The text was extracted automatically from an image of the document or from an old file, and may contain errors in some words or in line order. The original file is the reference.
تقرير
التدقيق
لعراق
تقديرات الكلفة اللازمة للإنجاز والتقارير المالية الإدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق 26 تموز /يوليو 2005 SIGIR 05-011 التقرير رقم مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق 26 تموز /يوليو 2005 مذكرة إلى مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق ومدير مكتب المشاريع والعقود الموضوع: تقديرات الكلفة اللازمة للإنجاز والتقارير المالية لإدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق (التقرير رقم SIGIR 05-011) قدم تقرير التدقيق هذا لمعلوماتكم واستخدامكم. أجرينا هذا التدقيق وفقاً لواجباتنا القانونية المنصوص عنها في القانون العام 106-108، كما تمّ تعديله، والذي يفرض إجراء تدقيق مستقل وموضوعي يتعلق بالبرامج والعمليات الممولة من الأموال المخصصة أو المتوفرة عن طريق سندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. يفرض القانون العام 106-108، كما تمّ تعديله، بان نؤمن القيادة المستقلة والموضوعية، كما تنسيق وتقديم التوصيات بشأن السياسات المصممة لتعزيز الاقتصاد، والفعالية، والكفاءة في إدارة هذه البرامج والمشاريع، ومنع الهدر والاحتيال، وإساءة الاستخدام، والكشف عنها.
لقد أخذنا بعين الاعتبار ملاحظات المدير الحالي لمكتب إدارة إعادة إعمار العراق ومدير مكتب المشاريع والعقود، عند إعداد التقرير النهائي.
إننا نقدر حسن معاملتكم لموظفينا. للمزيد من المعلومات حول تقرير هذا الموجز المؤقت للمعلومات، الرجاء الاتصال بالسيد جيمس بي ميتشل على jim.mitchel@sigir.mil. أو على رقم الهاتف 703) 428-1100).
Stno Bawef.
ستيوارت دبليو بووين، جونيور المفتش العام 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
مكتب المفتش العام الخاص
بإعادة إعمار العراق
26 تموز /يوليو 2005
SIGIR 05-011 التقرير رقم
(D2005-DCPAA1-0004.1 المشروع رقم)
تقديرات كلفة الإنجاز والتقارير المالية لإدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق ملخص تنفيذي المقدمة. في آذار/مارس 2005، باشرنا إجراء تدقيق لتحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات المستخدمة في قبل المنظمات الحكومية الأميركية نتج عنها إدارة فعالة لبرامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. تقرير التدقيق هذا هو الأول من سلسلة تقارير تعالج رقابة الإدارة على أنظمة المعلومات المستخدمة من جانب المنظمات الحكومية الأميركية داخل العراق لإدارة برامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. يناقش هذا التقرير أنظمة مكتب المشاريع والعقود المستخدمة لتطوير تقديرات كلفة الإنجاز لمشاريع صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق ولوضع التقارير عن معطيات الالتزامات المالية.
في تشرين الثاني/نوفمبر 2003، خصص الكونغرس مبلغ 18،6 مليار دولار بموجب قانون الاعتمادات الطارئة الملحقة للدفاع عن أفغانستان والعراق ولإعادة إعمارهما (القانون العام
106-108). أنشأ القانون صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق وكان من ضمن تمويلات هذا الصندوق مبلغ 18,4 مليار دولار مخصصة للعراق.
بطالب القسم 2207 من القانون العام 106-108، الصادر في تشرين الثاني/نوفمبر 2003، مدير مكتب الإدارة والموازنة بأن يقدم، بالتشاور مع رئيس سلطة الائتلاف المؤقتة، تقريراً إلى الكونغرس كل ثلاثة أشهر يُحدّث فيه المعلومات حول الاستخدامات المقترحة لجميع أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق على أساس كل مشروع بمفرده، بما في ذلك تقديرات التكاليف المطلوبة لإنجاز كل مشروع. القسم 2207 الخاص بالتقرير حول إعادة إعمار i
لعراق (تقرير القسم 2207) هو الآن من مسؤولية مكتب إدارة إعادة إعمار العراق نظراً حل سلطة الائتلاف المؤقتة في 28 حزيران/يونيو 2004.
يقوم مكتب إدارة إعادة إعمار العراق بجمع المعلومات حول إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق الواردة من جميع الوكالات التي وزعّت عليها أموال الصندوق، وبالدرجة الأولى من وزارة الخارجية ووزارة الدفاع والوكالة الأميركية للتنمية الدولية، كما يقوم بإعداد تقرير القسم 2207 لتحويله إلى الكونغرس عن طريق وزارة الخارجية. ويُعّد مكتب المشاريع والعقود تقرير وزير الجيش الذي يُدمجَ في تقرير القسم 2207، مُعززاً بذلك معلومات وزارة لدفاع لإعداد التقارير حول أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
لهدف. كان الهدف المُعيّن لهذا التدقيق الأول من هذه السلسلة، تحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات هذه والمعطيات التي تتضمنها هذه الأنظمة المستخدمة من قبل مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، ومكتب المشاريع والعقود لرصد مشاريع صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، جديرة بالثقة بصورة وافية، ومنسّقة بما فيه الكفاية بين تلك المنظمات لضمان تقديم تقارير دقيقة وكاملة، وفي الوقت المناسب، إلى كبار الرسميين الحكوميين والكونغرس حول استخدام أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
النتائج. تقرير القسم 2207 لشهر نيسان/إبريل 2005 الذي جمعه مكتب إدارة إعادة إعمار لعراق لم يُلب الشروط التي وضعها الكونغرس لتضمين تقديرات التكاليف المطلوبة لإنجاز كل مشروع، على أساس كل مشروع بمفرده. وعليه بات من الصعب، بدون معطيات حالية ودقيقة حول كلفة الإنجاز، تحديد ما إذا كانت الأموال متوفرة لإنجاز المشاريع الجارية لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، وللبدء بمشاريع جديدة (النتيجة أ).
لم يكن بالإمكان التحقق من دقة التزامات وزارة الدفاع البالغة 7،9 مليار دولار الواردة في تقرير وزارة الجيش الصادر في 27 اذار /مارس 2005. أضف إلى ذلك ان المعلومات التي ضمّت إلى تقرير القسم 2207، بما في ذلك تقرير وزير الجيش، لم يكن مطلوب التحقق من دقتها من قبل المنظمات الحكومية الأميركية التي قدمت هذه المعلومات. نتيجة لذلك، كان تدقيقنا عاجزاً عن التحقق من دقة المعطيات التي عُرضت من خلال تقرير وزير الجيش إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. وأخيراً، وبما ان التحقيق لم يكن مطلوباً أو مُنفذاً من قبل مكتب المشاريع والعقود، بما في ذلك المعلومات المقدمة من المنظمات الأخرى عبر مكتب لمشاريع والعقود، فليس هناك ما يكفل بان الكونغرس قد زُودً بمعلومات صالحة عبر تقرير
القسم 2207 والتي هي ضرورية لممارسة الإشراف على جهود إعادة إعمار العراق (النتيجة
ب).
الإجراءات الإدارية. خلال تدقيقنا، باشر مكتب إدارة إعادة إعمار العراق باتخاذ الإجراءات لتحضير وإعداد التقارير حول تقديرات كلفة الإنجاز، وسوف يبدأ بنقل هذه المعلومات في تقرير القسم 2207 لشهر أيلول/سبتمبر 2005. في 10 حزيران/يونيو 2005، بدأ مكتب المشاريع والعقود نقل المعلومات عن تقديرات كلفة الإنجاز إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق.
