The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
تقرير
التدقيق
إدارة ملفات عقود صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق 30 إبريل/نيسان) 2005 التقرير رقم 007-05 مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق
مفتش العام لبرنامج إعادة إعمار العراق 30 نيسان/إبريل 2005 مذكرة لقائد هيئة العقود المشتركة - العراق مدير مكتب المشاريع والعقود- العراق لموضوع: إدارة ملفات عقود صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق (التقرير رقم 05-007) نزودكم بتقرير التدقيق المرفق لمعلوماتكم وإجراءاتكم. لقد أدينا تقرير التدقيق هذا وفقا لمعاييرنا القانونية المبينة في القانون العام المواد من 108 - 106، المعدل، والتي تراعي الاستقلالية والسلوك الموضوعي في التدقيق متعلق بالبرامج والعمليات الممولة بمبالغ مخصصة، أي المبالغ التي وفرت لتمويل إغاثة وإعادة إعمار العراق.
وتتطلب مواد القانون العام من 108 - 106،المعدل، منا تقديم القيادة المستقلة والموضوعية والتنسيق مع وتقديم لتوصيات حول السياسات التي صممت لتطوير الاقتصاد والكفاءة والفعالية في إدارة مثل هذه البرامج والعمليات وللحد من واكتشاف التبديد والتزوير وسوء الاستخدام.
لقد أخذنا بعين الاعتبار ملاحظات الإدارة على مسودة هذا التقرير عند تحضيرنا للتقرير النهائي. حيث كيفت لملاحظات على مسودة التقرير لتلائم المتطلبات ولم تترك من دون حلول. لذلك فانه غير مطلوب أية ملاحظات أخرى.
قدر لكم تعاونكم مع فريق التدقيق التابع لنا، للحصول على معلومات إضافية عن هذا التقرير يرجى مراجعة سيد جيمس ميتشل على البريد الإلكتروني أو على رقم (428-1100 (702. فيما يتعلق بتوزيع هذا التقرير ظر الملحق و التوقيع ستيوارت دبليو. بوين الابن المفتش العام 2
مكتب المفتش العام لبرنامج إعادة إعمار العراق 30 نيسان/إبريل 2005 قرير رقم 007-05 ( D2004-DCPAAF-0037المشروع رقم)
إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق للفات العقود ملخص تنفيذي مقدمة: يناقش تقرير التدقيق هذا العقد الإداري المزود من قبل مكتب المشاريع والعقود للعقود الممنوحة لمشاريع الأمن والإغاثة والإصلاح والإعمار الممولة من قبل صندوق إغاثة وإعمار العراق.
لقد خصص الباب الثاني من مواد القانون العام 108-106"قانون المخصصات الإضافية الطارئة للدفاع عن وإعادة إعمار العراق وأفغانستان، 2004"خصص مبلغ 18.4 دولار بليون لمشاريع الأمن والإغاثة والإصلاح والإعمار في العراق والتي مولت من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
لهدف: إن هدف هذا التقرير تقييم ما إذا كانت العقود الممنوحة من قبل مكتب المشاريع والعقود لاغراض إغاثة وإعمار العراق تحتوي على بيان عمل منظم وكاف، وعلى شروط عقد متفق عليها بوضوح، وعلى شروط تسليم خاصة بالعقد محددة. كما يشتمل تقرير التدقيق على تقييم للعمليات الإدارية والتحكمية المتعلقة بتنفيذ المشروع، وتصنيف واستناد وتنظيم الملفات من قبل مكتب المشاريع والعقود لمشاريع الإعمار في العراق.
لنتائج: عند مراجعتنا ل 37 عقداً وملفات العقود التابعة لها في مكتب المشاريع والعقود، والتي قدرت بأكثر من 184 مليون دولار، تبين أنها لم تعدل بشكل كاف بحيث تقدم الدعم الكامل للعمليات التابعة لتأدية عقد العمليات الإدارية. هذا بالإضافة إلى أن مكتب المشاريع والعقود لم يتمكن من استخراج 21%، أو 10 من أل 48 ملف عقد ختار عشوائيا للمراجعة. إن مكتب المشاريع والعقود بشكل عام منح عقودا تضمنت بيان عمل منظما وكافيا، وعلى شروط عقد متفق عليها بوضوح، وعلى شروط تسليم خاصة بالعقد محددة. مع دلك تمكن تقرير التدقيق من حديد فروق مرضية في عقد العمليات الإدارية والتحكمية. تبعا لذلك لم يكن هنالك أي ضمان بان بيانات ملفات لعقود متوفرة، كاملة ومرضية وموثوقة أو حتى ضمان إمكانية استخدامها للإرشاد بفعالية وتقديم تقرير بحالة شاط المشروع المتعاقد عليه لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
ضعف أساسي في التحكم الإداري: حدد التدقيق ضعف أساسي في التحكم الإداري في إدارة ملفات العقود. نتيجة لذلك، لا يمكن ضمان عدم وقوع تزوير، تبذير، أو سوء استخدام في الإدارة أوفي إدارة عقود صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
براءات الإدارة: خلال قيامنا بالمراجعة، كلف مسؤولو مكتب المشاريع والعقود جميع موظفي التعاقد البحث عر ميع ملفات العقود وتصنيفها بشكل جيد وعنونتها. وتبعا لان هذا النشاط الإداري كان مازال جاريا عند إنهائذ عمل التدقيق فإننا لم نتمكن من تقييم فعالية هذه الأنشطة.
التوصيات: نوصي كلا من قائد، هيئة العقود المشتركة - العراق ومدير مكتب المشاريع والعقود- العراق بما يلي:
• الحرص على إبقاء نسخ مطبوعة وإلكترونية لملفات العقود.
• تطوير وتطبيق إجراءات تشغيل انتقالية بين الموظفين المقاولين السابقين واللاحقين.
تأسيس بريد إلكتروني عام لإمكانية الإطلاع على معلومات استدراج عروض العقود.
• توفير شبكة إلكترونية يمكن الاعتماد عليها.
طبيق نظام الشراء المعياري.
تصحيح أرقام العقود الممنوحة المكررة.
تحديد وتصحيح جميع الفروق المعرفة في التقرير.
3
ملاحظات الإدارة ورد التدقيق: تم توجيه التوصيات الأصلية التي دونت على مسودة التقرير إلى مدير مكتب المشاريع والعقود مع أن كلا من قائد هيئة العقود المشتركة - العراق ومدير مكتب المشاريع والعقود قام بالرد على مسودة هذا التقرير. لقد تم هذا تبعا للتغيرات التنظيمية التي أعادت تعريف مسؤوليات صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق المتفق عليها في العقد منذ أداء هذا التدقيق بالإضافة إلى نقل رئيس أنشطة التعاقد من مكتب المشاريع والعقود إلى هيئة العقود المشتركة ولذلك فانه تم تحويل التوصيات لتشمل الجهتين. أما بالنسبة للاقتراحات التي بنيت على ملاحظات الإدارة لتوضيح ما تم التوصل إليه فيما يخص الدعم الممنوح من قبل المنظمات الأخرى فقد تم أخذها بعين الاعتبار وتم تطبيقها. انظر الجزء من التقرير الخاص بالنتائج التي تم لتوصل إليها من خلال مناقشة ملاحظات الإدارة وانظر الجزء من التقرير الخاص بملاحظات الإدارة حيث لفقرة الخاصة بقائد، هيئة العقود المشتركة والمدير وملاحظات مكتب المشروع والعقود.
لقد اتفق مدير مكتب المشاريع والعقود مع ما توصل إليه تقرير التدقيق ومع توصياته فيما يخص استحداث بريد إلكتروني عام وموزع شبكة اتصالات وقام باتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح الفروق المصرحة في التقرير.
كما اتفق قائد هيئة العقود المشتركة مع ما توصل إليه تقرير التدقيق وتوصياته والتي لم يتم متابعتها من قبل مدير كتب المشاريع والعقود.وأعلن قائد، هيئة العقود المشتركة- العراق أن الإجراءات اللازمة لمعالجة توصياتنا لمقدمة في هذا التقرير هي تحت التنفيذ. إن ملاحظات الإدارة في كلتا المنظمتين تعتبر استجابة إيجابية بالكامل.
الفهرس
للخص تنفيذي
المقدمة
الخلفية
لهدف
النتائج
إدارة ملفات العقود
الملحقات
أ) الإطار والمنهجية
ب) قضايا أخرى ذات أهمية
ج) مكتب المشاريع والعقود
د) ملفات العقود التي تم مراجعتها الاختصارات
و) توزيع التقرير
ز) أعضاء فريق التدقيق
ملاحظات الإدارة
قائد هيئة العقود المشتركة- العراق مدير مكتب المشاريع والعقود- العراق 5
المقدمة
خلفية
يناقش تقرير التدقيق إدارة العقود المزودة من قبل مكتب المشاريع والعقود للعقود الممنوحة لمشاريع الامن، والإغاثة والإصلاح وإعادة الإعمار الممولة من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
تطلب مواد القانون العام من 108-106، المعدل، الإبقاء على السجلات المستخدمة في مشاريع صندوق إغاثة وإعمار العراق لتسهيل عمليات التدقيق والتفتيش المستقبلية في مجال استخدام مثل هذه الأموال. إن هذا التقرير هو واحد من سلسلة تقارير والتي من خلالها يتم تحديد ما إذا كانت المنظمات الأميركية عملت على إيجاد لمتطلبات والأنظمة والإجراءات الكافية لإدارة والمحافظة على السجلات لتسهيل عمليات التدقيق والمستقبلية واستخدام أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
برنامج إعادة الإعمار. خصص الباب الثاني من مواد القانون العام 106-108 ("قانون المخصصات الإضافية الطارئة لأغراض الدفاع عن وإعادة إعمار العراق وأفغانستان 2004")، مبلغ 18.4 بليون دولار لمشاريع الأمن والإغاثة والإصلاح وإعادة الإعمار في العراق والتي مولت من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
وقد أسس مكتب إدارة المشاريع لتنفيذ برنامج إعادة إعمار البنية التحتية للعراق. وقد حدد مكتب إدارة المشاريع بدئيا أكثر من 5000 مشروع لإعادة إعمار البنية التحتية للعراق. ومنهم 2,311 مشروعا تم تمويلهم من قبل سندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
كتب إدارة المشاريع. لقد كانت سلطة الائتلاف المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن الحكم المؤقت للعراق حتى 28 ونيو 2004، وبعد ذلك كانت الحكومة العراقية المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن الحكم المؤقت للعراق، إن مكتب دارة المشاريع، باعتباره جزءا من سلطة الائتلاف المؤقتة، لم يعد موجودا في 28 حزيران /يونيو 2004 وتم تأسيس مكتب المشاريع والعقود ليحل محل مكتب إدارة المشاريع. راجع الملحق ج لوصف تأسيس مكتب مشاريع والعقود وهيكلة إدارة مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد.
عليمات الشراء الفدرالية. تعليمات الشراء الفدرالية الجزء رقم 4 الشؤون الإدارية، وضعت متطلبات محددة لمؤسسات التنفيذية لتأسيس، وللإبقاء على وتقديم التقارير عن السجلات والمراسيم التي تفوق مبلغ 25000 دولار. وتتطلب أن يكون لكل طلب شراء، واتفاقية طلب أساسية، اتفاقية أساسية، واتفاقية شراء عامة، أداة شراء فريدة وحيدة معرفة في النظام. كما أن تعليمات الشراء الفدرالية توفر خطوط إرشاد لنوع التوثيق الذي يجب أن يوضح في ملفات عقود الحكومة لضمان اكتمال كل عملية.
إجراءات التشغيل الموحدة- أنشطة التعاقد 2004. إن إجراءات التشغيل الموحدة لمكتب إدارة المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية - أنشطة التعاقد 2004 -- تؤسس إجراءات موحدة وسياسات تنطبق على جميع موظفي التعاقد المعينين لتأدية الأنشطة التعاقدية حيث أنها تعرف هيكل المنظمة وتحدد المسؤوليات. إن إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة التعاقد 2004 تؤكد على أهمية إدارة ملفات العقود والإبقاء عليها لتبرير سلوك المتعاقد المسؤول فيما يخص الأنشطة المصرحة. لقد أسست إجراءات التشغيل الموحدة- لأنشطة التعاقد 2004 الحد الأدنى متطلبات التوثيق لملفات العقود.
الهدف
إن الهدف من التدقيق هو تقييم ما إذا كانت العقود الممنوحة من قبل مكتب المشاريع والعقود لاغراض إغاثة وإعادة إعمار العراق تحتوي على بيان عمل منظما وكافيا، وعلى شروط عقد متفق عليها بوضوح، وعلى شروط سليم خاصة بالعقد محددة. كما يشتمل تقرير التدقيق على تقييم للعمليات الإدارية والتحكمية المتعلقة بتنفيذ لمشروع، وتصنيف واستناد وتنظيم الملفات من قبل مكتب المشاريع والعقود لمشاريع الإعمار في العراق.
بحث بخصوص إطار التدقيق ومنهجيته وللحصول على ملخص لتغطية سابقة، راجع الملحق 1. للنظر في واضيع أخرى راجع الملحق ب. للحصول على تعريفات للاختصارات المستخدمة في هذا التقرير راجع الملحر ه، للحصول على قائمة بأسماء أعضاء فريق التدقيق راجع الملحق ز.
6
إدارة ملفات العقود
عند مراجعتنا ل 37 عقداً وملفات العقود التابعة لها في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية، والتي قدرت بأكثر من 184 مليون دولار، تبين لنا أنها لم تكن محفوظة بشكل كاف بحيث تقدم الدعم الكامل للعمليات التابعة لتأدية عقد العمليات الإدارية. هذا بالإضافة إلى أن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لم يتمكن من استخراج 21%، أو 10 من أل 48 ملف عقد المختارة عشوائيا للمراجعة.
- تواجدت هذه الظروف لان مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية لم يتمكن من تأسيس عمليات ا راءات تحكمية او كفاءات إدارية كافية للإبقاء بشكل جيد على ملفات العقود، كما هو موضح في إجراءان لتشغيل الموحدة- لأنشطة التعاقد 2004. على وجه الخصوص:
• لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من الإبقاء بشكل صحيح على نسخ مطبوعة أو إلكترونية لملفات العقود بأسلوب قائم على معايير موحدة أو بأسلوب تجاري وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة- لأنشطة التعاقد 2004، ونتيجة لذلك فان الملفات غير متوفرة وغير وافية وغير مرضية وغير موثوقة.
