النص مستخرج آلياً من صورة الوثيقة أو من ملف قديم، وقد يحتوي أخطاء في بعض الكلمات أو ترتيب الأسطر. الملف الأصلي هو المرجع.
تقرير
التدقيق
المراقب المالي لسلطة الائتلاف المؤقتة أنظمة الرقابة على إدارة الأموال النقدية في صندوق تنمية العراق 28 تموز /يوليو 2004 رقم التقرير 009-04 مكتب المفتش العام سلطة الانتلاف المؤقتة
سلطة الائتلاف المؤقتة
مكتب المفتش العام
28 تموز /يوليو 2004
مذكرة إلى سفير الولايات المتحدة في العراق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق الموضوع: رقابة سلطة الانتلاف المؤقتة لصندوق تنمية العراق نقدم تقرير التدقيق هذا لمعلوماتكم واستخدامكم. أجرينا عملية التدقيق هذه تنفيذاً لو اجباتنا القانونية الواردة في القانون العام رقم 106-108 الذي نص على إجراء عمليات تدقيق تتعلق بمعاملات، ومناولة، وإنفاق التحويلات على يد سلطة الائتلاف المؤقتة، أو الهيئات التي ستخلفها، في إعادة أعمار العراق، وكذلك البرامج، والعمليات، والعقود التي تمّ تنفيذها باستعمال هذه التمويلات. أخذنا بعين الاعتبار الملاحظات الإدارية على التقرير الأولي عند إعداد التقرير النهائي.
استجابت الملاحظات على التقرير الأولي لتوصياتنا. ولذلك لا ضرورة لإعطاء ملاحظات إضافية.
إننا نقدر حسن معاملة موظفينا. يجب توجيه الأسئلة حول التقرير إلى السيد بريان فلين على الهاتف رقم 703) 343-5230) أو إلى السيد ويليام وايتهيد على الهاتف رقم - 703) 343) 9225. قد تطلب الإدارة موجزا لنتائج هذا التدقيق. أنظر الملحق فيما يخص توزيع التقرير .
ستيوارت دبليو بوين جونيور
مساعد المفتش العام للتدقيق سلطة الائتلاف المؤقت 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
مكتب المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
رقم التقرير 009-04
28 تموز /يوليو 2004
المراقب المالي في سلطة الائتلاف المؤقتة، لأنظمة الرقابة على إدارة الأموال النقدية في صندوق تنمية العراق ملخص تنفيذي قدمة: تأسس صندوق تنمية العراق (DFI) بصورة حصرية لفائدة شعب العراق. أودعت نسبة 95 بالمئة من عائدات كافة مبيعات صادرات النفط، والمنتجات النفطية، والغاز الطبيعي من العراق، إضافة إلى تمويلات من مصادر أخرى، في صندوق تنمية العراق، وذلك لحين تشكيل حكومة تمثيلية للعراق معترف بها دولياً. وأودعت نسبة الخمسة بالمئة المتبقية من العائدات المشار إليها في الفقرة 20 من القرار 1483 في صندوق التعويضات الذي أُنشئ تنفيذاً للقرار 1991) 685). تَمثَّل الهدف الرئيسي لسلطة الائتلاف المؤقتة بضمان تخصيص موارد لصندوق تمية العراق المؤسس حديثا، وموارد عراقية أخرى، من ضمنها النفط العراقي، والمنتجات النفطية العراقية، لرفاهية الشعب العراقي.
كان المطلوب استعمال أموال صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة لتلبية الاحتياجات الإنسانية للشعب العراقي، ولإعادة الإعمار الاقتصادي، ولإصلاح البنية التحتية في العراق، وللاستمرار في إزالة الأسلحة العراقية، ولتسديد نفقات الإدارة المدنية العراقية، ولأغراض أخرى يستفيد منها شعب العراق. تنطبق أحكام القانون رقم 2 الصادر عن سلطة الائتلاف المؤقتة على الإدارة، واستعمال، ومحاسبة وتدقيق صندوق تنمية العراق. كان القصد من وراء إصدار القانون ومن تطبيقه، تأمين إدارة لصندوق تنمية العراق تتميز بالشفافية لمصلحة الشعب العراقي ونيابة عنه، بصورة متوافقة مع القرار 1483، ولضمان ان تكون كافة المصروفات من الصندوق قد تمت لأغراض استفاد منها الشعب العراقي. وقد تم تعيين المراقب المالي (مراقب الحسابات) لسلطة الائتلاف المؤقتة، كمدير لتمويلات صندوق تنمية العراق.
400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
الهدف. تمثل الهدف الإجمالي من التدقيق بتحديد ما إذا كانت سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت واعتمدت سياسات، وإجراءات ملائمة للمحاسبة، والمناولة، والإشراف، والرقابة على الأموال النقدية.
الاستنتاج. وضعت سلطة الائتلاف المؤقتة سياسات وقواعد، والتي رغم كونها حسنة النية، لم تؤسس أساليب فعّالة لرقابة التمويلات، وتحديد مسؤولية المحاسبة عن ما يزيد عن 600 مليون دولار من تمويلات صندوق تنمية العراق المتوفرة كأموال نقدية للصرف. شمل هذا المبلغ 200 مليون دولار لدى مراقب الحسابات، وما يزيد عن 400 مليون لدى الوكلاء. وبصورة محددة،
(1) لم تتم بصورة صحيحة المحافظة على المسؤولية المحاسبية المناسبة بالنسبة للأموال النقدية، و (2) كان الأمن المادي غير كافياً، و (3) وكانت سجلات وكلاء التمويلات غير كاملة، و(4) وكانت مسؤوليات وواجبات مدراء التمويل غير موزعة بصورة صحيحة. وفي حين لم يؤكد المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA-IG) حصول حالات فقد فعلي للنقد، كانت هذه التمويلات معرضة لعمليات احتيال، وهدر، وسوء استخدام. ولاحظنا خلال التدقيق ان الإدارة اتخذت إجراءات تصحيحية لتعزيز أنظمة الرقابة.
التوصيات: نُقدم خمس توصيات صممت لتحسين الرقابة والمسؤولية المحاسبية حول التمويلات.
نوصي ان يطلب مدير مكتب إدارة إعادة الإعمار العراقي، خليفة سلطة الائتلاف المؤقتة، من مراقب الحسابات تطبيق مجموعة موحدة من معايير المحاسبة القائمة، ووضع تنظيمات مقياسية موحدة لعمليات تصفية التمويلات، وتطوير أنظمة ملائمة للرقابة، والإشراف الداخلي، وتطبيق التوافق بين الإرشادات ورسائل تعيين الوكلاء.
الملاحظات الإدارية: تلقينا ملاحظات حول التقرير الأولي من مراقب الحسابات السابق في سلطة الائتلاف المؤقتة، ومن مكتب وزير الدفاع (OSD). بوجه عام، اتفق رأي مراقب الحسابات السابق مع النتائج ومع كافة التوصيات الخمس. أنظر الملحق ب للحصول على نسخة من الملاحظات الإدارية من مراقب الحسابات السابق. وقد زود مسؤولون في مكتب وزير الدفاع ملاحظات إضافية على التقرير الأولي أخذناها في عين الاعتبار عند إعداد التقرير النهائي.
il
لم يوافق مراقب الحسابات السابق على بياننا بأن لدى سلطة الائتلاف المؤقتة ما يزيد عن 400 مليون دولار من تمويلات صندوق تنمية العراق صُرفت ميدانياً دون وضوح كامل. وفي حين اعتراف بأنه كان من الممكن تحسين هذا الوضوح (الشفافية)، ذكر مراقب الحسابات السابق في سلطة الائتلاف المؤقتة، ان السجلات الحسابية عكست بوضوح لمن صُرفت لهم التمويلات.
نوافق على أنه كان لدى مراقب الحسابات سجل بأسماء الذين استلموا تمويلات للصرف الإضافي إلاّ أننا، أشرنا لمراقب الحسابات السابق، ووافق على ما بيناه، بأنه لا توجد في الملفات بعض الوثائق والإيصالات بالمصروفات التي وفّرها وكلاء الدفع. وقد غيّرنا نص التقرير النهائي من أجل أن يعكس هذا الواقع.
الاستجابة للتدقيق: تعاملت الملاحظات الإدارية مع المسائل التي تطرقت إليها النتائج، ومن المفروض أن الإجراءات المخططة والمنفذة في هذا المجال سوف تصحح المشاكل.
جدول المحتويات
الملخص التنفيذي
الخلفية
الهدف
الاستنتاجات
أنظمة الرقابة على إدارة الأموال النقدية في صندوق تنمية العراق التوصيات الملاحق أ- النطاق والمنهجية ب- الملاحظات الإدارية ج- المختصرات د - توزيع التقرير أعضاء فريق التدقيق i
الخلفية
المسؤوليات
مدير سلطة الائتلاف المؤقتة. يشرف مدير سلطة الائتلاف المؤقتة ويراقب إنشاء، وإدارة، واستعمال تمويلات صندوق تنمية العراق لحساب، ونيابة عن، الشعب العراقي ويوجه المصروفات من صندوق تنمية العراق نحو الأغراض المحددة لفائدة شعب العراق. يعين المدير ممثلاً (مراقب مالي أو حسابات) ليشغل منصب مدير تمويلات صندوق تنمية العراق.