التوصيات. نوصي بان يطالب مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق بان يتم تقديم أفضل المعلومات الحالية عن تقديرات كلفة الإنجاز لإدخالها في تقرير القسم 2207 حول إغاثة وإعادة إعمار العراق (التوصية أ.2). وأوصينا أيضا بأن يطالب مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق بان يتم التحقق من دقة المعطيات المقدمة من قِبَل المنظمات الحكومية الأميركية لمسؤولة عن إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق بقصد إدخالها في تقرير القسم 2207 قبل عرضها (التوصية ب20).
علاوة على ذلك، أوصينا بأن يعمد مدير مكتب المشاريع والعقود إلى:
• إكمال دمج قاعدة معطيات نظام الإدارة المالية لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي في المشروع، وكذلك في مشروع "أوراكل" للربط البيني المحاسبي التابع لمكتب المشاريع والعقود (التوصية أ.1 .أ)
• استكمال وتحديث، على أساس كل مشروع بمفرده، التكاليف الدقيقة والكاملة المطلوبة الإنجاز كل مشروع (التوصية أ.1.ب).
• التأكد من ان رقابة الإدارة على تقرير وزير الجيش، مثل إجراءات المطابقة المحاسبية، ينتج عنها التحقق من دقة المعطيات المقدمة (التوصية ب10).
ملاحظات الإدارة ورد التدقيق. وافق المدير الحالي لمكتب إدارة إعادة إعمار العراق على التوصية أ-2، ووافقنا. ووافق المدير الحالي لمكتب إدارة إعادة إعمار العراق أيضاً على التوصية ب-2، لكنه ربط موافقته بمقاربة بديلة للإجراءات الموصى بها. وافقنا وعدّلنا تقريرنا وفقاً لذلك.
ill
وافق مدير مكتب المشاريع والعقود على التوصية أ- 1-أ و أ- 1-ب فوافقنا. لكن مدير مكتب المشاريع والعقود لم يوافق على التوصية ب-1 وقدم أسباب عدم موافقته. وافقنا وعدلنا تقريرنا وفقاً لذلك.
ننا نعتزم القيام بتدقيقات متابعة لتقديرات تكاليف الإنجاز التي أعدّها مكتب المشاريع والعقود.
ونعتزم أيضاً القيام بتدقيقات متابعة حول دقة المعطيات الواردة في تقرير وزير الجيش وتقرير القسم 2207 وحول رقابة الإدارة على المعطيات المقدمة.
iv
جدول المحتويات
الملخص التنفيذي
المقدمة
1
الخلفية
الهدف
النتائج
1- تقديرات غير مُطورة لتكاليف إنجاز مشاريع إعادة إعمار العراق 6
2-ب دقة تقرير وزير الجيش
ملحقات
10
أ- النطاق والمنهجية
11
ب- الاختصارات
12
ج- توزيع التقرير
14
د- أعضاء فريق التدقيق
ملاحظات الإدارة
15
مدير مكتب المشاريع والعقود - العراق a
مقدمة
الخلفية
في آذار/مارس 2005، باشرنا العمل في التدقيق لتحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات المستخدمة من قِبَل المنظمات الحكومية الأميركية نتج عنها إدارة فعالة لبرامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. تقرير التدقيق هذا هو الأول من سلسلة تقارير تعالج رقابة الإدارة على أنظمة المعلومات التي تستخدمها المنظمات الحكومية الأميركية داخل العراق لإدارة برامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. يناقش هذا التقرير أنظمة مكتب المشاريع والعقود المستخدمة لتطوير تقديرات كلفة الإنجاز لمشاريع صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق ولوضع التقارير عن معطيات الالتزامات المالية.
الاعتمادات المُخصصة لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. في تشرين الثاني/نوفمبر 2003، خصص الكونغرس 18،6 مليار دولار بموجب قانون الاعتمادات الطارئة الملحقة للدفاع عن العراق وأفغانستان ولإعادة إعمارهما (القانون العام 106-108). أنشأ القانون صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق (IRRF)، الذي خصص 18،4 مليار دولار من هذه الاعتمادات للعراق.
مكتب المشاريع والعقود. في 11 أيار/مايو 2004، أنشأ الأمر الرئاسي رقم 36 الخاص بالأمن القومي، تحت عنوان "عمليات حكومة الولايات المتحدة في العراق"، مكتب المشاريع والعقود (PCO). أمر الأمر الرئاسي 36 الخاص بالأمن القومي مكتب المشاريع والعقود بتأمين الدعم للمشتريات ولإدارة المشاريع بالنسبة للنشاطات في العراق. في 22 حزيران/يونيو 2004، أنشأ نائب وزير الدفاع، مكتب المشاريع والعقود ضمن وزارة الجيش، وأمر مكتب المشاريع والعقود هذا بتأمين الدعم المتعلق بإنهاء سلطة الائتلاف المؤقتة، واعتبر مكتب المشاريع والعقود مسؤولاً عن جميع النشاطات المرتبطة بإدارة الأصول والشؤون المالية والبرامج والمشاريع، وعن إدارة النشاطات الإعمارية وغير الإعمارية.
نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين. يستخدم مكتب المشاريع والعقود نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (CEFMS) للمحاسبة المالية لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. تمّ تصميم هذا النظام كنظام إدخال محاسبي مفرد بحيث تحدّث لمعاملات دفتر الأستاذ العام والدفاتر الثانوية ضمن الوقت الحقيقي. في نظام الإدارة المالية
التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (CEFMS) هذا، كما في أنظمة المحاسبة المالية
الأخرى، يجب ان تكون المبالغ الواردة في دفتر الأستاذ العام متطابقة مع ومدعومة من الدفاتر الثانوية ومن المبالغ التفصيلية للمعاملات.
تقديرات كلفة الإنجاز. تطوير تقديرات كلفة الإنجاز مكوّن لا يتجزأ من ضمن إدارة التكاليف، ويجب القيام بتقدير كلفة الإنجاز على أساس تفاعلي مع الأخذ بعين الاعتبار أسباب الفوارق بالنسبة للتقديرات الأصلية، كما يجب تطوير تقديرات كلفة الإنجاز على النحو التالي:
• تحديد التقدم الحاصل باتجاه الإنجاز لتاريخه
• تحديد كلفة أشغال العقود المنجزة لتاريخه
• تحديد أسباب الفوارق بالنسبة للتقديرات الأصلية.
