The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
تقرير
التدقيق
• IRAQ
ب إعادة إمه
مركز الانتشار الفيدرالي
للعمليات المتقدمة في فندق هيلتون الكويت 25 حزيران يونيو 2004 تقرير رقم 04 - 003 مكتب المفتش العام سلطة الائتلاف المؤقتة
الاختصارات
AAFES
خدمة التبادل في سلاح الجو الجيش الأميركي ACO
المسؤول الإداري عن العقود
CONUS
الولايات المتحدة القارية
CPA
سلطة الائتلاف المؤقتة
CRC
مركز إعادة التموضع التابع للولايات المتحدة القارية DA
وزارة الجيش
DoD
وزارة الدفاع
EXORD
أمر تنفيذي
FDC
مركز الانتشار الفيدر الي
FDC-Forward
مركز الانتشار الفيدر الي المتقدم في فندق هيلتون الكويت IDIQ
تسليم غير محدد، كميات غير محددة ITO
مسرح العمليات في العراق
KBR
شركة كيلوغ براون وروت
LOGCAP
برنامج زيادة الدعم المدني
RCO
مكتب مراقبة المتطلبات
RSO&I
الاستقبال، التسيير، التقدم والاندماج
مكتب المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
25 حزيران / يونيو 2004
تقرير رقم 003-04
(D2004-DCPAAO-0024 المشروع)
العمليات المتقدمة لمركز الانتشار العسكري الفيدرالي في فندق هيلتون الكويت ملخص تنفيذي مقدمة: أنجز المفتش العام هذه المراجعة نزولا عند طلب نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA) الذي كانت لديه هواجس بالنسبة لاستعمال هذا المرفق من قبل أشخاص غير مرخص لهم بذلك. يقدم مركز الانتشار الفيدرالي (FDC) في فندق هيلتون الكويت مكانا للإستقبال، وللتدريب على الانتشار اللاحق ولإعادة انتشار الموظفين التنفيذيين.
بلغ إجمالي الكلفة السنوية لهذه العملية 11 مليون دولار. أقامت وزارة الجيش مركز الانتشار الفيدر الي المتقدم في فندق هيلتون الكويت كمكان لإستقبال "... الموظفين التنفيذيين الذين سينشرون دعما للعمليات في العراق".
أصدرت وزارة الجيش عقدا بالثمن زائد رسوم المكافأة لتسليم غير محدد ولكميات غير محددة كما صدر برنامج زيادة الدعم اللوجستي المدني ( 13) صالح خدمات براون أند روت، وهي شركة فرعية لكيلوغ براون وروت إنك، لتأمين زيادة الدعم المدني للعمليات الأساسية والدعم لوزارة الجيش حول العالم. وأصدرت وزارة الجيش أمر المهمة رقم 0063، في 27 آب / أغسطس 2003 لتأمين ترتيبات الانتشار للموظفين التنفيذيين الفيدر اليين الذين يجري نشرهم في مسرح العمليات في العراق.
لهدف: كان هدف هذه المراجعة تحديد ما إذا كانت سلطة الائتلاف المؤقتة قد شغلت مركز الانتشار الفيدر الي بكفاءة وبصورة فعالة. كان الهدف بالتحديد، التحقق ما إذا كان مركز 1
الانتشار الفيدر الي المتقدم (1) قد لبّى الغرض الذي أنشئ من أجله بموجب الأمر التنفيذي الصادر عن وزارة الجيش و (2) وعما إذا كان قد وضع سياسة لحصر استخدام مرفق مركز الانتشار الفيدرالي بالموظفين المُرخّص لهم.
الخلاصة: حقق مركز الانتشار الفيدر الي المتقدم الغرض المحدد له بموجب الأمر التنفيذي لوزارة الجيش؛ غير أنه لم يتوفر لدى سلطة الائتلاف المؤقتة سياسة خاصة بهذا الاستخدام، الأمر الذي قاد إلى استخدام غير فعّال لموارد سلطة الائتلاف المؤقتة. بالتحديد، لم تقم سلطة الائتلاف المؤقتة بما يلي:
• لم توفر الإشراف الكافي على تشغيله لضمان أن تكون التكاليف محصورة بالمستخدمين المُرخص لهم.