مدير السياسة الاقتصادية. يدير السياسة الاقتصادية مديرها في سلطة الائتلاف المؤقتة، أو غيره من المسؤولين في هذه السلطة الذين يعينهم مديرها لإدارة صندوق تنمية العراق، بالتنسيق مع المصرف المركزي العراقي، وبنك الاحتياط الفيدر الي الأميركي في نيويورك، ومؤسسات مالية أخرى. يحق للمدير أن يأمر بفتح حسابات أخرى لدى مؤسسات مالية أخرى، مثل بنك التسويات الدولية (سويسرا). يدير المصرف المركزي العراقي حساب صندوق تنمية العراق في سجلاته ويديره حسب ما يقرره مدير سلطة الائتلاف المؤقتة أو ممثلوه.
مجلس مراجعة البرامج. يخصص مجلس مراجعة البرامج (PRB) في سلطة الائتلاف المؤقتة
الموارد المتوفرة لتلبية احتياجات محددة لإغاثة وإعادة إعمار العراق. يضع المجلس، بالتشاور مع الإدارة العراقية المؤقتة، خطط تحدد أولويات المصروفات من صندوق تنمية العراق.
المجلس الاستشاري والرقابي الدولي (IAMB): استناداً إلى أحكام الفقرة 3ج (3C) من الشروط
والمواصفات لإنشاء المجلس الاستشاري والرقابي الدولي الواردة في الفقرة 14 من قرار الأمم المتحدة رقم 1483، يقوم المجلس المذكور (1) بوظائف مماثلة لتلك التي تقوم بها لجان التدقيق الخارجية ويجوز له تزويد معلومات وملاحظات إلى مجلس مراجعة البرامج ومدير سلطة الائتلاف المؤقتة حسب ما يكون ذلك مناسباً لخدمة أغراض القرار 1483. يوافق المجلس الاستشاري والرقابي الدولي على تعيين محاسبين عموميين مستقلين لتدقيق حسابات الصندوق،
(1) يشمل المجلس الاستشاري والرقابي الدولي ممثلين عن الأمين العام للأمم المتحدة ، والمدير الإداري لصندوق النقد الدولي، والمدير العام لصندوق العربي للتنمية الاجتماعية والاقتصادية، ورئيس البنك الدولي.
وحساب إيرادات عائدات النفط، وتدقيق مبيعات صادرات النفط، والمنتجات النفطية والغاز الطبيعي من العراق.
محاسبون عموميون مستقلون. بهدف تأمين استعمال تمويلات صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة، وضمان إتمام مبيعات الصادرات بطريقة متناغمة مع افضل الممارسات السائدة في السوق الدولية، تم تعيين محاسبين عموميين مستقلين لتدقيق حسابات صندوق تنمية العراق، وكافة مبيعات الصادرات من النفط، والمنتجات النفطية والغاز الطبيعي من العراق.
أشكال التمويل
التمويلات العراقية. تتألف التمويلات العراقية، الموضوعة تحت رقابة سلطة الائتلاف المؤقتة، من عائدات الأملاك الحكومية العراقية، والتمويلات المكتسبة (2) أو المصادرة (3). بموجب القانون الساري المفعول، ووضعت تحت تصرف سلطة الائتلاف المؤقتة لمساعدة الشعب العراقي والمساعدة في إعادة إعمار العراق. يجب استعمال كافة أموال صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة لتلبية الاحتياجات الإنسانية للشعب العراقي، ولإعادة الإعمار الاقتصادي، وإصلاح البنية التحتية في العراق، ولاستمرار إزالة الأسلحة العراقية ولأغراض أخرى يستفيد منها الشعب العراقي.
رغم كون التمويلات العراقية لا تخضع لنفس القوانين والأنظمة التي تنطبق على التمويلات المزودة مباشرة إلى سلطة الائتلاف المؤقتة من حكومات الائتلاف، سوف تتم إدارتها بطريقة شفافة تنسجم بالكامل مع واجبات سلطة الائتلاف المؤقتة بموجب القانون الدولي، ويشمل ذلك قرار مجلس الأمن 01483 يتم تخصيص التمويلات عبر عملية الموازنة القومية للعراق، وسوف توضع التمويلات بتصرف الوزارات العراقية المؤقتة استناداً إلى الموازنة القومية. يجوز للوزارات العراقية المؤقتة السحب من التمويلات المخصصة من خلال تقديم طلب تمويل إلى وزير المالية العراقي.
(2) التمويلات المكتسبة هي أموال عراقية مجمدة منذ حرب الخليج الأولى تم تحويلها إلى سلطة الانتلاف المؤقتة واستعملت بالتالي لفائدة شعب العراقي.
(3) التمويلات المصادرة هي أموال تعود ملكيتها إلى النظام العراقي السابق وصادرتها قوات الانتلاف واستعملت بالتالي لفائدة الشعب لعراقي.
برنامج الاستجابة الطارئة للقيادات. استناداً إلى الأمر الجزئي رقم 89 لقوة العمل المشتركة الموحدة 7، الصادر بتاريخ 19 حزيران /يونيو، 2003، العائد للمساعدة في تمويل برنامج صندوق القيادات للاستجابة الطارئة (CERP) الذي يزود المساعدة العاجلة للشعب العراقي.
تشمل هذه الجهود، على سبيل المثال لا الحصر، البنية التحتية لمياه الشرب والصرف الصحي؛
وإنتاج الأغذية وتوزيعها؛ والزراعة؛ وتوليد الطاقة الكهربائية وتوزيعها؛ والرعاية الصحية؛
والتعليم؛ والاتصالات اللاسلكية؛ ومشاريع تعزيز التحسينات الاقتصادية والمالية والإدارية، والنقل، ومبادرات محلية أخرى تعزز استعادة حكم القانون والإدارة الفعالة.
البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة (R3P). تم النص على إنشاء البرنامج الإقليمي للاستجابة
السريعة في المذكرة رقم 4 الصادرة عن سلطة الائتلاف المؤقتة، "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق". شملت المذكرة إرشادات محددة وتركت تفسيرات كثيرة للقارئ". جرى لاحقا تبسيط الإرشادات في جهد منسق بين مكتب مراقب الحسابات، في سلطة الائتلاف المؤقتة، ومكتب منسق البرنامج الإقليمي. كان الغرض من البرنامج التمويل السريع للمشاريع. تتم هذه المصروفات من خلال مكتب مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، وفق الطريقة التالية:
الصرف الأولي: إبلاغ خطي (البريد الإلكتروني) لمكتب البرنامج الإقليمي ومكتب مراقب الحسابات بتاريخ الحاجة للحصول على التمويل ومبلغه. يتحدد ذلك من أجل إجراء عملية الصرف الأولية من تمويلات صندوق تنمية العراق للبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة.
يجب إعطاء مهلة لا تقل عن سبعة أيام لتأمين الحصول على التمويلات (يعود ذلك إلى الطبيعة المتعددة لمصادر التمويل).
المصروفات اللاحقة: يجب أن يزور مندوبو المناطق شخصياً مكتب مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، حاملين معهم الوثائق التالية (اتفاقية العقد أو المنحة، فاتورة الحساب، تقرير الاستلام، وإيصال استلام بالدفعة). بعد التدقيق بصحة الوثائق، تُحرر التمويلات المادية حتى حدود تخصيص مرحلة التمويل للمنطقة وللشهر . إذا كانت المنطقة قد تجاوزت خطوة تمويلها يجوز لها ان تطلب المصادقة على تحرير مسبق للتمويل من خلال منسق البرامج الإقليمية.
3
الهدف
يتمثّل الهدف الإجمالي لعملية التدقيق بتحديد ما إذا كانت سلطة الائتلاف المؤقتة قد وضعت واستعملت سياسات وإجراءات مناسبة لضمان المحاسبة، والمناولة، والإشراف. والرقابة على الموجودات النقدية.
أنظمة الرقابة على الأموال النقدية في صندوق تنمية العراق وضعت سلطة الائتلاف المؤقتة سياسات وأنظمة التي، وان كانت حسنة النية، لم تحدد أنظمة فعالة لرقابة ومحاسبة المسؤولين على تمويلات تزيد في مجموعها عن 600 مليون دولار من تمويلات صندوق تنمية العراق متوفرة نقداً للصرف. بصورة محددة، لم تتم المحافظة، والمحاسبة الصحيحة عن مسؤوليات المدفوعات النقدية، وكان الأمن المادي غير ملائم، وكانت سجلات وكلاء التمويل غير كاملة، ولم يتم التخصيص الصحيح لمسؤوليات ولالتزامات مدراء التمويلات.
لم يتبنّ مخططو العمليات الأولون لدى سلطة الائتلاف المؤقتة ولا مراقب الحسابات لديها المعايير القائمة مثل أنظمة الإدارة المالية لوزارة الدفاع لرصد استعمال تمويلات صندوق تنمية العراق.
وفي حين ان مكتب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة لم يؤكد حصول أي فقدان فعلي للأموال النقدية فقد كانت هذه التمويلات معرضة لعمليات الاحتيال، والهدر، وإساءة الاستعمال.
أنظمة الإدارة المالية لوزارة الدفاع. كان من الممكن بسهولة تكييف أنظمة الإدارة المالية لوزارة الدفاع من أجل وضع سياسات وإجراءات لرصد الموجودات النقدية في صندوق تنمية العراق.
بحكم نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع رقم 7000-14-R، المجلد الخامس، أسلوب الإدارة المالية
لوزارة الدفاع من خلال الإنشاء والتطبيق القسري للمتطلبات، والمبادئ، والمعايير، والأنظمة، والإجراءات، والممارسات الضرورية للالتزام بالمتطلبات القانونية والتنظيمية للإدارة المالية المطبقة لدى وزارة الدفاع. يوجه هذا النظام متطلبات الإدارة المالية، والأنظمة، والوظائف لكافة نشاطات التمويلات المخصصة، وتمويلات رأس المال العامل، والتمويلات الدوارة، والتمويلات الائتمانية. بالإضافة إلى ذلك، يوجه النظام متطلبات إعداد التقارير المالية القانونية والنظامية.
