مكتب التعاون الامني Arabic

سلطة الائتلاف المؤقتة مكتب التعاون الامني بغداد- العراق Osc- j1 مذكرة القادة – القوات المسلحة العراقية. الموضوع – نظام سجلات الافراد العسكريين . 1-مصادر سلطة الائتلاف المؤقتة :– الامر رقم (22) في 7 اغسطس 2003. 2- الغاية:- تؤسس هذه المذكرة نظام للسجلات العسكرية للافراد الذين يخدمون في القواة المسلحة العراقية . 3- التطبيق:- هذه السياقات تطبق على جميع الافراد العسكريين الذين يخدمون في القوات المسلحة العراقية والتي ستستخدم كمقياس لسجلات الموظفين . 4: المسؤوليات :- القادة على جميع المستويات سوف يكونون مسؤولين عن توفيرالاجراءات اللازمة لمحافظة وحماية السجلات كما هو مذكور في ارشادات العمليات الاجرائية . 5 : عام:- الهدف من السجلات الموظفين العسكرية هو لتوثيق سلوك ونشاطات الافراد لاجل ادامتها لاغراض الترقية والتطور في السلم الوظيفي وعند التسريح. 6- سيكون على القادة استخدام التوجيه لادارة السجلات . الى القادة Encl as محمد رضا محمد عقيد:القوات المسلحة العراقية مدير ادارة الافراد نظام سجلات الافراد العسكريين 1.1. وصف النظام :- ان نظام سجلات الافراد العسكريين هو السجل الذي يحفظ ويعرض الخدمة العسكرية لكل فرد ويحتفظ بكل نشاطاته خلال مدة خدمته . ولجميع الرتب من ضباط أو مراتب . والسجلات عبارة عن:- 1.1.1. مجموعة سجل المراتب . 1.1.2 مجموعة سجل الضباط . 1.2 اهداف النظام ,ان اهداف النظام هي : 1.2.1. الاحتفاض بملفات الافراد للحفاظ على الحقوق المالية والقانونية للحكومة والافراد وكذلك لتدوين تاريخ الفرد العسكري. 1.2.2. دعم مدراء الموظفين والقادة والمراقبين لادارة افراد القوات المسلحة العراقية . 1.2.3. التزود بالاجرائات اللازمة لادارة السجلات. 1.3. اعداد سجلات الضباط والمراتب: الضباط :- سجلات الضباط تؤسس بشكل اولي في مراكز التجنيد من ثم تسوق الى الظابط المنصب مع المرشحين . وسيكون عند الضابط المنصب , مجموعة( j1 ) يعملون على اعطاء السجلات الى الضباط المرشحين واعادتهم الى رئاسة الاركان للبدء بتنظيم سجل مجموعة الضباط.(ORG) 1.3.2. المراتب :- سجلات المراتب تعد بصورة اولية في مراكز التجنيد ويتم ارسالها الى :- ا – سجلات المراتب من هم بدرجة عسكرية حتى رتبة (عريف اول) يجب ان تقدم سجلاتهم الى الوحدة وتحفظ في(S1). ب – سجلات الاعضاء من هم بدرجة عسكرية من رتبة( رئيس عرفاء) فاعلى ستقدم الى رئاسة الاركان المشتركة لغرض حفضها. والوحدة العسكرية يجب ان تحتفظ بنسخة من هذه السجلات في سجل الحركات الداخلية للوحدة.وتعتبر سجلات الموظفين ملكا لرئاسة الاركان المشتركة. 1.4. محتويات سجل الموظفين , يجب ان تحتوي سجل الموظفين على : - النسخة الاصلية من كتاب الالتحاق بالقوات المسلحة العراقية. النسخة الاصلية من تسجيل العقد المبرم. النسخة الاصلية تقارير الاداء. النسخة الاصلية من كتب الاشادة بالبطولة واوامر تقلد الاوسمة . نسخ مستنسخة من العقوبات ومن ضمنها العقوبات القضائية والغير قضائية. نسخ مستنسخة من جميع اوامر المهمات والواجبات. نسخ مستنسخة من بيان معلومات الطواريء. نسخ مستنسخة اوامر الترقية. 1.5. حركة السجلات S11.5.1. عند الطلب , السجلات يجب ارسالها او تحريرها ووضعها في غلاف مغلق من قبل موظفي ال لكي يرسل الى المكان المطلوب. السجل يجب ان تكون قد اغلقت ووضعت في غلاف اكبر من المعتاد بواسطة ويجب ان تكتب عليها (مغلق) .ويجب ان يوقع الكاتب على الطرف الاخر من مكان غلق الغلاف .ويجب ان يتضمن وجه الغلاف الوصايا المكتوبة اعلى الصفحة . اوامري ظباط الوحدةالموجه اليها السجل. (S1) سجلات الافراد العسكريين هي ملك للحكومة العراقية .