• تقدير حجم الأشغال التي لا تزال بحاجة إلى الإنجاز
• تقدير كلفة الأشغال التي لا تزال بحاجة إلى الإنجاز أنظمة إدارة المعلومات. وفر القانون العام 108-106 خمسين مليون دولاراً لتطوير ونشر نظمة لإدارة المعلومات قادرة على تلبية توقعات الكونغرس. يقول الموظف المسؤول الأول عن التكنولوجيا في مكتب المشاريع والعقود انه تم استخدام حوالي 16 مليون دولاراً من أصل الخمسين مليون دولار لتطوير ما سُمي "بحل مكتب المشاريع والعقود". حل مكتب المشاريع والعقود صُمّم وطُور استناداً إلى تحاليل قامت بها قيادة المرافق الهندسية في سلاح البحرية وسلاح المهندسين في الجيش الأميركي. راجعت التحاليل أشكال منوعة من تطبيقات برامج الإدارة على الكومبيوتر، الخاصة بالإعمار لتحديد أي تطبيق هو الأنسب للاستخدام في إدارة مشاريع الإعمار الواقعة في بيئة العمليات في العراق. يقوم مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق، في الوقت الحاضر، بمراجعة الطاقة الوظيفية التطويرية والتشغيلية لحل مكتب المشاريع والعقود، وسوف يحدد المكتب كيف استخدمت الملايين الأربعة والثلاثين المتبقية لأجل تحقيق احتياجات الرقابة وتقديم التقارير المنصوص عنها في القانون العام 108.-106
الأهداف
كان الهدف الإجمالي لهذا التدقيق تحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات التي استخدمتها المنظمات الحكومية الأميركية قد نتجت عنها إدارة فعالة لبرامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار لعراق. وكان الهدف الإضافي تحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات هذه التي تستخدمها المنظمات الحكومية الأميركية جديرة بالثقة وتم تنسيقها بصورة كافية بين تلك المنظمات ضمان تقديم تقارير دقيقة وكاملة، وفي الوقت المناسب، إلى كبار الرسميين الحكوميين والى لكونغرس حول استخدام أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
كان الهدف المُعيّن لهذا التدقيق الأول في هذه السلسلة تحديد ما إذا كانت أنظمة المعلومات هذه والمعطيات التي تتضمنها تلك الأنظمة التي يستخدمها مكتب إدارة إعمار العراق (IRMO) ومكتب المشاريع والعقود (PCO) للرقابة على مشاريع صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق جديرة بالثقة، وتم تنسيقها بصورة كافية بين تلك المنظمات، وذلك لضمان تقديم تقارير دقيقة وكاملة، وفي الوقت المناسب، إلى كبار الرسميين الحكوميين والى الكونغرس حول استخدام أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
سوف نعالج الهدف الإجمالي في التدقيقات التالية. وبالتحديد، متابعة التدقيق في تقديرات تكاليف الإنجاز التي أعدّها مكتب المشاريع والعقود. ونعتزم أيضاً متابعة التدقيق في دقة المعطيات الواردة في تقرير وزير الجيش وتقرير القسم 2207، والرقابة الإدارية على المعطيات المقدمة.
بالنسبة لمناقشة نطاق التدقيق والمنهجية، وللحصول على ملخص التغطية السابقة، أنظر
الملحق أ. بالنسبة لتعريفات الاختصارات المستخدمة في هذا التقرير، أنظر الملحق ب. بالنسبة لأعضاء فريق التدقيق، أنظر الملحق د.
أ. تقديرات غير مُطوّرة لكلفة الإنجاز بالنسبة لمشاريع إعادة إعمار العراق تقرير القسم 2207 حول إغاثة وإعادة إعمار العراق (تقرير القسم 2207) لشهر نيسان/إبريل 2005، الذي جمعه مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، لم يُلبِّ الشروط المفروضة من الكونغرس الخاصة بإدخال تقديرات التكاليف المطلوبة لإنجاز كل مشروع على أساس كل مشروع بمفرده. لم يبلغ مكتب إدارة إعادة إعمار العراق عن معطيات كلفة الإنجاز لأن موظفي إدارة المشاريع في مكتب المشاريع والعقود لم يُنجزوا إدماج أنظمة معطيات البرامج والشؤون المالية، ولم يُطوّروا التقديرات المطلوبة لكلفة الإنجاز لتقرير القسم 2207. نتيجة لذلك، وبدون معطيات دقيقة وكاملة بالنسبة لكلفة الإنجاز، من الصعب تحديد ما إذا كانت الأموال متوفرة لإنجاز المشاريع الجارية لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق وللبدء بمشاريع جديدة.
تقرير القسم 2207 حول إغاثة وإعادة إعمار العراق بطالب القسم 2207 من القانون العام 108-106 الصادر في 6 تشرين الثاني/نوفمبر 2003، مدير مكتب الإدارة والموازنة، بأن يقدم، بالتشاور مع رئيس سلطة الائتلاف المؤقتة، تقريراً إلى الكونغرس كل ثلاثة أشهر يُحدّث فيه الاستخدامات المقترحة لجميع أموال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق على أساس كل مشروع بمفرده، بما في ذلك تقديرات التكاليف المطلوبة لإنجاز كل مشروع. تقرير القسم 2207 هو الآن من مسؤولية مكتب إدارة إعادة إعمار العراق نظراً لحل سلطة الائتلاف المؤقتة في 28 حزيران/يونيو 2004. يجمع مكتب إدارة إعادة إعمار العراق المعلومات من مختلف المنظمات التي تدير صندوق إغاثة وإعادة إعمار لعراق، ويعد التقرير لنقله إلى الكونغرس عن طريق وزارة الخارجية.
في الوقت الذي أنجزنا فيه أشغال تدقيقنا، تمّ إصدار أحدث تقرير للقسم 2207 الذي أعدّه مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، في 6 نيسان/إبريل 2005. يجمع تقرير القسم 2207 معاً المعلومات عن إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق من جميع الوكالات التي أعطيت أموال من الصندوق، وبالدرجة الأولى، وزارة الخارجية، ووزارة الدفاع، والوكالة الأميركية للتنمية الدولية. مكتب المشاريع والعقود يُعدّ تقرير وزير الجيش الذي يُدمج بدوره في تقرير
القسم 2207، عن طريق ضم معلومات وزارة الجيش حول تقارير أموال الصندوق.
تطوير تقديرات كلفة الإنجاز من قبل مكتب المشاريع والعقود تقرير القسم 2207 لشهر نيسان/إبريل 2005، الذي جمعه مكتب إدارة إعادة إعمار العراق لم يُلبّ الشروط التي وضعها الكونغرس القاضية بإدراج التكاليف المطلوبة لإنجاز كل مشروع، على أساس كل مشروع بمفرده. لم يقدم مكتب إدارة إعادة الإعمار معطيات كلفة الإنجاز لأن موظفي إدارة المشاريع في مكتب المشاريع والعقود لم يكملوا دمج أنظمة المعطيات الخاصة بالبرامج والشؤون المالية، ولم يطوّروا تقديرات كلفة الإنجاز المطلوبة لتقرير القسم 2207. لقد ذكر المسؤولون في مكتب المشاريع والعقود عدداً من القيود التي أعاقت تطوير تقديرات كلفة الإنجاز، بما فيها صعوبة دمج المعطيات بين أنظمة معلومات الإدارة المالية وإدارة المشاريع، والمعطيات غير المكتملة لإدارة البرامج، والتكاليف الأمنية المرتفعة بسرعة.
مسائل دمج الأنظمة في مكتب المشاريع والعقود. واجهت إدارة مكتب المشاريع والعقود صعوبات في دمج معطيات الإدارة المالية وإدارة البرامج عبر بنيتها التحتية لأنظمة إدارة المعلومات. فمشروع "اوراكل" للربط البيني المحاسبي مع قاعدة معطيات نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي، مثلا، والتابع لمكتب المشاريع والعقود، لم يُستكمل لعدم وجود رمز مشترك ومناسب لتعريف المشاريع يتشاطره النظامان. فعدم القدرة على تقاسم المعطيات كان له تأثير سلبي على قدرة مكتب المشاريع والعقود على ربط المعلومات المالية في نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي ببرنامج المعلومات. وبالتالي، اصبح من الصعب على مديري المشروع إعد AD) تقديرات كلفة الإنجاز .