لا توجد عمليات أو إجراءات انتقالية موضوعة لضمان انتقال العمل بعد مغادرة فريق العمل الذي باشر عملية التعاقد وتسليمه للفريق اللاحق، الأمر الذي نتج عنه إعاقة المتابعة الفعالة لإدارة العقد كلما تغير فريق العمل.
. لم يتم تاسيس بريد إلكتروني عام، مما نتج عنه عدم تمكن الموظفين المتعاقدين اللاحقين من الوصول ى العروض المتفق عليها والتي وجهت من قبل إلى الموظفين المتعاقدين السابقين عندما كانو يزاولون عملهم سابقا.
• لم يتوفر جهاز خدمة شبكة اتصالات موثوقة، لذلك فان متطلبات الحصول على مخزون إلكتروني وشبكة اتصالات لإدارة العقود لم يتم دعمها كليا.
• نظام الشراء المعتمد لم يكن مطبقا، الأمر الذي نتج عنه عدم تمكن المتعاقدين الرسميين من تأدية واجباتهم في إدارة العقود بأسلوب سلسل، مدمج وموحد والي.
• الأمماد على صحة البيانات المرفقة في قاعدة بيايات الداء التعائدي في مكاب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية.
شروط عند مثق عليها بوضوح، على شروط لم صة بالول محدة. مع ذل تمكن ير التابق على تحديد فروق مرضية في عقد العمليات الإدارية والتحكمية. تبعا لذلك لم يكن هنالك أي ضمان بان بيانات ملفات العقود متوفرة، كاملة ومرضية وموثوقة أو حتى ضمان إمكانية استخدامها للإرشاد بفعالية وتقديم تقرير بحالة نشاط لعقد المتعاقد عليه لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
المحافظة على ملفات العقود
لتأدية عقد العمليات الإدارية. لقد تواجدت هذه الظروف لان مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لم يتمكن من تأسيس عمليات أو إجراءات تحكمية أو كفاءات إدارية كافية للإبقاء بشكل جيد على ملفات العقود، كما هو موضح في إجراءات التشغيل الموحدة -لأنشطة التعاقد 2004. على وجه الخصوص، لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية من الإبقاء بشكل صحيح على نسخ مطبوعة أو إلكترونية لملفات العقود بأسلوب قائم على معايير موحدة أو بأسلوب تجاري وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004.
ستكمال ملف العقود. إن النسخ المطبوعة والإلكترونية لملفات العقود لم يتم حفظها بشكل جيد حتى نضمن أن ستندات ملفات العقود موثوقة أو وافية. لقد وجدنا عند مراجعتنا أن ملفات العقود مبعثرة، مفقودة وغير كاملة.
حيث أن مراجعتنا ل 37 ملف عقد أظهرت لنا أن 18 منها تفتقر إلى التوثيق الملائم (بعض من ملفات العقود فتقرت إلى نوع أو نوعين من التوثيق الملائم). ولتقييمنا الخاص، استخدمنا 7 من 13 محتوى ملفات الوثائق والتي صنفت من قبل إجراءات التشغيل الموحدة-لانشطة التعاقد 2004 بالتزامها بالحد الادنى المطلوب للتضمين.
لقائمة ملفات العقود التي تم مراجعتها، انظر الملحق د.
كما قمنا بتحديد سبعة عقود لم تشتمل على صورة مختومة للعقد الممنوح. على سبيل المثال، في إحدى الحالات، احتوى ملف العقد على بيان بتاريخ 9 آيلول/سبتمبر 2004 للحفظ، والذي يفيد بان أحد العملاء قدم إلى مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية يسأل عن تحضير الاستمارات المطلوبة للسداد. عندها اكتشف المتعاقد الرسمي بأنهم لا يملكون أية نسخة مطبوعة أو إلكترونية للعقد في ملفاتهم. ووفقا للمذكرة، قام مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية بطلب الحصول على نسخة من العقد من قبل العميل، حتى يتمكنوا من الحصول على مبلغ السداد في الوقت المطلوب، ولكن نتيجة لان العميل لم يقم بتزويد مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بنسخة كاملة من العقد فقد بقي الملف غير كامل، متضمنا صفحتين فقط من العقد، وثلاث نسخ من فواتير مسلمة من المتعهد وادوات تفتيش وتقرير تسليم.
لم نتمكن خلال مراجعتنا من تحديد ما إذا كانت 6 ملفات من أل 37 ملفا المختارة كعينة للمراجعة تتطلب مستندات تبرير أو موافقة، وفقا لإجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 لان ملفات العقود افتقرت إلى لتوثيق الكافي لتحديد ما إذا كان العقد ممنوح بالمنافسة أو أنه مورد منفرد.
يوضح الجدول التالي الوثائق التي اخترناها لتحديد كمال الملف ونتائج مراجعتنا بخصوص كمال ملف العقد.
نتائج تقييم كمال المستندات ل 37 ملف عقد إجراءات التشغيل الموحدة 2004 التوثيق متطلبات محتوى الملف غير مطابق غير وافي وافي 7 30 نسخة واحدة مختومة من العقد عيار تقييم 8 28 الأداء مصدر اختيار الخطة 2 14 21 (في حال كانت مناسبة) .»... . .. ... ..
aa• a * 13. 2004..00.
8
13
24
طلب شراء أو أي مستند تصريح 1 30 لتبرير والموافقة إذا ما لم تكن ممنوحة بالتنافس * 1 27 برهان التنافس 1 7 29 ستدراج عروض العقود وجميع التعديلات
*ملاحظة: لم يتم التمكن من تحديد قابلية تطبيق المتطلبات لستة ملفات.
حفظ نسخ مطبوعة من الملف. لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من الإبقاء بشكل صحيح على سخ ورقية أو إلكترونية لملفات العقود بأسلوب قائم على معايير موحدة أو بأسلوب تجاري وفقا لمتطلبات جراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 لضمان توفرها وكمالها واتساقها أو لتوثيق مستندات العقود. لقد وجدنا أن ملفات العقود في حالة مشوشة.
على الرغم من أن الملفات كانت مرتبة على أساس 2قطاعات مكتب المشاريع والعقود المتعددة فان فحصنا الملفات خلال الفترة ما بين 18 - 12 أيلول/سبتمبر 2004 كشفت عن نظام تصنيف للملفات غير منظم. وعلى وجه الخصوص، فان ملفات العقود كانت:
• موضوعة بشكل عشوائي في أدراج الملفات غير مرقمة امتزجت أدراج الملفات بملفات عقود مفتوحة وأخرى مغلقة وأخرى ملغية في إحدى الحالات، امتزج عقدان مختلفان في نفس الملف، كما أن الملفات التي وجدت في خزانة حفظ الملفات لم تكن باستمرار نفسها المشار إليها في الطابع الملصق على درج الملف. ونتيجة لذلك فان تلك الملفات الغير منظمة ساهمت بشكل مباشر في افتقارنا لضمان تحديد مكان تواجد ملفات العقود أو حتى استرجاعها بشكل متناسق أو تواتري.
حفظ الملفات الإلكترونية. لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من الإبقاء بشكل صحيح على نسخ لكترونية لملفات العقود بأسلوب قائم على معايير موحدة أو بأسلوب تجاري وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 لضمان توفر وكمال واتساق أو صحة مستندات العقود. لقد وجدنا إن ملفات العقود في حالة غير منظمة وغير كاملة.
بالإضافة إلى إن الملفات اشتملت على مستندات غير متعلقة بالعقد المعرف به الملف. لم يقم مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بحفظ مستندات العقود إلكترونيا بشكل صحيح وتصنيفها في ملفات مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية المصنفة على أساس القطاع المناسبة لضمان تناسق، وكمال أو توفر سجلات العقود الإلكترونية المطلوبة. لقد تطلب من المتعاقدين الرسميين في مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية إنشاء لفات الكترونية موحدة لكل قطاع من قطاعات مكتب المشاريع والعقود الستة، وعلى أن تحوي هذه الملفان لفات ثانوية لحفظ المستندات بما يتفق مع متطلبات إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 20043.
•2004 • .
cs •
• / .....
•• 2004-•00o0
..*..
أثناء بحثنا عن ملفات العقود المفقودة عثرنا على بعض هذه المستندات محفوظة في ملفات الكترونية غير تلك لمعدة للقطاعات. أما بالنسبة للملفات الاستثنائية فقد كانت بعنوان المتعاقد الرسمي، عقود العمران، وعقود غير عمرانية، ولم تقم إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 بتعريف تلك الملفات التي ليس لها معايير وبذلك فإنها لا توفر الهدف المتوقع من نظام حفظ الملفات والذي من شأنه استخدام هذه الملفات من قبل المتعاقدين الرسميين.
مع ذلك فقد وجدنا بعض هؤلاء المتعاقدين الرسميين يحفظون نفس نوع مستندات العقود في أي من ملفات المتعاقدين الرسميين أو حتى في الملفات الثانوية الخاصة بمشاريع التشييد، أو حتى في ملفات ثانوية غير تلك لخاصة بمشاريع التشييد أو حتى حفظها في ملفات رئيسية أو ثانوية تحت بند قطاع خاطئ.
على وجه الخصوص، فان مراجعتنا لمحتويات الملفات الرئيسية والثانوية الإلكترونية بينت لنا الأمثلة التالية والتي بينت النقص في الملفات:
• عثر على ملف عقد بعنوان المواد الخاصة بتأمين سكة الحديد والذي تضمن مستندات خطة امتلاك لاسلحة وذخيرة.
• بعض ملفات العقود لم تقسم إلى ملفات ثانوية كما هو متطلب، بل على العكس فقد وجدت مستندات خاصة بقبل وبعد المنح مدمجة مع مستندات المهام المطلوبة ومستندات الخاصة بالتوصيل.
• بعض الملفات الرئيسية والملفات الثانوية احتوت على مستندات غير وافية، على سبيل المثال قوائم ستدراج عروض عقود ضائعة، وعلى طلبات شراء وتعهدات بالإضافة إلى مستندات تمويل. إن مستندات البدء في العقد هذه كان يجب أن تحفظ بحيث تدعم مستندات الإنفاق التالية لتلك المستندات والتي تم حفظها في الملفات.
تيجة لنظام الحفظ غير المعياري هذا، فان إيجاد مستندات ملفات عقود معينة استهاك الكثير من الوقت والجهد.
العمليات الإدارية
لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من استخراج 10ملفات من أل 48 ملف عقد المختارة عشوائيا (ما يعادل 21%) التي طلبناها في 13 أيلول/سبتمبر 2004 حيث عين مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية أحد المتعاقدين الرسميين للبحث عن واستخراج العقود المدرجة في القائمة من الملفات الإلكترونية. في 5 تشرين الأول/أكتوبر 2004 بعد الحصول على أقل من نصف ال 48 ملفا المطلوبة قمنا بمقابلة مدير مكتب لمشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية، قسم دعم البرامج، وزودناه بقائمة الملفات التي لم يتم تزويدنا بها. وبعدها تم لعثور على إحدى هذه الملفات مع المستشار القانوني لمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية الذي كان قد أبقاه لديه لتقديم احتجاج على أحد العقود. وبذلك تم استثناؤه من قائمة الملفات المختارة الخاصة بنا للمراجعة. بعد لبحث بشكل أوسع، قام مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بتزويدنا ب 37 ملفا من الملفات أل 47 لمتبقية والمطلوبة للمراجعة، ولكن لم يتمكن من العثور على ملفات العقود العشرة البارزة حتى انتهائنا من عمل التدقيق في 30 تشرين الأول/أكتوبر 2004. ونتيجة لذلك فقد احتاج الأمر ستة أسابيع للحصول على ال 37 ملفا4.
لقد حدث هذا الأمر لان مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لم يقم بتأسيس عمليات إدارية وتحكمية كافية أو بتوفير الكفاءات لحفظ ملفات العقود بطريقة صحيحة، كما هو محدد من قبل لإجراءات التشغيل الموحدة- لأنشطة التعاقد2004. وعلى وجه الخصوص:
• الإجراءات الانتقالية للتأكد من أن المتعاقدين قاموا بالإحصاء والنقل الكاملين لحجم العمل ولملفات العقود للاحقة عند انتهائهم من فترة عملهم.
• بريد إلكتروني عام والذي يمكن عدة مستخدمين من الدخول إلى الردود على قائمة استدراج عروض لعقود.
• جهاز خدمة شبكة اتصالات موثوق به لحفظ الملفات الإلكترونية والمراسلات عبر البريد الإلكتروني.
• تطبيق نظام الشراء المعياري.
• 2004 .....
10
إجراءات الانتقال: لم يكن لدى مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية إجراءات انتقال موضوعة لضمان فعالية الأداء عند استئناف عمليات إدارة العقود. العسكريون المعينون من قبل جهات الخدمات المختلفة تم تعينهم طريقة التناوب الوظيفي لمساعدة مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية كمتعاقدين مسؤولين. خلال فترة قيامنا بعمل التدقيق، كان لدى مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية 46 موظفا تم تعيينهم على أساس مؤقت.
ولقد تنوعت مدة عملهم من 4 أشهر إلى 12 شهرا.
بناء على ملاحظاتنا، فان موظفي السلاح الجوي يشكلون الاغلبية من الموظفين المتعاقدين ممن كانوا على راس لعمل أثناء قيامنا بعمل التدقيق. ولقد تم تعيين موظفي السلاح الجوي هؤلاء لمدة 4 أشهر. في الفترة السابقة ل 30 أيلول/سبتمبر 2004، قام السلاح الجوي بتعيين موظفين متعاقدين لمساعدة سلطة الائتلاف المؤقتة السابقة مدة عمل 3 أشهر. أما الموظفون المعينون لمدة عمل تصل إلى 12 شهرا فكانوا عادة متعاقدين عينوا على أنهم متعاقدون مختصون لمساعدة الموظفين المتعاقدين الحكوميين ذوي العقود ذات الفترات القصيرة. مثال على ذلك، عيينات إدارة العقود لمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية تغيرت بشكل متكرر بطريقة للتوظيف هذه.