يحكم المجلد 5 من نظام الإدارة أسلوب صرف التمويلات المشمولة في المجلد 5 على أنها عمليات محددة للمحافظة على ولإعداد التقارير حول مسؤولية المحاسبة عن التمويلات، وحول تعيين وإدارة الوكلاء الميدانيين، وتنفيذ التدقيقات حول الأموال النقدية، وقبول ومطابقة حسابات الوكلاء، والضمانات المادية للموجودات، وأنظمة الرقابة على الأدوات النقدية. يتم تطبيق أحكام هذا المجلد على كافة مكونات وزارة الدفاع. فمن خلال تطبيق سياسات وإجراءات مماثلة لنظام الإدارة المالية 7000-14-R لوزارة الدفاع، كان بإمكان سلطة الائتلاف المؤقتة وضع أنظمة صحيحة للرقابة الداخلية للحسابات.
السياسات والإجراءات. أوجدت سلطة الائتلاف المؤقتة سياسات وإجراءات، وإن كانت حسنة النية، لكنها لم تحدد أنظمة رقابة فعالة، وتركت مسؤولية المحاسبة مكشوفة لعمليات الاحتيال، والهدر، وسوء الاستعمال. وجدت مواطن الضعف في مسؤولية المحاسبة والرقابة على التمويلات في حسابات صندوق تنمية العراق. لم يضع مراقب الحسابات إرشادات إجرائية فعالة لكافة أشكال الأدوات النقدية في بيان مسؤولية المحاسبة. علاوة على ذلك، لم يكن لدى مراقب الحسابات سجلات كاملة ودقيقة لتمويلات الوكلاء. وعلى وجه التخصيص حددنا خلال عملية التدقيق ما يلي:
• لم يشمل مراقب الحسابات الكميات النقدية الموجودة فوراً في البيانات المالية الإجمالية لصندوق تتمية العراق. خفض مراقب الحسابات حساب صندوق تنمية العراق عندما كان جري تزويد التمويلات إلى الوكلاء؛ إلا أن هذه التمويلات لم تكن مشتملة في القائمة الإجمالية لموجودات صندوق تنمية العراق إلى حين صرف الوكلاء فعلاً هذه التمويلات.
كانت ضمانات الأمن المادي غير ملائمة. لم يكن لدى مراقب الحسابات وسائل رقابة مناسبة أو إمكانية الوصول إلى الخزنة الميدانية، إذ كان مفتاح الخزنة موجوداً في حقيبة ظهر غير مأمونة.
لم يتم بصورة صحيحة تحديد مسؤوليات والتزامات مدراء التمويل. جرى تسمية مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، ومدير تمويلات صندوق تنمية العراق. لكن لم يُحدد أمر التعيين المسؤوليات المخصصة لمدير التمويل أو يحدد الالتزام المالي للمدير .
بيان مسؤولية المحاسبة. حاولنا التوفيق بين بيان مسؤولية المحاسبة، ومصادر صندوق تنمية العراق واستعمالات التمويلات، وبين بيان صندوق تنمية العراق كما كان في الأول من يسان/أبريل، 2004. ومع أننا تمكنا من الإسناد الترافقي لثلاثة مبالغ من بيان المسؤولية المحاسبية بالسجلين الآخرين، لم نستطع التوفيق بين المعلومات بصورة إجمالية. ذكرت الإدارة انه عندما بدأ عمليا تشغيل صندوق تنمية العراق عام 2003 لم تكن الإرشادات محددة بشكل جيد، كما لم تكن هناك أي سياسات وإجراءات واضحة. وكانت النتيجة استمرار كل مراقب حسابات القيام بالأعمال كما كان يفعل سلفه. ونظراً لان صندوق تنمية العراق استعمل لتمويل عمليات الحكومة العراقية، فقد استمرت الأعمال بوتيرة سريعة. جعل هذا العمل من الصعب على مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة تغيير العملية والإجراءات. يتم تشغيل ومحاسبة صندوق 6
تنمية العراق على أساس نقدي، ولذلك تصعب إدارة المسؤولية المحاسبية التي تستعمل أسلوب المحاسبة النقدية. نظراً لذلك، يتوجب مطابقة التمويلات على أساس يومي.
الضمانات المادية. خلال عملية التحقق من الموجودات النقدية التي قمنا بها في 14 نيسان/أبريل، 2004، لاحظنا حصول عدة انتهاكات للأمن المادي. كان يجري الاحتفاظ بمفاتيح الخزنة في حقيبة ظهر المسؤول عن الصرف بدون أي حماية، كما ان المسؤول عن الصرف غادر الغرفة دون ان يقوم بنظرة تفقدية على الخزنة المفتوحة.
وكلاء التمويل. لم تقم سلطة الائتلاف المؤقتة بإدارة وكلاء التمويل بصورة فعالة. وعلى وجه التخصيص خاصة لوحظت الأمور التالية خلال علمية التدقيق:
لم يكن لدى وكلاء الصرف انظمة رقابة داخلية ملائمة.
لم يكن لدى وكلاء الدفع إرشادات واضحة.
كانت رسائل تعيين وكلاء الدفع أما غير موقعة أو غير متوافقة مع الإرشادات المنشورة.
أنظمة الرقابة الداخلية لوكلاء الصرف: لم يحافظ دائماً المسؤولين في 15 موقع على الوثائق بصورة صحيحة ولم يحافظوا على مسؤولية المحاسبة بخصوص الدفعات المسبقة والمرجعة للأموال للوكلاء وعلى وجه التخصيص:
• استُعملت الاستمارة DD1081 لاحتساب الدفق النقدي إلى وكيل مستوى الفرقة (DLA) من
جانب مراقب الحسابات. وهذه الاستمارة المستعملة لإدخال السحوبات أو الإيداعات في لدفتر النقدي للصندوق. والمستندات هذه بنود قابلة للتداول بعد إكمالها.ف يصبح عندئذ وكيل مستوى الفرقة مسؤولاً عن المبالغ المدرجة في القائمة أو الاستمارة. لم يكمل وكلاء الصرف بصورة صحيحة الاستمارة DD1081. حددنا وجود استمارات DD1081 غير موقعة، أو معبأة بصورة غير صحيحة، أو احتوت تغييرات كتبت بخط اليد، ولم يتم التوقيع على صلاحيتها للحصول على تمويلات مسبقة.
لم يزود وكلاء الصرف في 14 موقعاً سجلاً بإيصالات التصفية والموقعة من وكلائهم على المستوى الميداني. وكانت النتيجة ان مراقب الحسابات أعدّ جدولاً بمجاميع مبالغ الإيصالات للتحقق من مبلغ الإيصالات المقدمة. في حالة فقد إيصال، يجب القيام بعمل إضافي لتحديد الإيصالات الناقصة. يجب ان يحتفظ الوكلاء بسجلات في مواقعهم المختلفة لتسجيل الرصيد النقدي اليومي الموجود بحوزتهم. ان تزويد نسخة عن هذا السجل قد يسارع في تنفيذ عملية التصفية. لم يقدم وكلاء الصرف إثباتات مناسبة للفواتير التي تم صرف تمويلات بموجبها. حددنا حالات متعددة تعود لعدم وجود إيصالات أو وجود تفاصيل غير كافية للخدمات المستلمة. تم اختيار عينة للحكم بموجبها، مكونة من 26 إيصالاً مصفى للتأكد من صحتها. من أصل الإيصالات الستة والعشرون، لم يتوفر ل 25 منها، فواتير اسنادية لصحة الدفع في المستندات المرافقة لها، وبصورة إضافية، كان ينقص كافة الإيصالات أحد التواقيع الأربعة المطلوب وجودها على الاستمارة، وكان بنقص ثلاثة من الإيصالات توقيع اثنين من التواقيع الأربعة المطلوبة.
أصدرت سلطة الائتلاف المؤقتة إرشادات تطلب فيها تسليم الإيصالات مرة في الشهر على الأقل. كان خمسة، من بين وكلاء مستوى الفرقة الخمسة عشر، قد تجاوزوا فترة تزيد عن 35 يوماً منذ التصفية الأخيرة وجهاً لوجه. محاسباتهم خلال نيسان/أبريل، 2004، منعتها مشاكل أمنية في الجنوب أعاقت تحرك الموظفين لمدى حوالي 7 أيام.
تساعد التصفية الشهرية للإيصالات في منع فقدان معلومات تاريخية حيوية في حال حصول أعمال كارثية غير متوقعة في الميدان. تُحفظ الإيصالات المصفاة بعد ذلك في مكتب مراقب الحسابات. ويكون وكيل مستوى الفرقة مسؤولاً عن قيمة شهر من التمويل في كل مرة.
إرشادات لوكلاء التمويل. تمّ اشتمال التغييرات التي أمَر بها في آذار /مارس، 2004، مراقب الحسابات في سلطة الائتلاف المؤقتة، في رسائل التعيين الجديدة المؤقتة التي وقعها وكلاء مستوى الفرقة. رغم ذلك، كانت الإرشادات المحتواة في رسائل التعيين الجديدة للبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة غير متوافقة مع مسوؤليات الوكلاء السابقين. أمَر مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، لتمويلات البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، (R3P) بأن تعامل طبقاً لنفس معاملة تمويلات برنامج القيادات للاستجابة الطارئة (CERP) لأغراض الصرف والتصفية. ومن بين وكلاء مستوى الفرقة الخمسة عشر العاملين وقت إجراء المراجعة، كانت تنقص ثلاث رسائل نعيين من ملفات مراقب الحسابات.