معطيات إدارة البرنامج في مكتب المشاريع والعقود. ذكر مسؤولو إدارة البرامج في مكتب المشاريع والعقود (PCO) معطيات إدارة البرامج غير المكتملة كعائق بوجه تطوير تقديرات كلفة الإنجاز. فلغاية 31 آذار/مارس 2005، بلغت كلفة أكبر 151 مشروعاً 4,4 مليارات دولار. وقد لاحظ المسؤولون في مكتب المشاريع والعقود ان 84 مشروعاً من هذا المجموع لبالغة كلفتها ملياري دولار كان قد تم تخطيطها من دون وضع التكاليف الواقعية المستهدفة وجداول التنفيذ الزمنية الأساسية لها. لكن التكاليف الواقعية المستهدفة والجداول الزمنية الأساسية اللازمة للاستخدام في الإدارة والتقديرات المستقبلية لتكاليف المشاريع ال 67 المتبقية والبالغة قيمتها 2,4 مليار دولار تقريباً، كانت قائمة.
التكاليف الأمنية في مكتب المشاريع والعقود. العائق الآخر الذي ذكره مسؤولو إدارة البرامج في مكتب المشاريع والعقود، كان النمو السريع في كلفة تأمين سلامة المشاريع ضد نشاطات المتمردين. ابلغت إدارة مكتب المشاريع والعقود، انه بحلول 31 آذار/مارس 2005، ارتفعت الكلفة المقدرة لأمن المشاريع من الخط القاعدي البالغ 1,2 مليار دولار إلى اكثر من 2 مليار دولار.
إجراءات الإدارة
خلال تدقيقنا، اتخذ مكتب إدارة إعادة إعمار العراق الإجراءات لأجل إعداد وإرسال التقارير حول تقديرات كلفة الإنجاز. في 7 حزيران/يونيو 2005، ابلغنا المسؤولون في مكتب إدارة إعادة إعمار العراق ان المكتب سوف يبدأ إيراد تقديرات تكاليف الإنجاز في تقرير القسم 2207 لشهر أيلول/سبتمبر 2005. في 10 حزيران/يونيو 2005، بدأ الرسميون في مكتب المشاريع والعقود إعطاء تقديرات تكاليف الإنجاز إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. لقد أبلغَنَا المسؤول الأول عن المعلومات ومدير تكنولوجيا المعلومات في مكتب المشاريع والعقود ان سلاح المهندسين في الجيش الأميركي بصدد تطوير برنامج سوف يربط مشروع "أوراكل" للترابط البيني المحاسبي التابع لمكتب المشاريع والعقود بقاعدة معطيات نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي. الغرض من هذا العمل تأمين دمج المعطيات المالية ومعطيات المشاريع مما سوف يُحسّن قدرات مكتب المشاريع والعقود على توليد قديرات تكاليف الإنجاز. أما التاريخ المُقدّر لاستكمال المعطيات للربط البيني فهو 31 آب/أغسطس 2005.
ستجابةً لمسودة تقريرنا التدقيقي، أعلن المسؤولون في مكتب المشاريع والعقود انهم، ابتداء من حزيران / يونيو 2005، وبالتنسيق مع مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، قد طبقوا تماما الإجراءات التي تدعم شرط تقديم التقارير الشهرية لأجل تطوير وعرض التقديرات المُحدّثة حول كلفة الإنجاز إلى "رموز مشاريع القطاعات" والى مشاريع الإعمار المتعلقة بها. وأعلن لمسؤولون في مكتب المشاريع والعقود انهم قدّموا تقديرات كلفة الإنجاز لكل مشروع (المعرفة على أنها أمر مهمة رئيسي) إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق.
الخلاصة
شكل مطلب تقدير كلفة الإنجاز لكل مشروع تحديّاً صعباً لكنه كان مطلباً مفروضاً من الكونغرس في العراق. من الصعب أحيانا تحديد التقدم الحاصل في مشاريع الإعمار. ان الافتقار إلى الدعم الآلي الكافي يزيد أيضاً من الصعاب. غير ان صانعي القرار بحاجة إلى صورة دقيقة عن الأموال المطلوبة لإنجاز المشاريع الجاري تنفيذها حالياً. فبدون معطيات حالية ودقيقة عن كلفة الإنجاز، من الصعب تحديد ما إذا كانت الأموال متوفرة لإنجاز المشاريع الجارية لصندوق إغاثة إعمار العراق وللبدء بمشاريع جديدة.
توصيات، وملاحظات الإدارة، واستجابة التدقيق أ.1 . نوصي بان يعمد مدير مكتب المشاريع والعقود إلى:
أ. استكمال دمج قاعدة معطيات نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي بمشروع "اوراكل" للربط البيني المحاسبي التابع لمكتب المشاريع والعقود.
ملاحظات الإدارة. وافق مدير مكتب المشاريع والعقود على توصيتنا. وأعلن مدير المكتب انه يتوقع استكمال أشغال تطوير المكوّن اللازم لهذا الربط البيني لمكتب المشاريع والعقود في حلول 31 آب/أغسطس 2005.
استجابة التدقيق. وافقنا.
ب. الاستكمال والتحديث لأفضل تقدير حالي للكلفة المطلوبة لإنجاز كل مشروع، على أساس كل مشروع بمفرده.
ملاحظات الإدارة. وافق مدير مكتب المشاريع والعقود على توصيتنا، وأعلن المدير ان مكتب المشاريع والعقود سوف يواصل جهوده لتوليد تقديرات كلفة الإنجاز وان المكتب قد قدّم أولى هذه المعلومات إلى الفرقاء المعنيين.
استجابة التدقيق. وافقنا.
أ.2. نوصي بان يطالب مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق بتقديم أفضل المعلومات الحالية عن تقديرات كلفة الإنجاز لضمها إلى تقرير القسم 2207 حول إغاثة وإعادة إعمار العراق.
ملاحظات الإدارة. وافق المدير الحالي لمكتب إدارة إعادة إعمار العراق على التوصية عن طريق ملاحظات خطية غير رسمية، واعلن المدير الحالي ان المكتب موافق طالما كان بوسعه ضم معلومات كلفة الإنجاز كتقرير منفصل مع تقديمه لتقرير القسم 2207 نظراً احساسية المعلومات المفصلة عن المشاريع.
استجابة التدقيق. وافقنا.
ب. دقة تقرير وزير الجيش
لم يكن بالإمكان التحقق من دقة ال 7,9 مليار دولار الخاصة بالتزامات وزارة الدفاع والواردة في تقرير وزارة الجيش الصادر في 27 آذار/مارس 2005. يضاف إلى ذلك ان المعلومات التي ضمّت إلى تقرير القسم 2207، بما فيها تقرير وزير الجيش، لم يكن مطلوب التحقق من دقّتها من جانب المنظمات الحكومية الأميركية المزوِّدة لتلك المعلومات.
حدث هذا لأن موظفي الشؤون المالية في مكتب المشاريع والعقود لم يستطيعوا تقديم التفاصيل على مستوى المعاملات حول الالتزامات والتي يمكن مطابقتها محاسبياً مع الالتزامات التي يتضّمنها تقرير وزير الجيش وتقرير القسم 2207، ولأن مكتب إدارة إعادة إعمار العراق لم يضع شرط يطالب فيه وجوب التحقق من المعطيات المقدمة إلى تقرير القسم 2207 قبل تقديمه.
