The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
تقرير
التدقيق
تدقيق المحاسبة والرقابة على أصول التجهيزات العسكرية لدى سلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد 26 تموز يوليو 2004 رقم التقرير 011-04 مكتب المفتش العام سلطة الائتلاف المؤقتة
26 تموز /يوليو 2004
مذكرة إلى مدير وكالة إدارة العقود الدفاعية الموضوع: المحاسبة والرقابة على أصول التجهيزات العسكرية لدى سلطة الانتلاف المؤقتة في بغداد، بالعراق نقدم تقرير التدقيق هذا لمعلوماتكم واستخدامكم. أجرينا عملية التدقيق هذه تنفيذاً لو اجباتنا لقانونية الواردة في القانون العام رقم 106-108 الذي نص على إجراء عمليات تدقيق تتعلق بمعاملة، ومناولة، وإنفاق التمويلات على يد سلطة الائتلاف المؤقتة أو الهيئات التي ستخلفها في إعادة أعمار العراق، وبالبرامج، والعمليات، والعقود المنفذة باستعمال هذه التمويلات. كما أخذنا بالاعتبار ملاحظات الإدارة حول مسودة هذا التقرير عند إعداد التقرير النهائي.
لم تكن ملاحظات الإدارة مُستجيبة بالنسبة للنتائج والتوصيات الواردة في هذا التقرير .
لكن الإدارة أشارت في استجابتها إلى أنها تخطط لاتخاذ إجراءات تصحيحية. هذه الإجراءات التصحيحية، تستجيب بوجه عام، للتوصية رقم 1 . لم تُعلّق الإدارة على التوصية رقم 2 . نحن لا زلنا نعتقد أن التوصية رقم 2 لا زالت قائمة، وسوف نعمل مع ممثلي وكالة إدارة العقود الدفاعية لأجل التوصل إلى حل يُرضي الطرفين. كما سوف نتابع تدقيقنا لتقييم الإجراءات التصحيحية التي ستنفذها الإدارة.
إننا نقدر حسن معاملة موظفينا. لمزيد من المعلومات حول هذا التقرير، يرجى الاتصال بالسيد بريان فلين على الهاتف رقم 703) 343-9229) أو بالسيد كيفين اللنبر غر على الهاتف رقم
703) 343-9230). من الممكن أن تطالب الإدارة بتقديم موجزا رسمياً حول نتائج التدقيق. فيما بتعلق بتوزيع التقرير أنظر الملحق و.
ستيوارت دبليو بووين الإبن
المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
مكتب المفتش العام
سلطة الائتلاف المؤقتة
26 تموز /يوليو 2004
تقرير رقم 011-04
المحاسبة والرقابة على أصول التجهيزات العسكرية لدى سلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد مُلخص تنفيذي مقدمة. هذا التقرير هو الأول في سلسلة من التقارير الناتجة عن مراجعتنا لإدارة عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث (LOGCAP III) ، وأمر المهمة التابع له رقم 0044. يناقش هذا التقرير المحاسبة والرقابة على أصول التجهيزات العسكرية في العراق المستخدمة لمساندة سلطة الائتلاف المؤقتة.
أصدرت وزارة الجيش في 14 كانون الأول/ديسمبر، 2001 العقد رقم DAAA09-02-D-0007، برنامج
زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث (1) (LOGCAP III)، إلى شركة براون أند روت سيرفسز، وهي قسم
من شركة كيلوغ، براون أند روت (KBR). ينص عقد البرنامج المذكور على تقديم زيادة الدعم المدني
عمليات القاعدة العسكرية والمساندة لعمليات الجيش الأميركي على أساس شامل.
أمر المهمة 0044 أصدرته وزارة الجيش إلى شركة كيلوغ، براون أند روت في 6 آذار /مارس 2003 لتوفير خدمات الدعم اللوجيستي والحياتي للمكاتب الإقليمية لسلطة الائتلاف المؤقتة المتواجدة في الشمال والوسط/الرئيسي، والجنوب الأوسط، والمناطق الجنوبية من العراق، والمواقع معيّنة عائدة لسلطة الائتلاف المؤقتة.
(1) عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الأول LOGCAP D) منح إلى شركة كيلوغ، براون أند روت سنة 1992. ومنح العقد الثاني إلى شركة ديناكورب سنة 1997. ومنح كل من العقدين الأول والثاني لمدة خمس سنوات، في حين منح العقد الثالث لمدة 10 سنوات. (المصدر :
"الحرب باستخدام المصادر الخارجية" ،مجلة بزنيس ويك أونلاين، 9 أيلول/سبتمبر 2003).
b
لغاية نيسان/إيريل 2004، كانت شركة كيلوغ براون أند روت، قد نفذت أشغالا 2)308،529،772) دولارا بموجب أمر المهمة 0044 . أما كلفة الأشغال المنجزة فعليا وتقديرات الأشغال الإضافية قيد التنفيذ، بموجب أمر المهمة 0044 فقد بلغت، حسب شركة كيلوغ براون أند روت 633 مليون دولار، لغاية تاريخ 27 آذار /مارس 2004. تظهر سجلات الممتلكات لدى شركة كيلوغ براون أند روت، كجزء من أمر المهمة 0044، أن الشركة أدارت 20،531 بنداً من الممتلكات، تقدر بأكثر من 61,1 مليون دولار في بغداد، بالعراق.
الهدف. كان هدف التدقيق تقييم فعالية سياسات، وإجراءات، وترتيبات مسؤولية المحاسبة للممتلكات المستخدمة لاحتساب ورقابة التجهيزات العسكرية في المكاتب الفرعية، والمراكز الرئيسية، ومواقع المستودعات التابعة لسلطة الائتلاف المؤقتة.
الاستنتاج. قدرنا أنه لم يكن بوسع شركة كيلوغ، براون أند روت تقديم بيان احتسابات عن 34) 6،975 بالمئة) من بنود الممتلكات من أصل سجلات الجردة البالغة 20،531 تقدر قيمتها بأكثر من 61,1 ملايين دولار. كذلك قدرنا أن 6,9) 1،425 بالمئة) من بنود الممتلكات كانت موجودة لكنها لم تكن مُسجلة في يصالات الاستلام اليدوية. علاوة على ذلك، قدرنا أن 28,8) 5،920 بالمئة) من إيصالات الاستلام باليد لم تكن في الملفات أو لم يكن قد تم إعدادها. نتيجة لذلك، قدرنا أن هناك ممتلكات بقيمة تزيد عن 18,6 مليون دولار لم تكن محتسبة بدقة أو كانت مفقودة.
لتوصيات. نوصي بأن يقوم القائد في وكالة إدارة العقود الدفاعية في العراق (DCMA)، بتأمين إنجاز
تحليل دقيق لنظام الرقابة على الممتلكات بعد استكمال الإجراءات التصحيحية الجارية، وأن يعمد إلى مراجعة شاملة لممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد، العراق لتحديد مكان وجود الممتلكات المفقودة.
نوصي، بعد استكمال المراجعة، بأن تسعى وكالة إدارة العقود الدفاعية إلى استرداد كلفة المعدات المفقودة من الموظفين المسؤولين. ونوصي كذلك بأن تبادر وكالة إدارة العقود الدفاعية إلى اتخاذ إجراءات التعويض المناسبة ضد شركة كيلوغ براون أند روت، في حال قصّرت هذه الأخيرة في الإيفاء بموجباتها لتعاقدية.
3 لم نتمكن من المصادقة على دقة المبالغ المذكورة. كانت وكالة تدقيق العقود الدفاعية عاجزة عن المصادقة على نظام بيان الأكلاف العائد للمقاول.
هذا الموضوع معروض ومناقش بالتفصيل في تقرير المفتش العام، سلطة الائتلاف المؤقتة، مراجعة البرنامج لزيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث اول ال أمر المهمة D2004-DP-0) 04
إجراءات الإدارة التصحيحية. وفقاً لاستجابتهما، تقوم وكالة إدارة العقود الدفاعية و شركة كيلوغ براون أند روت حاليا بإعداد جردة كاملة (100 بالمئة) لممتلكات بغداد وبإنجاز تقارير المسح بالطريقة المناسبة.
ملاحظات الإدارة. لم توافق وكالة إدارة العقود الدفاعية على النتائج، مؤكدة أن معظم البنود العينية الواردة في التقرير على أنها غير محتسبة تم تحديد أمكنتها لاحقاً، وما كان يجب أن تُعتبر أخطاء. ولم تعلق وكالة إدارة العقود الدفاعية على التوصيات.
الاستجابة للتدقيق. لا تستجيب ملاحظات الإدارة للنتائج أو التوصيات. لكن الإدارة أشارت في استجابتها، إلى أنها خططت للإجراءات التصحيحية، والتي تستجيب، بوجه عام، للتوصية رقم 1. ومع أن الإدارة لم تعلق على التوصية رقم 2، فلا زلنا نعتقد أن التوصية رقم 2 تبقى قائمة، وسوف نعمل مع ممثلي وكالة إدارة العقود الدفاعية لأجل التوصل إلى حل يرضي الطرفين.
جدول المحتويات
i
ملخص تنفيذي
مقدمة
الخلفية
الهدف
النتائج
المحاسبة والرقابة على ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة الملاحق 8 أ- النطاق والمنهجية التحليل الكمي بنود المملتكات المفقودة من الموقع المركزي في بغداد، العراق ل - الملاحظات الإدارية 12 ه- المختصرات 13 و - توزيع التقرير 14 أعضاء فريق التدقيق
لخلفية
هذا التقرير هو الأول في سلسلة من التقارير الناتجة عن مراجعتنا لإدارة عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث (LOGCAP I)، وأمر المهمة التابع له رقم TO 0044) 044).
يناقش هذا التقرير ترتيبات مسؤولية المحاسبة والرقابة العائدة لأصول التجهيزات العسكرية المستخدمة لمساندة سلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد، بالعراق. النطاق والمنهجية المستخدمان لإعداد هذا التدقيق يناقشان في الملحق أ. المختصرات المستخدمة في هذا التقرير مُبينة في
الملحق ه، كما أن أسماء فريق التدقيق مبينة في الملحق ز.
برنامج زيادة المسائدة اللوجيستية المدنية. أصدرت وزارة الجيش في 14 كانون الأول/ديسمبر 2001، العقد رقم DAAA09-02-D-0007، برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث 3) (LOGCAP II) إلى براون أند روت سيرفسز، وهي قسم من شركة كيلوغ براون أند روت. وهو "عقد تقديم خدمات للتسليم غير المحدد بكميات غير مُحددة، حسب لكلفة زائد عمولة، يقدم حسب الطلب، بتكاليف فعلية تتوقف على الاحتياجات المعيّنة (4). يقدم العقد المذكور زيادة الدعم المدني لعمليات القاعدة العسكرية ويساند عمليات الجيش الأميركي على أساس شامل.
عندما تُحدد وزارة الجيش "حدثاً" هاماً أو مطلباً لخدمة أو سلعة مُعيّنة، تُصدر أمر مهمة بموجب العقد المذكور لكي تتعامل بالتحديد مع احتياجات الأداء وشروط العقد بالنسبة للحدث المعيّن أو المطلب. يحتوي أمر المهمة عادة على بيان عمل خاص به كما وعلى تحديد مبلغ الا يجوز تجاوزه بالدولار.
(3) منح عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الأول LOGCAP I) إلى شركة كيلوغ براون أند روت سنة 1992 . ومنح
لعقد الثاني إلى شركة ديناكورب سنة 1997. منح كل من العقدين الأول والثاني لمدة 5 سنوات، في حين منح العقد الثالث لمدة 10 سنوات. (المصدر "الحرب باستخدام المصادر الخارجية""، مجلة بزنيس ويك أونلاين، 9 أيلول/سبتمبر 2003).
(4) تشمل المتطلبات النموذجية المتعلقة بهذا العقد أموراً مثل تقديم الخدمات لعمليات المعسكر (بناء المعسكر وصيانته، غسل الثياب، الإسكان، الضرورات الصحية، أسباب العيش، الخ...)، قوة الحماية (للمعسكر والعاملين)، النقل (للعاملين ولحركة البضائع وكذلك ظام الاستعمالات المشتركة للمركبات). الاحتياجات الإضافية تبدأ بإصدار أوامر من الزبون (وهي مشاريع محددة مطلوبة تقع ضمن النطاق الشامل لأمر المهمة ولكنها غير عامة بطبيعتها، مثلا، طلبات إنشاء معينة).