• لم تكن لديها سياسة مُحدّدة تُعين الأشخاص المؤهلين لاستخدام مرفق مركز الانتشار الفيدر الي في فندق هيلتون الكويت. فبدون سياسة قائمة، سمح موظفو المقاول للأشخاص غير المُرخص لهم باستخدام فندق هيلتون الكويت على حساب سلطة الائتلاف المؤقتة.
التوصيات: قدمنا ثماني توصيات إلى رئيس أركان سلطة الائتلاف المؤقتة من أجل تحسين فعالية عمليات مركز الإنتشار الفيدرالي.
الإجراءات الإدارية: خلال فترة المراجعة، وافق رئيس أركان سلطة الائتلاف المؤقتة على جميع التوصيات وطبق بصورة كاملة سبع من أصل ثماني توصيات، كما أن رئيس الأركان هو في سبيله إلى تطبيق التوصية الثامنة. ان تطبيق التوصيات الثماني التي تمت الموافقة عليها سوف ينتج عنه فائدة نقدية سنوية محتمل ان تصل الى 3,6 مليون دولار (32 بالمئة من الكلفة السنوية الحالية).
ii
جدول المحتويات
ملخص تنفيذي
الخلفية
الهدف
النتائج
أ- عمليات مركز الانتشار الفيدر الي الموجود في فندق هيلتون الكويت 6 التوصيات والإجراءات الإدارية 8 ب - التأهل لاستخدام مركز الانتشار الفيدر الي الموجود في الكويت 9 التوصيات والإجراءات الإدارية الملحقات أ- النطاق والمنهجية ب - توزيع التقرير 15 ج- أعضاء فريق التدقيق
الخلفية
أنجز المفتش العام هذه المراجعة نزولاً عند طلب نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة الذي كانت لديه هو اجس بالنسبة للأشخاص غير المرخص لهم بإستخدام المرفق. يقدم مركز الانتشار الفيدرالي في فندق هيلتون الكويت مكاناً للاستقبال، ولأي تدريب إضافي حول الانتشار، ولإعادة نشر الموظفين التنفيذيين. يبلغ إجمالي كلفة هذه العملية 11 مليون دولار.
أقامت وزارة الجيش مركز الانتشار الفيدرالي كمكان استقبال ".. لنشر الموظفين التنفيذيين دعماً للعمليات في العراق"، أصدرت وزارة الجيش عقداً بالثمن زائد رسوم المكافأة لتسليمٍ غير مُحدّد ولكميات غير مُحدّدة (رقم DA A409-02-D- 0007)، كما صدر برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني لصالح خدمات براون اند روت، التي هي فرع لشركة كيلوغ براون وروت إنك، لتأمين زيادة الدعم المدني للعمليات الأساسية والدعم لوزارة الجيش حول العالم. هذا هو أمر المهمة رقم 0063 لصادر عن وزارة الجيش في 27 آب / أغسطس 2003، لتأمين ترتيبات الانتشار للموظفين التنفيذيين الفيدر اليين الذين يجري نشرهم في مسرح العمليات في العراق.
أقامت سلطة الائتلاف المؤقتة مركز الانتشار الفيدر الي لتوفير الدعم ولتلبية المتطلبات المنصوص عنها في الأمر التنفيذي لوزارة الجيش الخاص بتدريب وتجهيز واعداد الترتيبات للموظفين غير المنتمين إلى وحدات، والمتقدمين بصورة إفرادية، لنشرهم في مسرح العمليات في العراق. أقيمت مراكز انتشار أخرى في فورت بلفوار وفورت بليس. الأمر التنفيذي لمراكز الانتشار يتطرق بالتحديد الى قضايا الموظفين مثل القوات المسلحة الأميركية، والموظفين المدنيين الفيدر اليين، وموظفي المقاولين الداعمين لوزارة الجيش، وموظفي الصليب الأحمر، وموظفي خدمة التبادل في سلاح الجو التابع للجيش، والموظفين المدنيين في وزارة الدفاع، وكبار موظفي الخدمة التنفيذية. تشتمل الوظائف المطلوبة في كل مركز انتشار على:
توفير الغربلة الطبية للسجلات الصحية قبل الانتشار وبعده، وأخذ عيّنات الدم؛ ومراجعة سجلات التلقيح وتوفير أية لقاحات ضرورية؛ وإصدار واحتساب تجهيزات الوقاية الشخصية؛
وتقديم البيانات الموجزة حول الظروف الأمنية والتهديدات المحلية؛ والنقل إلى ومن مسرح لعمليات في العراق؛ وتقديم اللوجستيات الأخرى لنقلها الى مسرح العمليات في العراق.