تيجة لذلك، كان تدقيقنا عاجزاً عن التحقق من دقة المعطيات المقدمة عبر تقرير وزير الجيش إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. يضاف إلى ذلك انه بدون شرط التحقق من المعطيات المُقدمة، لا تستطيع المنظمات الحكومية الأميركية تقديم معطيات لم تخضع للتحقيق إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق لضمها إلى تقرير القسم 2207. أخيراً، ولأنه لم يكن هناك أي حقيق مطلوب أو تم من جانب مكتب المشاريع والعقود، بما في ذلك المعلومات المقدمة من المنظمات الأخرى عبر المكتب، فليس هناك ما يضمن بان الكونغرس قد زُوّد، عبر تقرير
القسم 2207، بالمعلومات الصالحة الضرورية لممارسة الإشراف على جهود الإعمار في العراق.
معطيات معاملات الالتزامات
طالبنا بمعطيات حول معاملات الالتزامات التي تدعم المبالغ الواردة في تقرير وزير الجيش لصادر في 27 آذار/مارس 2005. قدم مكتب المشاريع والعقود قائمة بمعاملات الالتزامات مُسترجعة من نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي والتي كان من المفترض، في الوقت الذي أعطيت فيه، ان تكون ممثلة ومتطابقة مع تقرير وزير الجيش.
خلال تدقيقنا، تقرّر ان المعطيات المقدمة، وان كانت لا تختلف كثيراً، لا يمكن مطابقتها مع مبالغ الالتزامات الواردة في تقرير وزير الجيش.
قوائم معاملات الالتزامات
لم يكن بالإمكان التحقق من دقة ال 7,9 مليار دولار الخاصة بالتزامات وزارة الدفاع والواردة في تقرير وزارة الجيش الصادر في 27 آذار/مارس 2005. حدث ذلك لأن موظفي الشؤون المالية في مكتب المشاريع والعقود لم يستطيعوا تقديم تفاصيل على مستوى المعاملات بحيث تتطابق مع الالتزامات التي يتضمنها تقرير وزير الجيش وتقرير القسم 2207.
الالتزامات المُبيّنة في تقرير وزير الجيش وقوائم معاملات الالتزامات. أظهرت مراجعتنا وجود فوارق بين الالتزامات الواردة في تقرير وزير الجيش وبين قوائم معاملات الالتزامات.
يظهر الجدول الفوارق في المبالغ الواردة في تقرير وزير الجيش والمبالغ المحددة في قوئام معاملات الالتزامات.
لفوارق بين الالتزامات المُبيّنة في تقرير وزير الجيش وبين قائمة معاملات الالتزامات نفقات عامة نفقات البناء نفقات غير البناء المجموع 254،834،868 5،056،061،174 2،609،260،401 7،920،156،443 قرير وزير الجيش دولار
(أ)
دولار
دولار
دولار
4،938،810،175
495،012،835
2،355،972،039
7،789،795،049
قوائم معاملات الالتزامات
دولار
(ب)
دولار
دولار
دولار
117،250،999
130،361،394
253،288،362
(240،177،967)
مبالغ الفوارق بالدولار
دولار
دولار
دولار
دولار
(أ-ب = ج)
النسبة المئوية لقيمة
1،65
71،9
2،32
(94،25)
الفوارق
(ج/أ)
موقف مكتب المشاريع والعقود. طلبنا من مكتب المشاريع والعقود معطيات المعاملات لدعم المبالغ الواردة في تقرير وزير الجيش الصادر في 27 آذار/مارس 2005. المعطيات الخاصة بالمعاملات التي قدمها لنا مكتب المشاريع والعقود للمراجعة لم تكن متطابقة مع تقرير وزير الجيش وهي بالتالي لم تلب أهداف تدقيقنا. لقد أبلغنا موظفو الشؤون المالية في مكتب لمشاريع والعقود ان نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي ليس لديه تقرير إداري قياسي لدعم هكذا طلب، لكنه طاب من المُبرمجين لا A ) النظام تطوير برنامج كمبيوتر يزوّد المعلومات المطلوبة.
عندما سألنا عن هذه الفوارق، أبلغنا موظفو الشؤون المالية في مكتب المشاريع والعقود:
ان هناك فارقاً إسمياً موجود بين تقرير وزير الدفاع وبين القائمة المفصلة المعاملات التي قدمها مدققوا (AFAA) في بغداد. يعكس تقرير وزير الجيش أرقاما صالحة، وقابلة للدعم وقابلة للمُصادقة، تم الحصول عليها من نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (CEFMS). أما القائمة المفصلة للمعاملات فهي أداة تحليل داخلية ولدّها النظام أعلاه بقصد ستخدامها على يد مديري الموارد لتحديد الزيادات/النقص في المعدات في حسابات القطاعات/البرامج. فتقرير المعاملات المفصلة لم يُنشأ أبداً للاستخدام كتقرير قابل للمصادقة. انه أداة لمطابقة الحسابات.
ليس لدى نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي في الوقت الحاضر تقرير شامل يُعدّد كل معاملة فردية تصل إلى (AMSCO) (رمز هيكلية إدارة الجيش)، والأرقام التسلسلية للتخصيصات، إذ انه لم يسبق ان طُلب مثل هذا التقرير لمطابقته مع نظام الإدارة المالية (CEFMS) داخلياً، وان كان المقر الرئيسي لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي قادراً بكل تأكيد على برمجة هكذا تقرير. لقد صُمّم ني ADCN) الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين ك "قيد واحد يقوم بتحديث جميع دفاتر الأستاذ الأساسية والدفاتر الثانوية" وجميع المعاملات تقريباً التي يجري تحديثها في الوقت المناسب. الأساليب الروتينية المتبعة للتطابق تجري مساء كل يوم لضمان تطابق دفاتر الأستاذ الأساسية والدفاتر الثانوية.
تقرير المعاملات المفصل الذي قدمناه للمدققين لم يُقدّم أبداً على انه ملف معاملات يتطابق تماماً مع معطيات وزير الجيش. المدققون كانوا بحاجة إلى أداة لاختيار معاملات الالتزامات لاختبارها، وقد قدمنا لهم ذلك، لكن لن تكون جميع المعاملات موجودة في المعطيات المقدمة. فأجور العمال، مثلا، وتكاليف التحويلات، ومدفوعات الفوائد، لن تكون ضمن مجموعة المعطيات المقدمة. مجموعة معطياتنا سوف تضم فقط المعاملات المرتبطة بمستند أمر التزام لم يُسلّم (التشديد مضاف بالحرف الأسود). تكاليف تحويلات نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي تتمّ على مستوى "رمز بند العمل (WIC) وليست مرفقة بالالتزامات. مدفوعات الفوائد تتم بنفس الطريقة، كما أن المعاملات العمالية لا تصبح التزامات إلا عندما يتم توقيع 11
معطيات الوقت والحضور بدءاً بالالتزام المُصدّق ووصولاً إلى النفقات المستحقة، غير المرتبطة بأمر لم يُسلّم. جميع هذه المعاملات واردة في تقرير وزير الجيش ولكن ليس في تقرير معاملات الالتزامات المفصلة.
عندما تُقارن تقارير وزير الجيش وقائمة المعاملات، على المستوى المُلخّص، يكون هناك فارق بأقل من ربع بالمئة. هذا فارق معقول يوفر مستوى عالٍ من الضمان بان احتساب الأموال يتم بالطريقة المناسبة.
اننا نعتزم القيام بتدقيقات متابعة لدقة المعطيات الواردة في تقرير وزير الجيش ولرقابة الإدارة على المعطيات المقدمة.