على سبيل المثال، أحد المتعاقدين المسؤولين أفاد بان موظف التعاقد الذي حل محله قد غادر مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية قبل تسلمه لمهام العمل، تاركا له أمر متابعة مهام العقود التي كانت موكلة إليه. كما أفادت متعاقدة أخرى بأنها، وثلاثة من المتعاقدين الجدد، قامت بتبليغ مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بأنها عينت لتحل محل متعاقد غادر العمل قبل استلامها بحوالي شهر، حيث تم ترك استدراج عرض عقد قائم من دون تعيين أي موظف لإتمام عملية المنح. من خلال النقاش مع المسؤولين المتعاقدين في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية ومن خلال ملاحظاتنا لحالة ملفات العقود، فان وقوع هذا الخلل يعود لعدم وجود عمليات أو جراءات انتقال ثابتة تضمن بان موظف التعاقد المغادر قد عمل على نقل وتسليم مهام العمل إلى الموظف للاحق، الأمر الذي أعاق المتابعة الفعالة لإدارة العقود كلما انتهت أي فترة توظيف.
بريد إلكتروني عام. لم يؤسس مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بريدا إلكترونيا عاما من شانه أن يمكن عدة متعاقدين رسمييين ضمن المسموح به من الدخول إلى عروض المتعاقدين المقدمة كرد على استدراج عروض العقود، بل على العكس، فان الردود والمراسلات تم إرسالها وتداولها عبر البريد الإلكتروني الشخصي لخاص بالمتعاقد الرسمي الذين قاموا بإصدار استدراج عروض العقود. وإذا لم يتم نقل هذه الملفات إلكترونيا عن طريق المتعاقد الذي استحدثها إلى زاوية مشتركة في جهاز خدمة الشبكة الرئيسي أو إلى موظفين آخرين، فان الموظف اللاحق الذي سوف يستلم عند التناوب الوظيفي لن يتمكن من الدخول إليها.
على سبيل المثال، وفقا لأحد الموظفين المتعاقدين، إن فترة استلامه مهام العمل بدأت بعد انتهاء فترة الرد على ستدراج عروض عقود أصدر سابقا، وقد غادر مسؤول التعاقد. وفي ذلك الوقت تم استلام عروض المقاولين وكانت تنتظر التقييم. بينما وجهت تعليمات استدراج عروض العقود المقاولين لتسليم عروضهم عبر البريد الإلكتروني الخاص بمسؤول التعاقد المصدر لاستدراج عروض العقود. ونتيجة لذلك، لم يتمكن مسؤول التعاقد للاحق بالدخول إلي هذا البريد الإلكتروني وتم إبلاغه بأنه لا يمكن منحه الدخول إليه تبعا لقضايا قانون الأمن.
ونتيجة لذلك، لم يتمكن المتعاقد اللاحق من الإطلاع على أو مراجعة العروض المقدمة سابقا الأمر الذي أدى إلى تأخير منح العقد إلى أن يتم إعادة إصدار استدراج عروض العقود ومن ثم إعادة استقبال العروض المقدمة على بريده الإلكتروني للتقييم.
موثوقية جهاز خدمة الشبكة. لم يضمن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بان جهاز خدمة الشبكة يمكن أن يوفر دخولا موثوقا للبريد الإلكتروني لتحويل التداولات أو المراسلات المتعلقة بالمتعاقدين، أو حتى الدخول إلى مستندات العقود المحفوظة إلكترونيا لاسترجاعها. إن خدمات تكنولوجيا المعلومات كانت تزود من قبل لقيادة الأميركية الوسطى، القوة المتعددة الجنسيات العاملة في العراق وإدارة الاتصالات. وقد أفاد بعض مسؤولين المتعاقدين في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بأنهم قاموا بحفظ ملفاتهم عن طريق تخزينها في أدوات حفظ خارجية أو على الأقراص الصلبة بدلا من حفظها على الموزع المركزي، الأمر الذي دعا إلى مشاكل في صحة الشبكة، تلك المشاكل أعاقت الدخول إلى ملفات العقود المخزنة في أدوات مشتركة، أوفي بعض لحالات، أدت إلى فقدان مستندات خاصة بالعقد.
قد لاحظنا خلال قيامنا بالتدقيق أمثلة عديدة على مشاكل الشبكة والتي تمنع انتقال مراسلات البريد الإلكتروني من والى المتعاقد والمقاول. وفي حالات أخرى، أعاقت مشاكل الشبكة المتعاقدين من الدخول إلى ملفات العقود 11
الإلكترونية لتأدية المهام الإدارية للعقد. كما تعرضنا لنفس الأنواع من مشاكل ضمان الصحة عند تأديتنا للعمل لميداني في مكاتب مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية في بغداد. بالإضافة إلى انه، عندما حاولنا تحديد ما إذا كانت ملفات العقود مفقودة من خلال طلبنا الأول والتي حفظت على أدوات خارجية أو على أجهزة المتعاقدين الخاصة، تم إخبارنا بان بعض ملفات العقود قد فقدت نهائيا بالخطأ خلال القيام بإعادة برمجة أجهزة لكمبيوتر الخاصة بالمتعاقدين. وتبعا لمشاكل الشبكة التي كانت ما تزال قائمة عند إنهائنا لعمل التدقيق، فقد بقيت كفاءة التخزين الإلكتروني والاتصالات في مساندة متطلبات إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 لإدارة العقود غير موثوقة.
ظام الشراء المعياري. تبعا لقرارات التطبيق المؤجلة من قبل مكتب مساعد وزير الجيش (المشتريات، للوجستية والتكنولوجيا) لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من تطبيق الطاقم المسؤول عن شراء المنتجات وفقا لمتطلبات النموذج الإلكتروني لإدارة مشتريات وزارة الدفاع وفقا لمتطلبات تعليمات الشراء الفدرالية الجزء 4 ولإجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004.
تطلب تعليمات الشراء الفدرالية الجزء 4 من كل وكالة تنفيذية أن تفتح ملفا كمبيوتريا وتبقي عليه لمدة 5 سنوات، موزعا حسب السنة المالية ومتضمناً سجلات غير مصنفة لجميع المشتريات التي تفوق 25000 دولار، على ان تمكن جمهور المستخدمين للجيل الثاني من للنظام الفدر الي لبيانات المشتريات من الوصول إلى ذلك الملف. عند لتشغيل، فإن نظام الشراء المعياري سوف يزود مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بجهاز بيني الي يربطه بالنظام الفدر الي لبيانات المشتريات وحتى ذلك الحين، اشتملت متطلبات مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية على متطلبات النظام الفدر الي لبيانات المشتريات في لإجراءات التشغيل الموحدة-لانشطة التعاقد 2004:
نموذج 350 DD-يجب على المسؤولين المتعاقدين أن يكملوا تقرير أنشطة التعاقد الفردية،
المتطلبة لكل نشاط عقد ممول بدولارات مخصصة، تفوق مبلغ 25000 دولار (200000 في أي مهمة طارئة معلن عنها) إلى حين تشغيل نظام الشراء المعياري/ نظام المشتريات الإلكتروني الخاص بوزارة الدفاع. جميع استمارات العمليات تسلم لمكتب المشاريع والعقود مطابقة للسياسات لتحويلها وفقا للتعليمات الفدرالية لمشتريات للدفاع 253.-204-70 نموذج 1057DD - الملخص التعاقدي الشهري للأنشطة، والذي يتطلب لكل نشاط عقد ممول بدولارات مخصصة، تفوق مبلغ 25000 دولار (200000 في أي مهمة طارئة معلن عنها) لى حين تشغيل نظام الشراء المعياري/ نظام المشتريات الإلكتروني الخاص بوزارة الدفاع.
جميع استمارات العمليات تسلم لمكتب المشاريع والعقود مطابقة للسياسات لتحويلها وفقا للتعليمات الفدرالية لمشتريات للدفاع 253.-204-70 باستخدام نظام الشراء المعياري يتمكن المسؤولون المتعاقدون من الوصول إلى الكفاءة في إدارة العقود بطريقة إلكترونية متناسقة ومندمجة وفعالة. إن نظام الشراء المعياري القابل للدمج الأمر الذي يساعد في توفير الدورة لشرائية الكاملة من مرحلة تحيد المتطلبات إلى البدء من خلال استدراج عروض العقود، تقييم العرض المقدم، حتى مرحلة المنح إلى مرحلة إدارة العقد ومن ثم إغلاقه. فهو يوفر طاقات مطورة لإدارة الاموال ولمساندة جميع أنواع نشاطات العقود.
تيجة لعدم تطبيق نظام الشراء المعياري، فان المتعاقدين لم يتمكنوا من مزاولة واجباتهم في إدارة العقود بأسلوب متناسق، مندمج وآلي. إن الافتقار إلى نظام الشراء المعياري أدى إلى تأديتهم لمهامهم بطريقة يدوية مكثفة مستنزفة للكثير من الوقت. ووفقا لأحد المتعاقدين المختصين، فان عدم توفر نظام الشراء المعياري الآلي يزيد من وقت إصدار استدراج عروض العقود ومنح العقود. وفي ختام تدقيقنا، أفاد مسؤولو مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقدية أنهم كانوا يقومون بمحاولات ترتيب مع سلاح الهندسة التابع للجيش لبحث إمكانية استخدام نظام الشراء المعياري الخاص بهم.
صحة البيانات. إن الضوابط الموضوعة حول تعريف السجلات تعتبر غير كافية. فقد تمكنا من تحديد ضعف عام في صحة البيانات في قاعدة بيانات نشاطات العقد الخاصة بمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية. لقد ستخدم مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية قاعدة البيانات هذه كوسيلة لحساب حالة التزامات العقد والدفع، 12
ولتزويد المكتب الرئيسي لمكتب المشاريع والعقود بتقارير. كما إن قاعدة البيانات هذه هي مصدر لتقريرنا الربع سنوي وتقريرنا النصف سنوي للكونغرس الأميركي في 30 تموز /يوليو 2004.
تقرير التدقيق هذا، استخدمنا تقريرا مستخرجا من قاعدة بيانات أنشطة العقود كوسيلة لتحديد العقود الممنوحة لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، كما قمنا باختيار عينتنا من قاعدة البيانات تلك. إن مراجعتنا لملفات العقود لمختارة في عينتنا بينت تناقضا مع البيانات الموجودة في قاعدة بيانات مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية على وجه الخصوص. إن مراجعتنا المبدئية للتقرير بينت ثلاثة عقود منحت لجهات تمويل غير صندوق إعمار لعراق. ونتيجة لذلك، كان علينا تغيير عينتنا المختارة عشوائيا، عن طريق استبعاد العقود التي منحت لجهات غير صندوق إعمار العراق والتي تم إدارتها من خلال مكاتب أخرى غير مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقد، واستبدالها بعقود أخرى للوصول إلى حجم عينتنا العشوائية المكونة من 48 ملف عقد.
هذا بالإضافة إلى أن العقد w911s0-04-4-000 تم تسجيله بشكل غير صحيح كما يلي -W91180-04-A 0004 وكما هو مبين، الأمر الذي صعَب تحديد مكان ملف العقد الصحيح. وتبعا لذلك لم نتمكن من الاعتماد على صحة البيانات المشمولة في قاعدة بيانات نشاطات العقد الخاصة بمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لغة العقد قد وجدنا 5 ملفات تنقصها عقود كاملة من أصل ال 37 ملف عقد المتوفرة والتي قمنا بمراجعتها. ومن بين أل 32 عقداً المتبقة، باستثناء 3 منها، اشتمل 29 عقداً على نص يدعم بيان العمل بشكل واف، وعلى شروط تسليم عقد حددة، وشروط عقد متفق عليها بوضوح. أما بالنسبة للملفات الثلاثة المستثناة فقد اشتملت على نقاط الضعف لتالية:
هناك عقد واحد افتقر إلى بيان عمل واف.
هناك عقد واحد افتقر إلى شروط تسليم للعقد محددة.
• وهناك عقد افتقر إلى شروط عقد متفق عليها بوضوح.
لقد استخدمنا الدليل العسكري رقم D-245 والذي زودنا بمرشد لطريقة وضع موظفي وزارة الدفاع لبيان العمل
واستخدمنا حكمنا في تحديد ما إذا كان كل عقد قد لبى المعايير بما يتفق مع المرشد. من أل 32 عقداً التي تمت مراجعتها، كان 24 منها يخص شراء اللوازم والمعدات، حيث سردت تلك العقود بشكل مطابق أرقام المواد لموجودة في الكتيب، أو التي تصف صنفا معينا، ولم تتطلب شروط عمل معقدة.
لقد استنتجتا أن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية منح بشكل عام العقود التي احتوت على شروط عمل حضرة بشكل كاف، وعلى شروط تسليم للعقد محددة، وشروط عقد متفق عليها بوضوح.
الأحداث اللاحقة
في ختام عملنا التدقيقي الميداني في تشرين الأول/ أكتوبر 2004، اعترف المسؤولون في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بالمشاكل المتعلقة بفقدان ملفات العقود الابتدائية وتلك التي تم اختيارها ضمن عينتنا العشوائية لمراجعتها ولم يتم توفيرها لنا، مصرحين بأنه لا يمكن الاعتماد عليها كليا، ولكنهم تعهدوا ببذل كافة لجهود للعثور عليها.
تبعا لذلك فقد تمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من العثور على بعض ملفات العقود المفقودة والتي سببت بعمل هذا التدقيق والتي أدر جناها في القائمة عند البدء بالتدقيق ولم يتم تزويدنا بها.
ملفات العقود التي كانت مفقودة في البداية. خلال القيام بالتدقيق، حاول مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية العثور على ال14 ملفا غير المشمولة سابقا للعقود التي كانت مشمولة في قائمة حالة العقد التي زودنا بها تضمينها في التقرير الربع سنوي والنصف سنوي إلى الكونغرس الأميركي في 30 تموز /يوليو 2004، حيث 5• .. ..... . ....
.• 108-106 • •
13
مكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من إيجاد 7 من العقود أل 14 وزودنا بها قبل إنهائنا للعمل لميداني في 30 تشرين الأول/أكتوبر 2004، كما تابع مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية عملية البحث عن السبع ملفات عقد المتبقية وتمكنت من توفير ستة ملفات عقود إضافية، 4 ملفات في كانون الأول/ديسمبر 2004 وملفان في كانون الثاني إيناير 2005.