8
رسائل تعيين وكلاء التمويل. يجوز تعيين ضباط، أو أفراد مجندين، أو موظفين مدنيين في وظيفة وكيل مستوى الفرقة. يوافق مراقب الحسابات في سلطة الائتلاف المؤقتة على إنشاء وتحديد وظائف لوكلاء محليين يخضعون لمسؤولية المحاسبة. يتم تعيين المسؤوليات الأعلى التالية، أي وكيل الدفع الميداني (PPA) أو ضابط المشتريات للمشروع، بصورة خطية على يد الموظف المسؤول المختص.
يجب ان تتضمن كافة رسائل التعيين، بغض النظر عن نوع الوكيل، الواجبات والتقييدات المحددة، والتاريخ الفعال، والفترة الزمنية للتعيين، واسم الفرد الذي تم إعفاءه من واجباته. وأيضاً يجب أن يوافق الفرد المعين على تعيينه، وان يقبل إشغال المركز بالتوقيع على النسخ الأصلية وكافة النسخ الأخرى لرسالة التعيين، ويجب ان تتضمن الرسالة البيان المتعلق بمسؤولية المحاسبة والالتزام.
تحفظ رسائل التعيين في ملف دائم في مركز النشاطات لتبيان الشاغلين المتوالين لكل مركز، على ان يتم الاحتفاظ بهذا الملف لفترة لا تقل عن 6 أشهر بعد أن يتوقف الفرد عن إشغال المركز المعني.
حددنا خلال التدقيق 15 وكيلاً على مستوى الفرقة استلموا تمويلات من مراقب الحسابات. لم يكن لدى ثلاثة وكلاء رسالة تعيين موقعة وكان لدى اثنين من الوكلاء الذين صرفوا تمويلات لوكلاء دفع ميدانيين، رسائل تعيين موقعة من القادة الميدانيين. بدون الرسائل الموقعة لا يمكن التحقق من صحة التواقيع على الإيصالات خلال عملية تصفيتها.
خلال التدقيق طور موظفو مراقب الحسابات، وطبقوا برنامج تدريب لوكلاء مستوى الفرقة من اجل التوحيد القياسي للممارسات في الميدان. كما تم إعداد رسائل تعيين الوكلاء الجدد بصورة متوافقة مع الإرشادات المطبقة.
مدراء التمويل. لم يتم بصورة صحيحة تخصيص مسؤوليات والتزامات مدراء التمويل. عين مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، مديراً لتمويلات صندوق تنمية العراق. مع ذلك، لم يذكر كتاب التعيين المسؤوليات المحددة لمدير التمويلات أو يحدد الالتزام المالي للمدير .
لم يضع مخططو العمليات في سلطة الائتلاف المؤقتة الأولون ولا مراقب الحسابات أية أنظمة للرصد مثل أنظمة الرقابة المدرجة في نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع. كان من المفروض على مراقب الحسابات لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، ان يضع سياسات تضمن الإدارة الصحيحة للأموال النقدية في صندوق تنمية العراق. لو تم استعمال نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع بمثابة إرشاد، لكان من الممكن التحديد الواضح لمسؤوليات مدير التمويلات والتزامه المالي في رسائل التعيين. بصورة أكثر أهمية، فمن خلال إنشاء أنظمة رقابة من نوع نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع، كان سوف يفرض على الشخص المعين الاعتراف باستلامه وفهمه للسياسات والإجراءات. هذه وثيقة مهمة للتأكد من ان مدير التمويلات يفهم التزامه في حال حصول حالات فقد أو سوء استعمال.
أنظمة الرقابة الداخلية. حصلت هذه الظروف لان مراقب الحسابات لم يطور في البدء أنظمة رقابة داخلية ملائمة لضمان الرقابة الكافية لوكلاء مستوى الفرقة، ولا الإرشاد الواضح ومسؤولية المحاسبة حول برنامج صندوق القيادات للاستجابة الطارئة، والبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، ولتأمين التماسك بين الإرشادات ووسائل تعيين الوكلاء. علاوة على ذلك، لم يقم مراقب الحسابات بوضع معايير قياسية متوافقة لمتطلبات تصفية التمويلات.
من أصل مبلغ ال 400 مليون دولار المتوفر للصرف الميداني، جرى تصفية مبالغ بلغت حد 50 مليون دولار من دون إيصالات صحيحة تثبت صحة هذه الدفعات. قام سبعة من وكلاء مستوى الفرقة الخمسة عشر، بتصفية الإيصالات في مكتب مراقب الحسابات. راجعنا عينة، للحكم بموجبها، من إيصالات وكلاء مستوى الفرقة المصفاة (إيصال واحد لكل وكيل مستوى الفرقة).
خلال المراجعة اكتشفنا عدم وجود إيصالات اسنادية لبعض الفواتير؛ وإيصالات جرت تصفيتها استناداً إلى تفسيرات محدودة حول الخدمات أو المواد المستلمة؛ كما تم صرف تمويلات لخدمات تتناقض مع النفقات المسموح بها لتلك الخدمات.
الأداء المالي للمقاول. يفرض القانون رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة وجوب ان تحصل السلطات على خدمات شركة محاسبة قانونية مجازة مستقلة لتأمين إدارة واستعمال صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة لفائدة الشعب العراقي. في تشرين الأول/أكتوبر، 2003، مُنح عقد بقيمة 1,4 مليون دولار إلى شركة نورث ستار كونسولتانتس نص على وجوب قيام المقاول بتنفيذ مراجعة لأنظمة لرقابة الداخلية وتزويد سلطة الائتلاف المؤقتة بتقرير خطي حول تقييمه. لم تنفذ شركة نورث 10
ستار كونسالتنتس مراجعة لأنظمة الرقابة الداخلية حسب ما نص عليه العقد. وبالتالي، لم يتم تقييم أنظمة الرقابة الداخلية على المصروفات من صندوق تنمية العراق. علاوة على ذلك، قام مراقب الحسابات بتعديل العقد شفوياً وطلب من المقاول بأن يؤدي بصورة أولية مهمات المحاسبة في مكتب مراقب الحسابات.
التوصيات. نوصي بان يطلب مدير مكتب إدارة اعمار العراق، خليفة سلطة الائتلاف المؤقتة، من مراقب الحسابات ان يضع أنظمة رقابة داخلية ملائمة تشمل:
1- تطبيق مجموعة موحدة من المعايير القائمة، مثل نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع من اجل الرقابة على استعمال صندوق تنمية العراق.
2- التوحيد القياسي لمتطلبات تصفية التمويلات.
3- وضع رقابة على وكلاء مستوى الفرقة.
4 -
تزويد إرشادات واضحة حول مسؤولية المحاسبة عن برنامج صندوق القيادات للاستجابة الطارئة، وعن البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة.
5- تأمين التناغم بين الإرشادات ورسائل تعيين الوكلاء.
الملاحظات الإدارية. استلمنا ملاحظات على التقرير الأولي من مراقب الحسابات السابق لسلطة الائتلاف المؤقتة ومن مكتب وزير الدفاع. وافق بوجه عام مراقب الحسابات السابق لدى سلطة الائتلاف المؤقتة على النتائج وعلى كافة التوصيات الخمس. انظر الملحق ب للحصول على نسخة الملاحظات الإدارية الواردة من مراقب الحسابات السابق لسلطة الائتلاف المؤقتة. زود مسؤولون في مكتب وزير الدفاع ملاحظات إضافية على التقرير الأولي أخذت في الاعتبار عند إعداد التقرير النهائي.
لم يوافق مراقب الحسابات السابق لدى سلطة الائتلاف المؤقتة على بياننا الذي يؤكد على ان ما يزيد عن 400 مليون دولار من تمويلات صندوق تنمية العراق تم ضرفها ميدانيا دون شفافية تامة، وفي حين انه كان من الممكن تحسين درجة هذا الوضوح، ذكر مراقب الحسابات السابق ان السجلات تغطي بوضوح أسماء الذين استلموا هذه التمويلات. نوافق على انه كان لدى مراقب الحسابات سجلاً بأسماء الذين استلموا تمويلات لصرفها لاحقاً. لكننا، أشرنا، ووافق مراقب 11
الحسابات السابق على ان بعض الوثائق والإيصالات العائدة لمصروفات قدمها وكلاء الدفع كانت غير موجودة. غيرنا نص التقرير النهائي ليعكس هذا الواقع.
الاستجابة للتدقيق. تعاملت الملاحظات الإدارية مع المسائل التي تطرقت إليها النتائج، ومن المفترض أن الإجراءات المخططة والتي سوف تنفذ أن تصحح هذه المشاكل.
12
لملحق أ- النطاق والمنهجية
راجعنا القانون رقم 2 حول "صندوق تتمية العراق" الصادر بتاريخ 10 حزيران/يونيو، 2003، عن سلطة الائتلاف المؤقتة؛ والمذكرة رقم 4، حول "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المكتسبة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق"، الصادرة بتاريخ 19 آب/أغسطس، 2003 عن سلطة الائتلاف المؤقتة؛ والأمرين المجز أين 98 و 1269 . نفذنا علمية التدقيق من شهر نيسان/أبريل حتى شهر حزيران/يونيو، 2004، استناداً إلى معايير التدقيق الحكومية المقبولة بصورة عامة.
