The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
الرقابة على النقد المزود لجنوب - وسط العراق تقرير رقم 05-006 30 نيسان/أبريل 2005 مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق
المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق 30 نيسان/أبريل 2005 مذكرة لقائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى (مؤقت) الموضوع: الرقابة على النقد المزود لجنوب - وسط العراق (تقرير رقم 006-05) نقدم تقرير التدقيق هذا لمعلوماتكم واستخدامكم، وقد أجرينا التدقيق حسب الواجبات القانونية الواردة في قانون العام رقم 108-106 كما هو معدل الذي يتطلب إجراء عمليات تدقيق مستقلة وموضوعية برامج والعمليات الممولة بالمبالغ المخصصة، أو التي هي خلافاً لذلك تزود لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، ويتطلب القانون رقم 108-106 كما هو معدل اتخاذ الإجراءات من أجل القيادة المستقلة والموضوعية وتنسيق وتقدي التوصيات حول السياسات المصممة لتحسين اقتصاد وكفاءة وفاعلية إدارة هذه البرامج والعمليات ومنع واكتشاف الهدر والاحتيال وسوء الاستعمال.
لقد أخذنا في الاعتبار ملاحظات الإدارة في مسودة لهذا التقرير عند إعداد التقرير النهائي، وقد تطابقت الملاحظات على هذا التقرير مع المتطلبات ولم تترك مواضيع بدون حل، وعلى ذلك لا داعي لملاحظات إضافية.
ننا نقدر حسن المعاملة للموظفين، ولمزيد من المعلومات حول هذا التقرير يرجى الاتصال بالسيد jim.mitchell@sigir.milجيمس بي ميتشيل على العنوان الإلكتروني أو على 703) 428-1100) ، وفيما يتعلق بتوزيع التقرير أنظر ملحق (ز).
التوقيع
ستيوارت دبليو. بوين الابن
المفتش العام
400 Army Navy Drive
Arlington, Virginia 22202
2
مكتب المفتش العام الخاص
لإعادة إعمار العراق
30 نيسان/ابريل
تقرير رقم 05-006
2005
(مشروع رقم دي 2004 - دي سي بي أيه أيه أف - 1-0034) الرقابة على النقد المزود لجنوب - وسط العراق ملخص تنفيذي مقدمة: إن هذا التقرير هو واحد من سلسلة من التقارير التي تتناول نواحي الرقابة على الأموال المدفوعة في جنوب العراق، ويناقش تقرير التدقيق هذا الرقابة على المدفوعات النقدية لصندوق التنمية للعراق الصادرة من مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى - الذي يعمل كذلك مديرأ/مراقباً لحسابات صندوق التنمية للعراق (مدير حسابات صندوق التنمية للعراق) - إلى وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين الموجودين في المنطقة الجنوبية - الوسطى في العراق.
الهدف: كان الهدف العام تحديد ما إذا كان مسؤولوا الدفع في مواقع مختارة في جنوب العراق قد امتثلوا للإرشاد المنطبق وقاموا بمراقبة وإظهار الحسابات بصورة صحيحة فيما يتعلق بالموجودات النقدية والأموال المنفقة لصندوق التنمية للعراق.
وقد حددنا، بصورة دقيقة، ما إذا قام وكلاء الصندوق بممارسة الرقابة على الموجودات النقدية وإظهار حسابات الموجودات النقدية والأموال المدفوعة بصورة كاملة، وقاموا بإعادة الموجودات النقدية بالشكل المناسب، وحددنا كذلك ما إذا كانت المدفوعات تتفق مع الإرشاد الذي يبين حدود الإنفاق والاستخدامات المسموح بها.
أثناء التدقيق حددنا وجود نواحي قصور في الرقابة على النقد المزود للمنطقة الجنوبية - الوسطى، وكانت كبيرة إلى الحد الذي يتطلب الاهتمام الفوري وتقديم التقارير المنفصلة، وقد كانت نواحي القصور هذه بالغة جداً إلى الحد الذي منعنا فيه من تحقيق أهدافنا المبينة، وسيتناول تقرير تدقيق منفصل أهداف التدقيق الأصلية.
النتائج: لم يمارس مكتب مدير صندوق التنمية للعراق الرقابة الكاملة والمسؤولية على حوالي 119.9 مليون دولار من نقد صندوق التنمية للعراق الصادر لوكلاء الدفع للمنطقة الجنوبية - الوسطى دعماً مشاريع برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، واستخدمت أساليب خاطئة من قبل مكتب حسابات صندوق التنمية للعراق لإكمال ومراقبة والاحتفاظ بسجلات دقيقة ولإصدار هذا النقد لوكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى ولتسديد أرصدة الحسابات النقدية لهؤلاء الوكلاء، وبالتحديد لم يقم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بما يلي:
• لم يلتزم بعملية التسوية للمدفوعات النقدية المستلمة لضمان اكتمال ودقة ومطابقة سجلات محاسبة النقدية.
• لم يطلب مستندات المحاسبة النقدية لتحديد مبلغ النقود الإجمالي المزود لعملاء الدفع.
• لم يوثق بالشكل المناسب التحويلات النقدية بين وكلاء الدفع.
3
• لم يراجع المستندات المطلوبة ولم يقم بتسوية الحسابات النقدية لكافة وكلاء مستوى القسم كل 30 يوماً، كما لم يصدر التعليمات لهؤلاء الوكلاء لمراجعة المستندات المطلوبة وتسديد حسابات النقدية لوكلاء الدفع الميدانيين كل 30 يوما.
• لم يراجع المستندات المطلوبة في الوقت المناسب.
• لم يصدر كتب تعيين لجميع الأشخاص الذين أوكل لهم نقد.
نتيجة لذلك لم يتمثل بشكل كامل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى للإرشاد المنطبق، ولم يقوموا بالشكل المناسب بمراقبة الأرصدة النقدية لصندوق التنمية للعراق وبيانها محاسبياً وتسليمها، كما توصلنا كذلك إلى أن وكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى ومدير حسابات صندوق التنمية للعراق لا يستطيعون البيان محاسبياً بالشكل الصحيح أو تقديم المستندات المدعمة لمبلغ يزيد عن 96.6 مليون دولار على شكل نقد ومقبوضات.
نواحي ضعف هامة في رقابة الإدارة: حدد التدقيق نواحي ضعف هام في رقابة الإدارة من حيث أن كامل للإرشاد المنطبق، ولم يقوموا بالشكل المناسب بمراقبة الحسابات وبياتها محاسبيا بصورة صحيحة وتسليم الموجودات النقدية لصندوق التنمية للعراق، وتبعاً لذلك لم يكن هناك ضمان بعدم وقوع احتيال وإهدار وسوء استعمال في إدارة الموجودات النقدية.
دلائل على احتمال وجود احتيال: أثناء التدقيق وجدنا دلائل على احتمال وجود احتيال، وأحلنا هذه الأمور إلى مساعد المفتش العام للتحقيقات، مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق، حيث اعتبرت هذه الإجراءات مناسبة.
التوصيات: نوصي أن يقوم قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة - الوسطى بطلب الإجراءات التالية من مدير حسابات صندوق التنمية للعراق:
• تدقيق وفحص والتحقق من بيانات حسابات الوكيل المسؤول التي يحتفظ بها لتحديد الأخطاء والحذف وعدم الدقة وعدم الاكتمال في البيانات.
• ضمان أنه تم استخدام المستندات الخاصة ببيانات حسابات الوكيل المسؤول لتسجيل كافة التحويلات النقدية بين الوكلاء والمبلغ الإجمالي للنقود المزودة لوكلاء على مستوى القسم.
• البدء بإجراءات لحل حالات عدم الامتثال.
صدار التعليمات لوكلاء الدفع الميدانيين لتقديم المستندات المطلوبة لوكلاء مستوى القسم كل 30 يوماً وتسوية حساباتهم النقدية وإصدار التعليمات لوكلاء مستوى القسم لتقديم المستندات لمطلوبة لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق كل 30 يوماً وتسوية حساباتهم النقدية
• إصدار كتب تعيين والاحتفاظ بها لجميع وكلاء الدفع والتي تشتمل على بيان خاص بالمسؤولية المالية.
• تكوين فرق عمل خاصة لحل المسائل القائمة.
ملاحظات الإدارة والاستجابة للتدقيق: اتفق قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع نتائج وتوصيات التدقيق واتخذ الإجراءات أو هو في سبيله لاتخاذ الإجراءات لتصحيح نواحي القصور التي تم الإبلاغ عنها، وكانت ملاحظات قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مستجيبة بشكل كامل، ونحن نشيد بقائد المنطقة المشتركة - الوسطى لإجراءاته الفورية والشاملة لتصحيح نواحي القصور الهامة هذه. انظر قسم النتائج في التقرير من اجل الإطلاع على مناقشة لملاحظات الإدارة وقسم 4
ملاحظات الإدارة في التقرير من أجل النص الكامل لملاحظات قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى.
قائمة المحتويات
ملخص تنفيذي
مقدمة
الخلفية
الهدف
النتائج
الرقابة على المدفوعات النقدية لصندوق التنمية للعراق الملاحق
أ) النطاق والأسلوب
ب) الأمور الهامة الأخرى
ج) انواع التمويل
د) مشاكل المستندات في عملية تسوية المقبوضات
5) إبطال تفويض وكلاء الدفع كجزء من عملية تسوية المقبوضات
و) الاختصارات
زا توزيع التقرير
ح) أعضاء فريق التدقيق
ملاحظات الإدارة
قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى 6
مقدمة
الخلفية
إن تقرير التدقيق هذا هو واحد من سلسلة تقارير تتناول الرقابة على المدفوعات النقدية في جنوب لعراق، ويناقش تقرير التدقيق هذا المدفوعات النقدية لصندوق التنمية للعراق الصادرة عن مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى - الذي يعمل كذلك مديرا/مراقباً لحسابات صندوق التنمية للعراق (مدير حسابات صندوق التنمية للعراق) - إلى وكلاء الدفع على مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين الموجودين في المنطقة الجنوبية - الوسطى في العراق.
سلطة الائتلاف المؤقتة: تم إصدار اللائحة رقم 1 لسلطة الائتلاف المؤقتة في 16 مايو (أيار) 2003 من قبل السفير ل. بول بريمر الثالث "بموجب سلطتي كمدير لسلطة الائتلاف المؤقتة فيما يتعلق بقرارات مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة، بما في ذلك القرار 2003) 1483) وقوانين واستخدامات الحرب ...." . بينت اللائحة رقم 1 لسلطة الائتلاف المؤقتة ما يلي:
مارس سلطة الائتلاف المؤقتة صلاحيات الحكومة مؤقتا من اجل اتخاذ الإجراءات للإدارة الفعالة للعراق خلال فترة الإدارة الانتقالية، وذلك لاستعادة ظروف الامن والاستقرار، وخلق ظروف يستطيع فيها الشعب العراقي أن يحدد بحرية مستقبله السياسي، بما في ذلك بذل الجهود لاستعادة وإقامة مؤسسات وطنية ومحلية للحكم التمثيلي وتسهيل الانتعاش الاقتصادي وإعادة الإعمار والتنمية المستمرة.
صندوق التنمية للعراق: أشار قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 1483 (القرار 1483) الصادر في 22 مايو (أيار) 2003 إلى إقامة صندوق التنمية للعراق، وأوكل مسؤولية إدارة الصندوق سلطة الائتلاف المؤقتة، وأشار القرار 1483 إلى أنه يجب إنفاق أموال صندوق التنمية للعراق حسب توجيهات سلطة الائتلاف المؤقتة بالتشاور مع الإدارة العراقية المؤقتة، وتطلب القرار كذلك استخدام أموال صندوق التنمية للعراق بأسلوب شفاف لتلبية الاحتياجات الإنسانية للشعب العراقي وإعادة الإعمار الاقتصادي وإصلاح البنية التحتية للعراق ونزع السلاح المستمر للعراق ولتكاليف الإدارة المدنية للعراق وللأغراض الأخرى النافعة للشعب العراقي، وقد كان صندوق التنمية للعراق الأداة المالية الرئيسية لتوجيه الإيراد من مبيعات النفط العراقية المستمرة والنفط الخالي من الأعباء مقابل الغذاء، والموجودات العراقية المعادة لجهود إغاثة وإعادة إعمار العراق، وخلال إدارة سلطة الائتلاف المؤقتة للعراق إدارة مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة أموال صندوق التنمية للعراق.
مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى: كانت سلطة الائتلاف المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن الحكم المؤقت للعراق حتى 28 حزيران /يونيو 2004، وبعد ذلك كانت الحكومة العراقية المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن حكم العراق، وتم تحويل المسؤولية عن صندوق التنمية للعراق من لطة الائتلاف المؤقتة إلى الحكومة العراقية المؤقتة في 28 حزيران/يونيو 2004، ولم يعد مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة موجوداً كجزء من سلطة الائتلاف المؤقتة في 28 حزيران/يونيو 2004، وعند إلغاء سلطة الائتلاف المؤقتة أعيد تغيير مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة ليصبح مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى، واستمر المراقب المسمى من جديد لمجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى في أداء نفس الواجبات لذلك الجزء من صندوق التنمية للعراق الذي استمر تحت إدارة الحكومة الأميركية.