لتطبيق الأمر التنفيذي، وجهت وزارة الجيش بعض فئات الموظفين (أي، القوات المسلحة الأميركية، والمقاولين الداعمين لوزارة الجيش، وموظفي الصليب الأحمر، وموظفي خدمة التبادل في سلاح الجو التابع للجيش) للتقدم الى مركز إعادة التموضع القاري للولايات المتحدة في فورت بليس بولاية تكساس، وكبار الموظفين التنفيذيين للتقدم الى مر ( )I) الانتشار الفيدرالي في فورت بلفوار بولاية فرجينيا. الموظفون الداعمون لسلطة الائتلاف لمؤقتة الذين تقدموا الى مركز الانتشار الفيدر الي في فورت بلفوار سوف يمرّون عبر الكويت ويقيمون في مركز الانتشار الفيدرالي. يتلقى الموظفون في الكويت البيانات الموجزة وينتظرون نقلهم إلى مسرح العمليات في العراق. يستأجر مركز الانتشار الفيدرالي في الوقت لحاضر (عبر المقاول) المكاتب والغرف للموظفين في فندق هيلتون الكويت.
الهدف:
هدف هذه المراجعة تحديد ما إذا كانت سلطة الانتلاف المؤقتة تُشغِل مركز الانتشار الفيدر الي، بصورة كفوءة وفعّالة وبالتحديد، تحديد ما إذا كان مركز الانتشار الفيدر الي قد لبّى لغرض الذي أقيم من أجله بموجب الأمر التنفيذي لوزارة الجيش، وعما إذا كان قد وضع سياسة لحصر استخدام مرفق مركز الانتشار الفيدرالي بالموظفين المُرخّص لهم.
3
النتائج أ. عمليات مركز الانتشار الفيدرالي في فندق هيلتون الكويت لم تعطِ سلطة الائتلاف المؤقتة إرشادات واضحة بالنسبة لمن هو مؤهل لإستخدام مركز الانتشار الفيدر الي. نتيجة لذلك، سمح المقاول لجميع المطالبين الذين يقدمون الدعم الى بعثة سلطة الائتلاف المؤقتة بالنزول في المركز وتناول الطعام هناك على حساب سلطة الائتلاف المؤقتة. بالإضافة إلى ذلك، وفي غياب الإشراف والإرشاد المناسبين من قبل سلطة الائتلاف المؤقتة، استأجر المقاول أماكن للإقامة ومكاتب بصورة تتعدى متطلبات سلطة الائتلاف المؤقتة. كان السماح للأشخاص غير المُرخص لهم باستخدام مرفق مركز الانتشار الفيدر الي يعني أن عدد الأسرّة المتوفر بات محدوداً، وأن المقاول عمد إلى رفضهم. ولأن المساحة المتوفرة باتت محدودة أيضا، فقد تم القيام بالوظائف الطبية، والإدارية، وإعطاء البيانات الموجزة والمسائل المتعلقة بالتجهيزات في مكاتب أعلى كلفة في الفندق الرئيسي. وقد بلغت التكاليف الإضافية الناتجة عن ذلك بموجب أمر تنفيذ المهمة 3،64 مليون دولار سنويا.
