to the auditors were for cash transfers, check payments, petty cash payments, and wire transfers. Each procedure explained the process to be performed by each member of the OPC staff involved.
Separation of Duties. Separation of duties is critical in the reduction of funds lost due to theft. If one individual has the sole function to approve and disburse funds, the risk of loss increases. In each of the payment areas, at least three individuals were involved in the payment process and no one individual was able to process a payment alone. For example, for payment CD #00162, the payment invoice was paid with the approval of the Accounts Payable Manager. He ensured that the payment did not exceed the contract price. The disbursing voucher was then prepared by the Financial Reporting Manager and approved by the Chief Financial Officer. Once the package was approved and the Chief Financial Officer had signed the check, the Deputy Director General signed the check to make it valid. Once the check was completed, the cashier mailed the check, and the Financial Reporting Manager recorded the transaction in the accounting system and filed the voucher. The duties of preparing, authorizing, approving, mailing, and recording the funds were all handled by different members of OPC. We found the separation of duties within OPC were sufficient.
6
Information and Communication. The GAO standards concerning information and communication state “Information should be recorded and communicated to management and others within the entity who need it and in a form and within a time frame that enables them to carry out their internal control and other responsibilities.” The staff understood their chain-of-command and how to contact their supervisor if there were any problems that needed to be addressed. The communication lines within the OPC were satisfactory.
Monitoring. The GAO standards concerning monitoring state “Internal control monitoring should assess the quality of performance over time and ensure that the findings of audits and other reviews are promptly resolved.” The OPC monitoring was two fold. First, there was management supervision of the employees, as discussed earlier under Control Environment. Second, there was the internal auditing performed by OPC staff in order to minimize the possibility of funds loss due to theft.
Cash Count. The ability to detect misplaced funds and calculation errors falls under the internal control area of monitoring. In order to detect missing funds, OPC personnel performed two key internal control functions. The first was the daily cash count that was performed at the end of the business day at OPC in Erbil, Iraq. The petty cash funds were counted and reconciled with the morning petty cash fund balance by using paid invoices. The cash count was performed in tandem by the Accounts Payable Manager and the cashier, and it was balanced prior to the close of business.
Bank Reconciliation. The bank reconciliation was performed by the Financial Reporting Manager on the actual bank statement. The Financial Reporting Manager attached copies of outstanding checks to the bank statement to support the reconciliation.
After the Financial Reporting Manager completed the bank reconciliation, it was given to the Chief Financial Officer for verification. The Chief Financial Officer reviewed, verified and signed the bank reconciliation. Our review of the process showed it to be adequate.
Conclusion
We believe that authority and approval, internal auditing, physical control, and separation of duties are integral parts of an internal control system and vital to help reduce the risk of funds loss. In our review of those attributes, we determined that the CPA had established and implemented appropriate policies and procedures for the accounting, controlling, and monitoring of the transfer of approximately $1.5 billion in cash to the Kurdish Regional Government as part of the OFF program. We also determined that the process to make payments satisfied GAO standards. Therefore, we have no recommendations for improving internal controls over cash management and commend OPC management for their attention to this area.
7
Appendix A. Scope and Methodology We performed this audit from March 2004 through May 2004 in accordance with generally accepted government auditing standards.
We reviewed cash transfer procedures at the Office of Project Coordination (OPC), located in Erbil, Iraq. Erbil is located in the northern portion of Iraq. We reviewed the following OPC policies:
• 04-01.01 “Check Preparation Procedures,” March 31, 2004
• 04-02.01 “Wire Transfer Procedures,” March 31, 2004
• 04-07.01 “Petty Cash Procedures,” March 31, 2004
• 04-10.01 “Cash Transfer Procedures,” April 12, 2004 We reviewed each type of payment or transfer for the following four aspects: authority and approval, internal auditing, physical control, and separation of duties. We also evaluated the four types of payments or transfers using the five main areas of the Government Accountability Office standards as those pertained to cash management.
We interviewed OPC staff responsible for conducting the cash transactions. We asked questions pertaining to their levels of continued training, counseling, and education. We judgmentally selected samples of payments to ensure that the written procedures had been implemented and were being followed. We also interviewed personnel at OPC and the Kurdistan Regional Bank to ensure that the procedures were understood and followed. We also interviewed the bank manager at the Kurdistan Regional Bank to review the security procedures.
Scope Limitation. Our scope was limited due to time and resource constraints.
Specifically, the lack of security prevented us from meeting with personnel from the OPC located in Sulaymaniyah, Iraq, to observe and review the office procedures.
Use of Computer-Processed Data. We did not use computer-processed data to perform this audit.
8
Appendix B. Management Comments from the Chief Financial Officer, Office of Project Coordination 9
10
11
Appendix C. Acronyms
CPA Coalition Provisional Authority GAO Government Accountability Office OFF Oil for Food OPC Office of Project Coordination UN United Nations 12
Appendix D. Report Distribution Office of the Secretary of Defense Under Secretary of Defense (Comptroller)/Chief Financial Officer Director, Program Analysis and Evaluation Deputy Chief Financial Officer Deputy Comptroller (Program/Budget) Inspector General, Department of Defense Director, Defense Procurement and Acquisition Office of the Secretary of State Inspector General, Department of State Director, Iraq Reconstruction Management Office Department of the Army Assistant Secretary of the Army, Acquisition, Logistics & Technology Assistant Secretary of the Army for Policy and Procurement Auditor General, Department of the Army Other Defense Organizations Director, Defense Contract Audit Agency Director, Iraq Project and Contracting Office Other Federal Government Organizations Office of Management and Budget Government Accountability Office Inspector General, Department of Commerce Inspector General, Health and Human Services Inspector General, U.S. Agency for International Development Congressional Committees and Subcommittees, Chairman and Ranking Minority Member Senate Committee on Appropriations Senate Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations Senate Committee on Armed Services Senate Committee on Governmental Affairs Senate Committee on Foreign Relations House Committee on Appropriations House Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations House Committee on Armed Services House Committee on Government Reform House Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management, Committee on Government Reform House Subcommittee on National Security, Emerging Threats, and International Relations, Committee on Government Reform House Subcommittee on Technology, Information Policy, Intergovernmental Relations, and the Census, Committee on Government Reform 13
Appendix E: Audit Team Members The Financial Management Division, Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, prepared this report. Personnel of the Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, who contributed to the report are listed below.
John Betar
Brian Flynn
Robert Murrell
William Whitehead
Jeff Marshall
Ramon B. Miller Jr.
14