7
اللائحة رقم 2 لسلطة الانتلاف المؤقتة: بينت اللائحة رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة (اللائحة) "صندوق التنمية للعراق" الصادرة في 10 حزيران/يونيو 2003 مسؤوليات إدارة واستخدام ومحاسبة وتدقيق صندوق التنمية للعراق، وقد قصد باللائحة ضمان إدارة صندوق التنمية للعراق بأسلوب شفاف للشعب العراقي ونيابة عنه بما يتفق مع القرار رقم 1483، وأن تكون كافة مدفوعات صندوق التنمية للعراق الأغراض مفيدة للشعب العراقي.
مذكرة رقم 4 لسلطة الانتلاف المؤقتة: إن المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة (المذكرة) "إجراءات العقود والمنح المنطبقة على الأملاك العراقية المستولى عليها والمصادرة وصندوق التنمية للعراق وتنفيذ اللائحة رقم 3 مجلس مراجعة البرامج"، 19 أغسطس 2003" تضع إجراءات تنطبق على تنفيذ العقود والمنح لمنفعة الشعب العراقي باستخدام الأموال العراقية التي تخص الشعب العراقي لمنفعته... بأسلوب شفاف ينسجم مع التزامات سلطة الائتلاف المؤقتة بموجب القانون الدولي بما في ذلك القرار 1483". وتنص المذكرة على ما يلي:
انسجاماً مع مسؤولياتهم البرنامجية لضمان قيام المقاولين والممنوح لهم بأداء واجباتهم بالشكل الصحيح يكون مسؤولو التعاقد مسؤولين عن متابعة التنفيذ بشكل منتظم بعد لمنح لكافة العقود التي يوافقون عليها، وتشمل عملية المتابعة هذه ضمان قيام المقاول بتزويد البضائع أو الخدمات أو الإعمار المتفق عليها حسب الإحكام، وأن الدفعات تتم في الوقت المناسب، وعلى مسؤولي التعاقد أن يضمنوا في ملف العقد تقريراً كتابياً يبين أداء المقاولين أو الممنوح لهم بعد منح العقد، بما في ذلك تقييم نهائي عند إنجاز العقد، وعلى مسؤولي التعاقد الاعتماد على المصادر الهندسية العسكرية المتوفرة في تقييم كافة مشاريع الإصلاح والإعمار، وسيتم الاحتفاظ بكاقة المستندات المتعلقة بإنشاء وتنفيذ العقود في ملف عقود يتضمن المواد المبينة في الملحق (أ) لهذه المذكرة.
قدمت ملاحق المذكرة تعليمات إضافية بشان إعداد وتنفيذ العقود والمنح بموجب المذكرة، وبشكل دقيق حددت الملاحق أ، ب، ج للمذكرة متطلبات ملف العقد والشروط والأحكام المعيارية لاستدراج العقود والعقود التي تزيد عن 5000 دولار وإجراءات العقود والمنح المنطبقة على الأملاك العراقية المستولى عليها والمصادرة وصندوق التنمية للعراق.
الإرشاد بشأن استخدام صندوق التنمية للعراق لدعم برنامج الاستجابة الطارئة للقادة: انطبق الإرشاد بشأن استخدام صندوق التنمية للعراق دعماً لبرنامج الاستجابة الطارئة للقادة على جميع الأطراف المشاركين في الاستلام والإنفاق والمحاسبة والضمان وتقديم التقارير لصندوق التنمية للعراق، وقد عين مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة مديراً لحسابات صندوق التنمية للعراق مع تحميله كافة المسؤوليات المالية ومسؤوليات البرامج فيما يتعلق باستخدام أموال صندوق التنمية للعراق في برنامج الاستجابة الطارئة للقادة. وقد شملت مسؤوليات مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة محاسبة ومطابقة أموال صندوق التنمية للعراق التي استخدمت في برنامج الاستجابة الطارئة للقادة وتعيين وكلاء مستوى القسم، وعندما انتهى وجود مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة كجزء من سلطة الائتلاف المؤقتة في 28 حزيران /يونيو 2004، تولى مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى دور مدير حسابات صندوق التنمية للعراق.
كان وكلاء مستوى القسم مسؤولين عن استلام نقد صندوق التنمية للعراق لدعم برنامج الاستجابة الطارئة للقادة وبرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، ويتضمن البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة ويتوسع في البرامج التي تم تمويلها في السابق، وبالتحديد برنامج الاستجابة الطارئة للمدراء ومبادرة 8
الإعمار. فيما يتعلق بأنواع التمويل والعلاقة بين هذين البرنامجين اللذين تمت مناقشتهما في هذا التقرير أنظر الملحق (ج).
طلب من مكتب حسابات صندوق التنمية للعراق الاحتفاظ بدفتر أستاذ لمحاسبة النقدية الذي شمل أدلة على النقد الصادر والمقبوضات المعادة، وكان على مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق تقديم النقد لوكلاء مستوى القسم المعينين باستخدام نموذج دي دي 1081 "بيان حساب الوكيل المسؤول".
طلب من وكلاء مستوى القسم الاحتفاظ بحساب للنقدية باستخدام بيان حساب الوكيل المسؤول، وذلك للاحتفاظ بسجل محاسبة لكافة النقد المقبوض والدفعات التي تمت معالجتها للمطابقة والتسوية مع مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق شهرياً على الأقل وتقديم نقد صندوق التنمية للعراق لوكلاء الدفع لميدانيين، وقد كان وكلاء الدفع الميدانيين مسؤولين عن إصدار الدفعات النقدية لوحدات معينة (أفراد و/أو شركات أعمال) وتسوية حساباتهم مع وكلاء مستوى القسم.
الهدف
كان الهدف العام للتدقيق تحديد ما إذا كان مسؤولو الدفع في مواقع مختارة في جنوب العراق قد امتثلوا للإرشاد المنطبق وراقبوا بالشكل الصحيح وبينوا محاسبياً الموجودات النقدية والإنفاقات لصندوق التنمية للعراق.
وبشكل دقيق حددنا ما إذا قام وكلاء الأموال بما يلي:
• مارسوا الرقابة بالشكل الصحيح على الموجودات النقدية.
• بينوا محاسبياً بشكل كامل الموجودات النقدية والإنفاقات.
• قاموا بإعادة الموجودات النقدية بشكل صحيح.
لقد حددنا كذلك ما إذا كانت الإنفاقات قد امتثلت للإرشاد الذي يبين حدود الإنفاق والاستخدامات المسموح بها.
أثناء إجراء التدقيق حددنا نواحي القصور في الرقابة على النقد المزود للمنطقة الجنوبية - الوسطى والتي هي بالحجم الذي يتطلب الانتباه الفوري وتقديم التقارير بشكل منفصل، وقد كانت نواحي القصور مذه هامة إلى الحد الذي منعنا فيه من إنجاز أهدافنا المذكورة وسيتناول تقرير تدقيق منفصل أهداف التدقيق الأصلية.
مناقشة نطاق التدقيق وأسلوبه وملخصاً للتغطية السابقة أنظر الملحق (أ)، وبالنسبة لنواحي الاهتمام لأخرى أنظر الملحق (ب) وبالنسبة لتعريف الاختصارات المستخدمة في هذا التقرير أنظر الملحق (و) وفيما يتعلق بقائمة لأعضاء فريق التدقيق أنظر الملحق (ح).
9
الرقابة على المدفوعات النقدية لصندوق التنمية للعراق لم يمارس مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق الرقابة الكاملة والمسؤولية على حوالي 119.9 مليون دولار أميركي من نقد صندوق التنمية للعراق الصادر كوكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى دعماً لمشاريع برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، وقد كانت العمليات المستخدمة من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لإكمال ومراقبة والاحتفاظ بسجلات دقيق لإصدار ذلك النقد لوكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى ولتسوية أرصدة حسابات هؤلاء الوكلاء تشوبها عيوب، وبالتحديد لم يقم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بما يلي:
• لم يلتزم بعملية تسديد المدفوعات النقدية المستلمة لضمان أن تكون سجلات محاسبة النقدية كاملة ودقيقة ومطابقة.
• لم يطلب مستندات محاسبة النقدية لتحديد المبلغ الإجمالي للأموال المزودة لوكلاء الدفع.
• لم يوثق بالشكل المناسب التحويلات النقدية بين وكلاء الدفع.
• لم يراجع المستندات المطلوبة ويدفع المبالغ النقدية لكافة وكلاء مستوى القسم كل 30 يوما ويصدر التعليمات لهؤلاء الوكلاء لمراجعة المستندات المطلوبة ويسوي الحسابات النقدية لوكلاء الدفع الميدانيين كل 30 يوماً.
• لم يراجع المستندات المطلوبة في الوقت المناسب.
• لم يصدر كتب تعيين لجميع الأفراد الذين أو كل لهم نقد.
حدثت هذه الظروف لأن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لم يتبع بشكل متسق الإرشاد أو ينفذ أساليب رقابة داخلية كافية لما يلي:
• تدقيق وفحص والتحقق من بيانات حسابات الوكيل المسؤول المحتفظ بها لتحديد الأخطاء والحذف وعدم الدقة في البيانات وعدم الاكتمال.
• طلب مستندات بيان حساب الوكيل المسؤول لتسجيل كافة التحويلات النقدية بين الوكلاء والمبلغ الإجمالي للأموال المزودة لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى.
• اتخاذ الإجراءات لإيجاد حل لحالات عدم الامتثال.
• إصدار التعليمات لوكلاء الدفع الميدانيين لتقديم المستندات المطلوبة لوكلاء مستوى القسم كل 30 يوماً وتسوية حساباتهم النقدية وإصدار التعليمات لوكلاء مستوى القسم لتقديم المستندات لمطلوبة لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق كل 30 يوماً وتسوية حساباتهم النقدية.
• إصدار والاحتفاظ بكتب تعيين لجميع وكلاء الدفع.
نتيجة لذلك لم يمتثل بشكل كامل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى للإرشاد المنطبق ولم يراقبوا ويبينوا محاسبياً بالشكل الصحيح ويسلموا الموجودات النقدية لصندوق التنمية للعراق، كما توصلنا كذلك إلى أن وكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى ومدير حسابات صندوق التنمية للعراق لا يستطيعون البيان محاسبياً بالشكل الصحيح أو تقديم الوثائق المدعمة لمبلغ يزيد عن 96.6 مليون دولار على شكل نقد ومقبوضات.
مراقبة ومحاسبة نقد صندوق التنمية للعراق كانت عمليات إكمال سجلات دقيقة والاحتفاظ بها لإصدار النقد لوكلاء الدفع وتسوية أرصدة الحسابات النقدية لهؤلاء العملاء خاطئة ولم يراقب مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق كما لم يحتفظ سجلات دقيقة وكاملة لحسابات النقد لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، وقد بين إرشاد برنامج الاستجابة الطارئة للقادة أن تحويل النقد من مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق 10
لوكلاء مستوى القسم أو من وكلاء مستوى القسم إلى وكلاء الدفع الميدانيين يجب أن يتم من خلال استخدام بيان حساب الوكيل المسؤول الذي يوثق ملخصاً للعمليات النقدية، بما في ذلك إصدار النقد والزيادات والانخفاضات فيه والنقد المسلم من حملته إلى الوكلاء.
الرقابة على البيانات: لم يمارس مكتب مدر حسابات صندوق التنمية للعراق الرقابة بالشكل المناسب على سجلات محاسبة النقد لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، وبالتحديد لم يتم الإظهار محاسبياً مستندات حساب الوكيل المسؤول أو كانت هذه المستندات مفقودة.
صرح مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أنه تم تخصيص ملغ نقدي مقداره 93.4 مليون دولار للمنطقة الجنوبية - الوسطى في 15 أيلول/سبتمبر 2004، وقد بنيت مستندات المنطقة الجنوبية - لوسطى أنه تم إصدار مبلغ نقدي مقداره 119.9 مليون دولار لوكلاء مستوى القسم، على أن مراجعتنا لنماذج بين حساب الوكيل المسؤول بينت وجود مستندات لمبلغ مقداره 90.4 مليون دولار فقط.
إلى جانب ذلك، تبعاً لبيانات حساب الوكيل المسؤول الموجودة في مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق فإن المنطقة الجنوبية - الوسطى لم تستلم أي نقد قبل شهر شباط/فبراير 2004، على أن منطقة الجنوبية - الوسطى أنفقت ما يزيد عن 18 مليون دولار نقداً قبل شهر شباط/فبراير 2004، وقد بينت المستندات من المنطقة الجنوبية - الوسطى أنه تم إجراء دفعات نقدية قبل ذلك في حزيران ليونيو 2003.
حددنا كذلك مبلغ حوالي 29.5 مليون دولار نقداً تم استلامه من حزيران /يونيو 2003 إلى نيسان/أبريل 2004 لبرنامج الاستجابة الطارئة للمدراء، وقد صرح مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بأنه بينما هو يتفق مع تحديدنا بأنه تم استخدام هذا النقد للدفعات التي تمت قبل أن يتم استلام النقد في شباط/فبراير 2004ن فإنه لم يتمكن من إيجاد مستندات لدعم هذا النقد الصادر، وقد توصلنا إلى أن نماذج بيانات حسابات الوكيل المسؤول لم تكن متوفرة لدعم مبلغ 29.5 مليون دولار نقداً صدر لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى.