التحقّق من المعطيات المقدمة المعلومات التي أدخلت في تقرير القسم 2207، بما فيها تقرير وزير الجيش، لم يكن المطلوب التحقق من دقتها من جانب المنظمات الحكومية الأميركية التي قدمت هذه المعلومات. حدث ذلك لأن مكتب إدارة إعادة إعمار العراق لم يضع شرطاً يطالب بان يتم التحقق من المعطيات المقدمة إلى تقرير القسم 2207 قبل تقديمها.
المصادقة على المعطيات. لم يكن مطلوباً من مكتب المشاريع والعقود، حسب المسؤولون في المكتب، المصادقة على دقة المعطيات المقدمة المُدخلة في تقرير وزير الجيش. إضافة إلى ذلك، وحسب المسؤولون في مكتب المشاريع والعقود، فان المكتب يقوم بجمع تقرير وزير الدفاع من مختلف منظمات وزارة الدفاع التي تدير وتستخدم الأموال التي تحصل عليها من خلال صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
موقف مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. قدم الرسميون في مكتب إدارة إعادة إعمار العراق ملاحظات غير رسمية حول مسودة تقريرنا وأعلنوا انه كانت لديهم رقابة إدارية قائمة لضمان دقة المعطيات المقدمة لهم على أساس أسبوعي. غير ان هؤلاء المسؤولون أعلنوا أيضاً ان تقرير وزير الجيش ليس تقرير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق وانهم لا يعلمون ما إذا كانت هناك رقابة إدارية قائمة على التقرير المذكور. ولما كان تقرير وزير الجيش هو أساس المعلومات المقدمة إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق لتقرير القسم 2207، سألنا كيف تأكد المكتب من ان هذه المعلومات قد صُدقت بالنسبة لدقتها. أعلن المسؤولون في المكتب انهم قاموا فقط بجمع وإعداد تقرير القسم 2207 بغية تحويله إلى الكونغرس عن طريق وزارة 12
الدفاع. وعندما سُئل المسؤولون في المكتب عما إذا كانوا قد طالبوا بان تتم المصادقة على المعلومات المنقولة إلى الكونغرس، أجابوا بالنفي، لكنهم وافقوا على ان ذلك يجب ان يحصل وانهم سوف يطالبون بان يتم التحقق من دقة المعطيات المعطاة لهم لغرض تقرير القسم 02207 تطابق المعطيات المقدمة لا نعتقد ان بإمكان مكتب المشاريع والعقود التأكيد بأن "تقرير وزير الجيش يعكس أرقاماً صالحة وقابلة للدعم وقابلة للمصادقة، تم الحصول عليها من نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي"، في نفس الوقت الذي لا يستطيع فيه تقديم ما يدعم هذا البيان، او تطابق الأرقام الواردة في التقرير مع المعاملات المفصّلة.
بعد من ذلك، لا نعتقد ان بإمكان مكتب المشاريع والعقود القول ان "تقرير المعاملات المفصلة لم يتم إنشاؤه أبداً لاستخدامه كتقرير قابل للمصادقة"، وان "تقرير المعاملات المفصلة الذي قدمناه إلى المدققين لم يقدم على انه ملف معاملات يتطابق تماماً مع معطيات وزير الجيش"، والإصرار في نفس الوقت على انه "عندما يُقارن تقرير وزير الجيش وتقرير قائمة المعاملات على المستوى الملخص، يكون هناك فارق بأقل من ربع بالمئة؛ وانه فارق معقول يوفر مستوى عالياً من الضمان بان احتساب الأموال يتم بالطريقة الصحيحة". اننا نجد ان هذه لبيانات متناقضة.
أخيراً، اننا لا نفهم موقف مكتب المشاريع والعقود القائل بان "تقرير المعاملات المفصلة أداة تحليل داخلي يولدها نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي بقصد ستخدامها فقط من قِبَل مديري الموارد للتعرف على زيادة او نقصان المعدات في حسابات القطاعات/البرامج"، والذي يقول في الوقت نفسه "انه أداة تطابق" عندما لا يمكن مطابقته مع المعطيات الواردة في تقرير وزير الجيش.
الخلاصة
لم نتمكن من التحقق من دقة المعطيات المقدمة عبر تقرير وزير الجيش إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. يضاف إلى ذلك انه بدون طلب التحقق من المعطيات المقدمة، قد تقدم المنظمات الحكومية الأميركية إلى مكتب إدارة إعادة أعمار العراق معطيات لم يتم التحقق بشأنها لإدخالها في تقرير القسم 2207. أخيراً، لما لم يكن هناك اي تحقيق مطلوب او مُنفّذ من جانب مكتب المشاريع والعقود، بما في ذلك المعلومات المقدمة من المنظمات عبر 13
المكتب، فلا ضمان إذا بان الكونغرس قد زُوّد، عبر تقرير القسم 2207، بمعلومات صالحة ضرورية لممارسة الإشراف على جهود إعادة إعمار العراق.
التوصيات، وملاحظات الإدارة واستجابة التدقيق ب.1. نوصي بان يعمد مدير مكتب المشاريع والعقود إلى التأكد من ان الرقابة الإدارية على تقرير وزير الجيش، مثل إجراءات التطابق، تؤدي إلى التحقق من دقة المعطيات المقدمة.
ملاحظات الإدارة. لم يوافق مدير مكتب المشاريع والعقود على توصيتنا. فقد أعلن مدير المكتب ان تقرير وزير الجيش هو تحديث أسبوعي يقدم إلى إدارة الجيش، ولم يكن القصد منه أبداً ان يكون تقريراً مصدّقاً. وأعلن مدير المكتب أيضاً انه لما كان مكتب المشاريع والعقود يجمع المعطيات التي تُولدها أنظمة المحاسبة المتعددة لوزارة الدفاع، فان المصادقة على التقرير غير ممكنة من قِبَل المكتب.
استجابة التدقيق. لقد وافقنا وعدّلنا تقريرنا وفقاً لذلك.
ب.2. نوصي بان يطالب مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق بان يتم التحقق من دقة المعطيات التي تقدمها الوكالات الحكومة الأميركية المسؤولة عن إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق لإدخالها في تقرير القسم 2207 قبل تقديمها.
ملاحظات الإدارة. وافق المدير الحالي لمكتب إدارة إعادة إعمار العراق على التوصية عبر ملاحظات خطية غير رسمية، وأعلن مدير المكتب ان المعطيات التي أعطيت له لم يكن مطلوب المصادقة عليها، لكن يجب التحقق من دقة المعطيات من جانب المنظمات المختلفة التي تقدم المعطيات إلى المكتب.
استجابة التدقيق. لقد وافقنا وعدّلنا تقريرنا وفقاً لذلك.
14
لملحق أ. النطاق والمنهجية
لقد أجرينا مقابلات مع موظفي الإدارة ضمن مكتب إدارة إعادة إعمار العراق (RMO)
ومكتب المشاريع والعقود (PCO) وراجعنا الرسوم البيانية التنظيمية ومذكرات البرامج التي
لها علاقة بالموضوع، للتمكن من فهم عمليات الكيانات الرامية إلى إدخال منظمتها ونمطها الإداري والعوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على محيط عملياتها.
قد قمنا بمراجعة تقرير القسم 2207 حول إغاثة وإعادة إعمار العراق الذي صدر إلى الكونغرس في 6 نيسان / إبريل 2005 لاستكماله. وحاولنا مطابقة المبالغ الواردة في التقرير مع الجداول الداعمة التي قدمها مكتب المشاريع والعقود. لقد قدم المكتب المعطيات المالية برنامج وزارة الدفاع الخاص بإغاثة وإعادة إعمار العراق، كما هو وارد في تقرير وزير الجيش الصادر في 27 اذار /مارس 2005.