بالتحديد
استاجر مدير الاستقبال والتسيير والتقدم والاندماج (RSO&I غرفة إفرادية في
الفندق الرئيسي كلفتها ما يزيد عن 101,000 دولار سنوياً، وأخذ مكتب في الفندق الرئيسي كلفته أكثر من 152,000 دولار في السنة. تكلف عملية الاستقبال والتسيير والتقدم والاندماج أكثر من 253,000 دولار سنوياً.
• كانت الوظائف الطبية والمسائل المتعلقة بالتجهيزات تنجز في الفندق الرئيسي وتكلّف سلطة الائتلاف المؤقتة 171,000 دولار سنوياً. استأجرت سلطة الائتلاف المؤقتة أيضاً مكتباً لإعطاء البيانات الموجزة بكلفة 85,428 دولار سنوياً، ومكتباً لشركة كيلوغ براون وروت (KBR) لاستخدامه لمراقبة المواد أيضاً بكلفة 85,428 دولار سنوياً. هذه المكاتب الأربعة تكلّف أكثر من 342,000 دولار سنوياً.
• أُنزل موظفي المقاول في الفندق الرئيسي وكلّف ذلك 2,85 مليون دولار سنوياً.
• من المتوقع أن تدفع الحكومة للفندق 191,000 دولار سنوياً لخدمات تنظيف الملابس بدلاً من تأمين غسّالة ونشافة في كل فيلا.
تأكد موظفو إدارة العقد في وكالة إدارة العقود الدفاعية (DCMA) من أن المقاول قدم جميع
الخدمات المطلوبة بموجب شروط أمر تنفيذ المهمة. وتحقق موظفو إدارة العقد من أن المقاول قد :
قدّم موظفين طبيين معتمدين للقيام بالغربلة الطبية للأشخاص الذين سينتشرون في مسرح العمليات في العراق، ومتابعة الإجراءات بعد الانتشار بحيث تشمل التلقيحات وعينات الدم؛
• اصدر وتحمل مسؤولية تجهيزات الوقاية الشخصية مثل الصداري الوقائية، والخوذات، والأقنعة ضد الغازات، والمطاعم، وملابس الصحراء التمويهية، والجزمات؛
• قدم بيانات موجزة تدريبية بالنسبة للأمن، وظروف التهديد المحلية وحماية الأشخاص (البيئة الكيميائية، الأسلحة غير المنفجرة، الخ...)،
• قام بتأمين النقل (أو ساعد في الترتيبات) إلى ومن المطار العسكري والمطار المدني.
غير أن بيان العمل الخاص بأمر المهمة كتب بتعابير عامة، ولذلك، وفي غياب نصوص مُحدّدة لأمر المهمة، لم تطبق سلطة الائتلاف المؤقتة الإشراف الكافي والمناسب لضمان أن تكون تكاليف التشغيل عند حدها الأدنى؛ ولم تراجع وتحلل تفاصيل تقارير التكاليف التي قدمها المقاول لتحديد الفرص من أجل تخفيض التكاليف الى حدّها الأدنى؛ ولم تضع حدوداً واضحة للتكاليف التي يحق للمقاول أن يلحقها بموجب أمر المهمة.
نتيجة للإشراف المحدود على أمر المهمة، بلغت التكاليف الإضافية التي حصلت بموجب أمر لمهمة 3,64 مليون دولار سنوياً. علاوة على ذلك، كانت سجلات الإقامة في المركز التي قدمها المقاول غير كافية لتحديد ملاءمة بعض التكاليف التي لها صلة بالأشخاص غير 5
المُرخص لهم بالإقامة في مركز الانتشار الفيدرالي. فبدون السجلات الكافية، لا يمكن تحديد تكاليف الاستخدام غير المناسب بدقة، كما لا يمكن استرداد المبالغ من هؤلاء الأشخاص.
التوصيات والإجراءات الإدارية أ. نوصي بأن يعمد نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة إلى:
1. مطالبة المسؤول الإداري عن العقود (ACO) بالقيام بمراجعة مُفصّلة لتقارير
التكاليف المقدمة من المقاول.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصيات واتخذ الإجراءات التصحيحية. يتلقى مكتب مراقبة المتطلبات (RCO) التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة الآن تقارير أسبوعية ليراجعها بالنسبة للإقامات غير المُرخص بها. علاوة على ذلك، قام مكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة بتوجيه المسؤول الإداري عن العقود لمراجعة المستوى التفصيلي للتكاليف والتحقق إذا كانت ملائمة.