أمر المهمة رقم 0044. أصدرت وزارة الجيش أمر المهمة 0044 إلى شركة كيلوغ براون أند روت في 6 آذار/مارس 2003، لتقديم خدمات الدعم اللوجيستي والحياتي إلى المكاتب الإقليمية لسلطة الائتلاف المؤقتة المتواجدة في الشمال، والوسط الرئيسي، وجنوب الوسط:
والمناطق الجنوبية من العراق، وللمواقع التابعة لسلطة الائتلاف المؤقتة المُحدّدة في بيان لعمل. عندما تقوم شركة كيلوغ براون أند روت بتأدية المتطلبات المذكورة في أمر المهمة المُعيّن 0044، تقدم الفواتير عن التكاليف العائدة للخدمات. لغاية نيسان/ابريل 2004، أنجزت شركة كيلوغ براون أند روت أشغالاً بقيمة 5)308،529،772) دولار بموجب أمر المهمة 0044. أما كلفة الأشغال المنجزة والأشغال الإضافية المقدرة الجاري تنفيذها في إطار أمر لمهمة 0044، فتبلغ كما ذكرت شركة كيلوغ براون اند روت، 633 مليون دولار لغاية 27 آذار، مارس 2004.
إجراءات الرقابة على الممتلكات. سنة 2002، نشرت شركة كيلوغ براون أند روت إجراءات عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث (LOGCAP II) لتوثيق نظام إجراءات الرقابة على الممتلكات لديها دعماً للعقد المذكور. تُحدد إجراءات الرقابة على الممتلكات الخطوط الكبرى للإجراءات الموافق عليها للمحاسبة، والرقابة، وإجراء الطلبات المطبقة بالنسبة للممتلكات التي تزودها الحكومة وتلك التي امتلكها المقاول. تتطلب إجراءات الرقابة على الممتلكات من شركة كيلوغ براون أند روت إصدار بنود الممتلكات إلى ستعمليها على استمارات رقم 2062 لوزارة الجيش (إيصالات استلام يدوية) أو على ستمارة 3161 لوزارة الجيش (إيصالات استلام يدوية) من أجل تحقيق محاسبة دقيقة للممتلكات. وتتطلب إجراءات الرقابة على الممتلكات من مدراء إدارة الممتلكات في شركة كيلو غ براون أند روت القيام بتفتيش دوري لإيصالات الاستلام اليدوية هذه لتأمين الرقابة عليها. فهناك حاجة إلى تأمين مجموعة دقيقة وكاملة من إيصالات الاستلام اليدوية للتأكد من حسن حراسة الممتلكات ومن مواقعها بحيث تتمكن شركة كيلوغ براون أند روت إعداد الجردة السنوية المطلوبة 100 بالمئة للممتلكات.
(5)
نحن غير قادرون على المصادقة على المبلغ الوارد ذكره. كانت وكالة إدارة العقود الدفاعية عاجزة عن المصادقة على نظام تقارير الأكلاف العائدة للمقاول. هذا الموضوع مطروح ومناقش بالتفصيل في تقرير المفتش العام، سلطة الائتلاف المؤقتة، مراجعة برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث، أمر المهمة 0044، (المشروع - D2004-DCPAAC 0029، المؤرخ في 6 أيار /مايو 2004
الهدف
كان هدف التدقيق تقييم فعالية السياسات، والإجراءات، ومسؤوليات المحاسبة بخصوص الممتلكات، واليت تستخدم لاحتساب ورقابة التجهيزات العسكرية في المكاتب الفرعية، والمراكز الرئيسية، ومواقع المستودعات التابعة لسلطة الائتلاف المؤقتة.
المحاسبة والرقابة على ممتلكات سلطة الانتلاف المؤقتة قدرنا أن شركة كيلوغ براون أند روت لم تتمكن من احتساب 34) 6،975 بالمئة) من بنود صناف الممتلكات من ضمن جردة قدرها 20،531 بندا مقدرة قيمتها بأكثر من 61,1 مليون دولار. إضافة إلى ذلك، قدرنا أن 6,9) 1،425 بالمئة) من بنود الممتلكات كانت موجودة لكنها لم تكن مسجلة على إيصالات الاستلام اليدوية. علاوة على ذلك، لحظنا أن 28,8) 5،920 بالمئة) من إيصالات الاستلام اليدوية لم تكن في الملفات أو لم يجر إعدادها.
حصل ذلك لأن شركة كيلوغ براون أند روت لم تدر بصورة فعالة ممتلكات الحكومة.
وبالتحديد، لم تراقب شركة كيلوغ براون أند روت بالطريقة المناسبة بنود ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة. إضافة إلى ذلك، لم تكن سجلات الممتلكات لدى شركة كيلوغ براون أند روت دقيقة بصورة كافية أو متوفرة لاحتساب ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة بالطريقة لمناسبة. نتيجة لذلك، لحظنا أن ممتلكات تقدر بأكثر من 18,6 مليون دولار لم تحتسب بصورة دقيقة أو كانت مفقودة.
الموظف الإداري لعقود برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني قامت قيادة المعدات في الجيش الأميركي بتعيين وكالة إدارة العقود الدفاعية (DCMA) بصفته المسؤولة الإدارية لعقود البرنامج المذكور . تشمل مهمات المسؤول الإداري لعقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث (LOGCAP IID)، إنجاز السلطات الإدارية لممتلكات الحكومة.
القانون التنظيمي الفدرالي للممتلكات، الجزء 45، "ممتلكات الحكومة"، يفرض على مدير ممتلكات الحكومة بأن يراجع ويوافق على دقة، وفعالية نظام الرقابة لدى المقاول على الممتلكات وعلى التطبيق العام لها.
وعليه، قامت وكالة إدارة العقود الدفاعية، بمراجعة نظام رقابة الممتلكات التابع للعقد المذكور، في 15 كانون الأول/يناير 2003، ووافقت عليه. كانت الوكالة، علاوة على ذلك، مسؤولة عن القيام بتحليل سنوي لنظام رقابة الممتلكات. مراجعة تحليل نظام الرقابة على الممتلكات يشمل 15 وظيفة إدارية للممتلكات مثل سجلات الجرد، والجردات الحسية، وإجراءات الاستلام والتخزين. وفي حال وجد مدير ممتلكات الحكومة، خلال تحليل نظام الرقابة على لممتلكات، أن أي جزء من نظام الرقابة على الممتلكات لدى المقاول غير كاف، وجب على المقاول اتخاذ الإجراءات التصحيحية الضرورية قبل الموافقة من جديد على النظام.
ممتلكات سلطة الانتلاف المؤقتة المفقودة أو غير المحتسبة قدرنا أن شركة كيلوغ براون أند روت لم تتمكن من احتساب 34) 6،975 بالمئة) من بنود الممتلكات من ضمن جردة من 20،531 بنداً مقدرة قيمتها ب 61,1 مليون دولار. إضافة إلى ذلك، قدرنا أن 6,9) 1،425 بالمئة) من بنود الممتلكات كانت موجودة لكنها لم تكن مسجلة على إيصالات الاستلام اليدوية. علاوة على ذلك، قدرنا أن 28,8) 5،920 بالمئة) من إيصالات الاستلام اليدوية لم تكن في الملفات أو لم يجر إعدادها.
حليل كمي. لأجل تقييم فعالية محاسبة الممتلكات، تم استخدام عينات إحصائية عشوائية لتعيين البنود التي ستخضع للمراجعة، ولتقدير الفروقات بين سجلات جردة شركة بروان اند روت وبين بنود العينات المدققة. لقد انتقينا عيّنتنا من جردة مجموع البنود البالغة 20،531 بنداً المقدرة قيمتها ب 61,1 مليون دولار . خطة التحليل الكمّي والنتائج مُناقشة في الملحق ب.
دقة سجلات الممتلكات. كشف فحصنا ل 164 سجل للممتلكات، تمّ اختيارها عشوائياً، أن 52 بنداً من الممتلكات لم تكن مُحتسبة من جانب شركة كيلوغ براون أند روت أو كانت فقودة. ثمة قائمة بينود الممتلكات هذه مُبينة في الملحق ج. شملت البنود هذه مولدي كهرباء تقدر قيمتها بأكثر من 878،000 دولار، و 18 مركبة تقدر بأكثر من 1,1 مليون دولار.
حظنا أن شركة كيلوغ براون أند روت لم تحتسب 34) 6،975 بالمئة) من بنود الممتلكات من أصل جردة 20،531 بنداً تقدر قيمتها بأكثر من 61,1 مليون دولار.
كمالية سجلات الممتلكات. كشفت فحوصاتنا ل 85 بنداً من ممتلكات موجودة تمّ انتقاؤها عشوائياً، أن 13 بنداً لم تكن مسجلة في دفاتر الممتلكات. وتعقبنا ال 85 بنداً من الممتلكات الموجودة في دفاتر الممتلكات. شملت البنود ال 13، مولد كهرباء عُثر عليه في ساحة لمستودعات وتقدر قيمته ب 144،000 دولار، لم يكن بشأنه إيصال استلام يدوي أو مستند إصدار يشير إلى تاريخ وصول البند أو إلى كيفية استلامه. لحظنا أن 6,9) 1،425 بالمئة) من بنود الممتلكات كانت موجودة لكنها لم تكن مسجلة في إيصالات استلام يدوية.
وكشف فحصنا أيضاً أنه بالنسبة ل 12 من أصل 52 بنداً غير محتسب أو مفقود، لم يكن لدى شركة كيلوغ براون أند روت إيصالات استلام يدوية في الملف. كانت تستوجب سياسات الشركة المذكورة منها استكمال إيصالات الاستلام اليدوية أو إيصالات الاستلام المؤقتة الصادرة بالنسبة لجميع ممتلكات الحكومة. أن غياب إيصالات الاستلام تجعل من المستحيل،
أو على الأقل من الصعب، تعقب ممتلكات الحكومة إلى مستلمها الأصلي. وقدرنا أن 5،920 من إيصالات الاستلام اليدوية لم تكن في الملف أو لم يجر إعدادها.
الإشراف العام على ممتلكات الحكومة لم تجر إدارة ممتلكات الحكومة على يد شركة كيلوغ براون أند روت بطريقة فعالة، حيث أنها لم تراقب بنود ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة بصورة ملائمة، كما أن سجلاتها لم تكن دقيقة أو متوفرة بما فيه الكفاية لاحتساب بنود ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة بطريقة صحيحة.
إشراف وكالة إدارة العقود الدفاعية. لم تكن الوكالة على علم بالممتلكات غير المحتسبة أو المفقودة، وبالأخطاء المحتملة في سجلات الممتلكات لدى شركة كيلوغ براون أند روت. أكمل أعضاء فريق وكالة إدارة العقود الدفاعية في مكتب العراق/الكويت تحليل نظام الرقابة على الممتلكات للسنة المالية 2004 في شباط/فبراير 2004، وخلص فريق الوكالة إلى أن شركة كيلوغ براون أند روت قامت بإجراء جردات حسية ضمن فترة زمنية معقولة بالتناغم مع إجراءات شركة كيلوغ براون أند روت للرقابة على الممتلكات. لم تعيّن مراجعة وكالة إدارة العقود الدفاعية للجردة المادية أية أخطاء وخلصت إلى أن سجلات شركة كيلوغ براون أند روت ومستنداتها الداعمة كانت كاملة ودقيقة.
نتائج تدقيقنا لا تتوافق مع نتائج تحليل نظام الرقابة على الممتلكات لدى وكالة إدارة العقود لدفاعية. فخلافاً لنتائج الوكالة، كشفت مراجعتنا لدفاتر شركة كيلوغ براون أند روت المتعلقة بالرقابة على الممتلكات، استناداً إلى اعتماد تقنيات العينات الإحصائية، لغاية نيسان/أبريل 2004، علاوة على البنود غير المحتسبة أو المفقودة، أن 52) 27 بالمئة) من اصل 52 بنداً من الممتلكات غير محتسب أو مفقود وكان تمّ جرده لآخر مرة قبل ما بين 4 و 12 شهراً من تاريخ مراجعتنا. فمثلاً، تم جرد شاحنة نقل (البند رقم 15 في الملحق ج) آخر مرة 100 بالمئة، أو أنها شوهدت آخر مرة، في 27 أيار/مايو 2003، كما تم جرد أو مشاهدة جهاز النظام العالمي لتحديد المواقع (البند رقم 36 في الملحق ج) في 12 نيسان/إبريل 2003.