كذلك حددت مراجعتنا لسجلات مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ثلاثة نماذج اخرى لبيانات حساب لوكيل المسؤول كانت مفقودة لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، وقد بلغ إجمالي النماذج الثلاثة المفقودة لحساب الوكيل المسؤول 2440500 دولار، وكان يجب الاحتفاظ بهذا المبلغ في مكاتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء مستوى القسم، وقد كان نموذجان اثنان من النماذج الثلاثة المفقودة لبيان حساب الوكيل المسؤول بقيمة إجمالية مقدارها 1830500 دولار متوفرة في سجلات وكيل مستوى القسم لتوثيق استلام الأموال من مدير صندوق التنمية للعراق، إلا أنه لم يكن إيجاد المستندات في مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق. تم إصدار البيان الثالث لحساب لوكيل المسؤول لمبلغ 610000 دولار لوكيل مستوى قسم ولكن لم توجد مستندات لذلك لدى وكيل مستوى القسم أو مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وفي هذه الحالة لم يستطع مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق تحديد مصدر المبلغ ومقداره 610000 دولار المزود لوكيل مستوى
القسم.
دقة البيانات: لم يحتفظ مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بسجلات دقيقة لحساب النقد لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، وبالتحديد لم يتم تسجيل المبالغ النقدية بالشكل الصحيح.
في 26 نيسان/أبريل 2004 أحضر وكيل مستوى قسم مبلغ 2 994 347 مليون دولار مقبوضات إلى مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لتسويته، وقد اخبرت رسالة إلكترونية لاحقة من مكتب 11
مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لوكيل مستوى القسم أنه تم تحديد مقبوضات مزدوجة مقدارها 168592 دولار، وبناء على ذلك تم إعلام وكيل مستوى القسم أنه سيتم تخفيض رصيد حسابه من 29 074 107 دولار إلى 26 248 352 دولار، أي بمبلغ مقداره 2 825 755 دولار، على أنه لم يتم أبداً تخفيض حساب وكيل مستوى القسم من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق وبقي بيانه الخاص برصيد حساب الوكيل المسؤول 29 074 107 دولار عندما حاول تسوية الباقي من مقبوضاته في 20 حزيران ليونيو 2004، وعلى ذلك فقد بولغ بالرصيد بمقدار 2 825 755 دولار، واستمر الخطأ بدون أن يتم اكتشافه.
ينت مطابقتنا لحسابات وكيل مستوى القسم أن أحد وكلاء مستوى القسم كانت له ثلاثة أخطاء كما هو مبين ادناه.
دفعات متعددة: في الخطأ الأول من الأخطاء الثلاثة التي تم تحديدها استلم وكيل مستوى قسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى مبلغ 58.8 مليون دولار في دفعة واحدة من النقد من مدير حسابات صندوق التنمية للعراق في 30 كانون الثانيإيناير 2004، وقد دلت نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول لوكيل مستوى القسم انه استلم مبلغ 57.8 مليون دولار صدرت في ثلاث عمليات من 2 شباط/فبراير إلى 27 آذار /مارس 2004، ولم يستطع مدير حسابات صندوق التنمية للعراق المعين في وقت مراجعتنا تفسير لماذا اعد مدير حسابات سابق لصندوق التنمية للعراق بشكل خاطئ نموذج بيان حساب الوكيل المسؤول لبيان ثلاث دفعات بدلاً من دفعة واحدة، أو لماذا تم إصدار بيان حساب الوكيل المسؤول أقل بمبلغ مليون دولار من النقد المستلم فعلا.
مبالغ متعددة: في الخطأ الثاني من الأخطاء الثلاثة أظهر بيان لحساب الوكيل المسؤول مؤرخ في 20 حزيران/يونيو 2004، أن نفس وكيل مستوى القسم أجرى حوالة نقدية مقدارها 311100 دولار لوكيل دفع ميداني، وقد أحتوى بيان حساب الوكيل المسؤول على ثلاثة مبالغ (1210 000 دولار، 1 134 000 دولار، 311 100 دولار) مع شطب مبلغين ووجود دوائر حولها، وفي أسفل بيان حساب الوكيل المسؤول أضيفت مبالغ معاً مما ظهر أنه محاولة من قبل وكيل مستوى القسم لتحديد مقدار النقود التي تم تحويلها إلى وكيل الدفع الميداني، وعندما تمت مقارنة بيان حساب الوكيل المسؤول مع ورقة التحويلات المفصلة لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق ظهر أن المبلغ الذي قيمته 000 1 210 دولار هو المبلغ الصحيح الذي يجب إدراجه في بيان حساب الوكيل المسؤول على أنه المبلغ المحول من وكيل مستوى القسم إلى وكيل الدفع الميداني، على أنه كما ذكر أعلاه فإن بيان حساب وكيل مستوى القسم لحساب وكيل المسؤول دل على أنه تم فقط تحويل مبلغ 311 100 دولار إلى وكيل الدفع الميداني، وقد أظهر بيان حساب مماثل للوكيل المسؤول لمسؤول الدفع الميداني أن وكيل الدفع الميداني وقع على مبلغ 1 210 000 دولار، ونتيجة لذلك كان هناك فرق مقداره 898 900 دولار.
الترحيل إلى البيان: في الخطأ الثالث استعاد نفس الوكيل مستوى القسم مبلغ 125035 دولارا من مكتب وكيل دفع قتل في الميدان، وقد أعاد وكيل مستوى القسم هذا المبلغ إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، إلا أن بيانه الخاص بحساب الوكيل المسؤول المؤرخ في 23 حزيران /يونيو 2004 يبين إضافة نقدية إلى عمود الزيادة بدلاً من عمود الانخفاض، وكان يجب تخفيض حساب وكيل مستوى
القسم بمبلغ 125035 دولار، ونتيجة لذلك فقد بولغ ببيان حساب وكيل مستوى القسم لرصيد حساب الوكيل المسؤول بمقدار 250070 دولار.
حسب بيانات حساب وكيل مسؤول لوكيل مستوى قسم آخر في المنطقة الجنوبية - الوسطى في 29 تموز /يوليو 2004 سلم وكيل مستوى القسم مبلغ 12 432 501 دولار في مستندات مدفوعة ومبلغ 3 123 599 دولار نقداً إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق وخفض رصيد حسابه إلى الصفر، 12
على أن بيان الحساب التالي للوكيل المسؤول لوكيل مستوى القسم أظهر أنه حول 4.5 مليون دولار نقداً إلى وكيل دفع ميداني، ولأن وكيل مستوى القسم خفض رصيد حسابه إلى الصفر لم تكن هناك أموال متوفرة لإجراء التحويل البالغ 4.5 مليون دولار.
كتمال البيانات: لم يحتفظ مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بسجلات محاسبة نقد كاملة لوكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى.
حسب لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع - المجلد رقم 5 - الفصل 19 يجب على كلا الطرفين توقيع وتأريخ نموذج بيان حساب الوكيل المسؤول لتوثيق إصدار وإعادة النقد والمقبوضات المدفوعة، وقد استلمنا 50 نموذج بيان حساب للوكيل المسؤول مقدمة من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وحددنا ما يلي:
11 نموذج تم توقيعها من قبل طرف واحد فقط.
6 نماذج لم يتم توقيعها من قبل أي طرف.
6 نماذج تم تأريخها من قبل طرف واحد فقط.
• 17 نموذج لم يتم تأريخها من قبل أي طرف.
بدون نماذج موقعة ومؤرخة لبيان حساب الوكيل المسؤول لم نستطع تحديد ما إذا كان قد تم تحويل نقد من طرف لأخر أو متى تمت التحويلات، وقد قبل حسابات صندوق التنمية للعراق نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول من وكلاء مستوى القسم كما يبدو بدون سؤال أو مراجعة.
عملية تسوية المقبوضات
لم تكن عملية تسوية المقبوضات النقدية التي قام بها مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق شاملة شكل كامل لضمان اكتمال ودقة سجلات النقد. إن عملية تسوية المقبوضات هي أداة رقابة إدارية مصممة لتوفير سلسلة من وسائل الحماية المحاسبية التي تخول الوكيل استلام النقد الحكومي وتقديم مجل واضح للمصروفات المدعومة بمستندات وفوائد مفصلة، وتتيح هذه العملية لوكلاء الدفع وموظفي المراقب مطابقة مبالغ النقد المدفوع مع المستندات المدعمة وتسمح بإعادة النقد غير المستعمل والإغلاق الدقيق للحسابات الجارية لرصيد النقد.
متطلبات عملية تسوية المقبوضات: إن متطلبات التسوية بين وكلاء الدفع الميدانيين ووكلاء مستوى
القسم هي نفسها كما هي بين وكلاء مستوى القسم ومدير حسابات صندوق التنمية للعراق وفيما يلي لمستندات المطلوبة:
• العقد الموقع
فواتير مفصلة
• مستندات الدفع
• مستند تفتيش مادي وتقرير استلام/شهادة إنجاز جب على وكلاء الدفع الميدانيين تقديم المستندات الأربعة جميعها إلى وكيل مستوى القسم لتسوية أي رصيد نقدي غير مسدد لدى وكيل مستوى القسم، ويجب على وكلاء مستوى القسم تقديم المستندات إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لتسوية أي من أرصدتهم غير المسددة لدى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق.
13
المستندات لعملية تسوية المقبوضات: لم تتوفر لدى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق المستندات المناسبة المطلوبة لتسوية الحسابات النقدية بالشكل المناسب، وقد قمنا بمراجعة كافة الوصولات المقدمة من قبل وكلاء مستوى القسم للمنطقة الجنوبية - الوسطى إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق المستخدمة لتسوية الحسابات النقدية، ومن بين المقبوضات البالغة 97.487.259 دولار فقط مبلغ 8 119 644 دولار مقبوضات توفرت له كافة المستندات المطلوبة لتسويتها من قبل مدير حسابات سندوق التنمية للعراق، ولم يتوفر المبلغ المتبقي ومقداره 89.367.615 دولار واحداً أو أكثر من مستندات التسوية المطلوبة، وبشكل دقيق حددنا الحالات الشادة التالية:
• 287 دفعة تقدر قيمتها بحوالي 18.1 مليون دولار تمت تسويتها بدون عقود موقعة.
879 دفعة تقدر قيمتها بحوالي 60.2 مليون دولار تمت تسويتها بدون فواتير.
• 789 دفعة تقدر قيمتها بحوالي 58 مليون دولار تمت تسويتها بدون استلام تقارير /شهادات إنجاز.
مستندات وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين: أعلمنا وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيون أن أحد أسباب عدم وجود المستندات المطلوبة كان جزئياً نتيجة للإصرار على دفع الأموال للمنطقة الجنوبية - الوسطى قبل نقل السيادة إلى الحكومة العراقية المؤقتة في 28 حزيران /يونيو 2004، وقد تم تزويد أحد وكلاء مستوى القسم بمبلغ مقداره حوالي 6.75 مليون دولار في 21 حزيران/يونيو 2004 مع توقع دفع المبلغ بكامله قبل نقل السيادة، وكان هناك انطباع لدى العديد من وكلاء مستوى القسم أن توزيع الأموال بسرعة على المنطقة أكثر أهمية من الحصول على لمستندات اللازمة، وبينما كان دفع الأموال بسرعة لمشاريع المنطقة أهمية أولى لسلطة الائتلاف المؤقتة فإنه كان يجب عدم إغفال ضمان الحصول على المستندات المطلوبة من قبل هؤلاء المسؤولين المكلفين بشكل محدد بحماية أموال العراق - مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء مستوى
القسم ووكلاء الدفع الميدانيين.
مستندات مدير حسابات صندوق التنمية للعراق: لم يتوفر لدى مدير حسابات صندوق التنمية العراق مستندات لبيان حساب الوكيل المسؤول لتحديد المبلغ الإجمالي من النقود المزود لوكلاء مستوى
القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، وعلى ذلك لم يستطع وكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية
- الوسطى تسوية أرصدتهم بالشكل المناسب، وقد أقر مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بعدم وجود أية مستندات مدعمة للمدفوعات البالغة 25 مليون دولار إلى أحد وكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى، ويعتقد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أن هذا الشخص أعطي 1 مليون دينار فقط من الموجودات التي تمت مصادرتها.
قدم وكيل مستوى القسم وصولات بمبلغ حوالي 23.5 مليون دولار، ومن ضمن هذا المبلغ ما يزيد عن 6 مليون دولار مثلث تحويلات إلى وكلاء الدفع الميدانيين، إلا أنه لم يتم تقديم المستندات المناسبة لإثبات صحة الوصولات الباقية، وعندما حاول وكيل مستوى القسم تسوية حسابه في حزيران /يونيو 2003 وقدم وصولات بحوالي 23.5 مليون دولار اعتقد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بأنه قد الكثير من الوصولات.
على أنه كان هناك نقص لدى وكيل مستوى القسم مقداره حوالي 1.5 مليون دولار تمثل مقبوضات أو نقد كان بحاجة له لتسوية رصيده، ومدير حسابات صندوق التنمية للعراق - غير عالم بان وكيل مستوى
القسم هذا أعطى على الأقل 25 مليون دولار - سمح لوكيل مستوى القسم بتسوية حسابه ومغادرة البلد، وحتى بالرغم من أن وكيل مستوى القسم هذا سوى رصيد حسابه إلى الصفر فإن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لم يطابق بعد حسابه لتحديد مبلغ المقبوضات الدقيق المقدم والمبلغ النقدي الذي بقي وكيل مستوى القسم مسؤولا عنه.