من أجل تحديد مدى فعالية مسؤولية المحاسبة لوكلاء مستوى الفرقة، أجرينا مراجعة لأعمال خمسة عشر وكيلا كانت بحوزتهم تمويلات في 17 آذار/مارس، 2004. كان لدى سبعة من الخمسة عشر وكيلاً إيصالات مصفاة، وأجرينا عيّنة يمكن الحكم بموجبها على هذه الإيصالات لتحديد ما إذا كانت قد جرت تصفيتها وفقاً للإجراءات الصادرة.
بغية تحديد ما إذا كان قد تم وضع إجراءات فعالة، أجرينا جرداً مفاجئاً للنقد، في 14 نيسان/أبريل، 2004، وراجعنا الإجراءات الأمنية المادية، وراجعنا السياسات والإجراءات داخل مكتب مراقب الحسابات.
حدود النطاق. كان نطاق عملنا محدوداً بسبب الوقت وتقييدات الموارد المتوفرة. وعلى وجه التخصيص، منعنا عدم توفر النقل الآمن من السفر إلى أي وكيل دفع ميداني لإجراء جردة نقدية وتسوية حسابات التمويلات.
استعمال بيانات معالجة بواسطة الكومبيوتر. لم تستعمل بيانات معالجة بواسطة الكومبيوتر لتنفيذ عملية التدقيق.
13
المحق ب- ملاحظات إدارية من المسؤول عن الصرف في مكتب المشاريع والعقود مكتب المشاريع والعقود بغداد - العراق 20 تموز /يوليو، 2004 مذكرة إلى مدير مكتب إدارة وإعادة إعمار العراق الموضوع: التقرير الأولي - تدقيق رقابة سلطة الانتلاف المؤقتة لصندوق تنمية العراق .(D2004-DCPAAF-002 المشروع رقم) يحتوي التقرير الأولي لعملية التدقيق خمس توصيات موجهة إلى مكتب مراقب الحسابات، سلطة الائتلاف المؤقتة. لم تعد سلطة الائتلاف المؤقتة قائمة. وبصفتي مراقب الحسابات السابق لسلطة الائتلاف المؤقتة، اقدم هذه الملاحظات حول التقرير المذكور. وفي حين أننا نوافق بوجه عام على هذه الملاحظات والنتائج، فإن العديد من الأعمال التصحيحية كان يجري تنفيذها قبل إجراء التدقيق.
أرفقت ملاحظات أكثر تحديداً مع الجدول "أ": إذا رغبتم في الحصول على معلومات إضافية حول هذه المذكرة يرجى الاتصال على رقم الهاتف 8955.-343-703 العقيد دون دي. دايفيس مسؤول المصروفات، مكتب المشاريع والعقود 14
ملاحظات إدارية على التقرير الأولي ملاحظات إدارية: يعالج هذا التقرير الأولي خمس نتائج محددة. وعلى وجه التخصيص تعالج هذه النتائج مسؤولية المحاسبة عن الموجودات النقدية، الأمن المادي، وأنظمة الرقابة الداخلية، مسؤوليات والتزامات مدراء التمويلات، والأداء المالي للمقاول.
في حين أننا وافقنا بوجه عام على الملاحظات والنتائج الواردة في هذا التقرير الأولي المتعلقة برقابة صندوق تنمية العراق، من المهم الإدراك انه خلال الإطار الزمني الذي لحظته عملية التدقيق كان يتم باستمرار تحسين وتعديل إجراءات الرقابة على صندوق تنمية العراق. في الواقع، عالج موظفو هذا المكتب العديد من النتائج المشار إليها في هذا التقرير. في بعض الحالات طلب هذا المكتب المساعدة في إيجاد حلول من مكتب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة. نتج عن هذه الجهود، سوية مع المساعدة من مكتب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة، تسحيز مسؤولية المحاسبة عن صندوق تنمية العراق.
مسؤولية المحاسبة، حول الموجودات النقدية: نتفق في الرأي حول الملاحظة. تتعلق هذه المسألة بنقل الأموال النقدية من المصرف المركزي العراقي إلى خزنة القصر قبل تسليمها لأي وكلاء الارتباط للصرف (DLAs). بصورة دورية، طلب من مراقب الحسابات تسليم أموال نقدية إلى وكلاء الارتباط للصرف لبرنامج القيادات للاستجابة الطارئة، وللبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. عند إبلاغه بهذه الاحتياجات كان مراقب الحسابات ينظم سحب التمويلات من المصرف المركزي العراقي لتسليمها إلى وكلاء الارتباط للمصرف. كانت هذه الأموال النقدية تخزن مؤقتاً في قبو القصر تحت إشراف الكتيبة المالية ال 126 لفترات زمنية قصيرة جداً كانت تدوم عادةً بين يوم واحد ويومين. ثم كانت هذه التمويلات تتقل على سيارات نوع 1081 إلى وكلاء الارتباط للصرف لم تسجل نقل الأموال النقدية إلى القبو العائدة لهذه المعاملات بل من المصرف إلى وكلاء الارتباط للصرف. في أواسط أيار/مايو تولينا مسؤولية القبو وعدلنا بياننا المالي ليعكس حركة التمويلات من المصرف إلى القبو. في هذا الوقت، اثار موظفو مكتب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة، مسألة الأموال المحفوظة في القبو. وكانت النتيجة تعديل البيان المالي ليعكس الموجودات النقدية المؤقتة.
15
إجراءات وقائية للأمن المادي: نتفق في الرأي. نتفق في الرأي على انه في تلك الحالة كان يتم خرق الإجراءات الأمنية.
أنظمة الرقابة الداخلية لوكلاء الصرف: نتفق في الرأي على الملاحظة: نتفق في الرأي ان بعض السجلات كانت غير كاملة وقت إجراء التدقيق. كما نتفق في الرأي أيضاً على ان التمويلات المسلمة إلى الوكلاء على مستوى الميدان لم تكن كاملة دائماً. بالإضافة إلى ذلك، نتفق في الرأي بان العديد من الوثائق والإيصالات لم تكن متطابقة مع التعليمات. يعود سبب ذلك بصورة أولية إلى التنفيذ السريع للبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة والنقص في التدريب. وقت إجراء هذا التدقيق، كنا نعالج مسألة تحديث رسائل التعيين وتزويد التدريب. ألغيت في نيسان/أبريل الخطط الأولية للتدريب الجماعي بسبب مشاكل الأمن. بدلاً من ذلك، كنا نقدم برامج تدريب لتنشيط الذاكرة عندما يأتي وكلاء الارتباط للصرف هنا للتسوية النقدية للحسابات، قبل إعطائهم أي تمويلات إضافية. كما راجعنا الإرشادات لوكلاء الارتباط للصرف للبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة لجعلها تعكس الإجراءات بموجب برنامج القيادات للاستجابة الطارئة (CERP).
نرفق نسخة لمجموعة برامج التدريب المستعملة. ملاحظة: تنطبق هذه الملاحظة الإدارية على الإرشادات لوكلاء التمويلات كما على رسائل التعيين.
تبنّي سياسات نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع: نتفق في الرأي على الملاحظة. ذكرت النتائج أنه كان بإمكان سلطة الائتلاف المؤقتة ان تستخدم هذه السياسات لتحسين الوضوح بالنسبة لعمليات صندوق تنمية العراق. استعملنا نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع كدليل لتطوير سياسة والإجراءات، لكن صندوق تنمية العراق لا يشمل تمويلات مخصصة. فالاستعمال الواسع لتمويلات صندوق تنمية العراق، سوية مع العوامل التي واجهتنا في هذه البيئة فرضت المرونة التي لم يكن بالإمكان تحمل كلفتها بظل التفسير الصارم لنظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع. مرة أخرى، طبقنا هذه الإرشادات حيث أمكن ذلك.
16
مسؤوليات والتزامات مدراء التمويلات: لا نتفق في الرأي. يقترح تقرير التدقيق انه لم تكن لدينا رقابة كاملة على ما يزيد عن 400 مليون دولار. هذا البيان غير صحيح. ففي حين نوافق على انه كان بالإمكان تحسين الوضوح والشفافية، عكست سجلات مراقبي الحسابات بوضوح أسماء الذين تسلموا هذه التمويلات. عند توزيعها على وكلاء الارتباط للصرف (DLAs) يعاد توزيع التمويلات إلى وكلاء الدفع الميداني (FPAs). تتم تسوية الحسابات بين وكلاء الارتباط للصرف مع وكلاء الدفع في الميدان، ثم تعاد كافة الأموال التي لم تستعمل وإيصالاتها.
بالإضافة إلى ذلك، تم تزويد تقارير شهرية من جانب برنامج القيادات للاستجابة الطارئة عبر قوة العمل المشتركة الموحدة 7، ومنسق البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، حول الوضع الشهري للبرامج. نتفق في الرأي على انه لم توجد بعض الوثائق والإيصالات المزودة من وكلاء الدفع.
بالفعل، أكدنا بعض هذه المشاكل إلى المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة. مع ذلك، كان الرصد لهذه التمويلات معروفاً دائماً، وتجري تعقبها لدى وكيل الارتباط للصرف.