علاوة على ذلك، لم يكن على سجل لاقط قمر صناعي غير محتسب (البند رقم 31 في الملحق
ج) أي تاريخ لمعرفة متى تم جرده آخر مرة. ومع أن إجراءات مراقبة الممتلكات لدى شركة كيلوغ براون أند روت تتطلب إجراء جردات سنوية فقط، فقد أعلن موظفو الشركة أن سياستها الشركة كانت تنص على جرد جميع البنود مرة كل ثلاثة أشهر .
الاستنتاج
وعليه، قدرنا أن ممتلكات تزيد قيمتها عن 18,6 مليون دولار لم تكن محتسبة بدقة أو كانت مفقودة.
الإجراءات الإدارية التصحيحية بعد استكمال تدقيقنا ووفقاً لملاحظات إدارتها، قامت وكالة إدارة العقود الدفاعية بدور إيجابي نشط عن طريق مطالبتها شركة كيلوغ براون أند روت بإجراء جردة 100 بالمئة واحتساب جميع ممتلكات الحكومة التي بحوزتها. مثلاً، في وقت هذا التدقيق الأخير ، كانت وكالة إدارة لعقود الدفاعية تسعى إلى وتنسق مع شركة كيلوغ براون أند روت لاسترداد جميع المركبات لمفقودة. حدّدت وكالة إدارة العقود الدفاعية مواقع 3 من المركبات المفقودة وكانت في طور ستردادها من مستخدميها غير المُرخصين. علاوة على ذلك، ولغاية 4 أيار/مايو 2004، كانت هناك 113 مركبة لم يتم استردادها من مستخدميها بعد انقضاء فترة الأسبوعين المحددة لإرجاعها. استردت وكالة إدارة العقود الدفاعية مركبتين من أصل 133 مركبة مخالفة.
تخذت وكالة إدارة العقود الدفاعية، بمساعدة شركة كيلوغ براون أند روت، مبادرة استكمال تقارير المسح. مثلاً، أصدرت وكالة إدارة العقود الدفاعية 15 تقريراً حول ممتلكات حكومية مفقودة، متضررة أو مدمرة، لأجل استرداد أكلافها من الموظفين الذين أساعوا استخدام الممتلكات. وطالبت وكالة إدارة العقود الدفاعية أيضا مدير اللوجيستية ومدير الموظفين لدى سلطة الائتلاف المؤقتة بتشكيل هيئة لمعالجة تقارير المسح هذه.
التوصيات، والملاحظات الإدارية واستجابة التدقيق نوصى بأن يقوم قائد وكالة إدارة العقود الدفاعية في العراق:
1. بالتأكد من أن تحليلاً دقيقاً لنظام مراقبة الممتلكات قد تم بعد أن تكون الإجراءات التصحيحية الجارية قد استكمات.
2. بإجراء مراجعة شاملة لممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد، العراق، لتحديد أماكن وجود الممتلكات المفقودة. بعد إنجاز المراجعة، يتعيّن على وكالة إدارة لعقود الدفاعية السعي إلى استرداد تكاليف المعدات المفقودة من الموظفين المسؤولين. أضف إلى ذلك، يتوجب على وكالة إدارة العقود الدفاعية المبادرة إلى تخاذ إجراءات الاسترداد أو التعويض المناسبة من شركة كيلوغ براون أند روت في حال قصّرت هذه الأخيرة عن الإيفاء بموجباتها التعاقدية.
الملاحظات الإدارية. لم توافق وكالة إدارة العقود الدفاعية، زاعمة أن أغلبية البنود العيّنية الواردة على انها غير محتسبة، وتم تحديد أماكنها في ما بعد وما كان يجب أن تعتبر أخطاء.
لم تعلق وكالة إدارة العقود الدفاعية على التوصيات. ملاحظات الإدارة مبيّنة في الملحق د.
ستجابة التدقيق. ملاحظات إدارة العقود الدفاعية لم تكن مستجيبة. غير أن الإدارة أشارت في ردها، إلى أن هناك إجراءات تصحيحية مزمع تطبيقها، وهذه، بصورة عامة، تستجيب لمتوصية رقم 1. ومع أن الإدارة لم تعلق على التوصية رقم 2، فإننا لا نزال نعتقد آن التوصية 2 لا زالت صالحة. سوف نعمل مع ممثلي وكالة إدارة العقود الدفاعية لأجل التوصل إلى حل يرضي الطرفين. ردودنا على ملاحظات الإدارة المعيّنة واردة أدناه.
بيان الإدارة. "عدم الموافقة قائم على كون العينات التي تمّ جردها من بنود ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA) لا تمثل مجموع البنود، ولذا لا يمكن قبول أية استنتاجات، أو توصيات أو نتائج. خلال التدقيق، تم جرد 164 بندا من الممتلكات تم انتقاؤها عشوائيا كان من بينها 32) 52 بالمئة) بنداً من البنود مفقودة أو غير محتسبة حسب المفتش العام في سلطة الائتلاف المؤقتة. غير أن مراجعة للنتائج من جانب وكالة إدارة العقود الدفاعية عيّنت وجود مشاكل بصدد هذه العيّنات. فمن أصل العشرين (20) بندا الأكثر كلفة التي تقرر أنها مفقودة، كانت هناك ثلاث (3) بنود ما كان يجب أن تكون في العينات، وثلاثة (3) بنود لم يكن بالإمكان تعقبها في دفتر الممتلكات الرئيسي الذي كان من المفترض أن تكون العينات قد
أخذت منه. علاوة على ذلك، تم تحديد أماكن وجود البنود الأربعة عشر (14) المتبقية حسياً من جانب وكالة إدارة العقود الدفاعية." ستجابة التدقيق. نحن لا نوافق على استنتاجات وملاحظات الإدارة. فالممتلكات لم يتم لعثور عليها خلال التدقيق على الرغم من عدة محاولات من جانب المدققين لتحديد أماكن وجودها، بالتعاون مع موظفي كل من شركة كيلوغ براون أند روت ووكالة إدارة العقود الدفاعية.
تم إجراء التدقيق مع سجل دفتر الممتلكات الذي قدمته شركة كيلوغ براون أند روت. شاركت وكالة إدارة العقود الدفاعية بتزويدنا بالمعطيات. إدعاء الإدارة بأن التدقيق تم على أساس معطيات غير دقيقة هو، في الواقع، تأكيد جديد على أن سجلات الممتلكات لم تكن كافية لإدارة الممتلكات بفعالية. علاوة على ذلك، إذا كان المدققون قد زوّدوا بدفتر الممتلكات غير الصحيح وقيموه، فأن وكالة إدارة العقود الدفاعية لم تشرح كيف استطاع المدققون العثور على 114 بنداً (68 بالمئة) من البنود.
تؤكد وكالة إدارة العقود الدفاعية آن ثلاث بنود ما كان يجب آن تكون في العيّنات لانها لم تكن قابلة للاحتساب في عقد LOGCAP. غير أن وكالة إدارة العقود الدفاعية لم تشرح لماذا كانت هناك ممتلكات غير قابلة لاحتسابها بحوزة المقاول ولكنها مسجلة في دفتر الممتلكات لديه. هذا الوضع هو مثال إضافي على الأخطاء الواردة في سجل الممتلكات القابلة للمحاسبة. يضاف إلى ذلك أن وكالة إدارة العقود الدفاعية لم تعترف أنه في مناسبات عدة حاول المدققون تحديد أماكن الممتلكات بمساعدة ممثلي وكالة إدارة العقود الدفاعية أو شركة كيلوغ براون أند روت أو الاثنين معاً. كانت لدى هؤلاء الممثلين ما يكفي من الفرص، خلال سير التدقيق، للإشارة إلى أية مشاكل بالنسبة للمعطيات، لكنهم لم يفعلوا.
تزعم وكالة إدارة العقود الدفاعية أيضاً أن ثلاث بنود انتقاها المدققون للمراجعة، من دفتر لممتلكات الذي زودتنا به شركة كيلوغ براون أند روت، بغرض التدقيق لم يكن بالإمكان تعقّبها في دفتر الممتلكات الحالي. لقد أعطينا وكالة إدارة العقود الدفاعية نسخاً عن سجل دفتر الممتلكات الذي أعطي لنا لأجل التدقيق تتعلق بالبنود موضع البحث. أننا قلقون بخصوص هذه لمعلومات الجديدة. يدّل ادعاء الإدارة، بالتحديد، على احتمال أن تكون سجلات الممتلكات قد قلت من دفتر الممتلكات دون معرفتها أو موافقتها، وبسبب الغياب المتواصل للرقابة. أننا عتقد أن النظام الذي يسمح بأن تحذف منه بنود، وبأن لا تكون وكالة إدارة العقود الدفاعية
على علم بالتغيرات، يحتاج إلى فحص وتحليل دقيقين من خلال التحليل المقترح لنظام الرقابة على الممتلكات لدى وكالة إدارة العقود الدفاعية.
أخيراً، أشارت وكالة إدارة العقود الدفاعية في استجابتها إلى أنها اتخذت الإجراءات التصحيحية عند تحديدها لأماكن وجود 14 بنداً من البنود المشار إليها أنها مفقودة في التدقيق.
هذا العمل يدل في نظرنا على قبول استنتاجات وتوصيات ونتائج التقرير . ومع أننا لم نتحقق من وجود البنود ال 14 التي عثر عليها، فأننا نشيد بوكالة إدارة العقود الدفاعية لاتخاذها الإجراءات لتحديد أماكن وجود البنود المفقودة.
بيان الإدارة. "ينص التدقيق على أن 85 بنداً تم انتقاؤها عشوائياً وأن 13 بنداً منها لم تكن مسجلة في دفتر الممتلكات. لم تكن هناك وثائق اسنادية، لذلك لا يمكننا التعليق على هذه الدقة.
كيف يمكن تقدير وجود 1,400 بند دون أن يكون بالإمكان تحديد السجلات المحاسبية؟ لا ظهر الملحق ج [الآن المحلق ب] أي تصّور إحصائي لهذا التقدير." استجابة التدقيق. ناقشنا بداية مسودة تقريرنا مع الإدارة في 11 تموز /يوليو 2004 . لم نكن على علم أن الإدارة طالبت بمعطيات إضافية للتعليق بالكامل على تقريرنا لغاية اجتماعنا الثاني في 17 تموز /يوليو 2004. غير أننا زوّدنا الإدارة بالمعطيات المذكورة وأدخلنا التحليل الإحصائي الإضافي في الملحق ب.
بيان الإدارة. "نص التدقيق على أن 12 بنداً من أصل 52 بنداً مفقود لم تكن على إيصالات ستلام يدوية مناسبة، وهكذا تم تقدير أن 36) 22 بالمئة) من جميع بنود شركة كيلوغ براون أند روت لم يكن لها إيصالات استلام مناسبة. فكما هو معلن أعلاه، أننا لا نعتقد أن عيّنتكم صالحة وهي بالتالي لا تمثل مجموع البنود." استجابة التدقيق. لقد قيّمنا المعطيات التي زودتنا بها شركة كيلوغ براون أند روت ووكالة إدارة العقود الدفاعية، وعملنا عن كثب مع المنظمتين في محاولة لتحديد مواقع الممتلكات المفقودة. تدقيقنا وتقييماتنا دقيقة وتمثل وضع سجلات الممتلكات في وقت التدقيق. علاوة على ذلك، لم تقدم وكالة إدارة العقود الدفاعية آية آدلة تدعم زعمها بأن العينة غير صالحة. ومع هذا، فإن إجراءات الإدارة التي تلت تقريرنا جديرة بالثناء لكنها لا تغيّر الأحوال التي وجدناها خلال إعداد التقرير .