2. نقل المكان السكني لمدير الاستقبال والتسيير والتقدم والاندماج (RSO&I) من
غرفة إفرادية في الفندق الرئيسي إلى غرفة في فيلا، وتوفير 101,000 دولار سنوياً.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفذ الإجراءات التصحيحية، وقد انتقل المدير للسكن في فيلا.
3. نقل الوظائف الطبية ومسائل التجهيزات من المكتب في الفندق الرئيسي إلى غرفة في فيلا، وتوفير 171,000 دولار سنوياً.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفذ الإجراءات لتصحيحية. وتم التنسيق بين مدير الإستقبال (RSO&I) والمقاول لنقل الوظائف الطبية والتجهيزات إلى فيلا.
4. نقل موظفي المقاول الداعمين لسلطة الائتلاف المؤقتة من الغرف الإفرادية في الفندق الرئيسي إلى غرف في فيلا وتوفير 2,853,000 دولار سنويا.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفّذ الإجراءات التصحيحية، وتم التنسيق بين مدير الاستقبال (RSO&I) والمقاول لنقل 28 موظفاً من موظفي المقاول من الغرف الإفرادية في الفندق الرئيسي إلى غرف في فيلا.
5. نقل المكتب الإداري وإصدار البيانات الموجزة لمركز الانتشار الفيدر الي التابع لمدير (RSO&I)، ومكتب مراقبة المواد التابع للمقاول، من الفندق الرئيسي إلى غرفة في فيلا، وتوفير ما لا يقل عن 323,000 دولار سنوياً.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفّذ الإجراءات التصحيحية. وتم التنسيق بين مدير الاستقبال (RSO&I) والمقاول لتحديد موقع الفيلا التي ستستعمل لإصدار البيانات الموجزة. وتمّ أيضاً التنسيق بين المدير وممثل المقاول لنقل وظيفة مسائل التجهيزات والمكتب الإداري للمدير من الفندق الرئيسي إلى فيلا.
6. وضع غسّالة ونشافة في كل فيلا مستأجرة من قبل سلطة الائتلاف المؤقتة، ووقف المدفوعات الحكومية البالغة 191,000 دولار سنوياً المصروفة على خدمات غسل الملابس في فندق هيلتون الكويت.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفّذ الإجراءات التصحيحية. وتّم التنسيق بين مدير RSO&I) والمقاول لتوفير الغسالات والنشافات الإضافية الملحوظة حالياً في عقد برنامج الزيادة المدنية اللوجستية وتقديم زوج منها لكل فيلا وأمر بوقف استخدام خدمات تنظيف الملابس التابعة للفندق.
الاستجابة للتدقيق
الإجراءات التي اتخذها نائب رئيس الأركان تعبر عن استجابة تامة. إننا نشيد بنائب رئيس الأركان لإجراءاته السريعة والجريئة لإقامة الرقابة الإدارية وخفض تكاليف أمر المهمة. لكن، لما كان مدير الإستقبال والتسيير والتقدم والاندماج لم يتمكن من تحديد التاريخ الذي يمكن خلاله تنفيذ جميع التوصيات، فإننا سوف نقوم بالمتابعة للتأكد من أن جميع الإجراءات لمقترحة رداً على التوصيات أ-3، أ-4 ، أ-5 و أ- 6 تُنفذ بالكامل.