لقد أجرينا تدقيقنا في بغداد، العراق، في القصر الجمهوري، حيث أجرينا مقابلات مع كبار الموظفين الماليين والإداريين في مكتب المشاريع والعقود، ومع موظفي الموازنة والعمليات في مكتب إدارة إعادة إعمار العراق؛ وقمنا بمراجعة برنامج صندوق إغاثة وإعادة إعمار لعراق ومعطياته المالية، وفي المكتب التابع لمكتب المشاريع والعقود حيث أجرينا مقابلات مع موظفي إدارة المشاريع وتكنولوجيا المعلومات كما قمنا بمراجعة معطيات إدارة المشاريع.
لقد قمنا بأداء هذا التدقيق ابتداء من آذار /مارس ولغاية آخر تموز /يوليو 2005، وفقاً لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة على العموم.
استخدام المعطيات المعالجة على الكومبيوتر. لقد أجرينا اختبارات للتحقق من المعطيات لمالية الالكترونية التي يحافظ عليها مكتب المشاريع والعقود عبر مقارنة رصيد الحساب الوارد في التقارير مع سجلات المعاملات المفصلة، وعبر مقارنة المعاملات المفصلة مع وثائق المصادر. واستخدمنا أيضاً تقنيات التدقيق التي تستعين بالكومبيوتر للتعرف على الالتزامات المزدوجة المحتملة. أشارت نتائج التدقيق إلى ان سجلات العمليات المفصلة التي زودّنا بها مكتب المشاريع والعقود لم تكن ممثلة للمعطيات المُدخلة في سجلات ملخص المكتب، ولذلك لم تكن صالحة او جديرة بالثقة كي يتم التحقق بشأنها من قِبل التدقيق.
15
التغطية السابقة. لم يسبق ان جرت تدقيقات خلال السنوات الخمس الماضية لها نفس الأهداف او أهداف مشابهة لأهداف هذا التدقيق.
16
الملحق ب. الاختصارات
CEFMS
نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي IRMO
مكتب إدارة إعادة إعمار العراق IRRF
صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق PCO
مكتب المشاريع والعقود
الملحق ج. توزيع التقرير
وزارة الخارجية
وزير الخارجية
المستشار الرئيسي للوزير والمنسق للعراق السفير الأميركي في العراق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق المفتش العام لوزارة الخارجية.
وزارة الدفاع
وزير الدفاع
نائب وزير الدفاع
مدير مكتب دعم إعادة الإعمار الدفاعي في العراق مساعد وزير الدفاع (المراقب العام للحسابات)/ المسؤول المالي الرئيسي نائب المسؤول المالي الرئيسي نائب المراقب العام للحسابات (للبرنامج/الموازنة) المفتش العام لوزارة الدفاع وزارة الجيش مساعد وزير الجيش لشؤون التزويد واللوجستيات والتكنولوجيا النائب الرئيسي لمساعد وزير الجيش لشؤون التزويد واللوجستيات والتكنولوجيا نائب مساعد وزير الجيش (السياسة والمشتريات) مدير مكتب المشاريع والعقود اللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق/أفغانستان مساعد وزير الجيش للإدارة المالية والمراقب العام للحسابات المدقق العام في الجيش منظمات دفاعية أخرى مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية منظمات أخرى للحكومة الفدرالية 18
مدير مكتب الإدارة والموازنة المراقب العام للحسابات في الولايات المتحدة لمفتش العام لوزارة المالية المفتش العام لوزارة التجارة المفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية المفتش العام للوكالة الأميركية للتنمية الدولية لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقلية مجلس الشيوخ الأميركي لجنة التخصيصات المالية في مجلس الشيوخ للجنة الفرعية للشؤون الدفاعية اللجنة الفرعية للعمليات الخارجية لجنة مجلس الشيوخ لشؤون القوات المسلحة لجنة مجلس الشيوخ لشؤون العلاقات الخارجية للجنة الفرعية لشؤون الشرق الأدنى وجنوب آسيا للجنة الفرعية للعمليات الدولية والإرهاب الدولي لجنة مجلس الشيوخ لشؤون الأمن الوطني والشؤون الحكومية للجنة الفرعية لشؤون كفاءة الحكومة والإدارة المالية للجنة الفرعية للإدارة المالية، الميزانية والأمن الدولي مجلس النواب الأميركي لجنة مجلس النواب حول التخصيصات المالية اللجنة الفرعية للشؤون الدفاعية اللجنة الفرعية للعمليات الخارجية، تمويل الصادرات، والبرامج المرتبطة بها لجنة مجلس النواب للقوات المسلحة لجنة مجلس النواب للعلاقات الدولية اللجنة الفرعية للشرق الأوسط وآسيا الوسطى لجنة مجلس النواب للإصلاح الحكومي 19
للجنة الفرعية للكفاءة الحكومية والإدارة المالية اللجنة الفرعية للأمن القومي، والتهديدات الناشئة، والعلاقات الدولية 20
الملحق د. أعضاء فريق التدقيق أعد تقرير التدقيق هذا مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، ومكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق.
أعضاء مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق الذين ساهموا في إعداد هذا التقرير هم :
تيموتي باوم
جيمس كاريرا
دان هايفلر
جايمس كوجاك
21
ملاحظات الإدارة، مدير مكتب المشاريع والعقود - العراق وزارة الجيش مكتب المشاريع والعقود - العراق APO AE 09316
21 تموز / يوليو 2005
مذكرة إلى مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق الموضوع: مسودة تقرير عن تقديرات كلفة الإنجاز والشؤون المالية إلى إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق.
1. بالإشارة إلى مسودة تقرير المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق (SIGIR) حول كلفة
الإنجاز والشؤون المالية المقدمة إلى إدارة صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق، المشروع رقم D2005-DCPAAI-0004.1
2. تصف مسودة التقرير النتائج التي توصل اليها التدقيق وتعكس الجهود الجارية حالياً لأجل تطوير تقديرات كلفة الإنجاز؛ غير انه لا تزال لدى مكتب المشاريع والعقود هو اجس بالنسبة للتوصيات الواردة في القسم ب. ولذا فان مكتب المشاريع والعقود لا يمكنه الموافقة على كامل مسودة تقرير التدقيق.
3. قد يكون من المفيد لتنفيذ البرنامج ولدعم نوعية التدقيق لو ان مختلف عمليات التدقيق الداخلي كانت منسقة بين وكالات التدقيق. فبيئة (OPTEMPO) العالية تجعل من الصعب موازنة المسؤوليات الجوهرية في إدارة مشاريع الإعمار والعمليات، وفي الوقت نفسه دعم احتياجات التدقيق. وفي نفس الوقت الذي تمت فيه الاستجابة لهذا التقرير، رد أيضاً موظفو مكتب المشاريع والعقود على مسودة التقرير ربع السنوي لمكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق (SIGIR)، وعلى تقرير تدقيق لوكالة التدقيق التابعة للجيش الأميركي (AAA) وتقرير مكتب المحاسبة العام (GAO).
4. الملاحظات العامة حول مسودة التقرير مقدمة في المرفق أ. ملاحظات إدارة مكتب مشاريع والعقود حول كل توصية من توصيات التقرير مقدمة في المرفق ب.
22
5. سوف يواصل مكتب المشاريع والعقود العمل مع مكتب المفتش العام الخاص لإعادة إعمار العراق لأجل حل القضايا المعلقة.