10
بيان الإدارة. "اتخذت وكالة إدارة العقود الدفاعية مقاربة متفاعلة لأجل حل قضايا مسؤولية المحاسبة للممتلكات العائدة لأمر المهمة 0044 المتعلق بعقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث LOGCAP II). تشمل هذه المبادرات مطالبة شركة كيلوغ براون أند روت بإعداد الجردة السنوية المطلوبة 100 بالمئة للممتلكات، التي يجب أن تكون جاهزة في 30 أيلول/سبتمبر 2004، مع برمجة تحليل لنظام مراقبة الممتلكات (PCSA) ابتداء من 16 آب/أغسطس 2004، ومشاركة كاملة في الفريق الثانوي لوزارة الدفاع/وزارة الخارجية حول مسؤولية محاسبة الممتلكات." ستجابة التدقيق. الإجراءات التي ذكرتها وكالة إدارة العقود الدفاعية في استجابتها تشير إلى قبول استنتاجات وتوصيات ونتائج التقرير . أننا نشيد بوكالة إدارة العقود الدفاعية لاتخاذها الإجراءات السريعة لمعالجة نواحي العجز المُعيّنة في تدقيقنا.
11
لملحق أ- النطاق والمنهجية
قمنا بأعداد التدقيق المالي ابتداءً من نيسان/إيريل إلى أيار /مايو 2004 وفقاً لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة عموماً.
لقد حصلنا على نسخة من دفتر الممتلكات لدى شركة شركة كيلوغ براون أند روت في 17 نيسان/إبريل 2004. كان الدفتر يحتوي على 20،531 بندا تمتلكها سلطة الائتلاف المؤقتة ومتواجدة في بغداد، بالعراق. كانت قيمة هذه البنود تقدر ب 61،695،140 مليون دولار .
قد انتقينا عشوائيا، بدون استبدال، عينات 164 بنداً من ممتلكات سلطة الائتلاف المؤقتة من قاعدة بيانات دفتر الممتلكات وانتقينا 85 بنداً عيّنياً عكسياً (6) من 3 لغاية 27 نيسان/إبريل 2004. انظر الملحق ب بالنسبة للخطة الإحصائية والنتائج المقدرة.
لقد أجرينا أيضا مقابلات مع مدراء شركة كيلوغ براون أند روت ومع مسؤولي حراسة لمعدات في سلطة الائتلاف المؤقتة لتحديد ما إذا كانت جميع أصول السلطة موجودة على سجلات محاسبية. ثم راجعنا سجلات شركة كيلوغ براون أند روت لتحديد ما إذا كانت الجردة لسنوية قد استكملت وإذا كان أحد ما قد وقّع على إيصالات الاستلام باليد لتأكيد قبوله القيام بمهمة الحراسة. أخيراً، راجعنا الإجراءات المحاسبية لتسجيل وجرد ومطابقة الأصول والمعاملات لاختبار المراقبة الداخلية.
(1) انتقينا للمراجعة 80 بنداً حسب أسلوب صالح إحصائياً وانتقينا 5 بنود (صالحة للحكم على أساسها فقط على 80 بنداً انتقيت عشوائياً.
12
ستخدام المعطيات المعالجة على الكمبيوتر. اعتمدنا على المعطيات المعالجة على الكمبيوتر الموجودة في ملف قاعدة بيانات ممتلكات شركة كيلوغ براون أند روت. قارنا المعطيات الناتجة (معطيات الخرج) مع الجردات الحسية لمصادقة دقة المعطيات، وراجعنا منتجات الخرج في ما يخص استكمالها، والأخطاء الواضحة، ومدى عقلانيتها. وعلى الرغم من أن دفتر ممتلكات شركة كيلوغ براون أند روت لم يكن كاملاً، فإننا نعتقد أن الاستنتاجات والتوصيات الواردة في هذا التقرير صحيحة إذا ما تم أخذ الأدلة الأخرى المتوفرة بعين الاعتبار، 13
الملحق ب - التحليل الكمي
يناقش هذا الملحق خطتين كميتين. تهدف الخطة الأولى إلى تحديد دقة سجلات الجردة، وتحدد لخطة الثانية دقة البنود الواردة في الجردة على الأرض مقابل بنود الجردة الواردة في سجلات الممتلكات.
الخطة الكمية
الهدف: هدف التدقيق تحديد دقة سجلات الجردة. تم استخدام أخذ العينات الإحصائية لتعيين البنود لأجل مراجعة وتقدير الفروقات بين السجلات التي تم تدقيقها وسجلات الجردة.
الأصول: توفر لنا برنامج كمبيوتر Excel file CPA xls، تضمّن مجموع بنود الجردة البالغة 20،531 بنداً والتي تمثل مبلغ 61 ،140،695 دولار من الجردة.
لقياسات: قياسات خطة أخذ العينات لهذا المشروع هي الفروقات في سجلات الجردة والبنود لمدققة التي لا يمكن الاستناد إليها.
لباراميترات: وافقنا على استخدام مستوى ثقة بمعدل 90 بالمئة لكل تقدير .
خطة العينات
تمّ اعتماد تصميم لأخذ العينات مؤلف من طبقات (طبقي) ذات مرحلة واحدة. تم تنضيد البنود طبقياً حسب أسعار الجردة كالآتي:
14
العيّنة
مجموع البنود
$
$
العدد
العدد
الطبقة
>$500k
2،939،450
2،939،450
>S100K <=$500k
42
6،800،669
30
9،691،447
>$25<=$100k
513
30
984،599
18،714،308
>$450<=$25k
8،999
193،405
27،831،748
>50<=$450k
.5
10،973
1،963،743
8،267
164
61،140،695
10،926،389
20،531
المجموع
تم انتقاء العينات عشوائياً عن طريق استخدام عينة عشوائية بسيطة دون منهجية استبدالية.
متخدمت وظيفة برنامج كمبيوتر Excel 2000 RANDO لتأمين العشوائية في البنود. تمّ انتقاء 164 بنداً عشوائياً للعيّنة.
التحليل الإحصائي والتفسير
ستنادا إلى نتائج التدقيق، احتسبنا التقديرات الإحصائية التالية لل 20،531 بنداً في الجردة من مجموع البنود كما يلي:
90 بالمئة فاصل الثقة بينية الحد الأدنى الحد الأعلى نقطة التقدير 8،419 5،531 6،975 الأخطاء %41 %34 مُعدّل الخطأ 26,9% ننا على ثقة بنسبة 90 بالمئة بأن إجمالي كمية الأخطاء تتراوح بين 5،531 و 8،419 وأن معدل الخطاء يتراوح بين 26,9% و 41%.
قدرنا إحصائيا قيمة مجموع الأخطاء من مجموع البنود البالغة قيمتها 61،140،695 دولار كما يلي:
15
90 بالمئة فاصل الثقة بينية نقطة التقدير الحد الأعلى الحد الادنى الأخطاء 1 1،062،543دولار 18،628،047 دولار 26،193،552 دولار ننا على ثقة بنسبة 90 بالمئة بأن إجمالي الأخطاء بالدولار تتراوح بين 1 1،062،543و 26،193،552 دولار .
علاوة على ذلك، قدّرنا إحصائيا مجموع عدد الأخطاء في الإيصالات اليدوية العائدة ل 20،531 بنداً في الجردة من مجموع البنود كما يلي:
90 بالمئة فاصل الثقة بينية لحد الأعلى نقطة التقدير الحد الأدنى 5،920 الأخطاء 4،537 7،302 مُعدّل الخطأ 28,8 35,6% 22,1% اننا على ثقة بنسبة 90 بالمئة بأن إجمالي كمية الأخطاء في إيصالات الاستلام يتراوح بين 4،537 و 7،302، وأن معدل الخطاء يتراوح بين 22,1% و 35,6%.
التوثيق، والتقديمات، والدفاع عن النتائج لقد قدّمنا وثائق الاحتساب لأوراق العمل، وسوف نساعد في إعداد معلومات الملحق التقني لهذا التقرير. وإذا اقتضت الحاجة، سوف نجيب عن الأسئلة أو على التحديات المتعلقة بالخطة الكمية، وبالتحليل، أو بالنتائج.
الخطة الكمية
الهدف: هدف التدقيق تحديد دقة بنود الجردة الموجودة على الأرض مقابل بنود الجردة في سجلات الممتلكات. يُستخدم أسلوب أخذ العينات الإحصائية لتعيين البنود اللازمة لأجل مراجعة وتقدير الفروقات بين السجلات المدققة وسجلات الجردة.
إجمالي البنود: تمّ تزويدنا ببرنامج كمبيوتر Excel file CPA. xls، تضمّن إجمالي بنود الجردة البالغة 20،531 بندا.
16
لقياسات: قياسات خطة أخذ العينات لهذا المشروع هي الفروقات بين بنود الجردة التي تم تدقيقها وبين بنود الجردة في سجلات الممتلكات التي لا يمكن الاستناد إليها.
لباراميترات: وافقنا على استخدام مستوى ثقة بحدود 90 بالمئة لكل تقدير .
خطة العيّنات
تم استخدام تصميم عشوائي بسيط لأخذ العينات. تكونت مجموعة البنود من 20،531 بندا في الجردة، وتكوّن حجم العيّنة من 80 بنداً انتقيت عشوائياً من الجردة.
وقد انتقينا عشوائياً، ودون استبدال، بنود من الجردة مستخدمين قائمة من أعداد صحيحة (أو كاملة) من بين 1 و 360 تمثل درجات على بوصلة يدوية، وكذلك أعداد صحيحة مصاحبة له من بين 1 و 100 تمثل مسافة خطية انطلاقا من نقطة مركزية. تم توليد الأرقام العشوائية .SAS Version 8 عن طريق استخدام برنامج انتقينا عشوائياً بنود من كل موقع تدقيق استخدم في الدفتر بالمقارنة مع عيّنة على الأرض.
في كل موقع، كان يتم تحديد أقرب مكان مكن من النقطة المركزية لمعظم الجردات. كان بحدّد اتجاه الشمال عن طريق استخدام بوصلة يدوية. بعد تحديد اتجاه الشمال، كان يتم اختيار الرقم العشوائي التالي الذي يمثل اتجاه الدرجة التي يتم عندها اختيار العيّنة. كان الرقم لعشوائي في العامود الثاني يمثل المسافة الدنيا للسير قبيل انتقاء بند ما كعيّنة. في حال لم يتم مصادفة بند جردة عند تلك المسافة، كان يتم انتقاء أول بند جردة يتم لقاؤه بعد قيمة المسافة مباشرة لأخذ العينات منه. وفي حال لم يكن البند ضمن نطاق التدقيق لسبب ما، مثل كون جردة الزبون تحتل المساحة الأرضية، ولكن مع وجود بند على مقربة من المكان، كان يتم نتقاء ذلك البند القريب.
وفي حال لم يوفر اتجاه البوصلة اليدوية والمسافة الخطية أية بنود، كنا نعود إلى النقطة المركزية ونستخدم العدد العشوائي التالي في السلسلة. جميع الانتقاءات العشوائية كانت تبدأ عند النقطة المركزية، وفي الحالات التي كانت فيها مسافة البنود الأبعد تتعدى ماية قدم، قدّرنا المسافة، وقسمناها على 100، واستخدمنا ذلك العامل لتحديد مسافة العدد العشوائي لهذا الموقع.
17
التحليل الإحصائي والتفسير
استناداً إلى نتائج التدقيق، احسبنا التوقعات الإحصائية التالية بالنسبة ل 20،531 بنداً جردة من مجموع البنود.
90 بالمئة فاصل الثقة بينية الحد الأدنى 1،425 الأخطاء معدل الأخطاء 6,9% اننا على ثقة بنسبة 90 بالمئة بأن إجمالي كمية الأخطاء هو 1،425 على الأقل وأن معدل لخطاء هو 6,9% على الأقل.
التوثيق، والتقديمات، والدفاع عن النتائج قد قدّمنا وثائق الاحتسابات لأوراق العمل، وسوف نساعد في إعداد المعلومات للملحق التقني هذا التقرير. وإذا دعت الحاجة، سوف نجيب عن الأسئلة أو على التحديات المتعلقة بالخطة الكمية، أو التحليل، أو النتائج.