النتائج ب. التأهل لاستخدام مركز الانتشار الفيدرالي في الكويت لم تُحدّد سلطة الائتلاف المؤقتة سياسة مكتوبة تحدد الأشخاص المؤهلين لاستخدام مركز الانتشار الفيدر الي. يشير بيان العمل لأمر المهمة بالتحديد أن "الموظفين من المستوى الرفيع" مرخص لهم بإستخدام مركز الانتشار الفيدرالي. غير أن بيان العمل لا يحدد مستوى الموظفين الرفيع. ويشير الأمر التنفيذي لوزارة الجيش أن على "الموظفين التنفيذيين" المرور عبر مركز الانتشار الفيدرالي، من جديد، دون أن يحدد من هم الموظفون التنفيذيون. وأخيراً، لا تحدد إرشادات التطبيق الخاصة بسلطة الائتلاف المؤقتة من هي فئات الموظفين (غير العسكريين الأميركيين، ووزارة الخارجية والمقاولين الآخرين) الذين على المقاول أن يدعمهم. لذلك، فسّر لمقاول من هم المؤهلون لاستخدام مركز الانتشار الفيدرالي. سمح المقاول لأي فرد يقدم الدعم الى سلطة الائتلاف المؤقتة بالإقامة في مرفق مركز الانتشار الفيدرالي وحمل الكلفة سلطة الائتلاف المؤقتة.
أعطى المدير الأول للاستقبال (RSO&I) ممثل المقاول إرشادات شفهية بخصوص إمكان
استخدام مرفق مركز الانتشار الفيدرالي من قِبل أية فئات من الموظفين لأي غرض كان. غير أن مدير (RSO&I) لم يناقش القضية مع المسؤول الإداري عن العقود لتحديد ما هو مسموح، استناداً إلى العقد. نتيجة لذلك:
• استخدمت الأموال الأميركية التي توفرت لسلطة الائتلاف المؤقتة لضيوف غير مرخص لهم باستعمال المركز ؛
• دفعت سلطة الائتلاف المؤقتة بصورة غير ملائمة تكاليف استخدام مرفق مركز الانتشار الفيدر الي من قبل موظفي المقاول لاستراحتهم ونقاهتهم؛
• لم تسترجع سلطة الائتلاف المؤقتة تكاليف إقامة الأشخاص غير التابعين لها في مرفق مركز الانتشار الفيدرالي.
فبدون سياسة مكتوبة قائمة، دفعت سلطة الائتلاف المؤقتة نفقات غير مُرخّصة وغير ضرورية.
التوصيات والإجراءات الإدارية ب. نوصي نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة بأن:
1. يضع ويزود ممثلي المقاول سياسة مكتوبة تحدد من هو مؤهل ويحدد عملية ستخدام مرفق مركز الانتشار الفيدر الي.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفذ الإجراءات التصحيحية. صدرت سياسة سلطة الائتلاف المؤقتة في 8 نيسان / إيريل 2004 التي تحدد عملية الحجز والاستخدام. حددت السياسة بوضوح فئة المستخدمين المؤهلين لاستخدام المرفق. ونسق نائب رئيس الأركان تلك السياسة مع المسؤول الإداري عن العقود لضمان الموافقة على أي إجراء أو تعديلات تطرأ على التكاليف التقديرية للمقاول. وقدمت سلطة الإئتلاف المؤقتة إرشادات معينة إلى مدير (RSO&I) تحدد فيها المسؤوليات والسلطات، وكذلك أعطت التعليمات لتوجيه أي مسألة غير واضحة الى مدير مكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة لإيجاد حل لها.
2. مطالبة المسؤول الإداري عن العقود بمراقبة آداء المقاول بصورة دورية ، كما ومتطلبات مركز الانتشار الفيدرالي للتأكد من أن القضايا تفسر بموجب العقد أو تعديل العقد حسب الضرورة.
الإجراءات الإدارية. وافق نائب رئيس الأركان على التوصية ونفذ الإجراءات التصحيحية بمطالبته المقاول بأن يزود مكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة بنسخة عن جميع المسائل والاهتمامات المتعلقة بالعقود المثارة أمام مدير وبات مكتب مراقبة المتطلبات مسؤولا عن مراجعة وعن تبليغ تم 52) المسائل والاهتمامات إلى المسؤول الإداري عن العقود. إضافة إلى ذلك، طالب نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة المسؤول الإداري عن العقود بأن يقوم بصورة دورية بزيارة الموقع لكي يشاهد شخصيا أداء العقد، وقد تمت هذه الزيارة لأول مرة في 10 أيار / مايو 2002.