14
التحويلات بين وكيل مستوى قسم ووكلاء الدفع الميدانيين: لم يقم أحد وكلاء مستوى القسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى باستخدام نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول المطلوبة لتحويل النقد إلى وكلاء الدفع الميدانيين التابعين له، ولكن قام وكيل مستوى القسم هذا بالتحديد باستخدام نموذج أس أف 44 "طلب شراء/ فاتورة/ مستند" لتحويل النقد إلى وكلاء الدفع الميدانيين للدفع للمقاولين مقابل عمل خاص بمشاريع محددة، وقد استخدم وكيل مستوى القسم هذا طلب الشراء/ الفاتورة/ المستند لإجراء 645 تحويل نقدي تقدر قيمتها تزيد عن 23 مليون دولار إلى وكلاء الدفع الميدانيين، وقد كان يجب توثيق هذه التحويلات في بيانات حساب الوكيل المسؤول لوكيل مستوى القسم المحدد ووكلاء الدفع الميدانيين على أنها تحويلات ومقبوضات نقدية.
بالرغم من أن هذه التحويلات تمت تسويتها بدون بيانات حساب الوكيل المسؤول فإن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق فقد تم الإشراف على المدفوعات النقدية من قبل وكلاء الدفع الميدانيين، لأن وكلاء الدفع الميدانيين لم يطلب منهم في ذلك الوقت إجراء محاسبة للنقد، وبدلاً من إبراء ذمة وكلاء الدفع الميدانيين من النقد المقدم حول وكيل مستوى القسم طلب الشراء/ الفاتورة/ المستند إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق الذي قام عندئذ بطرح ذلك المبلغ النقدي المبين في طلب الشراء/ الفاتورة/ المستند من بيان حساب وكيل مستوى القسم، ولم يؤكد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق فيما بعد أن وكلاء الدفع الميدانيين قاموا بالفعل بالدفع للمقاولين.
نتيجة لذلك فقد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق الإشراف على النقد المحول إلى وكلاء الدفع الميدانيين من وكيل مستوى القسم هذا المحدد، ومن المبلغ الذي يزيد عن 23 مليون دولار المزود لوكلاء الدفع الميدانيين للدفعات للمقاولين دلت مستندات ملف المشروع أنه تم فقط دفع مبلغ 306 836 6 دولار للمقاولين. إن مراجعة مناسبة لملف المقبوضات النقدية من وكيل مستوى القسم هذا من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق كانت ستحدد ان هذه التحويلات تمت باستخدام النماذج غير الصحيحة، وهذه الممارسة حالت دون إجراءات الرقابة الداخلية.
عدم اتباع تحديد زمني لعملية تسوية المقبوضات: بين الإرشاد أنه يجب على وكيل مستوى القسم المطابقة مع مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق شهرياً على الأقل، وفي حالة الأعمال الكارثية غير المنظورة في الميدان فإن التسوية الشهرية للمقبوضات تقلل من احتمال خسارة المعلومات التاريخية الحيوية، ويتم عندئذ الاحتفاظ بالمقبوضات التي تمت تسويتها في مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق في المنطقة الدولية في بغداد.
من ضمن الملفات الثمانية لوكلاء مستوى القسم التي قمنا بمراجعتها هناك واحد فقط كانت تتم تسويته شهرياً، ووكيل مستوى القسم الذي استلم أكبر مبلغ نقدي من مدير حسابات صندوق التنمية للعراق الذي يزيد عن 82 مليون دولار قام بإجراء التسوية 4 مرات فقط خلال الفترة البالغة 9 شهور من أكتوبر (تشرين الأول) 2003 إلى حزيران/يونيو 2004، وبدلاً من ذلك سمح مدير حسابات صندوق التنمية المعراق لوكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين تقديم عدد كبير من ملفات المقبوضات في وقت واحد، وكان إجراء التسوية هذا يتم أحياناً قبل بضع ساعات من مغادرة وكلاء مستوى القسم أو وكلاء الدفع الميدانيين البلاد، ونتيجة لذلك كان يتم تسوية حسابات وكيل مستوى القسم ووكيل الدفع الميداني التي ينقصها المستندات المدعمة.
إن المطابقة مع وكلاء مستوى القسم كل شهر كانت ستمكن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق من مراجعة عدد اقل من ملفات المقبوضات في المرة الواحدة، وتبعاً لذلك كان من الممكن أن يتم إجراء حص أكثر دقة لتحديد المشاكل بسرعة، ولأن وكلاء مستوى القسم لم يقوموا بالمطابقة شهرياً فقد كان 15
على مدير حسابات صندوق التنمية للعراق مراجعة عدد كبير من الوصولات في المرة الواحدة، وكان ن الممكن ان يقؤدي ذلك إلى اكتشاف مشاكل في عملية التسوية مثل اخطاء غير مكتشفة وتعطل الإجراءات وتراجع أساليب الرقابة الداخلية، وفي وقت إنهاء تدقيقياً لم يكن مدير حسابات صندوق لتنمية للعراق قد قام بمراجعة كافة الوصولات للتاكد من دقتها واكتمالها.
كفاية المستندات لعملية تسوية المقبوضات: لم يقم مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإجراء مراجعة مناسبة أو فورية للمستندات التي قدمها وكلاء مستوى القسم لتسوية حساباتهم، ولم يقم مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بمراجعة كل ملف مقبوضات لتحديد ما إذا كانت المستندات المطلوبة قد تم شملها. للإطلاع على أمثلة على عدم توفر المستندات المطلوبة لعملية تسوية المقبوضات نظر الملحق (د).
إيطال تفويض وكلاء الدفع كجزء من عملية تسوية المقبوضات: في 30 أيار /مايو 2004 قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإبطال أمر تعيين وكيل مستوى قسم في المنطقة الجنوبية - الوسطى كان مسؤولا عن نقد المنطقة الجنوبية - الوسطى بكاملها، على أن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لم يطبق أحكام كتاب الإبطال، وللإطلاع على مناقشة التعقيدات لعدم تطبيق كتاب الإبطال أنظر
الملحق (ه).
إيكال الأموال لمسؤولين عدا عن من وكلاء الدفع: بين بالتحديد إرشاد التدريب لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق لوكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين أنه يتوجب على وكلاء مستوى
القسم ووكلاء الدفع الميدانيين عدم إيكال الأموال إلى آخرين، وقد قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإرسال نقد إلى مسؤولين غير معينين رسمياً وكلاء دفع للمنطقة الجنوبية - الوسطى، وفي كتوبر (تشرين الأول) 2004 ظهر أن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق اقترح إرسال نقد إلى منسق برنامج إقليمي، ولم يكن منسق البرنامج الإقليمي معيناً وكيلا لمستوى القسم أو وكيل دفع ميداني، ولم يكن هناك وكيل دفع ميداني متوفر لاستلام أو دفع النقد، وبناء على ذلك أخبر منسق البرنامج الإقليمي مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أنه لا يريد النقد.
لم يخبر مدير حسابات صندوق التنمية للعراق منسق البرنامج الإقليمي أنه سيتم تسليم النقد، وقد أكتشف منسق البرنامج الإقليمي ذلك فقط عندما تم تسليم النقد في أحد الأمسيات، إضافة إلى ذلك فقد أظهر البيان المرافق لحساب الوكيل المسؤول الموقع من قبل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أن إجمالي مبلغ النقد المسلم كان 3.5 مليون دولار، وبينت المذكرة من مسؤول الدفع التابع لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق أن إجمالي المبلغ النقدي المسلم هو 3.25 مليون دولار.
بين منسق البرنامج الإقليمي مرة أخرى أنه لم يطلب النقد ولم يرغب في توقيع نموذج حساب الوكيل المسؤول لأنه لم يعرف إجمالي المبلغ المسلم، وطلب منسق البرنامج الإقليمي أن نثبت صحة مبلغ النقد الإجمالي المسلم تلك الليلة، وقد قمنا بعد النقد ووجدنا أن المبلغ الصحيح كان 3.25 مليون دولار، وكانت مذكرة مسؤول الدفع صحيحة، ووقع مدير حسابات صندوق التنمية للعراق على نموذج بيان حساب الوكيل المسؤول بأنه كان غير صحيح. إن الفشل في الاتصالات والتنسيق إلى جانب الفروقات لمحاسبية المبينة أعلاه كان من الممكن أن تؤدي إلى خسارة 250.000 دولار نقداً.
مغادرة البلد كجزء من عملية تسوية المقبوضات: إن فقدان الرقابة على النقد المزود لوكلاء مستوى
القسم ووكلاء الدفع الميدانيين في المنطقة الجنوبية - الوسطى اظهرته إجراءات وكيلي دفع ميدانيين اثنين مع رصيدي حسابين نقديين مقدار هما 777 050 دولارا و 715 000 دولار يبلغ إجماليهما 1 492 050 دولارا، وقد غادر وكيلي الدفع الميدانيين بدون تسوية رصيدهما لدى مدير حسابات 16
صندوق التنمية لعراق، وفي الوقت الذي تم فيه تدقيقنا لم يستطع مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أو موظفو المنطقة الجنوبية - الوسطى تحديد مكان النقد.
إلى جانب ذلك، لم يوقع وكيلا الدفع الميدانيان اللذان غادرا العراق على كتب تعيين تتضمن بياناً بالمسؤولية المالية يوضح مسؤوليتهما الشخصية عن المبلغ بكامله الذي أوكل لهما، ولم يوقعا على نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول التي تدل على استلام الأموال المحولة، وقد قبل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول غير الموقع من قبل وكيلي الدفع الميدانيين أثناء عملية إيراء ذمة وكيل مستوى القسم، وعند ذلك أصبح مدير حسابات صندوق التنمية للعراق مسؤولاً عن مطابقة أرصدة وكيل الدفع الميداني لأنه وافق على إنشاء حسابات نقدية لوكيلي الدفع الميدانيين.
كان مدير حسابات صندوق التنمية للعراق على علم بأن لوكيلي الدفع الميدانيين أرصدة غير مسددة، إلا أنه لم يتخذ إجراء لجل المسألة، وبدلاً من ذلك أعد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ورقة عمل في محاولة لمطابقة الحسابات مع الأرصدة غير المسددة، وقد أجريت ورقة العمل تسوية لإبراء ذمة أحد وكلاء الدفع الميدانيين عن مبلغ 777 050 دولارا، وتفترض ورقة العمل أن وكيل الدفع الميداني قام تحويل النقد أو المقبوضات إلى وكيل مستوى قسم الذي اعتقد مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أنه قدم وصولات كثيرة جداً وكان حسابه دائناً، ولا تبدو هذه التسوية أنها مبررة لانه لم تتوفر مستندات موقعة تدعم تحويلا من وكيل الدفع إلى وكيل مستوى القسم، وهذا يبدو أنه محاولة لإزالة الأرصدة غير المدفوعة وذلك ببساطة بغسيل الحسابات.
إجراءات الإدارة
شغر منصب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى ثلاثة أشخاص مختلفين منذ بدء التدقيق في أيلول/سبتمبر 2004 حتى إكماله في نيسان/أبريل 2005، وأثناء التدقيق أخبر فريق التدقيق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى عن وجود نقص تم اكتشافه، ونتيجة لذلك بدأ مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى باتخاذ إجراءات تصحيحية بشأن النقص قبل إكمال عمل التدقيق، وهناك مناقشة تتبع في الجزء الخاص بالتوصيات وملاحظات الإدارة والاستجابة للتدقيق.
الخلاصة
لقد توصلنا إلى أن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى لم يمتثلوا بشكل كامل للإرشاد المنطبق ولم يقوموا بمراقبة ومحاسبة وتسليم كافة الموجودات النقدية الموكلة لهم، وقد صدر للمنطقة الجنوبية - الوسطى مبلغ مقداره حوالي 119.9 مليون دولار نقداً من مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لدعم مشاريع برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية في تلك المنطقة، ولتسوية هذا المبلغ قام وكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى بإعادة حوالي 15.2 مليون دولار نقداً ومبلغ 97.5 مليون دولار في ملفات المقبوضات إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وعلى أساس قبول المبالغ النقدية المبلغ عن تسليمها أنها دقيقة قمنا بمراجعة كافة ملفات مقبوضات المنطقة الجنوبية - الوسطى وحددنا بأن مبلغاً مقداره حوالي 8.1 مليون دولار تم دعمه بالشكل المناسب مع جميع المستندات المطلوبة، ويبين المستند التالي ملخصاً للنقد الذي لم يتم بيانه محاسبياً والمدفوعات التي لم يتم دعمها بالشكل المناسب بالمستندات المطلوبة.
17
مستند
النقد الذي لم يتم بيانه محاسبياً والمدفوعات التي لم يتم دعمها بالمستندات المطلوبة الرصيد المبلغ (بالملايين) (بالملايين)
19.9 دولار
إجمالي النقد الصادر
ناقصاً النقد المعاد
15.2 دولار
97.5 دولار
ناقصاً المدفوعات المبلغ عنها
7.2 دولار
إجمالي النقد الذي لم يتم بيانه محاسبياً المدفوعات المبلغ عنها
97.5 دولار
ناقصاً مدفوعات مدعومة بالشكل المناسب بالمستندات
8.1 دولار
المطلوبة
89.4 دولار
إجمالي المدفوعات غير المدعومة بالشكل المناسب بالمستندات المطلوبة
96.6 دولار
إجمالي النقد الذي لم يتم بيانه محاسبياً والمدفوعات غير المدعومة بالشكل المناسب بالمستندات المطلوبة توصلنا كذلك إلى أن وكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى ومدير حسابات صندوق التنمية للعراق لا يستطيعون أن يبينوا محاسبياً أو يدعموا مبلغاً يزيد عن 96.6 مليون دولار على شكل نقد ومدفوعات مسموح بها.