لقد استنتج مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بان تسجيل أحد الملفات برقم غير صحيح في قاعدة البيانات لخاصة بها كان السبب في فقدان أحد الملفات، على أن يكون عدد الملفات المفقودة 13 ملفا فقط. ووفقا لمسؤولي لكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية فإن الملفات السبعة التي عثر عليها كانت محفوظة على أدوات تخزين خارجية، والتي تعرف بذاكرة الكمبيوتر المتنقلة التي كان قد تركها المتعاقدون السابقون، ومع ذلك فانه عند مراجعتنا لملفات العقود السبعة، وجدنا عقدين منفصلين ممنوحين من قبل مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية تحت رقم عقد ممنوح واحد6. إن هذا التكرار حدث لأنه لم يتم القيام بتعديل إداري متبع لتصحيح ترقيم حل مشكلة الملفات المفقودة من عينة التدقيق. زودنا مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية ب 9 ملفات عد من العشرة المطلوبة لمتابعة إتمام عملنا الميداني، 6 ملفات في كانون الاول/ديسمبر 2004 و 3 ملفات في انون الثانى إيناير 2005. وقد بينت مراجعتنا لتلك الملفات أن أل و ملفات تفتقر إلى المستندات الكافية للدع والمطلوبة من قبل إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة التعاقد 2004 وعلى وجه الخصوص، 7 من ال 9 ملفات شتملت على نسخة مختومة من العقد، واحد من الملفات اشتمل على صفحتين من العقد، والملف المتبقي اشتمل على بعض وليس كل المستندات المساندة واشتمل على صفحتين فقط من العقد.
الإجراءات الإدارية
خلال مراجعتنا، عين مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية مساعدا أساسيا جديدا مسؤولا عن التعاقد، وقد قمنا بتزويد المساعد الأساسي المسؤول عن التعاقد بنبذة مبدئية في 5 تشرين الأول/أكتوبر 2004 لمناقشة نتائجنا الأولية. بعد ذلك عين المساعد الأساسي المسؤول عن التعاقد يوما كاملا لتنظيم الملفات وطلب من جميع لمتعاقدين الرسميين البحث في أدراج المكاتب وما حولها للعثور على ملفات العقود. ومن ثم تمت عنونة الملفات لتي عثر عليها وحفظها بالترتيب الرقمي في أدراج الملفات المناسبة، ومع أن الملفات التي عثر عليها تمت عنونتها وتنظيمها بالشكل الصحيح لم يتمكن المساعد الأساسي المسؤول عن التعاقد من أن يضمن لنا أن جميع لملفات عثر عليها.
كلف الإنشاطة. في اليد إن التاتج المقرعبة على تلك الأشطة ف تا لي القايل من الحاات المية في و ضمانية لتقرير.
الخاتمة
إن مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية منح بشكل عام العقود التي اشتملت على شروط العمل المحضرة، شروط تسليم عقد محددة، وشروط عقد متفق عليها بوضوح، ومع ذلك فقد تمكن التدقيق من تحديد نقاط ضعف في العمليات الإدارية والتحكمية، الأمر الذي نتج عنه عدم ضمان أن بيانات ملف العقد متوفرة وكاملة ومتناغمة وموثوق بها، أو حتى ضمان استخدامها للمتابعة وتقديم التقرير بحالة نشاط مشروع العقد لصندوق إعمار العراق.
• •
6 .... .
......... 2003.
... 20 •• ® .
14
عواقب قانونية ممكنة: إن الافتقار إلى معلومات يمكن الاعتماد عليها قد يؤثر بشكل وخيم على مقدرة الحكومة الأميركية الصحيحة على إدارة العقود، وفي تعزيز التزام المتعاقدين، وفي الدفاع عن حقوقها في المنازعات لناتجة بسبب:
• عدم التزام المتعاقد بأداء وإتمام العقد.
• الادعاءات غير الصحيحة.
ستعادة المبالغ المدفوعة الزائدة عن الحد.
• ادعاءات الدفع غير الوافية.
قد تؤدي تلك الفروق الأساسية إلى خسائر محاسبية تاريخية للحكومة الاميركية في الجهود المبذولة لتوفير الإغاثة وإعادة الإعمار لشعب العراق.
تيجة لذلك فانه لا يمكن ضمان عدم حدوث تزوير، تبديد او سوء استخدام فى إدارة عقود صندوق إعما لعراق.
التوصيات، وملاحظات الإدارة ورد التدقيق عليها مع أن التوصيات الأصلية الموضوعة على مسودة هذا التقرير تم توجيهها إلى مدير مكتب المشاريع والعقود، إلا أن كلا من قائد هيئة العقود المشتركة ومدير مكتب المشاريع والعقود قاما بالرد على هذا التقرير. وقد حدث هذا تبعا للتغيرات التنظيمية والتي بدورها أعادت تعريف المسؤوليات التعاقدية لصندوق إعمار العراق منذ عمل هذا لتدقيق، بالإضافة إلى نقل إدارة وظيفة النشاط التعاقدي من مكتب المشاريع والعقود إلى هيئة العقود المشتركة- لعراق، ولذلك فقد تم إعادة توجيه التوصيات لتشمل المسؤولين الاثنين.
نوصي كلا من قائد هيئة العقود المشتركة ومدير مكتب المشاريع والعقود، بما يلي:
1. ضمان توفير نسخة مطبوعة وأخرى إلكترونية لملفات العقود بشكل صحيح من أجل تيسير العثور على لملفات، وكماليتها وتناسقها وموثوقيتها ملاحظات الإدارة. حول مدير مكتب المشاريع والعقود إلى هيئة العقود المشتركة-العراق التقرير للإجابة، وقد اتفق هذا مع الملاحظات، وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. وبمساعدة وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع، بدات هيئة العقود المشتركة-العراق بنقل جميع النسخ المطبوعة وتحويلها إلى نسخ إلكترونية ومن ثم حفظها إلكترونيا للتمكن من العثور عليها. كما تقوم وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع ملفات العقود لغير خاصة بالإنشاءات قبل إغلاقها. بينما يقوم القسم المسؤول عن منطقة الخليج في سلاح الهندسة التابع للجيش بتدقيق جميع ملفات العقود الخاصة بالإنشاءات، كما قام المساعد المسؤول عن التعاقد بزيادة فريق عمل وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع وذلك بتعيين خمسة مواطنين عراقيين للمعاونة في تصنيف وضمان تخزين نسخ مطبوعة وإلكترونية للملفات. قدر قائد هيئة العقود المشتركة على أن يكون تاريخ الإنهاء في منتصف السنة لمالية 2006.
2. تطوير وتطبيق إجراءات عمل انتقالية لضمان التحويل الفعال لملفات العقود بين المتعاقدين الرسميين السابقين واللاحقين.
ملاحظات الإدارة. أحال مدير مكتب المشاريع والعقود الملاحظة إلى هيئة العقود المشتركة-العراق للإجابة، وقد اتفق هذا مع الملاحظة وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. يقوم القائد، لهيئة العقود المشتركة حاليا بتدريب مواطنين عراقيين لتأدية وظائف العقود الإدارية. بالإضافة، إلى أن المسؤول في هيئة التعاقد المشتركة-العراق بنكب حاليا مع المسؤولين عن تحديد القوات المسلحة المختلفة لمحاولة ربط تواريخ وصول المتعاقدين الرسميين القادمين والمغادرين، ولمحاولة تحديد وقت محدد لتسليم أنشطة العقود التي ما تزال تحت التنفيذ قبل مغادرة متعاقد الرسمي. أفاد القائد، هيئة التعاقد المشتركة، بأنه يفترض إنهاء أعمال التصحيح في 29 نيسان/إبريل 15
3. تأسيس بريد إلكتروني عام لتمكين عدة متعاقدين من الدخول إلكترونيا لمعلومات استدراج عروض العقد.
ملاحظات الإدارة. أحال القائد، هيئة العقود المشتركة الملاحظة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود للإجابة. وقد اتفق هذا مع الملاحظات وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. في 10 شباط/فبراير 2005، وكجزء من عملية انتقال مكتب المشاريع والعقود وهيئة التعاقد المشتركة من شبكة Pco-irag.net إلى شبكة Centcom.mil فقد تم تأسيس بريد إلكتروني عام مشترك بين هيئة التعاقد المشتركة ووكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع لدعم سليم عروض المقاولين واسترجاعها إلكترونيا من قبل أكثر من متعاقد تبعا لما هو مسموح به. أفاد المدير، بان خطوات المتبعة للتعديل سوف يتم إتمامها في 27 نيسان/إيريل 2005.
4. التأكد من أن جهاز خدمة شبكة الاتصال موثوق ويوفر إمكانية الدخول الإلكتروني إلى مستندات العقد المحفوظة، وعلى نقل واستلام المراسلات عبر البريد الإلكتروني ملاحظات الإدارة. أحال القائد، هيئة العقود المشتركة الملاحظة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود للإجابة. وقد اتفق هذا مع الملاحظات وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. في 10 شباط/ فبراير 2005 انتقل مكتب المشاريع والعقود وهيئة التعاقد المشتركة-العراق من شبكة Centcom.mil إلى بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات اقوى مكتب المشاريع والعقود. ومع أن حالات الإخفاق الإلكترونية سوف تستمر ولكن كفاءة واستيعاب النظام الجديد سوف تتدارك النقص في الكفاءة و/ أو في الشؤون الخاصة بالأداء والمبينة في نتائج التقرير. أفاد مدير مكتب لمشاريع والعقود بان الخطوات المتخذة للتعديل سوف يتم إتمامها في 27 نيسان/إيريل 2005.
5. تطبيق نظام الشراء المعياري للتحقيق الكفاءة في إدارة العقود آليا.
ملاحظات الإدارة. احال القائد، هيئة العقود المشتركة الملاحظة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود للإجابة. وقد اتفق هذا مع الملاحظات وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. تعمل هيئة العقود المشتركة-العراق حاليا على تجهيز نظام شراء في قطاع واحد، الأمن والعدل، وذلك لاستخدام النظام على نطاق ضيق. ويستخدم المساعد لرئيسي المسؤول عن عقود إعادة البناء مفهوم (ازحف، امشي، اركض) كوصف للبداية في التطبيق لضمان أن النظام يعمل وأن الموظفين تدربوا علية قبل التنفيذ الكامل. إن التأخير في انتشار نظام الشراء المعياري مرتبط قرارات مؤجلة من قبل مكتب مساعد وزير الجيش (المشتريات، اللوجستيات، والتكنولوجيا) بخصوص البنيان لمفضل (الذي يمكن العمل به) لنظام الشراء الموحد في العراق. وقد قدر القائد، لهيئة التعاقد المشتركة تاريخ إتمام تطبيق المرحلة الابتدائية لنظام الشراء المعياري لتكون في الفترة ما بين حزيران /يونيو وتموز /يوليو 2005.
6. تحضير أدوات تعريف للعقد الإداري لتصحيح الأرقام المكررة للعقود الممنوحة.
ملاحظات الإدارة. احال القائد، هيئة العقود المشتركة الملاحظة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود للإجابة. وقد اتفق هذا مع الملاحظات وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. كلفت وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع في شرين الأول/أكتوبر 2004 بعقد إداري، ولكنها لم تباشر به فعليا قبل كانون الأول/ديسمبر 2004. ونتيجة لجهود وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع المستمرة، لا يوجد الآن أي تكرار في أرقام العقود. أفاد القائد، هيئة لعقود المشتركة، بأن إجراءات التصحيح سوف يتم إتمامها في 29 نيسان/إبريل 2005.
7. تحديد وتصحيح جميع أمثلة الفروق المكتشفة نتيجة للقيام بالتدقيق وإيلاء الاهتمام الخاص للأخطاء لموجودة في قاعدة البيانات مثل تعريف العقود الممولة من قبل صندوق إعمار العراق والغير ممولة من قبل صندوق إعمار العراق.
ملاحظات الإدارة. أحال القائد، هيئة العقود المشتركة الملاحظة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود للإجابة. وقد اتفق هذا مع الملاحظات وبدأ باتخاذ الإجراءات التصحيحية. تقوم وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع عقود غير الخاصة بالإنشاءات، وكجزء من عملية التسوية وإغلاق العقد الخاصة بتلك العقود، فإنها تؤكد بان الأداء وإجراءات الدفع كاملة وأن ملفات العقود كاملة. قسم إقليم الخليج التابع لسلاح الهندسة التابع للجيش قوم بإدارة عقود التشييد بنفس الأسلوب، وقد قدر القائد، هيئة العقود المشتركة تاريخ الانتهاء على أن يكون في نتصف السنة المالية 2006.
16
الاستجابة للتدقيق. تعتبر ملاحظات كل من قائد هيئة العقود المشتركة ومدير مكتب المشاريع والعقود بالنسبة إلى مشاريع والعتود السابق ب الفروق ملفة، وين، ، قلم مكي شريع والعقود له راعات قصحيحية كما هو مبين في ملاحظات الإدارة. ويقوم قائد، هيئة العقود المشتركة-العراق بمتابعة الإجراءات التصحيحية التالية.
17
الملحق أ الإطار والمنهجية
قد بدأنا هذا التدقيق لان مكتب المشاريع التابع للسلطة المؤقتة7 لم يتمكن من استخراج المستندات الخاصة بأربعة عشر عقداً، والتي تقدر قيمتها بأكثر من 211 مليون دولار، كما هو معرف من خلال المعلومات المقدمة للتضمين في تقريرنا الربع سنوي والنصف سنوي للكونغرس الأميركي في 30 تموز /يوليو 2004. تلك الوثائق كان يجب الإبقاء عليها لدى مكتب إدارة المشروع، وليس مكتب المشروع الإداري، وفقا لقوانينهم ومسؤولياتهم مراقبة وإدارة الاموال الممنوحة من قبل صندوق إغاثة العراق.
قد أجرينا مراجعة ميدانية في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية الكائن في بغداد، العراق في الفترة ما بين 2 أيلول/سبتمبر إلى 30 تشرين الأول/أكتوبر 2004، بالإضافة إلى أن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية حدد وزود مكتبنا الرئيسي بعقود مفقودة، فقد تابعنا تقييمنا لتلك المستندات حتى اذار /مارس 2005، وهي فترة تالية لفترة إنهائنا لعملنا الميداني.
قد قمنا بتقييم المستندات، والإجراءات والعمليات في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية، وقد أجرينا لمقابلات الشخصية مع مدراء مكتب المشاريع والعقود وفريق عملهم لمناقشة الإجراءات والعمليات المتبعة من قبل مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لإدارة تمويل العقود عن طريق صندوق إعمار العراق.
وكأساس للمقابلات الشخصية والتقييم الذي قمنا به، استخدمنا:
• بنود القانون العام المواد 106-108 (قانون المخصصات الإضافية الطارئة للدفاع عن وإعادة إعمار لعراق وأفغانستان 2004)
• تعليمات الشراء الفدرالية الجزء الرابع "الشؤون الإدارية" محق التعليمات الفدرالية الخاصة بالمشتريات التابع لوزارة الدفاع الدليل العسكري D245 إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية 2004
• الهيكل التنظيمي لمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية، كما في أيلول/سبتمبر وتشرين الثاني/نوفمبر 2004
• تراخيص وكفالات المتعاقد المسؤول.