18
الملحق ج - بنود الممتلكات المفقودة من الموقع المركزي في بغداد، بالعراق ممتلكات التسمية سعر تاريخ رقم الكلفة حكومية الجردة ل055087 734،863 2004/29/2 مولد كهرباء 175 ك ف أ 255،000 شاحنة خدمة 4 x4 مُصفحة ل084329 2004/21/3 255،000 شاحنة خدمة 4 x 4 مُصفحة ل084332 2004/21/3 150،000 ل050475 شاحنة خدمة 2004/21/3 5 144،000 ل052870 2004/29/2 مولد كهرباء 648 ك ف أ ل180053 45،000 شاحنة 8 أطنان 2003/8/12 36،580 شاحنة خدمة ل049795 2004/21/3 36،580 شاحنة خدمة ل049632 2004/21/3 نعم ل045483 35،000 شاحنة خدمة كلا 2120013/3/10 10 35،000 شاحنة خدمة كلا ل036346 12003/24/10 11 35،000 كلا ل127019 2003/18/11 شاحنة بيك آب 12 34،629 ل055305 شاحنة خدمة 4 x 4 نعم 2004/21/3 32،500 13 شاحنة خدمة 4 x 4 ل137842 2004/21/3 نعم 14 31،900 شاحنة خدمة 4 x 4 ل137818 2004/21/3 نعم 15 30،470 ل059598 شاحنة خدمة 4 x 4 12003/27/5 نعم 16 29،010 ل059586 شاحنة خدمة 2004/21/3 نعم 17 ل055031 27،047 شاحنة خدمة نعم 2004/21/3 25،900 18 ل137898 شاحنة سعة 2,5 طن 2004/21/3 نعم 25،500 19 ل025004 شاحنة خدمة SUV) 4 x 4) 12003/14/10 نعم 22،110 20 2004/21/3 شاحنة خدمة 4 x 4 ل055434 نعم 21 كلا 10،000 2004/4/1 ل170974 وحدة مبيت وطعام 20 x 8 قدم
52) 2722 بالمئة) من أصل 52 بنداً مفقوداً عند تاريخ جردها 100 بالمئة يعود لأكثر من أربعة اشهر 19
ممتلكات
التسمية
إيصال
سعر
رقم
تاريخ
الكلفة
حكومية
استلام
الجردة
باليد
22
2،049
ل058301
12003/5/8
كمبيوتر محمول
نعم
2،049
ل058174
23
كمبيوتر محمول
نعم
122003/13/10
ل012805
1،600
24
12003/13/10
نعم
راديو محمول
25
كلا
1،553
ل013844
كمبيوتر محمول
102003/3/8
1،298
26
ل072000
12003/1/8
كمبيوتر محمول
نعم
ل071594
1،298
27
كلا
12003/2/8
كمبيوتر محمول
28
1،298
ل072430
12003/5/8
كمبيوتر محمول
29
1،200
ل012760
112003/8/7
مضخة لمياه الصرف 3 إنش
30
594
ل053195
خوذة ضد القذائف
2004/30/3
نعم
(**)
31
..5
ل057709
لاقط أقمار صناعية
نعم
500
32
كلا
ل092264
2003/1/12
راديو هاي فاي
369
33
ل113054
2004/17/2
نعم
سترة ضد القذائف بتصفيح فولاذي قياس كبير جداً 369 34 ل 113327 نعم 2004/14/3 سمترة ضد القذائف بتصفيح فولاذي قياس كبير 35 334 ل198816 نعم 2004/11/2 شاحنة يدوية قلابة 294 36 ل0 50009 12003/12/4 نعم نظام عالمي لتحديد المواقع 37 150 د 19425 كلا طاولة مكتب 1212003/25/7 د27102 150 38 كلا
2)2003/5/9
طاولة مكتب بدرجين
150
د 19252
39
قاعدة طاولة مكتب
2004/20/2
نعم
120
40
د 30442
2003/9/12
نعم
مبرد نجارة بأربعة أدراج
115
د 26569
41
نعم
طاولة قابلة للطي 6 أقدام
1212003/4/8
110
د27306
42
نعم
112003/4/9
طاولة مكتب بثلاثة أدراج
د27634
كلا
43
98
12003/14/9
خزانة ملفات بأربعة أدراج
(**) بند مفقود بدون تاريخ لتعيين متى جرى جردها لآخر مرة.
20
ممتلكات
التسمية
إيصال
رقم
سعر
تاريخ
حكومية
الكلفة
استلام
الجردة
د 27202
75
44
112003/19/8
نعم
كرسي مكتب دوار مع ظهر
مرتفع
45
د 19389
كلا
75
112003/26/8
كرسي مكتب دوار مع ظهر
مرتفع
75
د 27788
46
12003/17/9
نعم
كرسي مكتب مع ظهر مرتفع
75
د27852
47
12003/17/9
نعم
كرسي مكتب مع ظهر مرتفع
35
ل072513
48
جهاز تشغيل الأقراص المرنة
122003/2/6
نعم
للكمبيوتر
49
ل073208
35
نعم
جهاز تشغيل الأقراص المرنة
102003/2/7
للكمبيوتر
50
ل072863
35
جهاز تشغيل الأقراص المرنة
نعم
12003/5/8
للكمبيوتر
51
35
ل072887
جهاز تشغيل الأقراص المرنة
12003/5/8
نعم
للكمبيوتر
ل 072884
52
35
جهاز تشغيل الاقراص المرنة
نعم
112003/5/8
للكمبيوتر
21
الملحق د - ملاحظات الإدارة وكالة إدارة العقود الدفاعية وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق سلطة الائتلاف المؤقتة (DCMA)
APO AE 09316
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق 19 تموز /يوليو، 2004 مذكرة إلى المفتش العام لدى سلطة الانتلاف المؤقتة لموضوع: ملاحظات الإدارة حول مسودة تقرير التدقيق حول المحاسبة والرقابة العائد لأمر المهمة 44، أصول التجهيزات العسكرية لسلطة الائتلاف المؤقتة في بغداد.
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق، لم توافق على مسودة تقرير التدقيق رقم 005-04 عدم الموافقة قائم على كون العينة التي تم جردها من البنود التي تملكها سلطة الائتلاف المؤقتة لا تمثل مجموع البنود، ولذا لا يمكن قبول أية استنتاجات، أو توصيات أو نتائج. خلال التدقيق، تمّ انتقاء عشوائي ل 164 سجل للممتلكات بينها 52 بنداً (32 بالمئة) ذكر المفتش العام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة أنها كانت مفقودة أو غير محتسبة (أو محددة). غير أن مراجعة وكالة إدارة العقود الدفاعية للنتائج عيّنت المشاكل المتعلقة بالعيّنات. فمن أصل العشرين (20) بنداً الأكثر كلفة التي قيل أنها مفقودة، كانت هناك ثلاثة (3) بنود ما كان يجب أن تكون في العيّنة، وثلاثة (3) بنود لم يكن بالإمكان تعقب وجودها في دفتر الممتلكات الأساسي حيث كان من المفترض أن العيّنة قد أخذت منه. علاوة على ذلك، تم التعرف على أماكن البنود الأربعة عشر (14) المُتبقية من جانب وكالة إدارة العقود الدفاعية.
22
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق 19 تموز /يوليو، 2004
3- المسائل المحددة التي هناك خلاف حولها مع مسودة تقرير التدقيق واردة أدناه:
دقة سجلات الممتلكات: ينص التقرير على أنه من أصل 164 بنداً اختيرت عشوائياً لأجل الجردة، كان هناك 52 بنداً (32 بالمئة) مفقوداً. لم تشارك وكالة إدارة العقود الدفاعية ولا شركة كيلوغ براون أند روت في إجراء كامل الجردة، ولم تطلع وكالة إدارة العقود الدفاعية إلا مؤخراً على النتائج النهائية.
غير أن الوكالة تمكنت، خلال ثلاثة أيام فقط، من تحديد أماكن أو احتساب البنود العشرين الأكثر كلفة التي تشكل 98 بالمئة من القيمة الإجمالية.
مولدا كهرباء بقيمة تفوق 800،000 دولار - المولد بقوة
(1)
1750 ك ف أ (ملك الحكومة (GP) # L055087) موجود في
مستودع شركة كيلو غ براون أند روت، وتم لمسه مادياً. المُولد بقوة 648 ك ف أ (GP)# L052870) موجود في الكويت
بغرض الإصلاح (الوثائق متوفرة).
(2)
ثمانية عشر مركبة بقيمة 1,1 مليون دولار -
• مركبتان (GP# L084332, GP#L084329) (2) هما ملك
وزارة الخارجية وليستا ملك عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني (LOGCAP). تقوم شركة كيلوغ
براون أند روت بصيانة هاتين المركبتين وليست مسؤولة عن المحاسبة حول ملكيتهما.
23
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق 19 تموز /يوليو، 2004 الموضوع: ملاحظات الإدارة حول مسودة تقرير التدقيق المتعلق بمسؤولية المحاسبة والرقابة لأمر المهمة 44 لأصول التجهيزات العسكرية لسلطة الانتلاف المؤقتة في بغداد.
• مركبة واحدة (GP#L137842) (1) هي ملك CID وليست ملك عقد برنامج زيادة
الدعم اللوجيستي المدني (LOGCAP). تقوم شركة كيلوغ براون أند روت فقط بصيانة
هذه المركبات وهي ليست مسؤولة عن المحاسبة بخصوص هذه الممتلكات.
• مركبة واحدة (GPHL127019) (1) لا تحمل الرقم الصحيح لممتلكات الحكومة. الرقم
الصحيح الذي يسمح بالتعرف على المركبة هو (GP# L137017) وقد أرسل بالطريقة
المناسبة.
• مركبتان (GPHL180053) (2) و GPH) ليستا في قاعدة بيانات شركة
كيلوغ براون أند روت الرئيسية، حيث كان من المفترض أن يجري أخذ العيّنة منها.
لا يمكننا التحقق من أين جاءت أرقام الممتلكات الحكومية هذه.
GP# L045483, GP# L055305, GP# L137818) مركبات (4) اربع •
و ) موجودة في موقف السيارات الموقت ( ) كيلوغ براون أند روت وتم لمسها مادياً.
• مركبة واحدة (GPHL050475) (1) موجودة ضمن خطوط الموقف المشترك
المسيارات التابع لشركة كيلوغ براون اند روت.
GP# L049795, GP# L059598, GP# L049632, GP# L036346) مركبات (6) ست •
و GP4L137898) هي في طور المصادقة على الإرسال.
• مركبة واحدة (GPHL055434) (1) هي في طور الإرسال المتأخر.
24
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق 19 تموز /يوليو، 2004 نظراً إلى عدد الفوارق في العينة (أرقام GP الخاطئة، المركبات التي تم تعيينها وليست من الممتلكات التي يديرها عقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني (LOGCAP)، وكذلك كوننا حددّنا بسهولة في الواقع مواقع البنود العشرين (20) في رأس القائمة والتي قيل أنها مفقودة، نعتقد أن عينتكم غير صالحة ولذا فهي لا تمثل مجموع البنود.
كمالية سجل الممتلكات. ينص تقرير التدقيق على أن 85 بنداً تم انتقاؤها بصورة عشوائية وأن 15) 13 بالمئة) بنداً لم تكن مسجلة في دفتر الممتلكات. لم تتوفر لهذا القول وثائق اسنادية، لذلك لا نستطيع التعليق على دقتها. كيف تمّ التوقع أن 1400 بنداً كانت موجودة ولم تكن محددة في السجلات القابلة للمحاسبة؟ الملحق ج لا يُظهر أية توقعات إحصائية لهذا التقدير .
إيصالات الاستلام اليدوية. يعلن التدقيق أن 12 من أصل 52 بنداً مفقوداً لم تكن مبينة على إيصالات استلام يدوية صحيحة، وهكذا فإن 36- 22 بالمئة من جميع بنود شركة كيلوغ براون أند روت قُدرت على أنه لم يصدر لها إيصالات استلام يدوية.
كما أعلنا أعلاه، نحن لا نعتقد أن عينتكم صالحة، وهي بالتالي لا تمثل مجموع البنود.