يمكن فتحها من 1.5.2. بعد رفعه الى الوكيل ,يقوم كاتب السجلات بتوجيه سجل الموظفين الاعضاء الى رئاسة اركان جيش القوات المسلحة العراقية بغداد- العراق. 1.6. امن السجلات :- يجب ان تخزن السجلات في ملف مغلق في خزانة او في غرفة منفصلة يمكن الحفاظ على امن الوصول اليها من الغرفة الرئيسية . ) او الامرين باستطاعتهم الوصول الى السجلات التي ليست لهم . اما الاعضاء فهم مخولين S1 فقط موظفي( وبحضورالموظفين وهم غير مخولين ايضا (S1) لرؤية سجلاتهم ولكن يجب عليهم تقديم طلب بذلك الى برؤية سجلاتهم في غير اماكنها . ويجب على الموظفين انشاء موقع صغير مغلق للسجلات لكي يكون بمقدور الافراد رؤية سجلاتهم .لا يسمح للاعضاء بمغادرة بمفردهم مع سجلهم الشخصي . قادة الوحدات يقومون بتعيين كاتب ذو ثقة لاخراج السجلات وعرضها على امري الوحدات او لوصف النشاطات الخاصة كمثال نماذج الترقية او لعرض السجل السابق للعقوبات المفروضة .مهما كان عدد السجلات المنجزة . فان نسخا من هذه السجلات يجب حفضها في قسم السجلات للتاكد من دقة الكتابة واصحية المعلومات المدونة في كل مرة ويتم فيها عملية التدقيق للسجلات. لايجب بقاء سجل لغرض ألتدقيق اكثر من (7) ايام تقويمية في نفس الوقت. 1.7. التخلص من عدم الصلاحية :- كاتبي السجلات يتم تبليغهم شخصيا. من هم الذين يستخدمون السجلات وان الاخفاء والنقل والافساداواتلاف السجلات او الوثائق تعتبر جريمة عسكرية تحت الامر رقم(23) الصادرة من سلطة الائتلاف المؤقتة. 1.8. الجزاءات :- يتم تبليغ كاتبي السجلات بان مستعملي السجلات سوف يخضعون الى الامر رقم(23) الصادرة من سلطة الائتلاف المؤقتة والذي يتضمن جرائم جزائية ضد اي شخص يقوم بافشاء معلومات السجلات الى الاشخاص الغير مخولين .اي شخص يحصل على معلومات شخص اخر تحت مزاعم زائفة يرتكب جريمة جزائية بموجب الامر رقم(23) الصادرة من سلطة الائتلاف المؤقتة. 1.9. قائمة جرد السجلات :- اي قسم من اقسام السجلات يجب عليها انجاز قائمة جرد اعتيادية كل ثلاثة اشهر اي في شهر (اذار,حزيران,ايلول, ك1) جدول خدمة موظفي التسجيل تسحب من قاعدة البيانات واي تسجيل تكون اعتياديا.السجلات المفقودة يجب ان تكون مطابقة والموظفين يقومون بتسجيل قائمة الجرد بصورة صحيحة .التقرير الربعي توجه الى القائد الاعلى المباشرليؤشر على قائمة الجرد النهائية. 1.10 بانه يجب تصنيفها(S1) السجلات المفقودة :- هي السجلات التي لم تقدم لاغراض الجرد ولكن تم تبليغ مجموعة ضمن المفقودات. سوف يعملون من اجل جمع المعلومات وتسجيلها وذلك عن طريق مفاتحة جميع الوحدات والبحث عن (S1) ال المعلومات وتزويدهم بها في المنطقة الادارية . الافراد سوف يسائلون فيما اذا كانوا يعرفون مكان الاحتفاظ بالسجلات المفقودة وسوف يتم تاشير السجل من المفقودات بعد مضي ثلاثون يوما .ويبدا العمل لايجاد سجلات جديدة. الافرادسوف يحددون مايحتاجه السجلات المفقودة لغرض اعادةكتابتها بواسطة عرض المعلومات الموجودة في (S1( قاعدة البيانات .منظم السجلات سوف يستفسر من الفرد اذا كان لديه اي نسخ من الوثائق الرسمية الاصلية لاظافتعا الى السجلات المعروضة. مثال :- بعد تدقيق السجلات وجدت تقارير لستة انجازات وتم وضع اقرب تواريخ للتقارير فان منظم السجلات سوف يسالون الفرد اذا كان لديه اي نسخ من التقارير لتثبيت التواريخ الصحيحة . بتصديقها وتؤشرعلىالنسخة بانها(نسخة مصدقة رسميا)(S1) عندقيام الفردبجلب نسخ عن التقاريرسيقوم منتسبي ال هذه الوثائق تضاف الى التسجيل الجديد وسوف تصبح من ضمن وثائق المكتب. اذا تم ايجاد التسجيلات المكتبية في وقت متاخر لن يكون الكتبة متاكدين بان توثيق السجلات ستكون كاملا . وفي جميع الاوقات لايمكن وجود سجلين لشخص واحد.