قد أجرينا مقابلات مع كل من المسؤول عن الأنشطة التعاقدية في مكتب المشاريع والعقود والمساعد الأساسي لمسؤول عن التعاقد، ورئيس القطاع، وخمسة من المسؤولين المتعاقدين واثنين من اختصاصيي العقود. كما قمنا باختبار العمليات والإجراءات العامة المتبعة من قبل مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية لإبقاء نسخ طبوعة وإلكترونية لملفات العقود. وقد اشتملت مراجعتنا على عقود بتواريخ فعلية من شباط/فبراير 2004 إلى أب/أغسطس 2004.
باستخدام طريقة رانوني، قام أحد الإحصائيين بتوفير عينة من 48 ملف عقد، بترتيب عشوائي بسيط باعتباره اريخ 13 ايلول/سبتمبر 2004 هو الرقم العشوائي الاولي، من مجموعة ملفات العقود الكلية البالغة 168 ملف قد. إن مجموعة الملفات الكلية هذه كانت عبارة عن قائمة من 168 ملف عقد تم توفيرها لنا من قبل مكت لمشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية. إن التقنية التي استخدمت وفقا ل SAS V9. 1 هي طريقة مقبولة.
لقد راجعنا 37 ملفا من آل 48 ملفا عقد المختاة عشوائيا والمطلوبة من مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية ي الفترة ما بين 2 ايلول/سبتمبر و30 تشرين الاول/اكتوبر 2004. إن ال 37 ملف عقد تم تقديرها باكثر من 184 دولار مليون. ولم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من إيجاد 10 ملفات من أل 48 ملفا، وقد تم استثناء ملف واحد من قائمتنا لأنه كان تحت المراجعة في مكتب المستشار القانوني. لوصف ل 37 ملف عقد التي قمنا بمراجعتها انظر الملحق د.
..0
18
أما بالنسبة لتقييمنا للغة العقد، لقد قمنا بتقييم المستندات في 32 من 37 ملف عقد للحكم على تقييم ملاءمة تحضير شروط العمل، وضوح شروط العقد، ومحدودية شروط التسليم. بالنسبة للملفات الخمسة المتبقية فقد افتقرت إلى سخة وافية من العقد، الأمر الذي أعاق أمر تقييمها. للوصول إلى اكتمال ملفات العقود، استخدمنا إجراءات لتشغيل الموحدة لأنشطة التعاقد لمكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد لتعريف 7 مستندات لمحتويات الملف من أصل 13 ملفا والتي صنفت بأنها توافق الحد الأدنى لمتطلبات تضمين ملف العقود. لقد اخترنا هذه الخصائص لسبع على أساس ما قررنا أن له أهمية قصوى توفير تاريخ واضح لدورة الشراء من استدراج عروض العقد إلى إغلاق العقد.
لقد استخدمنا العينة نفسها المكونة من 37 عقداً لفحص الملفات من حيث كمالها، وذلك بتحديد ما إذا كان الحد الأدنى من الوثائق المطلوبة قد كان موجوداً في كل ملف.
بالنسبة لتقييمنا للعمليات الإدارية، لقد قيمنا عمليات مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية والضوابط المتعلقة تنفيذ العقد، وتصنيف وتقرير وترتيب الملفات. على وجه الخصوص، لقد راجعنا وتابعنا ملاحظة فعالية لعمليات والإجراءات والكفاءات التقنية الموجودة للتعامل مع التغيير المستمر لموظفي التعاقد، واستخدام البريد الإلكتروني، صحة شبكة الاتصالات، والدعم الإداري للعقود إلكترونية.
قد أنجزنا هذا الأداء التدقيقي من أيلول/ سبتمبر 2004 إلى آذار /مارس 2005 وفقا لمعايير التدقيق الحكومية لمقبولة عموما.
حدود الإطار. من بين 48 ملف عقد التي قمنا باختيارها عشوائيا، لم يتمكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية من إيجاد 10 ملفات عقود قبل إنهائنا لعمل التدقيق الميداني في 30 تشرين الأول/أكتوبر 2004. وتم ستثناء أحد الملفات من عينتنا عندما تحدد انه تحت المراجعة مع المستشار القانوني لمكتب المشاريع والعقود، كما أن 5 من أل 37 ملفا التي قمنا بمراجعتها افتقرت إلى عقود كاملة، الأمر الذي حد من قدرتنا على تحديد ما إذا كانت لغة تلك العقود والتي أصدرت من قبل مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية احتوت على شروط عمل وشروط العقد متفق عليها بوضوح، وشروط تسليم ملائمة. إن برنامج السيطرة الإدارية لمكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية للمراقبة لم يتم مراجعته تبعا لمصادر تدقيق محدودة ولقيود وقت وذلك لان التدقيق تم في منطقة حرب.
ستخدام بيانات معالجة بالكمبيوتر: استخدم المكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية نظام Access لقاعدة لبيانات لتسجيل أنشطة التعاقد. لم نقم بإجراء تحر لتحديد صحتها أو درجة مصداقيتها. وقد اعتمدنا على المعلومات المشمولة في قاعدة البيانات تلك في اختيار عينتنا من ملفات العقود العشوائية للمراجعة، مع أن مراجعتنا لملفات العقود المختارة في عينتنا بينت فروقا في البيانات المتضمنة في قاعدة بيانات مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية. ونتيجة لذلك، كان علينا تحديد عينتنا المختارة عشوائيا، باستثناء العقود التي منحت والمستخدمة لأموال وفرت من قبل جهات أخرى غير صندوق إعمار العراق وتلك العقود أديرت من قبل المكاتب شاريع غير مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية واستبدالها بعقود إضافية لتكملة حجم عينتنا العشوائية لمكونة من 48 ملفا.
التغطية السابقة
في الفترة ما بين 2003 و 2004، أصدر مكتب المساءلة الحكومي، مكتب المفتش العام لوزارة الدفاع والمفتش عام الخاص بإعادة إعمار العراق (سابقا مكتب المفتش العام، سلطة الائتلاف المؤقتة) خمسة تقارير لمناقشة منح لتالي http://www.gao.gov. ويمكن الوصول إلى التقارير الصادرة عن المفتش العام في وزارة الدفاع على لموقع التالي: http://www.dodig.osd.mil/audit/reports. كما يمكن إيجاد تقارير المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق عبر الإنترنت على العنوان: http://www.sigir.mil.
تقرير مكتب المساءلة الحكومي رقم 605-04 "إجراءات منح العقود والتحديات الإدارية للسنة المالية 1 ,"2003 حزيران يونيو 2004 19
التقرير رقم D-2004-057 الصادر عن المفتش العام في وزارة الدفاع، "العقود الممنوحة لسلطة الائتلاف
لمؤقتة الصادرة عن المفتش العام في وزارة الدفاع - واشنطن "18 مارس 2004 قرير سلطة الائتلاف المؤقتة -المفتش العام رقم 04-004"تعليمات المهام الممنوحة من قبل مركز السلاح لجوي للتميز البيئي لدعم سلطة الائتلاف المؤقتة" 28 تموز /يوليو 2004 تقرير سلطة الائتلاف المؤقتة -المفتش العام رقم 04-005" إحالة العقود الخاصة بالبناء والتصميم في هذا قطاع، "23 تموز /يوليو 2004 تقرير سلطة الائتلاف المؤقتة -المفتش العام رقم 04-013"عمليات التعاقد لهيئة الائتلاف المؤقتة المؤدية إلى ومشتملة على منح العقد" 20
الملحق ب. قضايا أخرى ذات أهمية إن القضايا الأخرى ذات الأهمية والتي تم تحديدها من قبل فريق تدقيقنا موصوفة لاحقا:
إدارة الموظفين. يُدار إن مكتب المشاريع والعقود من قبل 23 موظفا متعاقدا وفقا للهيكل التنظيمي الخاص بالمكتب الذي أعد في شهر أيلول/ سبتمبر 2004. ومع أن مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد كان مفوضا تعيين 69 موظفا متعاقدا (26 مدنيا، 24 مقاولا، 19 عسكريا) إلا أن فريق العمل الحالي مكون من 46 موظفت (8 مدنيين، 19 مقاولا، 19 عسكريا). ولقد لاحظنا خلال التدقيق بان الموظفين المتعاقدين في مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية يعملون 7 أيام في الأسبوع. كما أبلغنا موظفو مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد بأنهم يعملون بمعدل 13 إلى 15 ساعة خلال اليوم. ستة أيام في الأسبوع، بالإضافة إلى المناوبة لمدة 6 ساعات لى 11 ساعة في اليوم السابع كما أفادنا أحد المسؤولين المتعاقدين، إن المسؤولين المتعاقدين في الولايات المتحدة عادة لهم فريق من المتعهدين المختصين بالمساعدة في عملية الشراء. إلا أنه في العراق، فإن المسؤولين المتعهدين يؤدون معظم نشاطات العقود من البداية إلى النهاية من دون مساعدة.
أصدر مركز ضبط الأمراض الأميركي تقريره بعنوان "الوقت الإضافي وساعات العمل الممتدة: آخر ما تم توصل إليه بخصوص المرض، الجروح والسلوك الصحي"، نيسان/إبريل 2004 والذي لخص 52 من تقارير الأبحاث المنشورة وأربع دراسات ركزت على تأثيرات ساعات العمل الطويلة. وفقا للتقرير، فإن الأفراد الذين بعملون لساعات طويلة أن الساعات الممتدة بين الساعة التاسعة والثانية عشرة من العمل ترتبط عادة بالإحساس درجة انتباه أقل وتعب متزايد، وبتدني الوظائف الإدراكية وتدني التيقظ فيما يتعلق بالإجراءات الخاصة بمهامهم.
عندما تم جمع ساعات العمل مع متطلبات العمل الأخرى، تم اكتشاف نمط حدوث نتائج معاكسة من خلال لدراسات.
إننا نخطط للبدء في التدقيق لتحديد ما إذا كانت إجراءات التوزيع والتوظيف لدى المؤسسات الأميركية الحكومية للموظفين المؤهلين لمساندة لعمليات إعادة إعمار العرق فعالة. سوف نركز جهودنا على فعالية الإرشاد التنظيمي والتشريعي والإجراءات المتبعة لتحيد متطلبات الموظفين، طرق التعيين والإبقاء على الموظفين، والإجراءات قياس النجاح في التوظيف والإبقاء على الموظفين.
إدارة السجلات. إن الظروف الملاحظة في التقرير بخصوص حفظ، كمال وصحة السجلات الخاصة بالعقود الممنوحة لعمليات إعادة إعمار العراق هي مصدر قلق.
وعليه، نخطط للبدء التدقيق لتحديد ما إذا كانت المؤسسات الأميركية قد وضعت متطلبات وأنظمة وإجراءات ملائمة لإدارة وحفظ السجلات لتسهيل عمليات التدقيق والبحث المستقبلية لتحديد واستخدام الأموال المزودة من قبل صندوق إعادة إعمار العراق.
21
الملحق ج مكتب المشاريع والعقود ولايات المتحدة فى العراق"، 11 ايار/مايو 2004).
همة مكتب المشاريع والعقود. لقد وجه الأمر الرئاسي رقم 36 الخاص بالأمن القومي مكتب المشاريع والعقود توفير الدعم في المشتريات وإدارة المشروع بخصوص النشاطات المتبعة في العراق ولمسؤول المهمة، كما طلب من قبل وزارة الخارجية الأميركية ومسؤولي الوزارات الأخرى والوكالات. في 22 حزيران /يونيو 2004 سس نائب وزير الدفاع مكتب المشاريع والعقود ضمن وزارة الجيش ووجه مكتب المشاريع والعقود لمنح الدعم لمتعلق بإنهاء سلطة الائتلاف المؤقتة، وقد جعل مكتب المشاريع والعقود مسؤولا عن جميع الأنشطة المرتبطة بالممتلكات، والمالية والبرامج وإدارة المشروع ولإدارة الأنشطة الإنشائية والغير الإنشائية لستة قطاعات رئيسية:
• البناء، التعليم والرعاية الصحية لكهرباء النفط
• الأشغال العامة والمياه
الأمن والعدل
• الاتصالات والمواصلات
هيكلة الأنشطة التعاقدية لمكتب المشاريع والعقود. تم تعيين مسؤول مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية من قبل مساعد وزير الجيش (المشتريات، اللوجستيات، التكنولوجيا). ويعد مكتب المشاريع والعقود للأنشطة لتعاقدية مسؤولا عن توفير الدعم للمشتريات وإدارة المشروع للعقود الممنوحة لأنشطة إغاثة وإعادة إعمار لعراق، بالإضافة إلى تلك الممولة من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، كما عين من قبل وزارة لخارجية الأميركية ومسؤولي الوزارات الأخرى والوكالات.
بن مسؤول مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية المساعد الاساسي للتعاقد، والذي بدوره صاغ إجراءان سياسة مكتب التعهد. ويعد المساعد الاساسي المسؤول عن التعاقد مسؤولا عن تفويض إصدار رسائل التعيد وإجازة سلطة التعاقد المنتدبة لمكتب التعاقد.
ستحدث مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية منصب مدير مكتب العقود الإقليمي، باعتباره المكتب لرسمي المسؤول عن العمليات اليومية الخاصة مكتب العقود الإقليمي في العراق. ويتمتع المتعاقدون الرسميون سلطة الدخول، وبسلطة الإدارة وسلطة إلغاء العقود. ويعتبر هؤلاء المسؤولين الوحيدين المفوضين بالزام لحكومة الأميركية. العسكريون والموظفون المدنيون يعملون كمسؤولي تعاقد. كما أنهم مدعومون من قبل ختصين في العقود عند تحضير استدراج عروض العقود ومستندات التعاقد الأخرى المؤدية إلى منح العقد.
22
الملحق د ملفات العقود المراجعة تم مراجعة عينة مكونة من 37 ملف عقد خلال التدقيق هذا، وهي مبينة أدناه.