25
وكالة إدارة العقود الدفاعية بالعراق 19 تموز /يوليو، 2004 الموضوع: ملاحظات الإدارة حول مسودة تقرير التدقيق المتعلق بمسؤولية المحاسبة والرقابة لأمر المهمة 44 لأصول التجهيزات العسكرية العائدة لسلطة الانتلاف المؤقتة في بغداد.
إشراف وكالة إدارة العقود الدفاعية. اتخذت وكالة إدارة العقود الدفاعية مقاربة متفاعلة لحل مسائل مسؤولية المحاسبة حول الممتلكا (AD) المرتبطة بأمر المهمة 44 التابع لعقد برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني الثالث LOGCAP IID). تشمل هذه المبادرات مطالبة شركة كيلوغ براون أند روت القيام بجردة 100 بالمئة يجب أن تنتهي في 30 أيلول/سبتمبر 2004، وإجراء برمجة تحليلية لنظام الرقابة على الممتلكات (PCSA) بدءاً من 16 آب/أغسطس 2004، ومشاركة كاملة في الفريق الانتقالي من الباطن حول المحاسبة حول الملكية التابع لوزارة الدفاع/وزارة الخارجية.
2- في حال كانت لديكم أسئلة، الرجاء الاتصال بالموقع أدناه على الهاتف رقم:
703) 343-8183)
آينسوورث ب. ميلّر
عقيد، الجيش الأميركي
قائد وكالة إدارة العقود الدفاعية، العراق 26
الملحق ه - المختصرات
CPA
سلطة الائتلاف المؤقتة
DCMA
وكالة إدارة العقود الدفاعية KBR
شركة كيلوغ براون أند روت
LOGCAP
برنامج زيادة الدعم اللوجيستي المدني 27
الملحق و - توزيع التقرير
مكتب وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع (مراقب) / المدير المالي مدير برنامج التحليل والتقييم نائب المسؤول المالي الرئيسي نائب مراقب الحسابات (البرنامج/الميزانية) المفتش العام، لوزارة الدفاع مدير قسم المشتريات والامتلاكات مكتب وزير الخارجية لسفير الأميركي لدى العراق مفتش عام وزارة الخارجية مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق وزارة الجيش مساعد وزير الجيش، المشتريات واللوجيستيات والتكنولوجيا المدقق العام، وزارة الجيش الهيئات الدفاعية الأخرى إداري سلطة الائتلاف المؤقتة مدير مكتب إدارة برنامج سلطة الائتلاف المؤقتة المفتش العام لوزارة الدفاع مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية 28
الهيئات الفدرالية غير الدفاعية مكتب الإدارة والميزانية مكتب المحاسبة العامة وزارة الخارجية الوكالة الأميركية للتنمية الدولية المفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية المفتش العام لوزارة التجارة لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقليات لجنة الاستملاكات التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الدفاع الفرعية التابعة لمجلس الشيوخ، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة التابعة لمجس الشيوخ لجنة الشؤون الحكومية التابعة لمجلس الشيوخ لجنة الشؤون الخارجية التابعة لمجلس الشيوخ جنة الاستملاكات النيابية جنة الدفاع الفرعية النيابية، لجنة الاستملاكات لجنة الخدمات المسلحة النيابية لجنة الإصلاح الحكومي النيابية اللجنة الفرعية النيابية لكفاءة الحكومة والإدارة المالية، ولجنة الإصلاح الحكومي اللجنة الفرعية النيابية للأمن القومي والتهديدات الناشئة والعلاقات الدولية، لجنة الإصلاح لحكومي اللجنة الفرعية النيابية للتكنولوجيا وسياسة المعلومات والعلاقات بين الوكالات الحكومية، والإحصاء ولجنة الإصلاح الحكومي للجنة النيابية للعلاقات الخارجية 29
الملحق ز- أعضاء فريق التدقيق أعد هذا التقرير قسم إدارة اللوجستية، مكتب المفتش العام للتدقيق، سلطة الائتلاف المؤقتة.
الموظفون في مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، سلطة الائتلاف المؤقتة، الذين ساهموا في هذا التقرير واردة أسماؤهم أدناه:
جون بيطار
برايان فلين
روبرت موريل
كيفين اللنبيغر
كايود بانغباد
جيمس هرتمان
30
Audit
Report
Audit of the Accountability and Control of Materiel Assets of the Coalition Provisional Authority in Baghdad Report Number 04-011 July 26, 2004 Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority
C O A L I T I O N P R O V I S I O N A L O F F I C E O F T H E I N S P E C T O R A U T H O R I T Y
G E N E R A L
July 26, 2004
MEMORANDUM FOR DIRECTOR, DEFENSE CONTRACT MANAGEMENT AGENCY
SUBJECT: Accountability and Control of Materiel Assets of the Coalition Provisional Authority in Baghdad, Iraq We are providing this audit report for your information and use. We performed the audit in accordance with our statutory duties contained in Public Law 108-106 which mandates the conduct of audits relating to the treatment, handling, and expenditure of funds by the Coalition Provisional Authority or its successor entities on Iraq reconstruction, and of the programs, operations, and contracts carried out in utilizing such funds. We considered management comments on a draft of this report in preparing the final report.
Management comments are not responsive to the finding or recommendations contained in this report. However, management indicated in its response that corrective actions are planned. Those corrective actions are generally responsive to Recommendation 1. Management did not comment on the Recommendation 2. We continue to believe that Recommendation 2. is valid and will work with Defense Contract Management Agency representatives to reach a mutually satisfactory resolution. We will perform audit follow-up to evaluate management’s corrective actions.
We appreciate the courtesies extended to the staff. Questions should be directed to Mr.
Brian Flynn at (703) 343-9229 or Mr. Kevin Ellenberger at (703) 343-9230. Management may request a formal briefing on the results of this audit. See Appendix F for the report distribution.
Stuart W. Bowen, Jr.
Inspector General
Coalition Provisional Authority 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
Office of the Inspector General Coalition Provisional Authority Report Number 04-011 July 26, 2004 Accountability and Control of Materiel Assets of the Coalition Provisional Authority in Baghdad Executive Summary Introduction. This report is the first in a series resulting from our review of the management of the Logistics Civil Augmentation Program III contract and the associated Task Order 0044. This report discusses accountability and control of materiel assets used to support the Coalition Provisional Authority (CPA) in Baghdad, Iraq.
The Department of the Army issued contract number DAAA09-02-D-0007, Logistics Civil Augmentation Program III1 on December 14, 2001, to Brown and Root Services, a Division of Kellogg Brown and Root, Inc. (KBR). The Logistics Civil Augmentation Program III contract provides civilian augmentation for base operations and supports U.S. Army operations on a global basis.
Task Order 0044 was issued by the Department of the Army to KBR on March 6, 2003, to provide logistics and life support services for the CPA Regional Offices located in the North, Central/Main, South Central, and the Southern areas of Iraq and for specified CPA satellite locations.
As of April 2004, KBR had performed a reported $308,529,7722 of work on Task Order 0044.
The cost of actual completed work and an additional forecast for work in progress for Task Order 0044 was reported by KBR to be $633 million as of March 27, 2004. As part of Task Order 0044, KBR property records show they managed 20,531 items valued at over $61.1 million in Baghdad, Iraq.
Objective. The objective of the audit was to evaluate the effectiveness of policies, procedures, and property accountability measures used to account for and control materiel at CPA branch offices, headquarters, and warehouse locations.
Conclusion. We projected that KBR could not account for 6,975 (34 percent) property items from an inventory of 20,531 records valued at $61.1 million. Further, we projected that 1,425
(6.9 percent) property items were on-hand but were not recorded on hand receipts. In addition, we projected that 5,920 (28.8 percent) hand receipts were not on file or had not been prepared.
1 The first LOGCAP contract was awarded to KBR in 1992. The second LOGCAP contract was awarded to Dyncorp in 1997. Both LOGCAP I and II were awarded for a term of 5 years, whereas the LOGCAP III contract has a 10 year term. (Source: “Outsourcing War,” Business Week Online, September 9, 2003) 2 We are unable to validate the accuracy of the dollar amount reported. The Defense Contract Audit Agency has been unable to validate the contractor’s cost reporting system. This issue is presented and discussed in detail in CPA-IG Report, Review of Logistics Civil Augmentation Program III, Task Order 44 (Project D2004-DCPAAC- 0029), dated May 6, 2004.
i
As a result, we projected that property valued at more than $18.6 million was not accurately accounted for or was missing.
Recommendations. We recommend that the Commander, Defense Contract Management Agency, Iraq (DCMA) ensure an accurate property control system analysis is performed after ongoing corrective actions are completed and conduct a thorough review of CPA property in Baghdad, Iraq to locate the missing property. Upon completion of the review, we recommended that DCMA seek to recover the cost of missing equipment from the responsible personnel.
Further, we recommended that DCMA initiate appropriate recovery actions from KBR, if it failed to fulfill its contractual obligations.
Management Corrective Actions. According to its response, DCMA and KBR are currently conducting a 100 percent inventory of the Baghdad property and accomplishing Reports of Survey, as appropriate.
Management Comments. DCMA did not concur with the findings, asserting that the majority of the sample items reported as unaccountable were subsequently located and should not have been considered errors. DCMA did not comment on the recommendations.
Audit Response. The management comments are not responsive to the finding or the recommendations. However, management indicated in its response that corrective actions are planned that are generally responsive to Recommendation 1. Although management did not comment on Recommendation 2., we continue to believe Recommendation 2. is valid. We will work with DCMA representatives to reach a mutually satisfactory resolution.
ii
Table of Contents
Executive Summary i
Introduction
Background 1
Objective 2
Finding
Accountability and Control of CPA Property 3 Appendices A. Scope and Methodology 8 B. Quantitative Analysis 9 C. Missing Property Items from the Central Location in Baghdad, Iraq 12 D. Management Comment 14 E. Acronyms 17 F. Report Distribution 18 G. Audit Team Members 20
Background
This report is the first in a series resulting from our review of the management of the Logistics Civil Augmentation Program III contract and the associated Task Order 0044. This report discusses accountability and control of materiel assets used to support the Coalition Provisional Authority (CPA) in Baghdad, Iraq. The scope and methodology used to perform this audit are discussed at Appendix A. The acronyms used in this report are shown at Appendix E and the audit team members are shown at Appendix G.
Logistics Civil Augmentation Program. The Department of the Army issued contract number DAAA09-02-D-0007, Logistics Civil Augmentation Program III(LOGCAP),3 on December 14, 2001, to Brown and Root Services, a Division of Kellogg Brown and Root, Inc. (KBR). This is an indefinite-delivery/indefinite-quantity cost-plus award-fee and an “on-call” provider service contract with actual costs dependent on specific requirements.4 The LOGCAP contract provides civilian augmentation for base operations and supports U.S. Army operations on a global basis.
When the Department of the Army identifies a significant “event” or requirement for a specific service or commodity, it issues a Task Order under the LOGCAP contract to specifically address the performance requirements and contract terms for the particular event or requirement. The Task Order generally contains its own statement of work as well as a “Not to Exceed” dollar limitation.
Task Order 0044. Task Order 0044 (TO 0044) was issued by the Department of the Army to KBR on March 6, 2003, to provide logistics and life support services for the CPA Regional Offices located in the North, Central/Main, South Central, and the Southern areas of Iraq and for the CPA satellite locations specified in the statement of work. As KBR performs the requirements cited in the specific TO 0044 it bills for the associated costs. As of April 2004, KBR had performed a reported $308,529,7725 of work on Task Order 0044. The cost of actual completed work and an additional forecast for work in progress for TO 0044 was reported by KBR to be $633 million as of March 27, 2004.
Property Control Procedures. In 2002, KBR published the LOGCAP III Property Control Procedures to document its property control system in support of the LOGCAP contract. The property control procedures delineate the approved procedures for accounting, controlling, and ordering that are applicable to government furnished and contractor acquired property. The 3 The first LOGCAP contract was awarded to KBR in 1992. The second LOGCAP contract was awarded to Dyncorp in 1997. Both LOGCAP I and II were awarded for a term of 5 years, whereas the LOGCAP III contract has a 10 year term. (Source: “Outsourcing War,” Business Week Online, September 9, 2003) 4 Typical requirements associated with the LOGCAP contract include such items as providing Camp Operations (lodging, subsistence, laundry, sanitation needs, etc.), Force Protection (camp and personnel), and Transportation (vehicle motor pools as well as personnel and cargo movement). Additional requirements are initiated by Client Directives (specific requested projects that are within the overall Task Order scope but are not general in nature - e.g., a specific construction request) 5 We are unable to validate the accuracy of the dollar amount reported. The Defense Contract Audit Agency has been unable to validate the contractor’s cost reporting system. This issue was presented and discussed in detail in CPA-IG Report, Review of Logistics Civil Augmentation Program III, Task Order 44 (Project D2004-DCPAAC- 0029), dated May 6, 2004.