الاستجابة للتدقيق
إجراءات نائب رئيس الأركان كانت مستجيبة تماما، ونحن نشيد بنائب رئيس الأركان لعمله لسريع والجريء لإقامة الرقابة على الإدارة ولخفض تكاليف أو امر المهمات.
لملحق أ: النطاق والمنهجية
نطاق التدقيق. طلب نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة هذه المراجعة. صحيح أننا استخدمنا تقنيات التدقيق لمراجعة الأهداف، لكن هناك الإرشادات التي توفر المعايير كانت محدودة. وفي كل مرة كانت المعايير غير متوفرة، طبقنا أفضل ممارسات شركات الأعمال كما هي محددة من قبل فريق المراجعة القائمة على التجارب وعلى العمليات المشابهة. وحافظنا على الإتصال الوثيق بسلطة الائتلاف المؤقتة لتأمين التغذية الاسترجاعية الفورية حول الظروف والتوصيات لإتخاذ الإجراءات الإدارية الممكنة.
تغطية التدقيق
• خلال الفترة الممتدة ما بين 31 آذار / مارس و 4 نيسان / إبريل 2004, مع متابعة الموضوع في الفترة الممتدة ما بين 17 و 19 نيسان / إيريل 2004، قمن بتنظيم مقابلات شخصية مع الموظفين في مرفق مركز الانتشار الفيدرالي. وشملت المقابلات مدير العمليات الرئيسية للمقاول في مركز الانتشار الفيدرالي والمشرف على الإقامة في المرفق، والمسؤول عن مراقبة المشروع، والمدير الحكومي للتحقق من التقيد بالشروط في برنامج زيادة الدعم المدني 3. وأجرينا أيضا مقابلة مع المدير الحكومي للاستقبال (RSO&I)، ومكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة والمسؤول الإداري عن عقود برنامج زيادة الدعم المدني، وأوامر المهمة 0044 و 0063 للحصول على المعلومات التشغيلية والتكاليف. وراجعنا سجلات المقاول الخاصة بالإقامات لتحديد من ولماذا تم إنزال الأشخاص في مركز الانتشار الفيدر الي، ومن ثم اختبرنا ذلك من خلال رصد شخصي عند نقاط الوصول في المطار ونقاط الوصول في الفندق. واستخدمنا معلومات التكاليف من فواتير المقاول ابتداء من كانون الثاني / يناير 2004 واستندنا إلى الفواتير المقدمة من الفندق إلى المقاول لتحديد التكاليف التشغيلية.
راجع التدقيق عمليات برنامج زيادة الدعم المدني 3، وأوامر المهمات 0044 و 0063 في موقع مركز الانتشار الفيدرالي. كان نطاق التدقيق محصورا بعمليات 10
مركز الانتشار الفيدرالي، وبالتحديد، بتكاليف الفندق ووجبات الطعام وتنظيف الملابس المتصلة بأوامر المهمة هذه.
• جرى العمل في التدقيق من 31 آذار / مارس لغاية 19 نيسان / إبريل 2004.
• الوثيقة الوحيدة التي اعتمدنا عليها كمصدر للمعلومات المعينة كانت فاتورة المقاول المقدمة للحكومة في كانون الثاني / يناير 2004. قدمت المسؤولة عن مراقبة المشروع لدى المقاول هذه الوثيقة وأعلنت أن تلك المعلومات كانت مقدمة بوضوح وبدقة حسب ما تعلم. وقدم المشرف على الإقامة في المرفق التابع للمقاول استمارات التسجيل لفترة كانون الأول / ديسمبر 2003، وكذلك ورقة حساب لحضرة ببرنامج أكسل أعدت مؤخرا للمسجلين ابتداءا من تشرين الثاني / نوفمبر 2003 ولغاية شباط / فبراير 2004؛ غير أن معظم هذه الاستمارات والمعلومات المسجلة فيها كانت ناقصة وتفتقر إلى المعلومات الكافية، ونتيجة لذلك، استطعنا فقط استنتاج خلاصات عامة من تلك المعلومات.