الإطار العام للعمل*
تاريخ العقد الفعلي
600,000.00 دولار
W9126G-04-0002 to 1
W914NS-04-D-0005 DO1
2,487,603.00 دولار
W914 NS-04-D-0022 TO 2
2,806,604.00 دولار
تصميم ومسح مواقع أنظمة إمدادات المياه 42,967.50 دولار اليافطات الإرشادية في المطارات W914NS-04-M0102
الصمامات والخراطيم
W914NS-04-M-0110
رافعات الحاويات المحملة رأسيا 1,498,000.00 دولار W914NS-04-D-0006 TO 5
5,000,000.00 دولار
تقييم المواقع
لمقسم الأرض الرقمي
484,652.80 دولار
خوذ وقفازات الخاصة بعمال الإطفاء W914NS-04-M-2348
5,023,214.90 دولار
W914NS-04-D-0142
4,355,700.00 دولار
6,083,621.02 دولار
قطع غيار المركبات
ألة دمغ الرسائل
W914NS-04-D-0145
1,750,000.00 دولار
مركز التحكم بالتحركات اللوجستية والعمليات W914NS-04-M-0112
636,368.00 دولار
مقطورات حاويات الوزن الثقيل W914NS-04-M-0111
6,492,376.00 دولار
رافعات متحركة للموانئ -100 طن كاميرات حرارية ومقطع مسامير W914NS-04-M-2362
أدوات إصلاح خطوط الكهرباء الهوائية 37,789.50 دولار W914NS-04-M-2363
194.000.00 دولار
الأدوات الهوائية للعاملين في مجال الكهرباء W914NS-04-M-9000
16,750.00 دولار
سدادات أذن وأداة تعديل التصويب في كلاشنكوف W914NS-04-M-9002
غالون0
W914NS-04-D-0119 To 12
سدادات أذن وحقائب إسعاف أولي W914NS-04-M-2364
2,145,330.00 دولار
شاحنة كوابل اختبار كهر بائية W914NS-04-M-0134
حامل حاويات متعدد الأشكال
1,718,000.00 دولار
مكيفات هواء وطاولات قابلة للثني 14,710.00 دولار 39,021,180.00 دولار خطوط كهربائية 945,000.00 دولار قارب النجدة للمطافئ W914NS-04-M-0123 W914NS-04-M-0109 1,459,284.97 دولار قطع غيار مركبات W9126G-04-D-0001 TO 26 35,287,472.00 دولار تصليح وتطوير توصيلات أنابيب منتجات النفط تجهيزات سكك حديد رسيدس بنز مصفحة (فئة اس) موديل 1997 W914NS-04-M-0141 1,702,454.00 دولار W914NS-04-M-0154 82,000.00 دولار سيارات نوع دوج W914NS-04-M-0158 شاحنات شفرولية من طراز أسترو، عدد 6 161,946.00 دولار كمبيوترات محمولة W914NS-04-M-0153 W914NS-04-M-00156 70,380.00 دولار سيارات تويوتا كامري 184,015,208.69 دولار
* إن وصف إطار العمل قد لا يكون جميعه شاملا 23
لملحق ه الاختصارات (حروف أول الكلمات) لمفتش العام لهيئة الانتلاف المؤقتة :CPA-IG
وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع: DCMA
النظام الفدرالي لبيانات المشتريات: FPDS
لكتب المساءلة الحكومي: GAO
صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق: IRRF
هيئة العقود المشتركة - العراق: JCC-1
مكتب المفتش العام لوزارة الدفاع: OIG DOD
مكتب المشاريع والعقود: PCO
مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية: PCO CA
إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة التعاقد SOP-CA 2004 :2004
بيان العمل: SOW
لظام الشراء المعياري: SPS
24
الملحق و: توزيع التقرير
وزارة الخارجية
وزير الخارجية
منسق/المستشار الأعلى للعراق لسفير الأميركي لدى العراق مدير مكتب إدارة إعمار العراق لمفتش العام - وزارة الخارجية وزارة الدفاع نائب وزير الدفاع دير مكتب دعم الدفاع- العراق نائب وزير الدفاع (المراقب)/المسؤول المالي الأول نائب المسؤول المالي الأول نائب المراقب (البرامج/الموازنة) لمفتش العام، وزارة الدفاع وزارة الجيش مساعد وزير الجيش (لشؤون المشتريات والشؤون اللوجستية والتكنولوجيا) لنائب الأول لمساعد وزير الجيش (لشؤون المشتريات والشؤون اللوجستية والتكنولوجيا) نائب مساعد وزير الجيش لشؤون السياسات والمشتريات مدير مكتب المشاريع والعقود مساعد وزير الجيش (لشؤون الإدارة المالية والرقابة) لمراقب العام للتدقيق في الجيش القيادة المركزية الأميركية الوسطى قائد القوة المتعددة الجنسيات - العراق قائد قيادة العقود المشتركة - العراق قائد مجموعة الدعم المشتركة للمنطقة الوسطى نظمات دفاعية أخرى مدير وكالة تدقيق عقود وزارة الدفاع منظمات حكومية فدرالية أخرى مدير مكتب الإدارة والموازنة لمراقب العام للولايات المتحدة لمفتش العام، وزارة المالية لمفتش العام، وزارة التجارة مفتش العام، الخدمات الصحية والإنسانية مفتش العام، الوكالة الأميركية للتنمية الدولية رؤساء اللجان واللجان الفرعية التابعة للكونغرس وأكبر الأعضاء الممثلين للأقلية مجلس الشيوخ الأميركي 25
جنة الاعتمادات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الفرعية للدفاع اللجنة الفرعية للعمليات الخارجية جنة مجلس الشيوخ للقوات العسكرية جنة مجلس الشيوخ للعلاقات الخارجية اللجنة الفرعية لشؤون الشرق الأدنى وجنوب آسيا الجنة الفرعية للعمليات الدولية والإرهاب جنة مجلس الشيوخ للامن الوطني والشؤون الحكومية اللجنة الفرعية للكفاءة الحكومية والإدارة المالية للجنة الفرعية للإدارة المالية، الموازنة، والأمن الدولي جلس النواب الأميركي جنة الاعتمادات التابعة لمجلس النواب اللجنة الفرعية للدفاع اللجنة الفرعية للعمليات الخارجية , تمويل الصادرات والبرامج ذات العلاقة جنة مجلس النواب للقوات المسلحة جنة مجلس النواب للعلاقات الدولية الجنة الفرعية للشرق الأوسط ووسط آسيا جنة مجلس النواب للإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية للكفاءة الحكومية والإدارة المالية الجنة الفرعية للأمن الوطني والتهديدات الصاعدة والعلاقات الدولية 26
الملحق ز: أعضاء فريق التدقيق أعد هذا التقرير مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، مكتب المفتش العام لبرنامج إعادة إعمار العراق. أما أعضاء لفريق الذين ساهموا في إعداد التقرير، فهم:
بريان فلين
كارين د. بل
وليام ج. وايتهيد
بين م. تشامبيون
يسلي م. بارنس
27
ملاحظات الإدارة، قائد هيئة العقود المشتركة- العراق وزارة الجيش هيئة العقود المشتركة- العراق APO AE 09316
MNFI-JCC
29 إيريل (تيسان) 2005
مذكرة لمكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق، 400 Army Navy Drive, Arlington, VA 22202 الموضوع: مسودة تقرير عن إدارة ملفات عقود صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق لعراق، ممشرة رق 2004-DCPA4 -0032 مار العراق في إدارة ملفات عقود صندوق إغائة وإعمار
2. اتفقت هيئة العقود المشتركة-العراق مع كل ما توصل إليه التقرير وقد اتخذ أو انه قيد اتخاذ إجراء اتخاذ خطوات اللازمة لتصحيح الاختلالات المبينة في التقرير.
3. الملاحظات العامة والتوضيحات الخاصة بمسودة التقرير بالإضافة إلى ملاحظات إدارة جي سي سي ايعلى ما تم التوصل إليه في مسودة التقرير مزودة في المرفق أ. ملاحظات إدارة هيئة العقود المشتركة لكل توصيات التدقيق مزودة في المرفق ب جون اورياس لواء، الولايات المتحدة الاميركية القائد، هيئة العقود المشتركة-العراق ومسؤول أنشطة التعاقد المرفقات
1. المرفق أ: ملاحظات عامة
2. المرفق ب: ردود محددة من قبل التدقيق 28
المرفق أ
ملاحظات عامة وتوضيحات وملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود على ما توصل إليه التدقيق بلاحظات عامة وتوضيحات
1. شاهد مكتب المشاريع والعقود تطورا مستمراً وتدريجيا منذ أول تنظيمه في العام الماضي. وحسب تنظيمه الآن، فإن مكتب المشاريع والعقود يشمل الموظفين المتعاقدين الذين يدعمون مهمة إعادة الإعمار بوثيقة التوظيف مشتركة، ولكن تلك الهفوات تم نقلها إلى هيئة العقود المشتركة الجديدة- العراق، والتي أسست عن طريق التغيرات التنظيمية والتعاقدية، المؤرخة في 12 تشرين الثاني/نوفمبر 2004. إن م B2.C التعاقد تدار من قبل رئيس الأنشطة التعاقدية، هيئة التعاقد المشتركة- العراق من خلال DASA-P&P إلى المسؤول التنفيذي عن المشتريات في الجيش، والذي هو كلود بولتون. تدير هيئة العقود المشتركة صندوق تنمية لعراق وعقود صندوق إغاثة وإعمار العراق. لا يملك مكتب المشاريع والعقود حق الأمر أو التحكم في هيئة لعقود المشتركة-العراق.
2. لقد تصرف فريق التعاقد دوما بما يتفق ومصالح المهمة التي في أيديهم. خلال عملية تحرير العراق، واجهت المنظمة العديد من التحديات وبالذات أنها لم تعمل في بيئة مستقرة وليس في وقت السلم. إن الأجواء هنا في لعراق خلال الحرب كان لها تأثير منهك على نوعية تأدية العمل وعلى العقود على وجه العموم. بالإضافة إلى أن إجراءات التعاقد افتقرت إلى قوة عاملة مترابطة ومستقرة، وإلى مكتب قانوني لمراجعة كافة قوائم استدراج عروض العقود، ومساحة مكتب ملائمة بكافة معدات المكتب الكافية لإدارة كافة المتطلبات الإدارية، والنوع لصحيح لمعدات المكتب وساعات عمل طبيعية وفريق عمل يتمتع بالراحة الكافية. هناك أمور مسلم باعتبارها جزءا طبيعيا من العمل مثل زيارة المواقع والذي كان فعليا أمرا مستحيلا نتيجة للتهديدات الأمنية الممكن وقوعها.
لم يتمكن المتعاقدون من البحث في حالات المواقع السابقة لتحديد طريقة العمل أو حتى ممارسة اقل مستويات لمتابعة الفعلية لمواقع المشروع. كما أن موافقة وإدارة التمديدات والخدمات كانت صعبة ومستحيلة في بعض الاوقات تبعا لقيود السفر والقضايا الامنية. تلك الظروف التي بدورها أعاقت كل وجهة لعملية المشتريات، هذا إذا ما لم نضف عليها حواجز اللغة. وأخيرا، مازق الإدارة كان في الأمر اليومي الذي تجسد في جداول زمنية صيرة جدا للحصول على المشتريات والتي كانت من شانها التشويش بشكل فعال على إجراءات العقود الموحدة لأكثر من 700 عقد ممنوح في شهر حزيران /يونيو 2004 بمفرده.
حقا، لولا جهود القوة العاملة المحترفة والمتفانية، التي ينتمي إفرادها إلى كل فرع من فروع الخدمة، وكل مكونة حتياطية، وإلى وكالات الحكومة المدنية، وجهود المتعهدين الخارجيين، فان حاجات مواجهة الحرب لم تكن لتتم.
29
المرفق أ
ملاحظات إدارة هيئة العقود المشتركة-العراق على ما توصلت إليه مسودة التقرير فيما يلي تفاصيل نتائج مسودة التقرير، حسب جزء النتائج وما يخصها من ملاحظات إدارة هيئة العقود المشتركة عليها:
حفظ نسخ مطبوعة للملفات
3. لم يقم مكتب المشاريع والعقود (رئيس مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية) بحفظ نسخ ملفات العقد بشكل صحيح وبأسلوب موافق للمعايير وبالأسلوب العملي وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة-لأنشطة لتعاقد 2004 لضمان توفر مستندات العقد وكمالها وصحتها.
اتفق مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق. وتتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة، ونتيجة لذلك قامت هيئة العقود المشتركة بتقديم الرد على النتائج.
• إن التركيز المبدئي في منح العقود كان للحصول على تمديدات وخدمات حاسمة إلى مقاتلي الحرب في المنطقة. لقد كان كل شيء بتمديدات قصيرة، وبخاصة الوقت حتى انه لم يكن هناك خزائن ملفات كافية لتخزين العقود بشكل صحيح ولا حتى التمديدات الكافية للعمليات العادية. بالإضافة إلى تلك المشاكل حقيقة أن بعض جهات الخدمات رفضوا إرسال أعضاؤهم لأكثر من أربعة أشهر الأمر الذي أدى في بعض الأوقات إلى معدلات عالية غير مقبولة في تغيير الموظفين.
حفظ الملفات الإلكترونية
4. لم يقم مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد بحفظ نسخ ملفات العقد بشكل صحيح وبأسلوب موافق للمعايير وبالأسلوب العملي وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة التعاقد 2004 لضمان توفر مستندات العقد وكمالها وصحتها.
اتفقت هيئة العقود المشتركة-العراق مع ما تم التوصل إليه وقامت باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
• إن الإشارة التي تربط رئيس الانشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة نشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق. وتتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة، ونتيجة لذلك قامت هيئة العقود المشتركة بتقديم الرد على النتائج.
• كما وضحنا أعلاه، فان التركيز المبدئي كان في منح العقود للحصول على تمديدات وخدمات حاسمة إلى مقاتلي الحرب في المنطقة. إن الموارد المتمثلة في الوقت والموظفين والتدريب الغت المراقبة المطلوبة ضمان حفظ ملفات إلكترونية بما يتفق مع متطلبات إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة التعاقد 2004.
الإجراءات المرحلية
5. لم يكن مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد يمتلك إجراءات موضوعة لضمان المتابعة الفعالة لعمليات إدارة العقد.
تفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه. خلال فترة التدقيق، كان من الصعب الحصول على موافقات على صعيد القطر من وزارة الخارجية تبعا لمساحة مهاجع الجنود المحدودة. إن الموافقات على صعيد القطر مرتبطة بشكل مباشر مع الأماكن المتوفرة لإقامة الجنود، هذا وقد أصدرت وزارة الخارجية أو امرها بأنه عندما يغادر أي شخص البلد يحق لشخص آخر الحصول على موافقة بالذهاب إلى ذلك البلد.
إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق. وتتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة، ونتيجة لذلك قامت هيئة العقود المشتركة بتقديم الرد على النتائج .
موقع بريد إلكتروني عام
6.لم يقم مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد بتأسيس بريد إلكتروني عام والذي بدوره يمكن عدة مسؤولين تعهدين من الدخول ضمن ما هو مسموح به إلى عروض العقود المقدمة ردا على استدراج عروض العقود.
30
جب تحويل ما توصلنا إليه إلى مكتب المشاريع والعقود. قبل 10 شباط/فبراير 2005، كان كل من لكتب المشاريع والعقود وهيئة العقود المشتركة على شبكة Centcom.mil، والتي لا تحوي بريدا الكترونيا عاما.
إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق.
موثوقية جهاز خدمة الاتصالات
7.لم يؤكد مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بان موزع الشبكة المركزي قد يوفر مدخلا موثوقا للبريد الإلكتروني لتحويل المناقشات المتعلقة بالعقد، والمراسلات أو حتى لاسترجاع مستندات العقد المحفوظة.
إن تلك النتائج التي توصلنا إليها يجب ان تحول إلى Centcom.mil الذي اخفق في توفير الدعم التقني الملائم كما هو بالنسبة لأنشطة الموزع الرئيسي. إن جميع أجهزة تكنولوجيا المعلومات وخدمات الشبكة تم توفيرها لمكتب المشاريع والعقود ولهيئة العقود المشتركة عن طريق القوات المتعددة الجنسيات في العراق، إدارة الاتصالات، حتى 11 شباط/فبراير 2005. إن مكتب المشاريع والعقود وهيئة العقود المشتركة باعتبارها مستخدمة أخرى لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمنظمات العسكرية الأخرى، لم تتمكن من أن ضمان أي شيء نتيجة لمستوى الخدمة المزودين بها من قبل الآخرين. إن مسببات مشاكل أداء الشبكة الغير مرضية تعتبر مشاكل غير متعلقة بموزع الشبكة الرئيسي بل على العكس هي محصل عناصر عدة للبنية التحتية تكنولوجيا المعلومات.
إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق.
ظام الشراء المعياري
8. لم يقم مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بتطبيق الطاقم المسؤول عن شراء منتجات الخاصة بوزارة لدفاع، بما في ذلك نموذج إدارة عقود مشتريات وزارة الدفاع بما يتفق مع متطلبات نظم الشراء الفدر الية الجزء 4 وإجراءات التشغيل الموحدة - للأنشطة التعاقدية 2004
• اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه، ومع أن تلك النتائج يجب أن تحول إلى وزارة الجيش العجز عن اتخاذ القرار ومنح مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية التعليمات عن الكيفية لنظام لمشتريات التابع لوزارة الجيش المرغوب به.
• إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق.
صحة المعلومات
9. إن إجراءات المراقبة على تعريف السجلات كانت غير كافية.
• اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقامت باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
• إن عدم صحة البيانات مرتبط بشكل مباشر بإدخال البيانات عن طريق عدة منظمات خلال مسرح العمليات.
فقد كانت المتطلبات عديدة وعدد الموظفين قليل جدا بحيث إن إدخالات بيانات الشيكات والأرصدة المترابطة لم تكن في مكانها الصحيح.
الإحداث اللاحقة- الفقدان الأولي لملفات العقد
10. لقد قمنا بتعريف أحد الأمثلة 1) طلب مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية منح عقدين 2) منفصليز حت نفس رقم المنح.
• اتفقت هيئة التعاقد المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقامت باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
• منحت أرقام مكررة لان العقود تم منحها بسرعة قياسية ومن خلال مكاتب تعاقد غير مركزية تستخدم نفس ظام الترقيم للعقود.
31
لمرفق ب
توصيات وملاحظات إدارة هيئة العقود المشتركة-العراق.
لتوصية 1: نحن نوصي بأن يقوم مدير مكتب المشاريع والعقود بضمان الإبقاء على نسخ إلكترونية ومطبوعة ملفات العقود لتحقيق وفرة وكمال وتطابق وصحة الملفات.
الرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان أن ملفات لعقود محفوظة بشكل صحيح وبأسلوب معياري أو إداري وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة لتعاقد 2004. لان سلطة التعاقد موجودة في هيئة العقود المشتركة فان أي إشارة ا تربط رئيس الأنشطة التعاقدية مكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق.
تقوم هيئة العقود المشتركة، بدعم من وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع، حالياً بمراجعة جميع نسخ الملفات لورقية وتخزينها إلكترونيا حتى يتمكن من إيجادها باستخدام أداة بحث مايكروسوفت. وتقوم وكالة إدارة الملفات لتابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع ملفات العقود التي لا تشمل إنشاءات قبل الإغلاق ويقوم قسم منطقة الخليج لمسلاح الهندسي في الجيش بتدقيق وتفحص جميع ملفات عقود الإنشاء. إن هناك خطة لضمان تطويع جميع لمستندات وفقا للنظم. وقد قام المساعد الرئيسي المسؤول عن العقود بزيادة عدد موظفي وكالة إدارة العقود لتابعة لوزارة الدفاع بخمسة مواطنين عراقيين للمعاونة في تصنيف وتأكيد حفظ الملفات الإلكترونية بالإضافة إلى النسخ المطبوعة من الملفات.
قدرت هيئة العقود المشتركة بان جميع ملفات العقود سوف تنتهي عملية تحديثها بحد أقصى في منتصف السنة لمالية 2006.
التوصية 2: نوصي المدير،مكتب المشاريع والعقود بتطوير وتطبيق إجراءات إدارية انتقالية لضمان الانتقال لفعال لملفات العقود بين المسؤولين المتعهدين السابقين واللاحقين.
لرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية حيث تقوم هيئة لعقود المشتركة حاليا بتدريب العراقيين لتأدية وظائف العقد الإدارية، كما أن المسؤول عن الموظفين مرتبط مع سؤولي مهمة الخدمات المسلحة لمحاولة تراكب وشبك تواريخ عمل الموظفين المغادرين واللاحقين لمحاولة توفير إطار زمني لتسليم مهام العقود السارية قبل مغادرة المتعهد المسؤول، مع انه يجب لفت الانتباه إلى أن القائد لا يملك السلطة لتحديد وقت وصول أو مغادرة بدائل الموظفين الجدول على قدر الإمكان.
تمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب لمشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
تعد العمليات الموصى بها مكتملة في 29 إبريل (تيسان) 2005 تاريخ الإجابة هذه.
التوصية 3: نوصي المدير ،لمكتب المشاريع والعقود بتأسيس بريد إلكتروني عام والذي بدوره يمكن عدة سؤولين متعهدين من الدخول إلكترونيا ضمن ما هو مسموح به لعرض معلومات استدراج عروض العقود.
لرد: يجب تحويل ما تم التوصل إليه بهذا الخصوص إلى مكتب المشاريع والعقود، لان هيئة العقود المشتركة نعتبر مستخدم لشبكة مكتب المشاريع والعقود.
وصيه4: نوصي بان يعمل المدير، لمكتب المشاريع والعقود على ضمان توفر جهاز خدمة مركزي للشبك وثوق يمنح بدوره الدخول الإلكتروني إلى مستندات العقد المحفوظة لإرسال واستقبال مراسلات البري الإلكتروني.
32
الرد: يجب تحويل ما تم التوصل إليه بهذا الخصوص إلى مكتب المشاريع والعقود، لان هيئة العقود المشتركة تعتبر مستخدم لشبكة مكتب المشاريع والعقود.
لتوصية 5: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بتطبيق نظام الشراء المعياري لإمكانية إدارة العقود اليا الرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
إن أول مناقشة تمت بخصوص تطبيق نظام الشراء المعياري لدعم مهمة سي بي أي للأنشطة التعاقدية كانت في بداية تشرين الثاني/نوفمبر 2003. إن ثلاث خيارات التطبيق التي تم تعريفها كانت : 1) عدم فعل أي شيء 2) طبيق نظام قائم بذاته 3) استخدام مشترك لنظام الشراء المعياري على أن يزود مركز الموزع من قبل سلاح المهندسين في الجيش الأميركي. في بدايات العام 2004، قامت إدارة الجيش بشحن بحري لمعدات إلى بغداد تفعيل نظام قائم بذاته،وتم تحصيل العناصر المفقودة. وقد تم تنشيط النظام وتجربته، في ذلك الوقت، تم إيقاف ستخدام نظام الشراء المعياري في بغداد مؤقتا وتأجيل القرار من قبل وزارة الجيش لتحديد أي طريقة يريدون تطبيقها (نظام قائم بذاته أو مشترك من سلاح المهندسين في الجيش الأميركي) بموجب قيود التطبيق للاشتراك في البيانات بين عدة قاعدة بيانات لنظام الشراء المعياري. تابعت وزارة الجيش لتردد الطريقة الأخيرة والتي قرروا تطبيقها في بغداد. وتم إتمام اختبار الاتصال والسرعة ما بين هيئة العقود المشتركة وسلاح المهندسين في لجيش الأميركي كتمهيد لتطبيق نظام الشراء المعياري بأسلوب سلاح المهندسين في الجيش الأميركي في بيئة شتركة. في أماكن أخرى، تم عمل محاولات لتحديد إمكانية توريد البيانات من الأنظمة القائمة بذاتها الموجودة حاليا.، ولسوء الحظ، فان المناقشات استمرت بخصوص الهيكل المفضل (يمكن العمل به) لنظام الشراء المعياري بان يكون في مكان واحد أو عدة أماكن في العراق، بغض النظر ، فان هيئة العقود المشتركة تقوم بتحضير نظام شراء معياري في قطاع واحد الامن والعدل على أن يستخدم النظام على قطاع ضيق. وقد تم اختيار قطاع الامن والعدل للبدء فيه وذلك لتركيزه على موظفي السلاح الجوي والذي ككل يعتبر الأكثر خبرة مقارنة بجهات الخدمات المسلحة الأخرى في تنفيذه. يستخدم مكتب المشاريع والعقود لإعادة الإعمار في هيئة العقود المشتركة فهوم "ازحف امشي-اركض" في البداية لضمان عمل النظام وأن الناس متدربين قبل التنفيذ الكامل. في ما عدا الظروف الغير متوقعة من الوضع في العراق، سوف يتم استخدام نظام الشراء المعياري بنطاق ابتدائي ضيق في الإطار الزمني ما بين حزيران /يونيو - تموز /يوليو 2004 .
تمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب لمشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
سوف تكتمل الإجراءات الخاصة بالتوصيات في السنة المالية 2005.
لتوصية 6: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بان يحضر محددات لإدارة العقود لتصحيح ترقيم العقود ممنوحة المكرر.
الرد: تتفق هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية. كلفت وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع يمهمة إدارة العقود في تشرين الأول/أكتوبر 2004 ولكنها وصلت فعليا في ديسمبر 2004. ونتيجة لجهود وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع الجارية حاليا لا يوجد الان أي أرقام عقود مكررة.
تمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب لمشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
جميع الإجراءات الموصى بها تعتبر منتهية بتاريخ 29 نيسان/أبريل 2004، تاريخ الرد هذا لتوصية 7: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بتحديد وتصحيح كافة أمثلة الفروق المكتشفة كنتيجة لتركيز لتدقيق الانتباه الخاص على أخطاء قاعدة البيانات مثل تحديد العقود الممولة من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار لعراق والعقود الممولة من غيره.
الرد: تتفق هيئة العقود المشتركة-العراق مع ما تم التوصل إليه ويقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية. كلفت وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بمهمة إدارة العقود في تشرين الأول/أكتوبر 2004 ولكنها وصلت فعليا في ديسمبر 2004. تقوم وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع عقود غير الإنشاء وكجزء من عملية 33
سوية وإغلاق العقود الخاصة بها فإنها تقوم بالتأكد من كمالية الإيفاء وإجراءات الدفع.وبان ملفات العقود كاملة.
ويقوم GGRD بإدارة عقود الإنشاء بنفس الأسلوب.
دفة أنشطة التعاقد هى وظب
شاريع والعقود ي صحيحة. إزر نمس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة بية بمكة سوف تكتمل الإجراءات الخاصة بالتوصيات في السنة المالية 2005.
34
ملاحظات الإدارة، مدير مكتب المشاريع والعقود- العراق وزارة الجيش كتب المشاريع والعقود - العراق APO AE 09316
27 نيسان/إبريل 2005
مذكرة لمكتب المفتش العام المختص لإعادة إعمار العراق، 400 400 Army Navy Drive, Arlington, VA 22202 الموضوع: مسودة تقرير عن إدارة ملفات عقود صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق
1. تبعا لمسودة تقرير المفتش المختص العام لإعادة بناء العراق في إدارة ملفات عقود صندوق إغاثة وإعمار لعراق، المشروع رقم D2004-DCPAAF-0037
2. تم تحويل ما تم التوصل إليه والذي بين في التقرير إلى رئيس أنشطة التعاقد في مكتب المشاريع والعقود مع أن، المسؤول عن أنشطة التعاقد هي مهمة القائد المتعهد المشترك-العراق، باستثناء ما تم التوصل إليه والتوصيات بخصوص البريد الإلكتروني العام وصحة جهاز خدمة الشبكة،وقد حول مكتب المشاريع والعقود ما تم التوصل إليه والتوصيات إلى هيئة العقود المشتركة.
3. اتفق مكتب المشاريع والعقود مع التوصيات الخاصة بالبريد الإلكتروني العام وصحة جهاز خدمة الشبكة مبينة في التقرير. واتخذ مكتب المشاريع والعقود الإجراءات اللازمة لتصحيح الاختلالات المبينة.