نواحي ضعف هامة في رقابة الإدارة: حدد التدقيق وجود نواحي ضعف هامة في رقابة الإدارة من حيث أن مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ووكلاء الدفع في المنطقة الجنوبية - الوسطى لم يمتثلوا بشكل كامل للإرشاد المنطبق، ولم يراقبوا بالشكل المناسب ويبينوا محاسبياً ويسلموا الموجودات النقدية لصندوق التنمية للعراق، وتبعاً لذلك لم يكن هناك ضمان بعدم حدوث احتيال وهدر وسوء استعمال في إدارة الموجودات النقدية.
دلائل على احتمال وجود احتيال: أثناء التدقيق وجدنا دلائل على احتمال وجود احتيال، وأحلنا هذه الأمور إلى مساعد المفتش العام للتحقيقات، وإلى مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق، حيث أن هذه الإجراءات اعتبرت مناسبة.
التوصيات وملاحظات الإدارة والاستجابة للتدقيق نوصي أن يقوم قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بطلب هذه الإجراءات من مدير حسابات صندوق التنمية للعراق :
1- تدقيق وفحص والتحقق من بيانات حساب الوكيل المسؤول التي يحتفظ بها لتحديد الأخطاء والحذف وعدم الدقة وعدم الاكتمال في البيانات.
ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة- الوسطى مع النتائج التي تم التوصل، لها وهو يقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية، وقد قيم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق كافة نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول والتي روجعت كذلك في السابق من قبل نائب مسؤول الدفع ومراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى، وبذلك يقوم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق حالياً بالإظهار محاسبياً كافة المدفوعات النقدية إلى وكلاء مستوى القسم لكافة المناطق، كما يقوم بالتحقق من 18
دقة المبالغ النقدية المسجلة. كذلك قام مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بالبدء في الإجراءات حسب احكام لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع لضمان التصرف المناسب بشان ملفات وكلاء مستوى القسم التي شملت ارصدة غير قابلة للمطابقة وسيتم إجراء المراجعة الإضافية من قبل فرق عمل خاصة وقد قدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن يكون تاريخ الإكمال هو 30 أيلول/سبتمبر 2005.
2- ضمان استخدام مستندات بيان حساب الوكيل المسؤول لتسجيل كافة التحويلات النقدية بين الوكلاء والمبلغ الإجمالي المزود إلى وكلاء مستوى القسم.
ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع النتائج التي تم التوصل لها واتخذ الإجراءات التصحيحية، وبقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى حالياً بعمل وإكمال نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول لجميع وكلاء مستوى القسم، ويقوم جميع وكلاء مستوى
القسم حالياً بعمل بيانات حساب الوكيل المسؤول عند تقديم النقد إلى وكلاء الدفع الميدانيين، وكذلك الطلب من وكلاء الدفع الميدانيين مطابقة حساباتهم كل 30 يوماً، ولا يقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بإيكال الأموال إلى أي أشخاص إلا إذا كانوا معينين وكلاء مستوى قسم من قبل مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى. إن وكلاء مستوى القسم مزودين بالتعليمات والتدريب فيما يتعلق بمسؤولياتهم لضمان أنهم على علم بصلاحيتهم لإصدار ومراقبة الاموال، ويطلب ن جميع وكلاء مستوى القسم تقديم المستندات المناسبة لاية أموال مقدمة/معادة لوكلاء الدفع الميدانييز بناء على المطابقة مع نائب مسؤول الدفع لمجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى، وقد صرح مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن كافة الإجراءات التصحيحية قد اكتملت في 1 نيسان/أبريل 2005.
3- البدء بالإجراءات لحل حالات عدم الامتثال ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع النتائج التي تم التوصل لها، وهو يقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية، كما يقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - لوسطى بإحداث عملية تسوية للمقبوضات لتشمل استخدام قائمة فحص منفذة حديثاً لوكلاء مستوى
القسم/وكلاء الدفع الميدانيين والتحقق من قبل مسؤول الدفع لصندوق التنمية للعراق بحيث يستطيع وكلاء مستوى القسم من المطابقة بالشكل الصحيح وإيراء مسؤولياتهم. إن قائمة الفحص مطلوبة ليقوم وكيل مستوى القسم بتقديمها لكل مستند مقدم من أجل التوثيق والبيان المحاسبي لكل دفعة أموال، ويتم التحقق من كافة النماذج المقدمة لضمان اشتمالها على تواريخ وتواقيع صحيحة من الأشخاص المفوضين، وقد قدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن يكون تاريخ الإنجاز هو 30 أيلول/سبتمبر 2005.
4- توجيه وكلاء الدفع الميدانيين لتقديم المستندات المطلوبة لوكلاء مستوى القسم كل 30 يوماً وتسوية حساباتهم النقدية، وتوجيه وكلاء مستوى القسم لتقديم المستندات المطلوبة لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق كل 30 يوماً، وتسوية حساباتهم النقدية فقط بعد أن تتم مراجعة المستندات المطلوبة والتحقق منها.
ملاحظات الإدارة: اتفق نراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع النتائج التي تم التوصل لها، واتخذ الإجراءات التصحيحية، وقد أصدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى التعليمات لوكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين، ويقوم بتنفيذ المتطلبات لضمان الالتزام الدقيق بمتطلبات محاسبة النقد لتشمل أي وكيل مستوى قسم أعفي من واجباته، وأرسل إليه كتاب إبطال يشتمل على تعليمات تتعلق بتسوية حساباته لدى مسؤول الدفع المناسب وإعادة كافة المستندات النقدية والدفع 19
إلى مسؤول الدفع المناسب والتوقف عن كافة الدفعات خلال 72 ساعة من استلام كتاب الإبطال، ويطلب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى من جميع وكلاء مستوى القسم إجراء مطابقة بالشكل المناسب لحساباتهم مع نائب مسؤول الدفع في مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى قبل مغادرة البلد، وبالرغم من وجود حالات سابقة غادر فيها وكلاء مستوى القسم البلد بدون إعلام نائب مسؤول الدفع أو مدراء برامجهم فقد قام مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى ونائب مسؤول الدفع بمراجعة هذه الحسابات واتخاذ إجراء تصرف بموجب لائحة الإدارة المالية لوزارة لدفاع، وقد صرح مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن الإجراءات التصحيحية أكمات في 1 نيسان/ابريل 2005.
5- إصدار كتب التعيين المطلوبة والاحتفاظ بها لجميع وكلاء الدفع لتشمل بياناً بشأن المسؤولية المالية.
ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع النتائج التي تم التوصل إليها، واتخذ الإجراءات التصحيحية، وقد اثبت مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى على أنه تم إصدار كتب تعيين لكافة الوكلاء تشمل نصا يتعلق بالمسؤولية المالية، إضافة إلى ذلك فإن جميع وكلاء مستوى القسم الذين تم تعيينهم ووقعت كتب تعيينهم يقرون بأنهم سيقومون بالمطابقة قبل أن يتم إعفاؤهم من مهامهم، وقد صرح مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن الإجراءات التصحيحية تم إكمالها في 1 نيسان/أبريل 2005.
6- تكوين فرق عمل خاصة مع المسؤوليات التالية:
أ) إجراء مراجعة بشكل شامل للوصولات التي تم تقديمها في السابق من قبل كل وكيل مستوى
قسم ووكيل دفع ميداني لتحديد المبلغ الدقيق للمقبوضات الصحيحة المقدمة.
ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع لنتائج التي تم التوصل لها، وهو يقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية، وتقوم مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بتكوين فريق عمل خاص لإجراء وإكمال المراجعة بالإضافة إلى الإجراءات المتخذة كما هو مبين فيما سبق، وستشمل المقبوضات لحسابات وكيل مستوى القسم/ وكيل الدفع الميداني التي لم تطابق وأحيلت للتحقيق، وسنحدد صحة كافة الوصولات المقدمة، وقد قدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن يكون تاريخ الإكمال هو 30 أيلول/سبتمبر 2005.
ب) مطابقة البيانات السابقة لحساب الوكيل المسؤول من أجل الأخطاء والحذف لتحديد مبلغ الأموال النقدية المزودة لكل وكيل مستوى قسم ووكيل دفع ميداني.
ملاحظات الإدارة: اتفق مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مع النتائج التي تم التوصل إليها، وهو يقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية، وبناء على الفروقات التي تم تحديدها والتدقيق قام مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بمطابقة نماذج بيان حساب وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين الخاصة بالوكيل المسؤول، وحدد المراقب الوكلاء الذين لم تطابق حساباتهم بشكل كامل، وبالرغم من أن المراقب أحال الحسابات للتحقيق فإننا نخطط أيضاً لمراجعة هذه الحسابات من أجل الدقة وتحديد المبلغ الدقيق للأموال وأية أخطاء أو حذف. وضع المراقب كذلك إجراءات للتأكيد على أن من مسؤولية وكلاء مستوى القسم مطابقة حسابات وكلاء الدفع الميدانيين التابعين لهم مع حسابات مسؤول الدفع التابع لصندوق التنمية للعراق وتحديد احتمالات الأخطاء والحذف لتحديد مبلغ المال النقدي المزود لوكيل الدفع الميداني، وتقوم مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بتكوين 20
فريق عمل خاص لإجراء وإكمال مراجعة نماذج بيان حساب وكلاء مستوى القسم الخاصة بالوكيل المسؤول، وقد قدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى أن يكون يوم الإنجاز هو 30 أيلول/سبتمبر 2005.
ج) مطابقة الحسابات السابقة لكل وكيل مستوى قسم ووكيل دفع ميداني لتحديد ما إذا كانت توجد أرصدة غير مسددة، وإذا كان يوجد رصيد غير مسدد اتخاذ الإجراءات لتحصيل النقد.
باحوهو يقوم باتخاا الإجراءات التصحية، ويقوم م القب مجموعة دعال منطقة المشتركة - التوسط بتكوين فريق عمل خاص لمطابقة حسابات وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين لتحديد الأرصدة غير المسددة، وتبعاً لذلك إذا كانت هناك أرصدة غير مسددة فإن مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة
- الوسطى سيتخذ الإجراءات المناسبة لتحصيل النقد المستحق، وقد قدر مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بأن يكون تاريخ الإنجاز هو 30 أيلول/سبتمبر 2005.
الاستجابة للتدقيق: إن ملاحظات قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مستجيبة تماماً.
شغر منصب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى ثلاث أشخاص مختلفين، وهؤلاء عملوا مدراء لحسابات صندوق التنمية للعراق منذ بدء التدقيق في أيلول/سبتمبر عام 2004 حتى إنجازه في نيسان/أبريل 2005، وأثناء إجراء التدقيق أعلم فريق التدقيق كل واحد من مراقبي فريق دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بحالات العجز المكتشفة، ونتيجة لذلك بدأ هؤلاء المراقبون باتخاذ الإجراءات التصحيحية كما ذكر في ملاحظات الإدارة، وقد حددت تواريخ إنجاز تقديرية معقولة للإجراءات التصحيحية التي لم يتم إنهاؤها بعد.
21
الملحق (أ) - النطاق والأسلوب في أيلول/سبتمبر 2004 بدأنا بإجراء تدقيق لأساليب الرقابة على مسؤولي الدفع في جنوب العراق نتيجة لقلق أبلغنا به موظفو مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة.
قمنا بمراجعة المستندات التالية الصادرة عن سلطة الائتلاف المؤقتة:
• اللائحة رقم (2) لسلطة الائتلاف المؤقتة "صندوق التنمية للعراق" 10 حزيران /يونيو 2003
• مذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة "إجراءات العقود والمنح المنطبقة على الأملاك العراقية المستولى عليها والمصادرة وصندوق التنمية للعراق، تنفيذ اللائحة رقم 3، مجلس مراجعة البرامج" 19 آب/أغسطس 2003.
• قوة العمل المشتركة الموحدة السابعة، الأمر المجزأ 19 ،89 حزيران /يونيو 2003.
• قوة العمل المشتركة الموحدة السابعة، الأمر المجزأ 22 ،1268 كانون الأول/ديسمبر 2003.
• مدير مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 9 ،6-1 حزيران /يونيو 2003 - 30 أيلول/سبتمبر 2003.
قمنا بمراجعة "بيان حساب الوكيل المسؤول" لصندوق التنمية للعراق، نموذج دي دي 1081، صادر جميع وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين الموجودين في المنطقة الجنوبية - الوسطى الذين ستلموا أمو الأ لبرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، وراجعنا نماذج حساب الوكيل المسؤول لتحديد مدى مناسبة محاسبة أموال مدير /مراقب حسابات صندوق التنمية للعراق (مدير حساب صندوق التنمية للعراق).
استلم ثمانية أشخاص نقداً لبرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، وقام ستة منهم بتسوية1 أرصدة حساباتهم لدى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وقمنا بمراجعة جميع الوصولات لتحديد ما إذا قام هؤلاء الأشخاص الستة بتسوية أرصدة حساباتهم حسب الإجراءات الموضوعة، وبعد ذلك حاولنا مطابقة المقبوضات التي تمت تسويتها والتحويلات النقدية والنقد المعاد لكل واحد من الأفراد الستة مع بياناتهم الخاصة بحساب الوكيل المسؤول لتحديد ما إذا تمت التسوية للأفراد الستة جميعهم بالشكل المناسب وأغلقت أرصدة حساباتهم. قمنا بمراجعة كافة المستندات المتوفرة للشخصين اللذين لم يقوما بتسوية أرصدة حساباتهما لدى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وحاولنا تحديد وضع حساباتهما، وقمنا كذلك بمراجعة نماذج بيان حساب الوكيل المسؤول لتحديد ما إذا كان مدير حسابات صندوق التنمي المعراق قد سجل العمليات النقدية بدقة.