الأداء المالي للمقاول: نتفق في الرأي. لم تنفذ مؤسسة نورث ستار مراجعة أنظمة الرقابة الداخلية حتى المستوى الوزاري. لكن ذلك كان نتيجة إحداث تغييرات في مهمة سلطة الائتلاف المؤقتة. نتج عن قرار حل سلطة الائتلاف المؤقتة في 30 حزيران/يونيو، بعد وقت قصير من بدء نفاذ العقد الابتدائي، حصول تغيير للمتطلبات الأولية لشركة نورث ستار. نتفق في الرأي بانه كان من الضروري تعديل العقد لكي يعكس هذا التغيير .
التوصيات:
نفيذ مجموعة موحدة من المقاييس القائمة، مثل أنظمة الإدارة المالية لوزارة الدفاع لرصد استعمال تمويلات صندوق تنمية العراق: نتفق في الرأي مع الملاحظة، ان صندوق تنمية العراق غير مكوّن من تمويلات مخصصة. لم يكن بالإمكان تحمل كلفة المرونة المطلوبة المعلميات في ظل التفسير الصارم لنظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع، وذلك نظراً لتتوع استعمالات صندوق تنمية العراق، ولحساسية الأولويات، وللاستعمال الحساس للوقت لهذه التمويلات سوية مع بيئة التشغيل، هنا في بغداد كما في الميدان. مع ذلك استعملنا حيث أمكن، وحيث كان ذلك عمليا نظام الإدارة المالية لوزارة الدفاع كمرشد لعملياتنا.
17
التوحيد القياسي للمتطلبات لتصفية التمويلات: نتفق في الرأي.
تطوير أنظمة رقابة داخلية ملائمة تؤمن رقابة كافية على وكلاء مستوى الفرقة. نتفق في الرأي.
تزويد توجيهات واضحة فيما يخص مسؤولية المحاسبة حول برنامج القيادات للاستجابة الطارئة والبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. نتفق في الرأي.
تأمين التوافق بين الإرشادات ورسائل تعيين الوكلاء. نتفق في الرأي (4)
(4) التوصيتان 4 و 5 ثركت سهوا خارج ملف PDF الذي تم استلامه من العقيد دايفيس وأضيفت بإذنه الشفهي لتأمين إدخال الملاحظات
لأولية في هذا التقرير حسب المقصود.
18
الملحق ج- المختصرات
CPA
سلطة الائتلاف المؤقتة
CERP
برنامج القيادات للاستجابة الطارئة DFI
صندوق تنمية العراق
DLA
وكيل مستوى الفرقة (العسكرية) DoD وزارة الدفاع FMR أنظمة الإدارة المالية FPA وكيل الدفع الميداني IAMB المجلس الاستشاري والرقابي الدولي OSD مكتب وزير الدفاع PRB مجلس مراجعة البرامج R3P البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة UN منظمة الأمم المتحدة 19
الملحق د- توزيع التقرير
مكتب وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع (مراقب) / المدير المالي مدير برنامج التحليل والتقييم نائب المسؤول المالي الرئيسي نائب مراقب الحسابات (البرنامج/الميزانية) المفتش العام، لوزارة الدفاع مدير قسم المشتريات والاستملاكات وزارة الدفاع، مجموعة دعم العراق نائب للسياسة مكتب وزير الخارجية السفير الأميركي لدى العراق المفتش العام، وزارة الخارجية المدير ، مكتب إدارة إعادة إعمار العراق وزارة الجيش مساعد وزير الجيش، المشتريات واللوجستيات والتكنولوجيا المدقق العام، وزارة الجيش الهيئات الدفاعية الأخرى إداري سلطة الائتلاف المؤقتة مدير مكتب إدارة برنامج سلطة الائتلاف المؤقتة المفتش العام لوزارة الدفاع 20
مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية الهيئات الفدرالية غير الدفاعية مكتب الإدارة والميزانية مكتب المحاسبة العامة وزارة الخارجية الوكالة الأميركية للتنمية الدولية المفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية المفتش العام لوزارة التجارة لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقلية لجنة الاستملاكات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الدفاع الفرعية التابعة لمجلس الشيوخ، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة التابعة لمجس الشيوخ لجنة الشؤون الحكومية التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الشؤون الخارجية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الاستملاكات النيابية لجنة الدفاع الفرعية النيابية، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة النيابية لجنة الإصلاح الحكومي النيابية اللجنة الفرعية النيابية لكفاءة الحكومة والإدارة المالية، ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية النيابية للأمن القومي والتهديدات الناشئة والعلاقات الدولية، لجنة الإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية النيابية للتكنولوجيا وسياسة المعلومات والعلاقات بين الوكالات الحكومية، والإحصاء ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة النيابية للعلاقات الخارجية 21
الملحق ه: أعضاء فريق التدقيق تم إعداد هذا التقرير على يد قسم الإدارة المالية، مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، سلطة الائتلاف المؤقتة.
جون بيطار
وليام وايتهيد
ليونا برنت
بريان فلين
دوغلاس ايكس
أدوار تيريك
22
Audit
Report
Coalition Provisional Authority Comptroller Cash Management Controls Over the Development Fund for Iraq Report Number 04-009 July 28, 2004 Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority
C O A L I T I O N P R O V I S I O N A L O F F I C E O F T H E I N S P E C T O R A U T H O R I T Y
G E N E R A L
July 28, 2004
MEMORANDUM FOR U.S. AMBASSADOR TO IRAQ
DIRECTOR, IRAQ RECONSTRUCTION MANAGEMENT
OFFICE
SUBJECT: Coalition Provisional Authority Control Over the Development Fund for Iraq We are providing this audit report for your information and use. We performed the audit in accordance with our statutory duties contained in Public Law 108-106 which mandates the conduct of audits relating to the treatment, handling, and expenditure of funds by the Coalition Provisional Authority or its successor entities on Iraq reconstruction, and of the programs, operations, and contracts carried out in utilizing such funds. We considered management comments on a draft of this report in preparing the final report.
Comments on the draft of this report were responsive to our recommendations.
Therefore, no additional comments are required.
We appreciate the courtesies extended to the staff. Questions should be directed to Mr. Brian Flynn at (703) 343-9230 or Mr. William Whitehead at (703) 343-9229.
Management may request a formal briefing on the results of this audit. See Appendix D for the report distribution.
Stuart W. Bowen, Jr.
Assistant Inspector General for Auditing Coalition Provisional Authority 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority Report Number 04-009 July 28, 2004 Coalition Provisional Authority Comptroller Cash Management Controls Over the Development Fund for Iraq Executive Summary Introduction. The Development Fund for Iraq (DFI) was established solely for the benefit of the people of Iraq. Ninety-five percent of the proceeds of all export sales of petroleum, petroleum products, and natural gas from Iraq, as well as funds from other sources, were deposited into the DFI until an internationally recognized, representative government of Iraq was properly constituted, and that five percent of the proceeds referred to in paragraph 20 of Resolution 1483 were deposited into the Compensation Fund established in accordance with Resolution 687 (1991). The major Coalition Provisional Authority (CPA) objective was to ensure that the newly established DFI and other Iraqi resources, including Iraqi petroleum and petroleum products, are dedicated to the well-being of the Iraqi people.
The DFI was to be used in a transparent manner to meet the humanitarian needs of the Iraqi people, for the economic reconstruction and repair of Iraq's infrastructure, for the continued disarmament of Iraq, for the costs of Iraqi civilian administration, and for other purposes benefiting the people of Iraq. CPA Regulation 2 applies to the administration, use, accounting, and auditing of the DFI. The regulation was intended and applied to ensure that the DFI is managed in a transparent manner for and on behalf of the Iraqi people, consistent with Resolution 1483, and that all disbursements from the Fund were for purposes benefiting the people of Iraq. The CPA Comptroller is appointed as the DFI Fund Manager.
Objective. The overall objective of the audit was to determine whether the CPA instituted and used appropriate policies and procedures in accounting for, handling, monitoring, and controlling cash.
Conclusion. The CPA created policies and regulations which, although well-intended, did not establish effective funds control and accountability over $600 million in DFI funds held as cash available for disbursement. This included $200 million with the Comptroller and over $400 million with agents. Specifically, (1) proper cash accountability was not maintained, (2) physical security was inadequate, (3) fund agent records were not complete and (4) fund managers’ responsibilities and liabilities were not properly assigned. While the CPA-IG did not identify any actual losses of cash, these i
funds were susceptible to fraud, waste, and abuse. During the audit we noted that management was taking corrective actions to strengthen controls.
Recommendations. We are making five recommendations designed to improve the funds control and accountability. We recommend that the Director of the Iraq Reconstruction Management Office, the successor to the CPA, require the Comptroller to implement a single set of existing accounting standards, standardize fund clearing requirements, develop adequate internal controls and oversight, and implement consistency between guidance and agent appointment letters.
Management Comments. We received comments on the draft report from the former Comptroller of the CPA and the Office of the Secretary of Defense (OSD). The former CPA Comptroller generally concurred with the findings and all five recommendations.
See Appendix B for a copy of the management comments from the former CPA Comptroller. OSD officials provided additional comments to the draft report, which were considered in the preparation of the final report.
The former CPA Comptroller did not agree with our statement that the CPA had over $400 million in DFI funds disbursed to the field with limited visibility. While acknowledging that visibility could have been improved, the former CPA Comptroller stated that records clearly reflected to whom funds had been issued. We agree that the CPA Comptroller had a record of who had received funds for further disbursement.
However, we pointed out, and the former CPA Comptroller agreed, that some documentation and receipts for disbursements provided by paying agents were lacking.
We changed the final report to reflect that fact.