والعقود على ما تح التوصل إليه في مسودة التقرير من ودة في المرفق أ ملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود كل توصيات التدقيق مزودة في المرفق ب دانييل إي لونغ الابن للواء، الولايات المتحدة الأميركية لمدير مكتب العقود والمشاريع مرفقان اثنان
1. المرفق أ: الملاحظات العامة
2. المرفق ب: ردود محددة من قبل التدقيق 35
لمرفق أ
ملاحظات عامة، وتوضيحات وملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود على ما توصل إليه التدقيق ملاحظات عامة وتوضيحات
1. شاهد مكتب المشاريع والعقود تطورا مستمر تدريجيا منذ أول تنظيمه من سنة إلى أن توصل إلى تنظيمه حالي حيث يمتلك مكتب المشاريع والعقود مسؤولية التعاقد، مع أن سلسلة التحكم الخاصة بالتعاقد تقع تحت سؤولية DASA-P&P إن سلطة التعاقد تدار من قبل رئيس الأنشطة التعاقدية،هيئة التعاقد المشتركة- العراق من خلال DASA-P&P إلى المسؤول التنفيذي لمشتريات وزارة الجيش والذي هو كلود بولتون. التغيرات التنظيمية والتعاقدية،بتاريخ 12 نوفمبر (تشرين الثاني) 2004، والذي أنشأ FRAGO المنظمة المستقلا لمعروفة بهيئة التعاقد المشتركة لتؤدي نشاطات التعاقد. تدير هيئة العقود المشتركة صندوق تنمية العراق بما في ذلك عقود صندوق إغاثة وإعمار العراق. لا يملك مكتب المشاريع والعقود حق الأمر أو التحكم على هيئة العقود المشتركة.
ملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود على ما توصلت إليه مسودة التقرير نتائج مسودة التقرير ، من خلال جزء النتائج وملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود عليها مفصل فيما يلي :
حفظ نسخ مطبوعة للملفات
2. لم يقم مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية (رئيس مكتب المشاريع والعقود لأنشطة التعاقد) بحفظ نسخ لفات العقود بشكل صحيح وبأسلوب موافق للمعايير وبالأسلوب العملي وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل لموحد- لأنشطة التعاقد 2004 لضمان توفر مستندات العقود وكمالها وصحتها.
• إن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة، ونتيجة لذلك، حول مكتب المشاريع والعقود الرد لما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة.
حفظ الملفات الإلكترونية
3. لم يقم مكتب العقود المشتركة لانشطة التعاقد بحفظ نسخ ملفات العقود بشكل صحيح وباسلوب موافق لمعايير وبالاسلوب العملي وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة - لانشطة التعاقد 2004 لضمان توفر مستندات العقود وكمالها وصحتها.
• إن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة شطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة، ونتيجة لذلك، حول مكتب المشاريع والعقود الرد لما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة.
الإجراءات المرحليه
4. لم يكن مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية يمتلك إجراءات موضوعة لضمان المتابعة الفعالة لعمليات
• إن اي إشارة تربط رئيس الانشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيف شطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ونتيجة لذلك، حول مكتب المشاريع والعقود الرد لما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة بريد إلكتروني عام.
5. لم يقم مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بتأسيس بريد إلكتروني عام والذي بدوره يمكن عدة مسؤولين متعاقدين من الدخول ضمن ما هو مسموح به إلى عروض العقود المقدمة ردا على استدراج عروض عقود.
• اتفق مكتب المشاريع والعقود واتخذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. قبل 10 فبراير 2005 مكتب المشاريع والعقود وهيئة العقود المشتركة كانوا على الشبكة CPA-1Q.ORG وعلى شبكة هذه الشبكات لم تحوي بريد إلكترونيا اي te
• إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود لمشتركة، ونتيجة لذلك، حول مكتب المشاريع والعقود الرد لما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة 37
جهاز خدمة شبكة اتصالات موثوق به
6. لم يؤكد مكتب المشاريع والعقود للانشطة التعاقدية بان جهاز خدمة الشبكة المركزي قد يوفر مدخل موثوق لمبريد الإلكتروني لتحويل المناقشات المتعلقة بالعقد، والمراسلات أو حتى لاسترجاع مستندات العقود المحفوظة.
• إن تلك النتائج التي توصلنا إليها يجب أن تحول إلى القوات المتعددة الجنسيات، سي 6، إدارة الاتصالات، إن جميع أجهزة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمكاتب وخدمات الشبكة كانت تزود لمكتب المشاريع والعقود ولهيئة العقود المشتركة من قبل القوة المتعددة الجنسيات - سي 6 حتى 11 فبراير 2005 قبل ذلك كان كتب العقود والمشاريع وهيئة العقود المشتركة مستخدمين لموجودات منظمة كمبيوتر أخرى ولم يكونوا في موقع يسمح لهم بتقييم صحة جهاز خدمة الشبكة.
إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة.
ظام الشراء المعياري
7. لم يقم مكتب المشاريع والعقود بتطبيق طاقم المشتريات المسؤول عن مشتريات وزارة الدفاع، بما في ذلك نموذج الشراء الآلي لإدارة عقود الدفاع. بما يتفق مع متطلبات نظم الشراء الفدرالية الجزء 4 وإجراءات التشغيل لموحدة للأنشطة التعاقدية.
• إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة وذلك قام مكتب المشاريع والعقود بتحويل مهمة الرد على ما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة.
صحة المعلومات
8. إن إجراءات المراقبة على تعريف السجلات كانت غير كافية
• إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة وذلك قام مكتب المشاريع والعقود بتحويل مهمة الرد على ما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة.
الأحداث اللاحقة _ ملفات العقود المفقودة
9. لقد قمنا بتحديد حالة واحدة قام فيها مكتب المشاريع والعقود للأنشطة التعاقدية بمنح عقدين منفصلين تحت فس رقم المنح.
إن الإشارة التي تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة لتعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة. تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة وذلك قام مكتب لمشاريع والعقود بتحويل مهمة الرد على ما تم التوصل إليه لهيئة العقود المشتركة.
38
لمرفق ب
توصيات وملاحظات إدارة هيئة العقود المشتركة-العراق.
التوصية 1: نحن نوصي بأن يقوم مدير مكتب المشاريع والعقود بضمان الإبقاء على نسخ الكترونية ومطبوعة ملفات العقود لتحقيق وفرة وكمال وتطابق وصحة الملفات.
الرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان أن ملفات لعقود محفوظة بشكل صحيح وبأسلوب معياري أو إداري وفقا لمتطلبات إجراءات التشغيل الموحدة لأنشطة لتعاقد 2004. لان سلطة التعاقد موجودة في هيئة العقود المشتركة فان أي إشارة ا تربط رئيس الأنشطة التعاقدية مكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة-العراق.
قوم هيئة العقود المشتركة، بدعم من وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع، حالياً بمراجعة جميع نسخ الملفات الورقية وتخزينها إلكترونيا حتى يتمكن من إيجادها باستخدام أداة بحث مايكر وسوفت. وتقوم وكالة إدارة الملفات التابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع ملفات العقود التي لا تشمل إنشاءات قبل الإغلاق ويقوم قسم منطقة الخليج لمسلاح الهندسي في الجيش بتدقيق وتفحص جميع ملفات عقود الإنشاء. إن هناك خطة لضمان تطويع جميع لمستندات وفقا للنظم. وقد قام المساعد الرئيسي المسؤول عن العقود بزيادة عدد موظفي وكالة إدارة العقود لتابعة لوزارة الدفاع بخمسة مواطنين عراقيين للمعاونة في تصنيف وتأكيد حفظ الملفات الإلكترونية بالإضافة إلى النسخ المطبوعة من الملفات.
قدرت هيئة العقود المشتركة بان جميع ملفات العقود سوف تنتهي عملية تحديثها بحد أقصى في منتصف السنة لمالية 2006.
لتوصية 2: نوصي المدير،مكتب المشاريع والعقود بتطوير وتطبيق إجراءات إدارية انتقالية لضمان الانتقال لفعال لملفات العقود بين المسؤولين المتعهدين السابقين واللاحقين الرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية حيث تقوم هيئة لعقود المشتركة حاليا بتدريب العراقيين لتأدية وظائف العقد الإدارية، كما أن المسؤول عن الموظفين مرتبط مع مسؤولي مهمة الخدمات المسلحة لمحاولة تراكب وشبك تواريخ عمل الموظفين المغادرين واللاحقين لمحاولة توفير إطار زمني لتسليم مهام العقود السارية قبل مغادرة المتعهد المسؤول، مع انه يجب لفت الانتباه إلى أن القائد لا يملك السلطة لتحديد وقت وصول أو مغادرة بدائل الموظفين الجدول على قدر الإمكان.
تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
تعد العمليات الموصى بها مكتملة في 29 إيريل (تيسان) 2005 تاريخ الإجابة هذه.
التوصية 3: نوصي المدير ،لمكتب المشاريع والعقود بتأسيس بريد إلكتروني عام والذي بدوره يمكن عدة مسؤولين متعهدين من الدخول إلكترونيا ضمن ما هو مسموح به لعرض معلومات استدراج عروض العقود.
لرد: يجب تحويل ما تم التوصل إليه بهذا الخصوص إلى مكتب المشاريع والعقود، لان هيئة العقود المشتركة تعتبر مستخدم لشبكة مكتب المشاريع والعقود.
التوصية 4: نوصي بان يعمل المدير، لمكتب المشاريع والعقود على ضمان توفر جهاز خدمة مركزي للشبكة موثوق يمنح بدوره الدخول الإلكتروني إلى مستندات العقد المحفوظة لإرسال واستقبال مراسلات البريد الإلكتروني.
39
الرد: يجب تحويل ما تم التوصل إليه بهذا الخصوص إلى مكتب المشاريع والعقود، لان هيئة العقود المشتركة تعتبر مستخدم لشبكة مكتب المشاريع والعقود.
لتوصية 5: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بتطبيق نظام الشراء المعياري لإمكانية إدارة العقود اليا الرد: اتفقت هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
إن أول مناقشة تمت بخصوص تطبيق نظام الشراء المعياري لدعم مهمة سي بي أي للأنشطة التعاقدية كانت في بداية تشرين الثاني/نوفمبر 2003. إن ثلاث خيارات التطبيق التي تم تعريفها كانت : 1) عدم فعل أي شيء 2) طبيق نظام قائم بذاته 3) استخدام مشترك لنظام الشراء المعياري على أن يزود مركز الموزع من قبل سلاح المهندسين في الجيش الأميركي. في بدايات العام 2004، قامت إدارة الجيش بشحن بحري لمعدات إلى بغداد تفعيل نظام قائم بذاته،وتم تحصيل العناصر المفقودة. وقد تم تنشيط النظام وتجربته، في ذلك الوقت، تم إيقاف ستخدام نظام الشراء المعياري في بغداد مؤقتا وتأجيل القرار من قبل وزارة الجيش لتحديد أي طريقة يريدون تطبيقها (نظام قائم بذاته أو مشترك من سلاح المهندسين في الجيش الأميركي) بموجب قيود التطبيق للاشتراك في البيانات بين عدة قاعدة بيانات لنظام الشراء المعياري. تابعت وزارة الجيش لتردد الطريقة الأخيرة والتي قرروا تطبيقها في بغداد. وتم إتمام اختبار الاتصال والسرعة ما بين هيئة العقود المشتركة وسلاح المهندسين في لجيش الأميركي كتمهيد لتطبيق نظام الشراء المعياري بأسلوب سلاح المهندسين في الجيش الأميركي في بيئة شتركة. في أماكن أخرى، تم عمل محاولات لتحديد إمكانية توريد البيانات من الأنظمة القائمة بذاتها الموجودة حاليا.، ولسوء الحظ، فان المناقشات استمرت بخصوص الهيكل المفضل (يمكن العمل به) لنظام الشراء المعياري بان يكون في مكان واحد أو عدة أماكن في العراق، بغض النظر ، فان هيئة العقود المشتركة تقوم بتحضير نظام شراء معياري في قطاع واحد الامن والعدل على أن يستخدم النظام على قطاع ضيق. وقد تم اختيار قطاع الامن والعدل للبدء فيه وذلك لتركيزه على موظفي السلاح الجوي والذي ككل يعتبر الأكثر خبرة مقارنة بجهات الخدمات المسلحة الأخرى في تنفيذه. يستخدم مكتب المشاريع والعقود لإعادة الإعمار في هيئة العقود المشتركة فهوم "ازحف امشي-اركض" في البداية لضمان عمل النظام وأن الناس متدربين قبل التنفيذ الكامل. في ما عدا الظروف الغير متوقعة من الوضع في العراق، سوف يتم استخدام نظام الشراء المعياري بنطاق ابتدائي ضيق في الإطار الزمني ما بين حزيران /يونيو - تموز /يوليو 2004 .
تمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب لمشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
سوف تكتمل الإجراءات الخاصة بالتوصيات في السنة المالية 2005.
لتوصية 6: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بان يحضر محددات لإدارة العقود لتصحيح ترقيم العقود ممنوحة المكرر.
الرد: تتفق هيئة العقود المشتركة مع ما تم التوصل إليه وقام باتخاذ الإجراءات التصحيحية. كلفت وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع يمهمة إدارة العقود في تشرين الأول/أكتوبر 2004 ولكنها وصلت فعليا في ديسمبر 2004. ونتيجة لجهود وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع الجارية حاليا لا يوجد الان أي أرقام عقود مكررة.
تمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب لمشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
جميع الإجراءات الموصى بها تعتبر منتهية بتاريخ 29 نيسان/أبريل 2004، تاريخ الرد هذا لتوصية 7: نوصي المدير، مكتب المشاريع والعقود بتحديد وتصحيح كافة أمثلة الفروق المكتشفة كنتيجة لتركيز لتدقيق الانتباه الخاص على أخطاء قاعدة البيانات مثل تحديد العقود الممولة من قبل صندوق إغاثة وإعادة إعمار لعراق والعقود الممولة من غيره.
الرد: تتفق هيئة العقود المشتركة-العراق مع ما تم التوصل إليه ويقوم باتخاذ الإجراءات التصحيحية. كلفت وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بمهمة إدارة العقود في تشرين الأول/أكتوبر 2004 ولكنها وصلت فعليا في ديسمبر 2004. تقوم وكالة إدارة العقود التابعة لوزارة الدفاع بتدقيق جميع عقود غير الإنشاء وكجزء من عملية 40
سوية وإغلاق العقود الخاصة بها فإنها تقوم بالتأكد من كمالية الإيفاء وإجراءات الدفع.وبان ملفات العقود كاملة.
ويقوم GRD بإدارة عقود الإنشاء بنفس الأسلوب.
تتمثل سلطة التعاقد ضمن هيئة العقود المشتركة ولذلك فإن أي إشارة تربط رئيس الأنشطة التعاقدية بمكتب المشاريع والعقود غير صحيحة. إن رئيس وظيفة أنشطة التعاقد هي وظيفة هيئة العقود المشتركة.
سوف تكتمل الإجراءات الخاصة بالتوصيات في السنة المالية 2005.
41