أجرينا عمل التدقيق في عدة مواقع لمراجعة المستندات والإجراءات المنطبقة، وفي مكتب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى الموجود في القصر الجمهوري في بغداد راجعنا كذلك المستندات المدعمة لمبلغ الأموال النقدية الصادرة للمنطقة الجنوبية - الوسطى والمستخدمة لتسوية أرصدة الحسابات لوكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين، وفي المكتب الإقليمي للسفارة الأميركية لموجود في الحلة - العراق استلمنا جميع إجراءات العقود الخاصة بالمنح والعقود الصادرة بموجب برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية، وفي مكتب وكيل الدفع الميداني الموجود في الديوانية - العراق، 22
راجعنا إجراءات الدفع النقدي للمقاولين، وفي مختلف مواقع المشاريع راجعنا نطاق العمل للمشاريع لمتعاقد عليها.
يقوم برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية بتحديد ما إذا كان المشروع يلبي معايير العقد، وفي كل وحدة أجرينا مقابلات مع موظفين لهم علاقة ببرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية.
قمنا بإجراء تدقيق الأداء هذا من أيلول/سبتمبر 2004 إلى نيسان/أبريل 2005، حسب معايير التدقيق الحكومية المقبولة بشكل عام.
حدود النطاق: لم تتم مراجعة برنامج الرقابة الإدارية لمراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بسبب موارد التدقيق المحدودة والعوائق الزمنية المتعلقة بذلك، حيث يتم التدقيق في منطقة حربية.
استخدام البيانات المعالجة بالحاسب الآلي: لم نستخدم البيانات المعالجة بالحاسب الآلي لإجراء هذا التدقيق.
التغطية الاسترجاعية: قام المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق (سابقاً مكتب المفتش العام، سلطة الائتلاف المؤقتة) بإصدار تقريرين حول أساليب الرقابة على النقد، ويمكن الإطلاع على التقارير الصادرة من مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق على موقعه على الشبكة كذلك قام المجلس الاستشاري والرقابي الدولي بالتعاقد مع كيه بي أماي aliait) البحرين لإجراء عمليات تدقيق للمبيعات التصديرية لصندوق التنمية للعراق وعائدات النفط والمدفوعات، وفيما يلي قائمة بالتقارير :
تقرير سي بي أيه - آي جي رقم 04-007 " النفط للرقابة على نقد الغذاء لمكتب تنسيق المشاريع في أربيل - العراق"، 26 يوليو (تموز) 2004.
تقرير سي بي أيه - أي جي رقم 04-009 "أساليب الرقابة الإدارية لمراقب سلطة الائتلاف المؤقتة على صندوق التنمية للعراق"، 28 يوليو (تموز) 2004.
تقرير كيه بي أم جي "صندوق التنمية للعراق - بيان المقبوضات والمدفوعات النقدية للفترة من 22 مايو (أيار) 2003 إلى 31 ديسمبر (كانون الأول) 29 ،"2003 حزيران/يونيو 2004.
تقيار) 2003 إلى 31 ديمار (كانون الاول) 2003 (الأمفوعات)29 عزير اليونيو 2004.
تقرير كيه بي أم جي "صندوق التنمية للعراق - ملحق - أمور لوحظت تتعلق بأساليب الرقابة ومسائل عمليات أخرى أثناء تدقيق الصندوق للفترة من 22 مايو (أيار) 2003 إلى 31 ديسمبر (كانون الأول) 29 ،2003 حزيران /يونيو 2004.
تقرير كيه بي أم جي "صندوق التنمية للعراق - بيان المقبوضات والمدفوعات النقدية للفترة من 1 كانون الثاني/يناير 2004 إلى 28 حزيران/يونيو 30 ،"2004 أيلول/سبتمبر 2004.
23
تقرير كيه بي أم جي "صندوق التنمية للعراق - كتاب الإدارة حول أساليب الرقابة الداخلية للفترة من 1 كانون الثاني إيناير 2004 إلى 28 حزيران ليونيو 30 "2004 أيلول/سبتمبر 2004.
تقرير كيه بي أم جي "صندوق التنمية للعراق - تقرير حول النتائج الحقيقية التي تم التوصل إليها للفترة من 1 كانون الثاني/يناير 2004 إلى 28 حزيران/يونيو 2004 (المدفوعات)"، 30 أيلول/سبتمبر 2004.
24
الملحق (ب) - أمور هامة أخرى فيما يلي مناقشة لأمور هامة أخرى حددها عملنا التدقيقي:
إدارة شؤون الموظفين: إن أحد العوامل المساهمة في عدم قدرة مدير حسابات صندوق التنمية للعراق على اكتشاف أو منع أو تصحيح المشاكل المشار إليها في هذا التقرير تعزى براينا إلى عدم وجود عددٍ كافٍ من الموظفين ونسبة التغير العالية للموظفين المتوفرين في مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، وكانت إحدى نتائج وضع الموظفين هذا هي عدم القدرة على مراجعة كل ملف وصولات بشكل شامل. كان احد مسؤولي الدفع في مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق مسؤولا عن إجراء تسوية مع جميع وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين لكافة المناطق الأربعة في البلد.
يبدو أنه من غير المعقول بالنسبة لمسؤول دفع واحد، مع الأخذ في الاعتبار عدد ونسبة تغير وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين ومستوى تدريبهم وخبرتهم وحجم العمليات ومبالغ النقد الكبيرة، أن يتوقع منه أن ينجز بكفاءة حمل العمل هذا، ويتبين عدم توفر عددٍ كافٍ من الموظفين من حقيقة أن مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لم يبدأ بعد بمراجعة كافة ملفات الوصولات حتى بالرغم من أن بعض وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين غادروا تقريباً قبل سنة.
إننا نخطط للبدء في إجراء لتحديد ما إذا كانت عمليات الحكومة الاميركية الخاصة بالتنظيم وتعيين وإعادة توزيع موظفين أكفاء لدعم وإعادة إعمار العراق ستكون فعالة، وسنركز جهودنا على فاعلية الإرشاد التشريعي والتنظيمي والعمليات المستخدمة لتحديد متطلبات الموظفين وأساليب تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم وإجراءات قياس النجاح في التعيين والاحتفاظ بالموظفين.
ودقة السجلات الخاصة بالرقابة على المول الستدامة الأنشطة إعادة إصار المراق الفي سعد لفلوة مال تبعاً لذلك فإننا نخطط للبدء في عمل تدقيق لتحديد ما إذا كانت المنظمات الأميركية قد وضعت متطلبات وأنظمة وعمليات مناسبة لإدارة السجلات والمحافظة عليها لتسهيل عمليات التدقيق المستقبلية والتحقيقات بشأن تحديد واستخدام الأموال من صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
25
الملحق (ج) - أنواع التمويل إن الأموال العراقية تحت رقابة سلطة الائتلاف المؤقتة لاستخدامها في برنامج الاستجابة الطارئة للقادة وبرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية كانت تتكون من صندوق التنمية للعراق أو الأموال التي تم الاستيلاء عليها2 أو مصادرتها3 حسب القانون المطبق، وتشمل المصادر الرئيسية لصندوق التنمية للعراق ما يلي: العوائد من المبيعات التصديرية للبترول والمنتجات النفطية والغاز الطبيعي من العراق والمكامن النفطية غير الملتزم بها لأموال برنامج النفط مقابل الغذاء والأموال العراقية المعادة من بلدان أخرى، وقد جعلت هذه الأموال متوفرة لسلطة الائتلاف المؤقتة وطلب استخدامها بأسلوب شفاف:
• لتلبية الاحتياجات الإنسانية للشعب العراقي.
• لإعادة الإعمار الاقتصادي وإصلاح البنية التحتية.
لنزع السلاح المستمر للعراق.
• لأغراض أخرى تفيد الشعب العراقي.
قرار مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة رقم 1483: بالرغم من أن الأموال العراقية لم تكن خاضعة نفس القوانين والانظمة التي تتطبق على الاموال المزودة لسلطة الائتلاف المؤقتة مباشرة من حكومات الائتلاف فقد كان يطلب أن تدار هذه الأموال بأسلوب شفاف يمتثل بشكل كامل لالتزامات سلطة الائتلاف المؤقتة بموجب القانون الدولي، بما في ذلك قرار مجلس الامن التابع للامم المتحدة رقم 1483 تم تخصيص أموال صندوق التنمية للعراق من خلال عملية الموازنة القومية وتم توفيرها لوزارات الحكومة العراقية المؤقتة حسب الموازنة القومية، وقد استلمت وزارات الحكومة العراقية المؤقتة الأموال المخصصة بتقديم طلب إلى وزارة المالية العراقية.
برنامج الاستجابة الطارئة للقادة: حسب قوة العمل المشتركة الموحدة السابعة والأمر المجزأ رقم 89، 19 حزيران/يونيو 2003 فإنه يجب استخدام أموال صندوق التنمية للعراق للمساعدة في تمويل برنامج الاستجابة الطارئة للقادة الذي يقدم المساعدة لإعادة الإعمار للشعب العراقي، ويمكن ان يشمل برنامج الاستجابة الطارئة للقادة ما يلي:
• الزراعة
التعليم
توليد وتوزيع الطاقة الكهربائية إنتاج وتوزيع الغذاء العناية الصحية المبادرات المحلية الأخرى التي تزيد من استعادة حكم القانون والحكم الفعال
• مشاريع لزيادة التحسينات الاقتصادية والمالية والإدارية
• الاتصالات
النقل
26
• البنية التحتية للمياه والصرف الصحي برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية: تم التفكير مبدئياً ببرنامج الاستجابة السريعة الإقليمية على أنه معادل مدني لصندوق برنامج الاستجابة الطارئة للقادة، وقد صمم البرنامج لتوفير اقصى درجات المرونة للمنسقين الإقليميين ومنسقي المحافظات في تنفيذ مشاريع تستجيب لاحتياجات المناطق المسؤولين عنها، والبرنامج يشمل ويوسع الصلاحيات الخاصة بالبرامج الممولة سابقاً:
• برنامج الاستجابة الطارئة للمدراء الذي وفر قدرة استجابة طارئة.
• مبادرة الإعمار التي وفرت سلطة تمويل أكبر لأنشطة الإعمار.
مت زيادة السلطة التقديرية التي يمكن للمناطق تنفيذ برامجها بموجبها بدون موافقة مسبقة من مجلس مراجعة البرامج إلى 200000 دولار، وقد كانت أهداف برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية إيجاد وظائف محلية ودعم الصناعات المحلية وتحفيز الاقتصاد.
27
الملحق (د) - مشاكل المستندات في عملية تصفية المقبوضات يقدم هذا الملحق أمثلة حيث سمح مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بقبول مستندات غير مناسبة كإثبات على الدفعات النقدية بدون التحقق أو بحث وجود أخطاء واضحة وفروقات. إلى جانب ذلك ضعفت أساليب الرقابة على عملية التسوية لأن وكلاء الدفع سمح لهم بتسوية حساباتهم النقدية بدون تقديم المستندات المطلوبة إلى مدير حسابات صندوق التنمية للعراق.
المستندات المناسبة: لم يقم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بالحصول من أحد وكلاء مستوى
القسم للمنطقة الجنوبية - الوسطى على مستندات كاملة ومناسبة لدفعات من وكيل مستوى القسم ومراجعة هذه المستندات، ولكن ببساطة طلب أن يقدم وكيل مستوى القسم ورقة عمل مفصلة تبين بالتفصيل رقم العقد ووصفه واسم المقاول والمبلغ الممنوح والدفعة المبدئية لكل مبلغ سيتم صرفه، وبعد ذلك كان مدير حسابات صندوق التنمية للعراق يخصم إجمالي المبلغ المدرج في ورقة العمل المفصلة من الرصيد النقدي غير المدفوع لوكيل مستوى القسم، وعندئذ كان المبلغ الصافي يستعمل لحساب مبلغ بيان تحويلات حساب الوكيل المسؤول إلى وكلاء الدفع الميدانيين أو النقد الذي يحتاج وكيل مستوى
القسم لإعادته. إن استعمال ورقة عمل مفصلة غير مناسب لدعم تسوية الحسابات النقدية إذا كانت مستندات الدعم الحقيقية المطلوبة مثل العقود الموقعة أو أوامر الشراء أو تقارير الاستلام أو الفواتير المفصلة أو شهادات الإنجاز أو مستندات الدفع أو الوصولات الخاصة بالنقد غير متوفرة للمراجعة للتحقق من الأرقام المبينة في ورقة العمل المفصلة.