Audit Response. Management comments addressed the issues raised in the findings and actions planned and taken should correct the problems.
ii
Table of Contents
Executive Summary i
Background 1
Objective 3
Finding
Development Fund for Iraq Cash Controls 4 Recommendations 7 Appendices A. Scope and Methodology 9 B. Management Comments 10 C. Acronyms 13 D. Report Distribution 14 E. Audit Team Members 15
Background
Responsibilities
CPA Administrator. The Coalition Provisional Authority (CPA) Administrator oversees and controls the establishment, administration, and use of The Development Fund for Iraq (DFI) for and on behalf of the Iraqi people, and directs disbursements from DFI for those purposes determined to be for the benefit of the people of Iraq. The administrator appoints a designated representative (Comptroller) as the DFI Funds Manager.
Director, Economic Policy. The Director, Economic Policy, CPA, or other CPA officials designated by the Administrator manage DFI, in coordination with the Central Bank of Iraq, the U.S. Federal Reserve Bank of New York, and other financial institutions. The Administrator may direct opening other accounts in other financial institutions such as, the Bank for International Settlements (Switzerland). The Central Bank of Iraq holds DFI on its books and administers DFI as directed by the Administrator or his delegates.
Program Review Board. CPA Program Review Board (PRB) assigns available resources to requirements identified for the relief and recovery of Iraq. The PRB in consultation with the Iraqi interim administration develops spending plans, which prioritizes disbursements of DFI.
International Advisory and Monitoring Board (IAMB). According to Paragraph 3G of the IAMB Terms of Reference noted in paragraph 14 of UN Resolution 1483 the IAMB1 performs functions similar to those of outside audit committees and may provide information and comments to the PRB and the Administrator as appropriate to serve the purposes of Resolution 1483. The IAMB shall approve independent public accountants to audit the Fund; the Oil Proceeds Receipts Account; and auditing export sales of petroleum, petroleum products, and natural gas from Iraq.
Independent Public Accountants. To ensure DFI is used in a transparent manner and export sales are made consistent with prevailing international market best practices, independent public accountants have been assigned to audit DFI and all export sales of petroleum, petroleum products, and natural gas from Iraq.
Types of Funding
Iraqi Funds. Iraqi funds under the control of the CPA consist of proceeds from Iraqi state-owned property and funds that have been vested2 or seized3 in accordance with applicable law and made available to the CPA to assist the Iraqi people and assist in the reconstruction of Iraq. All DFI monies should be used in a transparent manner to meet 1 The IAMB includes representatives of the Secretary-General of the United Nations, the Managing Director of the International Monetary Fund, the Director-General of the Arab Fund for Social and Economic Development, and the President of the World Bank.
2 Vested funds are frozen Iraqi monies from the first Gulf War that were transferred to the CPA and subsequently used for the benefit of the Iraqi people.
3 Seized funds are former Iraqi regime monies confiscated by coalition forces and subsequently used for the benefit of the Iraqi people.
1
the humanitarian needs of the Iraqi people, for the economic reconstruction and repair of Iraq’s infrastructure, for the continued disarmament of Iraq, and for other purposes benefiting the people of Iraq.
Although Iraqi funds are not subject to the same laws and regulations that apply to funds provided to the CPA directly from Coalition governments, they shall be managed in a transparent manner that fully comports with the CPA’s obligations under international law, including Resolution 1483.
Funds are allocated through the National Budget Process and will be made available to the interim Iraqi Ministries in accordance with the National Budget. The interim Iraqi Ministries may draw on allocated funds by submitting a request for funds to the Iraqi Ministry of Finance.
Commanders' Emergency Response Program. According to Combined Joint Task Force–7, Fragmentary Order 89, dated June 19, 2003, DFI funds are used to help fund the Commanders' Emergency Response Program (CERP), which provides reconstruction assistance to the Iraqi people. These efforts include, but are not limited to water and sanitation infrastructure; food production and distribution; agriculture; electrical power generation and distribution; healthcare; education; telecommunications; projects in furtherance of economic, financial, and management improvements; transportation, and other local initiatives which further the restoration of the rule of law and effective governance.
Rapid Regional Response Program (R3P). The R3P was provided for in the CPA Memorandum Number 4, “Contract and Grant Procedures applicable to Vested and Seized Iraqi Property and the Development Fund for Iraq.” Limited specific guidance was included and much interpretation was left to the reader. The guidance was later simplified in a coordinated effort between the CPA Comptroller’s Office and the Regional Program Coordinator Office. The purpose of the program was to rapidly fund projects. These disbursements occur through the CPA Comptroller’s Office in the following manner:
• Initial Disbursement-Notify in writing (email) the Regional Program Office and the Comptroller’s Office of the date and amount of intended pick-up. Specify that this is for the initial disbursement of DFI funds for R3P. At least a 7-day notice is required to arrange for the pick-up of funds (This is due to the different nature of the funding source).
• Subsequent Disbursements-Regions must physically visit the CPA Comptroller’s Office with the following documentation (contract or grant agreement, invoice, receiving report, and payment receipt). Once the documentation has been verified the physical funds will be released up to the funding pace allocation for the region and month. If a region is ahead of their funding pace, they may request an approval for advance release through the Regional Programs Coordinator.
2
Objective
The overall objective of the audit was to determine whether the CPA instituted and used appropriate policies and procedures in accounting for, handling, monitoring, and controlling cash.
3
Development Fund for Iraq Cash Controls The CPA created policies and regulations which, although well-intended, did not establish effective funds control and accountability over $600 million in DFI funds held as cash available for disbursement. Specifically, proper cash accountability was not maintained, physical security was inadequate, fund agent records were not complete, and fund managers’ responsibilities and liabilities were not properly assigned. Neither the initial CPA operational planners nor the Comptroller adopted existing standards such as the Department of Defense (DoD) Financial Management Regulations (FMR) to control the use of DFI. While the CPA-IG did not identify any actual losses of cash, these funds were susceptible to fraud, waste, and abuse.
DoD Financial Management Regulations. DoD FMR could have been easily adapted to establish policies and procedures to account for DFI cash. DoD FMR 7000.14-R, Volume 5, governs DoD financial management by establishing and enforcing requirements, principles, standards, systems, procedures, and practices necessary to comply with financial management statutory and regulatory requirements applicable to the DoD. It directs financial management requirements, systems, and functions for all appropriated, working capital, revolving, and trust fund activities. In addition, it directs statutory and regulatory financial reporting requirements. Volume 5 of the "DoD Financial Management Regulation" establishes policies and procedures for disbursement of funds included in Volume 5 are specific processes for maintaining and reporting fund accountability, appointing and managing field agents, performing cash verifications, accepting and reconciling agent accounts, and physical safeguards and controls for cash instruments. This Volume applies to all DoD Components. By implementing policies and procedures similar to DoD FMR 7000.14-R, CPA would have established proper internal controls.
Policies and Procedures. The CPA created policies and procedures, which although well-intended, did not establish effective controls and left accountability open to fraud, waste, and abuse. Weaknesses in accountability and funds control existed in DFI accounts. The CPA Comptroller did not establish effective procedural guidance for all forms of cash instruments in the Statement of Accountability. Additionally, the CPA Comptroller did not have complete and accurate agent fund records. Specifically, during the audit we identified the following:
• The CPA Comptroller did not include on-hand cash amounts with the overall DFI financial statements. The CPA Comptroller reduced the DFI account when the funds were provided to agents; however, these funds were not included in the overall list of DFI assets until the agents actually disbursed the funds.
• Physical security safeguards were inadequate. The CPA Comptroller did not have adequate control or access to their field safe. The key was located in an unsecured backpack.
4
• Fund managers’ responsibilities and liabilities were not properly assigned. The CPA Comptroller was designated as the DFI Fund Manager. However, the appointment did not define the specific responsibilities for the fund manager or designate the manager’s pecuniary liability.
Statement of Accountability. We attempted to reconcile the Statement of Accountability, DFI Sources and Uses of Funds, and the DFI Statement as of April 1, 2004. Although we could cross-reference three amounts from the Statement of Accountability with the other two records, we were unable to reconcile the information overall. Management stated that when the DFI operation was initially created in 2003, guidance was not well defined nor were any clear policies and procedures provided. As a result, each Comptroller continued business as their predecessor. Since the DFI is used to fund Iraq’s government operations, business continued at a rapid pace. This made it difficult for the CPA Comptroller to change the process and procedures. The DFI is operated and accounted for on a cash basis. Accountability using cash basis accounting is difficult to manage because funds should be reconciled on a daily basis.
Physical safeguards. During our cash verification on April 14, 2004 we observed several physical safeguard violations. Keys to the safe were kept in the disbursing officer’s unattended backpack. Also, the disbursement officer left the room and lost prevue over the open safe.
Fund Agents. The CPA did not effectively manage their fund agents. Specifically, the following was observed during the audit:
• Disbursing agents had inadequate internal controls.
• Paying agents had unclear guidance.
• Paying agent appointment letters were either not signed or not consistent with published guidance.
Internal Controls for Disbursing Agents. Officials at 15 locations did not always properly document or maintain accountability for agent advances and returns.
Specifically:
• DD Form 1081 is used to account for the flow of monies to the Division Level Agent (DLA) from the Comptroller. This is the transaction record used to enter withdrawals or deposits into the cash ledger. The documents are negotiable items when completed. The DLA is then fully accountable for the amounts listed. Disbursing agents did not properly complete DD Form 1081. We identified DD Form 1081’s that were not signed, improperly filled out, or contained handwritten changes that were not initialed for the advancement of funds.