1
property control procedures require that KBR issue property items to users on DA Form 2062 (hand receipt) or DA Form 3161 (temporary hand receipt) to maintain accurate property accountability. The property control procedures require KBR property managers to conduct periodic inspections of those hand receipts to ensure control of those hand receipts. An accurate and complete set of hand receipts is needed to ascertain the custody and location of the property so that KBR may perform a required 100 percent property inventory annually.
Objective
The objective of the audit was to evaluate the effectiveness of policies, procedures, and property accountability measures used to account for and control materiel at CPA branch offices, headquarters, and warehouse locations.
2
Accountability and Control of CPA Property We projected that KBR could not account for 6,975 (34 percent) property items from an inventory of 20,531 records valued at $61.1 million. Further, we projected that 1,425
(6.9 percent) property items were on-hand but were not recorded on hand receipts. In addition, we projected that 5,920 (28.8 percent) hand receipts were not on file or had not been prepared.
This occurred because KBR did not effectively manage government property as it did not properly control CPA property items and its property records were not sufficiently accurate or available to properly account for CPA property items. As a result, we projected that property valued at more than $18.6 million was not accurately accounted for or was missing.
Logistics Civil Augmentation Program Administrative Contracting Officer The U.S. Army Materiel Command designated the Defense Contract Management Agency (DCMA) as the LOGCAP administrative contracting officer. The duties of the LOGCAP administrative contracting officer include being the government property administrator. Federal Acquisition Regulation, Part 45, “Government Property,” requires the government property administrator to review and approve the overall accuracy, effectiveness, and implementation of the contractor’s property control system.
Accordingly, DCMA reviewed and approved the LOGCAP property control system on January 15, 2003. The property administrator was also responsible for conducting a yearly property control system analysis. The property control system analysis review covered 15 property management functions such as inventory records, physical inventories, and receiving and storage procedures. If, during the property control system analysis, the property administrator finds any part of the contractor’s property control system to be inadequate, the contractor must take necessary corrective action before the system can be re-approved.
Missing and Unaccounted For CPA Property We projected that KBR could not account for 6,975 (34 percent) property items from an inventory of 20,531 records valued at $61.1 million. Further, we projected that 1,425
(6.9 percent) property items were on-hand but were not recorded on hand receipts. In addition, we projected that 5,920 (28.8 percent) hand receipts were not on file or had not been prepared.
Quantitative Analysis. To evaluate the effectiveness property accountability, random statistical sampling was used to identify items for review and to estimate the differences between the KBR inventory records and the audited sample items. We selected our sample from an inventory population of 20,531 items valued at more than $61.1 million. The quantitative analysis plan and results are discussed at Appendix B.
3
Property Record Accuracy. Our examination of 164 randomly selected property records disclosed that 52 property items were missing or could not be unaccounted for by KBR. A list of the missing property items is shown at Appendix C. The missing items included 2 generators valued at more than $878,000 and 18 vehicles valued at more than $1.1 million.
We projected that KBR could not account for 6,975 (34 percent) property items from an inventory of 20,531 records valued at $61.1 million.
Property Record Completeness. Our examination of 85 randomly selected on-hand property items disclosed that 13 items were not recorded in the property book. We traced the 85 on-hand property items to the property book. The 13 items included a generator found in the warehouse yard and valued at $144,000 that did not have a hand receipt or issue-document to indicate when the item arrived or how it was received. We projected that 1,425 (6.9 percent) property items were on-hand but were not recorded on hand receipts.
Our examination also disclosed that for 12 of 52 missing items, KBR did not have hand receipts on file. KBR policies required that a hand receipt or temporary hand receipt be completed for all government property issued. The absence of a hand receipt makes it impossible or at least difficult to trace government property items back to the original receiver. we projected that 5,920 (28.8 percent) hand receipts were not on file or had not been prepared.
Oversight of Government Property KBR did not effectively manage government property as it did not properly control CPA property items and its property records were not sufficiently accurate or available to properly account for CPA property items.
DCMA Oversight. DCMA was unaware of the missing property and the potential errors in the KBR property records. Team members from the DCMA Iraq/Kuwait office completed the fiscal year 2004 property control system analysis in February 2004. The team members concluded that KBR conducted physical inventories within a reasonable period of time and in accordance with the KBR property control procedures. The DCMA physical inventory review identified zero errors and concluded that KBR records and supporting documents were complete and accurate.
Our audit results do not match the results of the DCMA property control system analysis.
Contrary to DCMA results, our review, as of April 2004, disclosed 27 (52 percent) of the 52 missing property items were last inventoried between 4 months and 12 months previous to our review. For example, a truck utility vehicle (Item no. 15 in Appendix C) was last “100% inventoried” or was last seen on May 27, 2003, and a Global Positioning System (Item no. 36 in Appendix C) was last inventoried or seen on April 12, 2003. Additionally, the property record for an unaccounted for Satellite Receiver (Item No 31 in Appendix C) did not have a date entered to identify when it was last inventoried. Although the KBR property control procedures require only yearly inventories, KBR personnel stated it is KBR policy to inventory all property items once every three months.
4
Conclusion
Consequently, we projected that property valued at more than $18.6 million was not accurately accounted for or was missing.
Management Corrective Actions After the completion of our audit and according to its management comments, DCMA took a proactive role by requiring KBR accomplish a 100 percent inventory and accounting for all government property in its possession. For example, at of the time of this final report, DCMA was searching for and coordinating with KBR on the recovery of all missing vehicles. Further, DCMA located 3 of the missing vehicles and was in the process of recovering them from unauthorized users. Additionally, as of May 4, 2004, there were 113 vehicles for which the users had not returned for a required 2 weeks re-dispatching. DCMA recovered 2 of the 113 delinquent vehicles.
DCMA, with KBR’s assistance, has taken the initiative in accomplishing Reports of Survey. For example, DCMA issued 15 reports for lost, damaged, or destroyed government property to recover the cost from personnel who misused the property. Also, DCMA has requested the CPA Director of Logistics and the CPA Chief of Staff to establish a board to process those Reports of Survey.
Recommendations, Management Comments, and Audit Response We recommend the Commander, Defense Contract Management Agency, Iraq:
1. Ensure an accurate property control system analysis is performed after ongoing corrective actions are completed.
2. Conduct a thorough review of Coalition Provisional Authority property in Baghdad, Iraq to locate the missing property. Upon completion of the review, the Defense Contract Management Agency should seek to recover the cost of missing equipment from the responsible personnel. Further, the Defense Contract Management Agency should initiate appropriate recovery actions from Kellogg Brown & Root, if it failed to fulfill its contractual obligations.
Management Comments. DCMA did not concur with the findings, asserting that the majority of the sample items reported as unaccountable were subsequently located and should not have been considered errors. DCMA did not comment on the recommendations. The management comments are shown at Appendix D.
Audit Response. The management comments are not responsive to the finding or the recommendations. However, management indicated in its response that corrective actions are planned that are generally responsive to Recommendation 1. Although management did not comment on Recommendation 2., we continue to believe Recommendation 2. is valid. We will work with DCMA representatives to reach a mutually satisfactory resolution. Our responses to management’s specific comments are provided below.
5
Management Stated. “The nonconcurrence is based on the fact that inventoried sample of Coalition Provisional Authority (CPA) owned items is not representative of the population, and thus no conclusions, recommendations, or results can be accepted. During the audit, 164 randomly selected property records were inventoried of which 52 (32 percent) of the items were reported by the CPA IG to be missing or unaccounted. However, a DCMA review of the results identified problems with the sample. Of the 20 most expensive items determined to be missing, three(3) items should not have been in the sample and three (3) items could not be traced to the Master Property Book where supposedly the sample had been taken. In addition, the remaining fourteen (14) items were physically located by DCMA.” Audit Response. We disagree with management’s conclusions and comments. The property was not found during the audit, despite numerous attempts by the auditors to locate the property, working with both KBR and DCMA personnel.
The audit was conducted with the Property Book Record provided by KBR. DCMA participated in providing us with the data. Management’s assertion that the audit was accomplished with inaccurate data is, in fact, a further confirmation that property records were not sufficient to effectively manage property. Additionally, if the auditors were provided and evaluated the wrong property book, DCMA does not explain how the auditors were able to find 114 (68 percent) of the items.
DCMA contends that 3 items should not have been in the sample, because they were not accountable to the LOGCAP contract. However, DCMA does not explain why property not accountable to the contractor was recorded in the contractor’s property book. This situation is an additional example of the inaccuracies in the accountable property records. Further, DCMA does not acknowledge that on numerous occasions the auditors tried to locate the property with the help of either or both DCMA and KBR representatives. Those representatives had ample opportunities, during the course of the audit, to point out any data problems but did not do so.
DCMA also asserts that three items that auditors selected for review from the property book provided to us by KBR for our audit could not be traced to the current property book. We have provided copies of the property book record provided to us for our audit for the questioned items to DCMA. We are concerned with this new information. Specifically, management’s assertion indicates the possibility that property records were removed from the property book without their knowledge or approval and a continued lack of controls. We believe a system that allows for items to be deleted, and DCMA to be unaware of those changes, requires careful examination and analysis during the proposed DCMA property control system analysis.
Finally, DCMA indicated in its response that it has taken the corrective action in locating 14 of the items shown as missing in our audit. That action would indicate to us acceptance of the report’s conclusions, recommendations, and results. Although we have not verified those the existence of the 14 located items, we commend DCMA for taking action to locate missing items.
Management Stated. “The audit states that 85 items were randomly selected, and 13 were not recorded on the property book. There was no supporting documentation so we cannot comment on this accuracy. How was the projection that 1,400 items may be on-hand and not on accountable records determined? Appendix C [now Appendix B] shows no statistical projection for this estimate.” Audit Response. We initially discussed our draft report with management on July 11, 2004. We were unaware management required additional data to fully comment on our report until after our second meeting on July 17, 2004. However, we have provided management with the data in question and included in Appendix B the additional statistical analysis.
6
Management Stated. “The audit states that 12 of the 52 missing items were not on proper hand receipt and thus 22-36% of all KBR items are projected to be not properly hand receipted. As stated above, we do not believe your sample is valid and thus not representative of the population.” Audit Response. We evaluated the data provided by KBR and DCMA and worked closely with both organizations in attempting to locate missing property. Our audit and evaluations are accurate and representative of the condition of property records at the time of the audit. Further, DCMA did not provide any evidence to support its contention that the sample is not valid. Nevertheless, management actions subsequent to our audit are commendable, but do not alter the conditions we found while performing the audit.
Management Stated. ”The Defense Contract Management Agency has taken a proactive approach to resolve property accountability issues associated with Task Order 44 of the LOGCAP III contract. These initiatives include requiring KBR to conduct a 100 percent inventory to be completed by 30 September 2004, scheduling a Property Control System Analysis (PCSA) beginning 16 August 2004, and full participation in the DOD/DOS Transition Sub-team on property accountability” Audit Response. The actions DCMA cited in its response would indicate to us acceptance of the report’s conclusions, recommendations, and results. We commend DCMA for the prompt actions to address deficiencies identified during our audit.
7
Appendix A. Scope and Methodology We performed this financial audit from April 2004 through May 2004 in accordance with generally accepted government auditing standards.
We obtained a copy of the Kellogg Brown and Root, Inc. (KBR) property book, as of April 17, 2004. It contained all 20,531 Coalition Provisional Authority (CPA) owned property items located in Baghdad, Iraq. Those property items were valued at $61,140,695. We randomly selected for our sample, without replacement, 164 items of CPA owned property from the property book database and selected 85 reverse sample items6 from April 03 through April 27, 2004. See Appendix B for the statistical plan and projected results.