لم يقم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بمراجعة كافة ملفات الوصولات للتحقق مما إذا تم شمول المستندات المطلوبة - العقود الموقعة أو أوامر الشراء أو تقارير الاستلام أو الفواتير المفصلة أو ستندات الدفع أو وصولات النقد، وبدلا من ذلك اختار مدير حسابات صندوق التتمية للعراق بشكل عشوائي بضعة ملفات وصولات من كل واحد من صناديق الوصولات الخمس المقدمة من قبل وكيل مستوى القسم المحدد، ولم يقم مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإجراء مراجعة شاملة لورقة العمل المفصلة المقدمة من قبل وكيل مستوى القسم، ونتيجة لذلك لم يدرك مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أن الدفعة المبدئية المبينة في ورقة العمل المفصلة كانت أكبر من المبلغ الممنوح، مما دل على أنه أما إن ورقة العمل المفصلة كانت غير دقيقة أو أن وكيل مستوى القسم أجرى زيادة في الدفعات بمقدار 134 398 دولار، ولو قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإجراء مراجعة شاملة لملف الوصولات لوكيل مستوى القسم هذا لاستطاع اكتشاف المشاكل التالية:
• 645 تحويل نقد فردي يبلغ إجماليها أكثر من 23 مليون دولار تمت لوكلاء الدفع الميدانيين باستخدام نموذج خاطئ،
• دفع لمقاول مرتين لنفس العقد - مرة بنقود مصادرة ومرة بنقود صندوق التنمية للعراق، وقد قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بتسوية كلا الدفعتين بدون إدراك أنه تم إجراء دفعتين.
• دفعتان قيمتهما الإجمالية 55 563 دولار تم دفعهما من خلال النوع الخاطئ من التمويل (أموال مبادرة الإعمار بدلاً من أموال برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية).
• 10 وصولات دفع نقدي قيمتها الإجمالية 324 500 دولار تم تقديمها عن عقود الغيت.
6 وصولات دفع نقدي قيمتها الإجمالية 407 420 دولار تم تقديمها بدون توقيعات المقاولين.
• 4 تحويلات إلكترونية للاموال قيمتها الإجمالية 289 486 دولار تم دفعها مباشرة من قبل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق، ولكنها قدمت على أنها وصولات وكيل مستوى قسم.
28
المستندات المطلوبة: إلى جانب ذلك فإن مراجعة شاملة من قبل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لوكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين للمنطقة الجنوبية - الوسطى والذين قدموا ملفات استلام تسويتها كانت ستحدد ان واحداً فقط قدم مستندات دفع مساوية للمبلغ الذي قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بتسويته في بيان حساب الوكيل المسؤول. وبالنسبة للأشخاص الباقين:
• قدم أحد وكلاء الدفع الميدانيين مستندات دفع مدعمة، ولكن ليس المستندات الكاملة المطلوبة مبلغ مقداره 423 376 دولار، وبالرغم من ذلك تمت مخالصته من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لمبلغ 244 902 دولار كمستندات مدفوعة، وهذا يبدو أنه خطأ أو فرق غير مفسر مقداره 244 902 دولار.
• قدم أحد وكلاء الدفع الميدانيين مستندات دعم لدفع مبلغ مقداره 308 293 دولار، ومن ضمن هذا المبلغ تم فقط دعم 105 306 دولار بالمستندات الكاملة المطلوبة، على أن مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق سوى حسابه لمبلغ 1 402 100 دولار كمستندات مدفوعة، وبناء على المستندات المطلوبة يبدو أن هذا خطأ أو فرق غير مفسر مقداره 1 296 794 دولار.
• لم يقم أحد وكلاء مستوى القسم بتقديم المستندات الكاملة المطلوبة المدعمة لدفع مبلغ 501 12 332 دولار، وبالرغم من ذلك تمت تسوية حسابه من قبل مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق لمبلغ 12 432 501 دولار كمستندات مدفوعة، ويبدو أن هذا خط أو فرق غير مفسر مقداره 12 432 501 دولار.
• لم يقدم أحد وكلاء الدفع الميدانيين مستندات الدعم المطلوبة لمبلغ مقداره 787 560 دولار، وحتى بالرغم من أن المستندات المقدمة لم تكن المستندات الكاملة المطلوبة وكانت أقل بمقدار 100 دولار عما كان مطلوباً فقد تمت تسوية حسابه من قبل مكتب مدير محاسبة صندوق التنمية للعراق لمبلغ 787 660 دولار كمستندات مدفوعة، ويبدو أن هذا خطأ أو فرق غير فسر مقداره 787 660 دولار.
29
الملحق (ه) - إبطال تفويض وكلاء الدفع كجزء من عملية تسوية المقبوضات في 30 أيار /مايو 2004 قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإبطال أمر التعيين لوكيل مستوى
قسم للمنطقة الجنوبية - الوسطى مسؤول عن مراقبة النقد للمنطقة الجنوبية - الوسطى بكاملها.
كتاب الإبطال: شمل كتاب الإبطال نصوصاً تتعلق بكل من النواحي المالية وقانون منع العجز فيما يتعلق بالبيان المحاسبي بالشكل المناسب للأموال التي عهدت إليه آنئذ من قبل مراقب سلطة الائتلاف المؤقتة، وقد احتوى كتاب الإبطال على تعليمات خاصة تنص على أنه كان يجب على وكيل مستوى
القسم ان يقوم بمطابقة حساب برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية للمنطقة الجنوبية - الوسطى وتسليم جميع النقد في الصندوق والعقود وتقارير الاستلام ومستندات الدفع واوامر الشراء/الفواتير /المستندات منسق برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية للمنطقة خلال 72 ساعة من استلامه كتاب الإبطال.
تاريخ الإبطال: لم يقم وكيل مستوى القسم بتسوية حسابه مع منسق برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية للمنطقة، وبدلاً من ذلك اختار إجراء التسوية مباشرة من خلال مدير حسابات صندوق التنمية للعراق.
وبالرغم من أن كتاب الإبطال بين بالتحديد أنه يجب على وكيل مستوى القسم تسوية رصيد حسابه خلال 72 ساعة من استلامه للكتاب فقد سمح مدير حسابات صندوق التنمية للعراق ان يقوم وكيل مستوى
القسم بتحديد تاريخ التسوية في 20 حزيران /يونيو 2004، وبعدم تتفيذ كتاب الإبطال في الحال سمح مكتب مدير حسابات صندوق التنمية للعراق الوكيل مستوى القسم الاستمرار في إجراء الدفعات إلى أن سوى حسابه النقدي في 20 حزيران يونيو 2004.
الدفعات النقدية: إلى جانب ذلك، بسبب أن كتاب الإبطال أمر وكيل مستوى القسم بتسليم كافة النقد فإنه كان يجب عدم إجراء أية دفعات بعد 30 أيار /مايو 2004، على أن وكيل مستوى القسم أجرى أو فوض دفعات بمبلغ 1 496 562 دولار بعد أن تم إبطال سلطته لإجراء دفعات نقدية، وفي 15 حزيران /يونيو 2004 وافق نفس وكيل مستوى القسم على تمويل 499000 دولار لتعديل مشاريع، وكذلك في 28 حزيران /يونيو 2004 قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بمعالجة تحويل إلكتروني مقداره 300 423 دولار بناء على طلب وكيل مستوى القسم، ولم يتابع مدير حسابات صندوق التنمية للعراق مع وكيل مستوى القسم للتأكد أنه لم يتم إجراء دفعات إضافية.
تسوية الحسابات: في 20 حزيران /يونيو 2004 أعاد وكيل مستوى القسم نقداً وقدم وعمل نماذج حساب الوكيل المسؤول لتوثيق التحويلات النقدية لوكلاء الدفع الميدانيين وقدم وصولات مدفوعة محاولا تسوية حسابه، وبعد أن تم توثيق كافة المعاملات بين بيان حساب الوكيل المسؤول رصيداً متبقياً مقداره 1 878 870 دولار. قام مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بإبلاغ وكيل مستوى القسم أنه كان نقصه هذا المبلغ النقدي لتصفية حسابه غير المسدد، وبعد ثلاثة أيام أعاد وكيل مستوى القسم المبلغ النقدي هذا بالضبط المطلوب لتخفيض رصيده إلى الصفر. بالرغم من أن تدقيقنا كشف عن حالات قام فيها مدير حسابات صندوق التنمية للعراق بشكل غير صحيح بزيادة رصيد حساب وكيل مستوى القسم فقد كان مدير حسابات صندوق التنمية للعراق غير عالم بهذه الأخطاء، وكان لدى وكيل مستوى القسم المبلغ النقدي بالضبط اللازم لتخفيض رصيده إلى الصفر، وهذا يوحي بأن وكيل مستوى القسم كان لديه احتياطي من النقد وسلم فقط المبلغ الذي أخبره مدير حسابات صندوق التنمية للعراق أنه مطلوب لإكمال عملية التسوية، ولو أن وكيل مستوى القسم قام بتسليم جميع النقد في حوزته فإن رصيد الحساب لن يكون صفراً بسبب الأخطاء التي لم تتم تسويتها التي لاحظناها في عملنا التدقيقي والتي تظهر في نماذج بيانه لحساب الوكيل المسؤول.
30
إن الأخطاء الثلاثة في بيانات وكيل مستوى القسم لحساب الوكيل المسؤول والتي حددناها تعني أن وكيل مستوى القسم دفع زيادة في رصيد حسابه مقدارها حوالي 3.8 مليون دولار لو أن محاسبة مدير حسابات صندوق التنمية للعراق كانت دقيقة، والزيادة في دفع وكيل مستوى القسم في ارصدة الحساب بمقدار 3.8 مليون دولار توحي بأن مستندات الاستلام المقدمة لمدير حسابات صندوق التنمية للعراق كانت غير موثوقة.
مراجعة مدير حسابات صندوق التنمية للعراق للبيانات: لو أنه تمت مراجعة بيانات وكيل مستوى
القسم لحساب الوكيل المسؤول بالشكل المناسب من قبل مدير حسابات صندوق التنمية للعراق فإن الأخطاء كانت ستكتشف ولكان رصيد الحساب المستحق لوكيل مستوى القسم دقيقاً.
31
الملحق (و) - اختصارات
برنامج الاستجابة الطارئة للقادة سي إي ار بي سلطة الائتلاف المؤقتة سي بي ايه مكتب سلطة الائتلاف المؤقتة للمفتش العام سي بي أيه - اي جي دي أف آي صندوق التنمية للعراق مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى (المؤقتة) جيه إيه اس جي - سي الحكومة العراقية المؤقتة آي آي جي ارار اربي برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية 32
الملحق (ز) - توزيع التقرير وزارة الخارجية وزير الخارجية المستشار الأول/المنسق للعراق السفير الأميركي في العراق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق المفتش العام، وزارة الخارجية وزارة الدفاع نائب وزير الدفاع دير مكتب وزارة الدفاع الإسنادي - العراق وكيل وزارة الدفاع (المراقب)/المسؤول المالي الرئيسي نائب رئيس القسم المالي نائب المراقب (البرنامج/الموازنة) المفتش العام، وزارة الدفاع وزارة الجيش ساعد وزير الجيش (الامتلاك والإمدادات والتكنولوجيا) لنائب الرئيسي لمساعد وزير الجيش، الامتلاك والإمدادات والتكنولوجي نائب مساعد وزير الجيش للسياسة والشراء مدير مكتب المشاريع والتعاقد مساعد وزير الجيش (الإدارة والمراقب المالي) المدقق العام للجيش القيادة الأميركية الوسطى قائد القوة المتعددة الجنسيات - العراق قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى منظمات الدفاع الأخرى مدير وكالة تدقيق عقود الدفاع منظمات الحكومة الفدرالية الأخرى مدير مكتب الإدارة والموازنة المراقب العام للولايات المتحدة المفتش العام، وزارة الخزينة المفتش العام، وزارة التجارة المفتش العام، الخدمات الصحية والإنسانية 33
المفتش العام، الوكالة الأميركية للتنمية الدولية اللجان واللجان الفرعية للكونغرس والرئيس وكبير أعضاء حزب الأقلية مجلس الشيوخ الأميركي لجنة مجلس الشيوخ للمخصصات اللجنة الفرعية للدفاع اللجنة الفرعية للعمليات الأجنبية لجنة مجلس الشيوخ للخدمات المسلحة لجنة مجلس الشيوخ للعلاقات الأجنبية اللجنة الفرعية لشؤون الشرق الأدنى وجنوب أسيا اللجنة الفرعية للعمليات الدولية والإرهاب لجنة مجلس الشيوخ لأمن الوطن والشؤون الحكومية اللجنة الفرعية للكفاءة الحكومية والإدارة المالية اللجنة الفرعية للإدارة المالية والموازنة والأمن الدولي مجلس النواب الأميركي لجنة المجلس للمخصصات اللجنة الفرعية للدفاع اللجنة الفرعية للعمليات الأجنبية وتمويل التصدير والبرامج ذات العلاقة لجنة المجلس للخدمات المسلحة لجنة المجلس للعلاقات الدولية اللجنة الفرعية للشرق الأوسط ووسط آسيا لجنة المجلس للإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية للكفاءة الحكومية والإدارة المالية للجنة الفرعية للأمن القومي والتهديدات الطارئة والعلاقات الدولية 34
الملحق (ح) - أعضاء فريق التدقيق أعد هذا التقرير مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق، ويشمل أعضاء الفريق الذين ساهموا في هذا التقرير:
برايان فلن
كيفين أوكونور
ماري ديفيس
وليام شمب
أنجلينا جونسون
ملاحظات الإدارة، قائد مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى مجموعة دعم المنطقة المشتركة الوسطى (المؤقتة) القوة المتعددة الجنسيات - العراق السفارة الأميركية - بغداد 20 نيسان/أبريل جيه أيه آس جي - أي زد 2005 مذكرة للمفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق الموضوع: تقرير حول الرقابة على النقد المزود لجنوب - وسط العراق المرجع:
تقرير حول الرقابة على النقد المزود لجنوب - وسط العراق، مشروع رقم دي 2004
- دي سي بي أيه أيه أف - 0034-1 المؤرخ في 7 نيسان/أبريل 2005.