• Disbursing agents at 14 locations did not provide a register of cleared receipts from their field level agents. As a result, the Comptroller prepared a listing of receipt totals to verify the sum of the receipt submission. In the event of a missing receipt, additional work is required to determine what receipts are missing. The agents should maintain a register at their respective sites to maintain a daily balance in their possession. Providing a copy of this register would expedite the clearing process.
5
• Disbursing agents did not present proper support to the invoices for funds disbursed.
We identified multiple instances of either no receipts or inadequate descriptions for services received. A judgmental sample of 26 cleared receipts were selected for validation, of the 26 receipts, 25 had no supporting invoices in the documentation providing payment support. Additionally, all were missing at least one of the required four signatures on the form and three were missing two of the four required signatures.
• CPA issued guidance requiring receipt submissions at least monthly. Five of the 15 DLA’s were in excess of 35 days since their last face-to-face clearing. During April 2004 security problems in the south prohibited personnel movement for about 7 days.
The monthly clearing of receipts aids in the loss of vital historical information in the event of unforeseen catastrophic actions in the field. The cleared receipts are then maintained at the Comptroller’s office. The DLA is then only responsible for a month’s worth of funding at a time.
Guidance for Funding Agents. Changes directed in March 2004 by the CPA Comptroller, were included in the new appointment letters signed by the DLAs’.
However, the guidance contained in the appointment letters for R3P was not consistent with previous agent responsibilities. The CPA Comptroller directed the R3P funds to be treated the same as the CERP funds for purposes of disbursement and clearing. Of the 15 DLAs on record at the time of the review, 3 appointment letters were missing from the comptroller files.
Appointment Letters for Funding Agents. Officers, enlisted members, or civilian employees may be appointed to the position of DLA. Accountable positions as agents are established and approved locally by the CPA Comptroller. The next levels, Field Paying Agent (FPA) or Project Purchasing Officer, are appointed in writing by the appropriate official.
All appointment letters, regardless of agent type, should include the specific duties and limitations, effective date, duration of the appointment, and the name of the individual being relieved, if any. Also, the appointed individual must acknowledge appointment and acceptance of the position on the original and all copies of the appointment letter and the letter must include the statement of accountability and liability. Appointment letters are maintained in a permanent file at the activity to show the successive holders of each position and retained for a period not less than 6 months after the individual ceases to serve in the position.
During the audit we identified 15 DLA’s that received funds from the Comptroller.
Three agents did not have a signed appointment letter and two DLA’s that disbursed funds to the FPAs, had signed appointment letters from the field commanders. Without the signed letters, signature verification of the receipts during the clearing process is unverifiable.
During the audit, Comptroller personnel developed and implemented a DLA training program to standardize practices in the field. Also, new agent appointment letters were prepared consistent with applicable guidance.
6
Fund Managers. Fund managers’ responsibilities and liabilities were not properly assigned. The CPA Comptroller was designated as the DFI Fund Manager. However, the appointment did not define the specific responsibilities for the Fund Manager or designate the manager’s pecuniary liability.
Neither the initial CPA operational planners nor the Comptroller did not establish controls such as controls outlined in the DoD FMR. The CPA Comptroller should have established policies to ensure DFI cash was properly administered. If the DoD FMR were used as guidance, the Fund Manager’s responsibilities and pecuniary liability would be spelled out in appointment letters. More importantly, by establishing DoD FMR type controls, an appointee would be required to acknowledge receipt and understanding of the policies and procedures. This is important documentation to ensure that a Fund Manager understands their liability for any losses or misuse.
Internal Controls. These conditions occurred because the CPA Comptroller did not initially develop adequate internal controls to provide sufficient oversight of the DLA’s, clear guidance on CERP and R3P Fund accountability, and ensure consistency between the guidance and the agent appointment letters. Also, the Comptroller did not standardize the requirements for clearing the funds.
Of the $400 million available for disbursement in the field, as much as $50 million was cleared without proper receipts to validate payments. Seven of the fifteen DLAs cleared receipts in the Comptroller’s Office. We reviewed a judgmental sample of the DLAs cleared receipts (one submission for each DLA). During the review, we found that there were no supporting receipts for some invoices; receipts were cleared with limited explanations of services or materiel received; and funds were disbursed for services that were contradictory to the allowable expenses.
Financial Contractor Performance. CPA Regulation 2 required the CPA to obtain the services of an independent certified public accountant firm to ensure the DFI was administered and used in a transparent manner for the benefit of the people of Iraq. In October 2003 a $1.4 million contract was awarded to North Star Consultants, Inc. that required the contractor to perform a review of internal controls and provide the CPA a written report of their evaluation. The North Star Consultants did not perform a review of internal controls as required by the contract. Consequently, internal controls over DFI disbursements were not evaluated. In addition, the Comptroller verbally modified the contract and employed the contractor to primarily perform accounting tasks in the Comptroller’s office.
Recommendations. We recommend that the Director of the Iraq Reconstruction Management Office, the successor to the Coalition Provisional Authority, require the Comptroller to establish adequate internal controls including:
1. Implement a single set of existing standards such as the DoD FMR to control the use of DFI.
2. Standardize the requirements for clearing the funds.
7
3. Establish oversight of the division level agents.
4. Provide clear guidance on CERP and R3P Fund accountability.
5. Implement consistency between guidance and agent appointment letters.
Management Comments. We received comments on the draft report from the former Comptroller of the CPA and the Office of the Secretary of Defense (OSD). The former CPA Comptroller generally concurred with the findings and all five recommendations. See Appendix B for a copy of the management comments from the former CPA Comptroller. OSD officials provided additional comments to the draft report, which were considered in the preparation of the final report.
The former CPA Comptroller did not agree with our statement that the CPA had over $400 million in DFI funds disbursed to the field with limited visibility. While acknowledging that visibility could have been improved, the former CPA Comptroller stated that records clearly reflected to whom funds had been issued. We agree that the CPA Comptroller had a record of who had received funds for further disbursement.
However, we pointed out, and the former CPA Comptroller agreed, that some documentation and receipts for disbursements provided by paying agents were lacking.
We changed the final report to reflect that fact.
Audit Response: Management comments addressed the issues raised in the findings and actions planned and taken should correct the problems.
8
Appendix A: Scope and Methodology We reviewed the Coalition Provisional Authority (CPA) Regulation 2 “Developmental Fund for Iraq,” June 10, 2003; CPA Memorandum 4 “Contract and Grant Procedures Applicable to Vested and Seized Iraqi Property and the Developmental Fund for Iraq,” August 19, 2003; and Fragmentary Orders 89 and 1268. We performed this audit from April through June 2004 in accordance with generally accepted government auditing standards.
To determine effectiveness of Division Level Agent (DLA) funds accountability we conducted a review of the fifteen DLAs having funds in their possession on March 17, 2004. Seven of the fifteen had cleared receipts and a judgmental sampling was conducted of those receipts to determine if cleared in accordance with published procedures.
To determine whether effective procedures were in place, we conducted a surprise cash count on April 14, 2004 and reviewed physical safeguard procedures. We reviewed policies and procedures within the Comptroller’s office.
Scope Limitation. Our scope was limited due to time and resource constraints.
Specifically, the lack of secure transportation prevented us from traveling to any field paying agents to conduct cash counts and funds reconciliation.
Use of Computer-Processed Data. We did not use computer-processed data to perform this audit.
9
Appendix B: Management Comments from Project and Contracting Office Disbursing Officer 10
11
4. Provide clear guidance to CERP and R#P Fund accountability. CONCUR
5. Implement consistency between guidance and agent appointment letter. CONCUR4 4 Recommendations 4 and 5 were inadvertently left off the PDF file received from Col Davis and were added with his verbal permission to ensure management comments were included in this report as intended.12
Appendix C: Acronyms
CPA Coalition Provisional Authority CERP Commanders' Emergency Response Program DFI Development Fund for Iraq DLA Division Level Agent DoD Department of Defense FMR Financial Management Regulation FPA Field Paying Agent IAMB International Advisory and Monitoring Board OSD Office of the Secretary of Defense PRB Program Review Board R3P Rapid Regional Response Program UN United Nations 13
Appendix D: Report Distribution Office of the Secretary of Defense Under Secretary of Defense (Comptroller)/Chief Financial Officer Director, Program Analysis and Evaluation Deputy Chief Financial Officer Deputy Comptroller (Program/Budget) Inspector General, Department of Defense Director, Defense Procurement and Acquisition Department of Defense, Iraq Support Group Deputy for Policy Office of the Secretary of State Inspector General, Department of State Director, Iraq Project and Contracting Office Director, Iraq Reconstruction Management Office Department of the Army Assistant Secretary of the Army, Acquisition, Logistics & Technology Auditor General, Department of the Army Other Defense Organizations Director, Defense Contract Audit Agency Director, Defense Contract Audit Agency Federal Government Organizations Office of Management and Budget Government Accountability Office Inspector General, Department of Commerce Inspector General, Health and Human Services Inspector General, U.S. Agency for International Development Congressional Committees and Subcommittees, Chairman and Ranking Minority Member Senate Committee on Appropriations Senate Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations Senate Committee on Armed Services Senate Committee on Governmental Affairs Senate Committee on Foreign Relations House Committee on Appropriations House Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations House Committee on Armed Services House Committee on Government Reform House Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management, Committee on Government Reform House Subcommittee on National Security, Emerging Threats, and International Relations, Committee on Government Reform House Subcommittee on Technology, Information Policy, Intergovernmental Relations, and the Census, Committee on Government Reform 14
Appendix E: Audit Team Members The Financial Management Division, Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, prepared this report.
John Betar
William Whitehead
Leona Brent
Brian Flynn
Douglas Ickes
Edward Terek
15