زودنا مدير مكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة بنسخة من مسودة التقرير في 11 أيار / مايو 2004.
قيمنا الرقابة الداخلية العامة لتحديد ما إذا كان المستخدمون المرخص لهم فقط قد استفادوا من تلك العملية. وأجرينا بالتحديد مقابلة مع المشرف على الإقامة في المرفق التابع لشركة كيلوغ براون وروت لتحديد قواعد وسياسة تخصيص الغرف، وشروط بطاقات الطعام، وعملية التسجيل.
منهجية أخذ العينات. لم نستخدم نماذج إحصائية أو تقييمية أو أدوات وتقنيات تدقيق بمساعدة الكومبيوتر لتحليل المعطيات أو النتائج الملحوظة في هذا التدقيق. وفي الوقت الذي كنا نراجع فيه استمارات التسجيل، ادخلنا فقط المعلومات من الاستمارات التي وجدناها واضحة وكاملة ويمكن فهمها. لم يكن الاختيار قائما على أخذ العينات بل على تلبية المعايير أعلاه.
موثوقية المعطيات. لم نعتمد على المعطيات المولدة بواسطة الكومبيوتر لدعم خلاصاتنا.
11
معايير التدقيق. قمنا بالتدقيق وفقا لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة على العموم.
لنقاش مع الرسميين المسؤولين. في 6 نيسان / إيريل 2004، زودنا موجز عن مراجعتنا الى نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة، ومدير مكتب مراقبة المتطلبات التابع سلطة الائتلاف المؤقتة، والمسؤول الإداري عن العقود أوامر مهمات برنامج زيادة الدعم المدني 0044 و 0063. في ذلك الوقت، وافق نائب رئيس الأركان في سلطة الائتلاف المؤقتة على خلاصات التدقيق والتوصيات. وعلى أثر مراجعة المتابعة بين 17 و 19 نيسان / إبريل 2004، قدمنا مذكرة للسجل كررنا فيها خلاصاتنا مع إجراءات إدارية كاملة إلى مدير مكتب مراقبة المتطلبات التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة.
تغطية التدقيق المسبقة. لم نعثر على أي دليل على وجود تغطية مسبقة للتدقيق في هذا المضمار.
الملحق ب. توزيع التقرير
مكتب وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع (مراقب) / المدير المالي مدير مشتريات وزارة الدفاع وزارة الجيش مساعد وزير الجيش، المشتريات واللوجستيات والتكنولوجيا المدقق العام، وزارة الجيش الهيئات الدفاعية الأخرى إداري سلطة الائتلاف المؤقتة مدير مكتب إدارة برنامج سلطة الائتلاف المؤقتة المفتش العام لوزارة الدفاع مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية الهيئات الفيدرالية غير الدفاعية مكتب الإدارة والميزانية مكتب المحاسبة العامة وزارة الخارجية الوكالة الأميركية للتنمية الدولية لمفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية لمفتش العام لوزارة التجارة 13
لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الاقليات لجنة الاستملاكات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الدفاع الفرعية التابعة لمجلس الشيوخ، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة التابعة لمجس الشيوخ لجنة الشؤون الحكومية التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الشؤون الخارجية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الاستملاكات النيابية لجنة الدفاع الفرعية النيابية، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة النيابية لجنة الإصلاح الحكومي النيابية اللجنة الفرعية النيابية لكفاءة الحكومة والإدارة المالية، ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية النيابية للأمن القومي والتهديدات الناشئة والعلاقات الدولية، لجنة الإصلاح لحكومي اللجنة الفرعية النيابية للتكنولوجيا وسياسة المعلومات والعلاقات بين الوكالات الحكومية، والإحصاء ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة النيابية للعلاقات الخارجية 14
الملحق ج. أعضاء فريق التدقيق أعد هذا التقرير قسم الإدارة المالية لمكتب مساعد المفتش العام للتدقيق التابع لسلطة الائتلاف المؤقتة.
جون بيطار
برايان فلين
وليام وايتهيد
إدوارد م. تيريك
15