الغرض: تقديم ملاحظات مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى على تقرير التدقيق موضوع البحث.
النطاق:
1- نشير إلى التقرير موضوع البحث، ونقدم الملاحظات حسبما هو مطلوب حول النتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات المبينة.
أ) النتيجة، الرقابة على المدفوعات النقدية لصندوق التنمية للعراق._نتفق مع النتائج التي تم التوصل إليها حسبما هي مكتوبة. لاحظ أن المعدل العالي لتغير الموظفين كان عاملاً ساهم بشكل كبير في هذه الظروف، حيث أن المراقبين ومسؤولي الدفع السابقين عينوا لجولات وظيفية مدتها 90 يوماً، ولاحقاً لمدة 120 يوماً، وتشمل العوامل الأخرى الهامة: الحجم المحدد لموظفي مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى (أربعة موظفين معنيين، ليشمل ذلك المراقب ونائبه ومسؤول الدفع ومسؤول الموازنة وفنيين اثنين معارين)، وتشمل العوامل الأخرى كذلك الحاجة لتقديم الأموال النقدية بسرعة إلى مواقع في مختلف أرجاء العراق لدعم جهود إعادة الإعمار بفاعلية وكفاءة، والأخطار المرتبطة بالحركات الفعلية للموظفين بين مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى والمواقع المنفصلة جغرافياً لتمكين وكلاء الأموال إجراء مطابقات النقد الروتينية. لاحظ كذلك أنه تم اتخاذ الإجراءات كما أنه تم اتخاذ كما هو مبين في ملاحظتنا حول التوصيات لتحسين الظروف وحل الاختلافات التي لوحظت أثناء فترة التدقيق.
ب) التوصيات العامة: نتفق مع التوصيات كما هي مكتوبة، وقد تم اتخاذ إجراءات صحيحية شاملة خلال الأشهر الأربعة الماضية بناء على الاختلافات المعروفة ونتيجة للاختلافات التي تم تحديدها أثناء التدقيق، وفي السابق راجع المراقبون ومسؤولو الدفع لصندوق 36
التنمية للعراق كافة النماذج غير المسددة والمخالفة لبيانات حساب الوكلاء المسؤولين (نماذج دي دي 1081)، وتم حل فروقات المطابقة أو التصرف بها حسب إرشاد لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع (DOD FMR)، ويتم حالياً استعمال بيان حساب الوكلاء المسؤولين (نموذج دي دي 1081) من أجل التوثيق والتسجيل بالشكل المناسب لكل من التحويلات النقدية بين الوكلاء والمبلغ الإجمالي للأموال المزودة إلى وكلاء مستوى القسم. تبين MNC FRAGO 1319 لمؤرخة 21 ديسمبر (كانون الأول) 2004 الإجراءات المطلوبة في حالات عدم الامتثال للإجراءات الموضوعة الخاصة بالنقد. يطلب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى حالياً من جميع وكلاء مستوى القسم المطابقة مع مسؤول الدفع لصندوق التنمية للعراق كما هو مبين في كتب تعيينهم الموقعة من قبل وكيل مستوى القسم ومراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى. يقوم وكلاء مستوى القسم بتعيين وكلاء الدفع الميدانيين المطلوبين والذين يطلب منهم كذلك المطابقة والإبلاغ عن كافة الدفعات إلى وكيل مستوى القسم كل 30 يوماً، ويقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بالاحتفاظ بكافة كتب التعيين المطلوبة لجميع وكلاء مستوى القسم، وتشمل الكتب بياناً يتعلق بالمسؤولية المالية.
وضع مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى كذلك عملية مخالصة فعالة لجميع وكلاء مستوى القسم المعينين، وتشمل العملية المطابقة كل 30 يوماً والتحقق من المستندات المناسبة للدفعات وإعداد كتب تعيين لوكلاء مستوى القسم تشمل بياناً خاصاً بالمسؤولية المالية، وإعداد مستندات مسؤولية عن النقد لتوثيق وتحديد إجمالي الاموال التي تم تزويدها. تم تحديد كافة الاختلافات وتم إما إكمال الإجراءات أو أنها في سبيل الحل.
(1) التوصية رقم 1: اتفق. قام مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى ( بتقييم كافة بيانات حساب الوكلاء المسؤولين (نموذج دي دي 1081) التي تم AI) كذلك مراجعتها من قبل نائب مسؤول الدفع السابق ومراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى لتحديد الأخطاء والحذف وعدم الدفة وعدم الاكتمال في البيانات، وبذلك يقوم مراقب جموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى حالياً بإجراء بيان محاسبي لكافة المدفوعات إلى وكلاء مستوى القسم لجميع المناطق ليشمل ذلك المنطقة الجنوبية - الوسطى، ويقوم بالتحقيق من دقة المبالغ النقدية المسجلة. بدأ كذلك مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى باتخاذ الإجراءات بموجب أحكام لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع لضمان التصرف المناسب بملفات وكلاء مستوى القسم التي احتوت على أرصدة غير قابلة للمطابقة، وسيتم إجراء المراجعة الإضافية المطلوبة من قبل فرق عمل خاصة. تاريخ الإنجاز المقدر: 30 أيلول اسبتمبر 2005.
(2) التوصية رقم 2: اتفق. يقوم مراقبة مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطر حالياً بعمل وإنجاز بيانات دقيقة لحساب الوكلاء المسؤولين (نموذج دي دي 1081) لجمي وكلاء مستوى القسم الذين أوكلت لهم أموال صندوق التنمية للعراق ليشمل ذلك برنامج الاستجابة السريعة الإقليمية في الجنوب - الوسط، ويقوم حالياً جميع وكلاء القسم بعمل نماذج
- دي دي 1081 عند تقديم الأموال إلى وكلاء الدفع الميدانيين، وكذلك الطلب من وكلاء الدفع الميدانيين مطابقة حساباتهم كل 30 يوماً، ولا يقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بإبطال الأموال لأي شخص ما لم يتم تعيينه بالشكل المناسب كوكيل مستوى قسم من قبل مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى. يتم تزويد وكلاء مستوى القسم بكل من التعليمات والتدريب فيما يتعلق بمسؤولياتهم لضمان أنهم على علم بسلطتهم لإصدار ومراقبة النقد، ويطلب من جميع وكلاء مستوى القسم تقديم المستندات المناسبة لأي مبالغ نقدية مقدمة / 37
معادة لوكلاء الدفع بناء على المطابقة مع نائب مسؤول الدفع لمجموعة دعم المنطقة المشتركة
- الوسطى.
الإنجاز : 1 نيسان/ابريل 2005.
(3) التوصية رقم 3: اتفق. بدا مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى باتخاذ الإجراءات لحل كافة حالات عدم الامتثال، ووضع إجراءات لضمان أن أية حالات عدم امتثال مع متطلبات محاسبة النقد سيتم حلها في الحال والتصرف بها بموجب إرشادات لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع، وبالتحديد يقوم مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بوضع عملية تسوية مقبوضات شاملة لتشمل استخدام قائمة فحص منفذة حديثاً لوكلاء مستوى القسم/وكلاء الدفع، والتحقق من قبل مسؤول الدفع لصندوق التنمية للعراق بحيث يستطيع وكلاء مستوى القسم المطابقة بالشكل المناسب وإبراء مسؤولياتهم. يطلب تقديم قائمة الفحص هذه للدفعات من قبل وكيل مستوى القسم لكل مستند يقدم للتوثيق والبيان محاسبياً بالشكل المناسب كل دفعة أموال، ويشمل التوثيق المناسب: كافة مستندات الدفع مثل العقد، تقرير (تقارير) الاستلام، الفاتورة، مستند الدفع كالنموذج الموحد 1034 (المستند العام لمشتريات الخدمات عدا عن الخدمات الشخصية)، أو النموذج الموحد 44 بعد تعبئته (طلب الشراء - الفاتورة - المستند). يتم التحقق من كافة النماذج للتاكد من انها تشمل تواريخ وتوقيعات صحيحة لاشخاص مفوضين.
تاريخ الإنجاز التقديري: 30 أيلول/سبتمبر 2005.
(4) التوصية رقم 4: اتفق. أصدر مراقب مجموعة المنطقة المشتركة - الوسطى تعليماته إلى وكلاء مستوى القسم ووكلاء الدفع الميدانيين، وهو يقوم بتنفيذ المتطلبات لضمان الالتزام الدقيق بمتطلبات محاسبة النقد لتشمل أي وكيل مستوى قسم أعفي من مهامه وأرسل له كتاب إبطال. يشمل كتاب الإبطال تعليمات تتعلق بتسوية حساباتهم لدى مسؤول الدفع المناسب وإعادة كافة مستتدات النقد والدفع إلى مسؤول الدفع المناسب والتوقف عن كافة الدفعات خلال 72 ساعة من استلام كتاب الإبطال. يطلب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى من جميع وكلاء مستوى القسم مطابقة حساباتهم بالشكل المناسب مع نائب مسؤول الدفع مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى قبل مغادرة البلد. إضافة إلى ذلك على جميع وكلاء مستوى القسم الذين يتم تعيينهم ويوقعون عل كتب تعيين الإقرار بأنهم سيقومون بالمطابقة قبل إعفائهم من مهامهم، وبالرغم من أنه كانت هناك حالات غادر فيها وكلاء مستوى لقسم البلد بدون إعلام نائب مسؤول الدفع أو مدير برنامجهم فإن مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى ونائب مؤول الدفع قاما بمراجعة هذه الحسابات واتخاذ إجراءات التصرف موجب لائحة الإدارة المالية لوزارة الدفاع.
الإنجاز : 1 نيسان/ابريل 2005.
(5) التوصية رقم 5: اتفق. قام مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بالتأكد من أنه صدرت كتب تعيين لوكلاء تشمل بياناً بالمسؤولية المالية. إضافة إلى ذلك على جميع وكلاء مستوى القسم الذين يتم تعيينهم ويوقعون على كتب تعيينهم الإقرار بانهم سيقومون بالمطابقة قبل إعفائهم من مهامهم. إلى جانب ذلك، تطلب قائمة فحص منفذة حديثاً ومستخدمة من قبل وكلاء مستوى القس /وكلاء الدفع ومتحقق من صحتها من قبل مسؤول الدفع لصندوق التنمية للعراق لوكلاء القسم للمطابقة بشكل مناسب وإبراء مسؤولياتهم. يطلب تقديم قائمة الفحص هذه للمدفوعات من قبل مسؤول مستوى القسم لكل مستند يقوم من أجل الإظهار المحاسب للمستندات المناسبة لدعم دفعات الأموال.
الإنجاز : 1 نيسان/أبريل 2005.
38
(6) التوصية 6 (أ): اتفق. يطلب مراقب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى موظفين إضافيين من HQDA لتكوين فريق عمل خاص لإجراء وإكمال المراجعة، بالإضافة إلى الإجراءات المتخذة كما هو مبين فيما سبق، وسيشمل ذلك الوصولات لحسابات وكيل مستوى القسم/ وكيل الدفع الميداني التي لم تطابق والتي أحيلت للتحقيق، وسنحدد صحة كافة الوصولات المقدمة.
تاريخ الإنجاز التقديري إذا التحق موظفون: 30 أيلول/سبتمبر 2005.
بموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى بيتن حساب وكيل مستوى القسم ووكيل الدف الميداني للوكلاء المسؤولين (نموذج دي دي 1081)، وحدد الوكلاء الذين لم تطابق حساباتهم بشكل كامل، وبالرغم من أن المراقب أحال حسابات للتحقيق فإننا نخطط كذلك لمراجعة هذه الحسابات من أجل الدقة لتحديد المبلغ الدقيق للأموال المقدمة وأية أخطاء أو حذف. وضع المراقب كذلك إجراءات للتأكيد على أنها مسؤولية وكلاء مستوى القسم المطابقة مع وكلاء الدفع الميدانيين قبل المطابقة مع مسؤول الدفع لصندوق التنمية للعراق، وتحديد الأخطاء أو الحذف لمحتمل لتحديد مبلغ التمويل النقدي المزود لوكيل الدفع الميداني. تطلب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى موظفين إضافيين لتكوين فريق عمل خاص لإجراء وإكمال مراجعة بيانات وكيل مستوى القسم لحسابات الوكلاء المسؤولين (نموذج دي دي 1081). تاريخ الإنجاز التقديري إذا التحق موظفون: 30 أيلول/سبتمبر 2005.
(8) التوصية رقم 8 (ج): اتفق. تطلب مجموعة دعم المنطقة المشتركة - الوسطى موظفين إضافيين لتكوين فريق عمل خاص لمطابقة حسابات وكلاء مستوى القسم/ وكلاء الدفع الميدانيين لتحديد الأرصدة غير المسددة، وتبعاً لذلك إذا كانت هناك أرصدة غير مسددة موجودة فإن المراقب سيتخذ الإجراءات المناسبة لتحصيل النقد المستحق. تاريخ الإنجاز التقديري إذا التحق موظفون: 30 أيلول/سبتمبر 2005.
(2) للاستفسار عن هذا الإجراء يمكن الاتصال بالكولونيل سوزكي على 239-318- :DSN
8625
أو من خلال البريد الإلكتروني 22101 00 debrah.suski@iraq.centcom.ml التوقيع توماس إس ستيفانكو COL, IN, USA Commanding 39