We also interviewed KBR managers and CPA equipment custodians to determine if all CPA assets were maintained on accountable records. Further, we reviewed KBR records to determine if an annual inventory had been completed and an individual had signed the hand receipt for accepting custodianship. Finally, we reviewed accountability procedures to record, inventory, and reconcile assets and transactions to test the internal controls.
Use of Computer-Processed Data. We relied on computer-processed data contained in the KBR property database file. We comparing output data to physical inventories to validate data accuracy and reviewed output products for completeness, obvious errors, and reasonableness.
Despite the fact the KBR property book was not complete; we believe the conclusions and recommendations in this report are valid when viewed with other available evidence.
6 We selected for review 80 items in a statistically valid method and 5 judgmentally selected items. Our statistical projection is based on only the 80 items randomly selected.
8
Appendix B. Quantitative Analysis This appendix discusses two quantitative plans. The first plan discussed was to determine the accuracy of the inventory records and the second was to determine the accuracy of the inventory items on the floor versus inventory items on the property records.
Quantitative Plan
Objective: The audit objective is to determine the accuracy of the inventory records. Statistical sampling is used to identify items to review and to estimate the differences between audited and inventory records.
Population: An Excel file, CPA.xls, was provided that constituted the inventory population of 20,531 items and representing $61,140,695 of inventory.
Measures: The sampling plan measures for this project are the differences in the inventory records and the audited items that cannot be supported.
Parameters: We agreed to use a 90 percent confidence level for each estimate.
Sample Plan
A single stage stratified sampling design was used. Items were stratified by inventory price as follows:
Population Stratum $ N $500k > 2,939,450 $100k < $500k 9,691,447 42 $25k < $100k 18,714,308 513 $450 < $25k 27,831,748 8,999 $0 < $450 1,963,743 10,973 Total 61,140,695 20,531 Sample N $ 4 4 30 30 50 50 164 2,939,450 6,800,669 984,599 193,405 8,267 10,926,389 Samples were randomly selected using a simple random sample without replacement methodology. Excel 2002 RAND() function was used to randomize the items. 164 items were randomly selected for the sample.
9
Statistical Analysis And Interpretation Based on the audit results, we calculated the following statistical projections for the 20,531 inventory items in the population:
90 Percent Confidence Interval Lower Bound Point Estimate Upper Bound Errors Error rate 5,531
26.9%
6,975
34.0%
8,419
41.0%
We are 90 percent confident that the total amount of errors is between 5,531 and 8,419 and the error rate is between 26.9% and 41.0%.
We statistically projected the total dollar error in the $61,140,695 inventory population:
90 Percent Confidence Interval Lower Bound Point Estimate Upper Bound Error $11,062,543 $18,628,047 $26,193,552 We are 90 percent confident that the total dollar error is between $11,062,543 and $26,193,552 Additionally, we statistically projected the total number of hand receipt errors for the 20,531 inventory items in the population:
90 Percent Confidence Interval Lower Bound Point Estimate Upper Bound Errors Error rate 4,537
22.1%
5,920
28.8%
7,302
35.6%
We are 90 percent confident that the total number of hand receipt errors is between 4,537 and 7,302 and the error rate is between 22.1 % and 35.6%.
Documentation, Presentation And Defense Of Results We have provided documentation of the calculations for the working papers, and will assist in preparing the technical appendix information for the report. If needed, we will respond to questions or challenges concerning the quantitative plan, analysis, or results.
Quantitative Plan
Objective: The audit objective is to determine the accuracy of the inventory items on the floor versus inventory items on the property records. Statistical sampling is used to identify items to review and to estimate the differences between audited and inventory records.
10
Population: An Excel file, CPA.xls, was provided that constituted the inventory population of 20,531 items.
Measures: The sampling plan measures for this project are the differences in the inventory items audited and inventory items on the property records that cannot be supported.
Parameters: We agreed to use a 90 percent confidence level for each estimate.
Sample Plan
A simple random sampling design was used. The population consisted of 20,531 items of inventory and the sample size consisted of 80 randomly selected inventory items.
We randomly selected without replacement inventory items using a list of 100 random integer values between 1 and 360 representing degrees on a compass and an associated integer value between 1 and 100 representing linear distance from a center point. The random numbers were generated using SAS version 8.
We randomly selected items from each audit location that was used in the book to floor sample.
At each location a position as reasonably close to the center point of the most inventory was determined. Using a hand held compass a north heading was determined. Positioned facing north, the next random number in sequence was chosen that represented the degree heading from which to choose the sample. The random number in the second column represented the minimum distance to walk before selecting an item to sample. If an inventory was not encountered at that distance the first inventory item encountered just beyond the distance value was selected for sampling. If the item was not within the scope of the audit for any reason such a client inventory being occupying the floor space but there was an item within the proximity, this item was chosen. If the compass heading and linear distance produced no items we returned to the central point and used the next random number in the sequence. All random selections began at the center point. In instances where the distance to the farthest item exceeded 100 feet, we estimated the distance, divided the distance by 100 and used that factor to scale the random number distance for that location.
Statistical Analysis And Interpretation Based on the audit results, we calculated the following statistical projections for the 20,531 inventory items in the population.
90 Percent Confidence Interval Lower Bound Errors Error rate 1,425
6.9%
We are 90 percent confident that the total amount of errors is at least 1,425 and the error rate is at least 6.9%.
Documentation, Presentation And Defense Of Results We have provided documentation of the calculations for the working papers, and will assist in preparing the technical appendix information for the report. If needed, we will respond to questions or challenges concerning the quantitative plan, analysis, or results.
11
Appendix C. Missing Property Items from the Central Location in Baghdad, Iraq PRICE GP_NUM INV_DATE 1 GENERATOR 1750 KW 734,863 L055087 2/29/2004 YES 3 TRUCK UTILITY SUV 4X4 ARMORED 255,000 L084332 3/21/2004 YES 5 GENERATOR 648 KW 144,000 L052870 2/29/2004 YES 36,580 L049795 3/21/2004 YES 8 TRUCK UTILITY 9 TRUCK UTILITY 35,000 L045483 10/3/20073* NO 10 TRUCK UTILITY 11 TRUCK PICK UP 35,000 L127019 11/18/2003 NO TRUCK UTILITY 4X4 13 TRUCK UTILITY 4X4 32,500 L137842 3/21/2004 YES TRUCK UTILITY 4X4 15 TRUCK UTILITY 4X4 30,470 L059598 5/27/2003* YES TRUCK UTILITY 27,047 L055031 3/21/2004 YES 18 19 TRUCK UTILITY SUV 4X4 25,500 L025004 10/14/2003* YES COST # NOMENCLATURE 2 TRUCK UTILITY SUV 4X4 ARMORED 255,000 4 TRUCK UTILITY 6 TRUCK UTILITY 8 TON 7 TRUCK UTILITY 12 14 16 17 TRUCK UTILITY TRUCK STAKE BED 2.5 TON 20 TRUCK UTILITY 4X4 22 28 30 HELMET BALLISTIC 34 VEST BALLISTIC SIZE L 150,000 45,000 36,580 35,000 34,629 31,900 29,010 25,900 22,110 2,049 1,600 1,298 1,298 594 500 396 36 GLOBAL POSITIONING SYSTEM 294 150 L084329 L050475 L180053 L049632 L036346 L055305 L137818 L059586 L137898 L055434 L058301 L012805 L072000 L072430 L053195 L092264 L113327 L050009 D27102 D30442 3/21/2004 3/21/2004 12/8/2003 3/21/2004 10/24/2003* 3/21/2004 3/21/2004 3/21/2004 3/21/2004 3/21/2004 8/5/2003* 10/13/2003* 8/1/2003* 8/5/2003* 3/30/2004 12/1/2003 3/14/2004 4/12/2003* 9/5/2003* 12/9/2003 HAND RECEIPT YES YES YES YES NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES 21 ACCOMMODATION UNIT 8 X 20 FT 10,000 L170974 1/4/2004 NO COMPUTER LAPTOP 23 COMPUTER LAPTOP 2,049 L058174 10/13/2003* YES 24 RADIO HANDHELD 25 COMPUTER LAPTOP 1,553 L013844 8/3/2003* NO 26 COMPUTER LAPTOP 27 COMPUTER LAPTOP 1,298 L071594 8/2/2003* NO COMPUTER LAPTOP 29 PUMP SEWAGE 3 IN 1,200 L012760 7/8/2003* NO 31 RECEIVER SATELLITE 500 L057709 ** YES 32 RADIO HF NO 33 VEST BALLISTIC SIZE XL 396 L113054 2/17/2004 YES 35 DOLLY HAND TRUCK 334 L198816 2/11/2004 YES 37 DESK OFFICE 150 D19425 7/25/2003* NO 38 DESK OFFICE 2 DWR NO 39 DESK OFFICE PEDESTAL 150 D19252 2/20/2004 YES 40 CABINET FILE 4 DWR 120 YES 41 TABLE FOLDING 6 FT 115 D26569 8/4/2003* YES
* 27 (52 percent) of the 52 missing items with 100% inventory date over four months.
** 1 missing item without a date to identify when the last 100% inventory was done.
12
COST
HAND
# NOMENCLATURE
PRICE GP_NUM INV_DATE
RECEIPT
42 DESK OFFICE 3 DWR 110 D27306 9/4/2003* YES
43 CABINET FILE 4 DWR 98 D27634 9/14/2003* NO
44 CHAIR OFFICE ROTARY HIGH BACK 75 D27202 8/19/2003* YES
45 CHAIR OFFICE ROTARY HIGH BACK 75 D19389 8/26/2003* NO
46 CHAIR OFFICE HIGH BACK 75 D27788 9/17/2003* YES
47 CHAIR OFFICE HIGH BACK 75 D27852 9/17/2003* YES
48 DRIVE DISK FLOPPY EXTERNAL 35 L072513 6/2/2003* YES
49 DRIVE DISK FLOPPY EXTERNAL 35 L073208 7/2/2003* YES
50 35 51 DRIVE DISK FLOPPY EXTERNAL 35 L072887 8/5/2003* YES
52 DRIVE DISK FLOPPY EXTERNAL 8/5/2003* L072884 DRIVE DISK FLOPPY EXTERNAL 35 L072863 8/5/2003* YES
YES
13
Appendix D. Management Comments 14
15
16
Appendix E. Acronyms
CPA Coalition Provisional Authority DCMA Defense Contract Management Administration KBR Kellogg Brown and Root, Inc.
LOGCAP Logistics Civil Augmentation Program 17
Appendix F. Report Distribution Office of the Secretary of Defense Under Secretary of Defense (Comptroller)/Chief Financial Officer Director, Program Analysis and Evaluation Deputy Chief Financial Officer Deputy Comptroller (Program/Budget) Inspector General, Department of Defense Director, Defense Procurement and Acquisition Office of the Secretary of State U.S. Ambassador to Iraq Inspector General, Department of State Director, Iraq Reconstruction Management Office Department of the Army Assistant Secretary of the Army, Acquisition, Logistics & Technology Assistant Secretary of the Army for Policy and Procurement Auditor General, Department of the Army Other Defense Organizations Director, Defense Contract Management Agency Director, Defense Contract Audit Agency Director, Iraq Project and Contracting Office Other Federal Government Organizations Office of Management and Budget Government Accountability Office Inspector General, Department of Commerce Inspector General, Health and Human Services Inspector General, U.S. Agency for International Development 18
Congressional Committees and Subcommittees, Chairman and Ranking Minority Member Senate Committee on Appropriations Senate Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations Senate Committee on Armed Services Senate Committee on Governmental Affairs Senate Committee on Foreign Relations House Committee on Appropriations House Subcommittee on Defense, Committee on Appropriations House Committee on Armed Services House Committee on Government Reform House Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management, Committee on Government Reform House Subcommittee on National Security, Emerging Threats, and International Relations, Committee on Government Reform House Subcommittee on Technology, Information Policy, Intergovernmental Relations, and the Census, Committee on Government Reform 19
Appendix G. Audit Team Members The Logistics Management Division, Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, prepared this report. Personnel of the Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Coalition Provisional Authority, who contributed to the report are listed below.
John Betar
Brian Flynn
Robert Murrell
Kevin Ellenbeger
Kayode Bamgbade
James Hartman
20