دانييل إ. لونغ، جونيور
الواء في جيش الولايات المتحدة الأميركية مدير مكتب المشاريع والعقود مرفقات لمرفق أ: الملاحظات العامة المرفق ب: الاستجابة لتقارير مُعيّنة 23
المرفق أ
ملاحظات عامة، توضيحات وملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود على نتائج التدقيق ملاحظات عامة وتوضيحات
1. توصل مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق (SIGIR) ومكتب المشاريع
والعقود (PCO) إلى حل بعض القضايا التي تم تعيينها خلال التدقيق. ولا تزال لدى مكتب
المشاريع والعقود بعض التحفظات حول نتائج التدقيق والاستنتاجات، وبنوع خاص في ما يتعلق بالقسم ب.
2. بعد استلامه استجابة مكتب المشاريع والعقود على مسودة التقرير الأولى، طلب مكتب المفتش العام عقد اجتماع ثانٍ في 13 تموز /يونيو 2005 لمناقشة هواجس مكتب المشاريع والعقود. وقد تبيّن في ذلك التاريخ ان معطيات معاملات الإلتزامات المقدمة إلى مدقق مكتب المفتش العام خلال التدقيق لم تلب معايير المدقق. نتيجة لذلك، وجب على التدقيق ان يُظهر ان المطابقة السابقة للأرقام لم تكن حاسمة، او كانت موضع شك، من قبل موظفي مكتب المشاريع والعقود. نظراً لتغيّر الفرقاء الرئيسيين في كل من مكتب المفتش العام ومكتب المشاريع والعقود، اقترحنا تحديد موعد لاجتماع مطابقة آخر في المستقبل لحل مسألة الفوارق.
3. تقرير وزير الجيش هو تحديث أسبوعي لكبار القادة. التقرير بمثابة تجميع لمعطيات الوكالات الأخرى وليس معداً للمصادقة. لم يُعيّن مكتب المفتش العام أية تغييرات هامة او مادية في المعطيات الواردة. ان مكتب المشاريع والعقود وقيادة الجيش راضيان عن كون تقرير وزير الجيش قد قدم مستوى مناسباً من الأمانة اللازمة للأغراض الإدارية.
4. تقديرات كلفة الإنجاز (CTC) تقدم لترضي نتائج كلفة الإنجاز في تقارير مكتب المفتش
عام الخاص لإعادة إعمار العراق. التقديرات غير الدقيقة حول كلفة الإنجاز الواردة في لنتائج أ تصف فقط واحد من عدة أسباب لاحتمال تأجيل المشاريع او عدم بنائها. لم يجر تعريف أية أمثلة مُعيّنة او مقدمة من مكتب المفتش العام.
24
ملاحظات حول قسم مُعيّن
• الصفحة 2. سياق الجملتين الأولتين في هذا القسم تفترض ان مكتب المشاريع والعقود تلقى كامل مبلغ الخمسين مليون دولار لإعداد التقارير؛ هذا غير صحيح. لقد تلقى مكتب المشاريع والعقود جزءاً من التمويل لكن الباقي ذهب إلى وزارة الخارجية.
25
المرفق ب
التوصيات وملاحظات إدارة مكتب المشاريع والعقود التوصية أ.1.أ: نوصي بان يستكمل مدير مكتب المشاريع والعقود دمج قاعدة معطيات نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي بمشروع "أوراكل" للربط البيني المحاسبي التابع للمكتب.
الاستجابة: مكتب المشاريع والعقود يوافق ويتوقع إنجاز تطوير أشغال المكوّن العائد لمكتب المشاريع والعقود من نظام الربط البيني بحلول 31 آب/أغسطس 2005. إن تنشيط هذه الوظائفية يمكن تحقيقه خلال 30 يوماً شمسياً وفقط بعد ان يكون المقر الرئيسي لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (USACE HQ) قد وفى بالتزاماته في تنشيط الوظائفية المطلوبة في نظام الإدارة المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (CEFMS) لذي يختزن مشروع مكتب المشاريع والعقود الفريد لتعيين الاحتياجات PCO Project) المالية التابع لسلاح المهندسين في الجيش الأميركي (CEFMS).
التوصية أ.1 .ب: نوصي بان يواصل مدير مكتب المشاريع والعقود،، تطوير التكاليف الدقيقة والكاملة المطلوبة لإنجاز كل مشروع على أساس كل مشروع بمفرده.
لرد: مكتب المشاريع والعقود يوافق وهو يواصل جهوده لتوليد تقديرات كلفة الإنجاز. الواقع ان المكتب قد قدم أولى هذه المعلومات إلى الفرقاء المعنيين.
بتداء من حزيران/يونيو 2005، وبالتنسيق مع مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، طبّق مكتب لمشاريع والعقود تماما الإجراءات التي تدعم مطلب التقارير الشهرية بغية تطوير وتقديم تقديرات مُحدّثة عن الكلفة اللازمة للإنجاز العائدة لقوانين (قواعد) مشاريع القطاعات والى مشاريع الإعمار المتعلقة بها. لقد قدم مكتب المشاريع والعقود تقديرات الكلفة اللازمة للإنجاز عن كل مشروع (عُرّف عنه انه أمر مهمة رئيسي) إلى مكتب إدارة إعادة إعمار العراق.
يعتقد مكتب المشاريع والعقود ان هذه القضية قد حُلّت، بحلول 20 تموز /يوليو 2005.
لتوصية ب10: نوصي بان يتأكد مدير مكتب المشاريع والعقود من ان الرقابة الإدارية الداخلية على تقرير وزير الجيش، مثل إجراءات المطابقة، تؤدي إلى معطيات قابلة للمصادقة.
26
الاستجابة: مكتب المشاريع والعقود لا يوافق. ان تقرير وزير الجيش تحديث أسبوعي يقدم لإدارة الجيش وليس مُعداً أبداً ليكون تقريراً مصدقاً. فالتقرير مجمع من تقارير وكالات مختلفة كما ان هذه المعطيات تُجمّع لانشاء عرض واحد.
التوصية ب20: نوصي بان يطالب مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق (IRMO) بان يتم
التحقق من دقة المعطيات المقدمة إلى المكتب لأغراض تقرير القسم 2207.
الاستجابة: مكتب المشاريع والعقود لا يوافق. فكما سبق ولاحظنا، يجمع المكتب المعطيات التي تولدّها أنظمة المحاسبة المتعددة التابعة لوزارة الدفاع، ولهذا السبب، من غير الممكن المكتب المشاريع والعقود المصادقة على التقرير.
27
Audit
Report
Cost-to-Complete Estimates and Financial Reporting for the Management of the Iraq Relief and Reconstruction Fund Report No. SIGIR-05-011 July 26, 2005 Office of the Special Inspector General for Iraq Reconstruction
SP E CIAL INSPECT O R GE NE RAL F O R IRAQ RE CONST RUCT ION
July 26, 2005
MEMORANDUM FOR DIRECTOR, IRAQ RECONSTRUCTION MANAGEMENT
OFFICE
DIRECTOR, PROJECT AND CONTRACTING OFFICE
SUBJECT: Cost-to-Complete Estimates and Financial Reporting for the Management of the Iraq Relief and Reconstruction Fund (Report No. SIGIR-05-011) We are providing this audit report for your information and use. We performed the audit in accordance with our statutory duties contained in Public Law 108-106, as amended, which mandates the independent and objective conduct of audits relating to the programs and operations funded with amounts appropriated or otherwise made available to the Iraq Relief and Reconstruction Fund. Public Law 108-106, as amended, requires that we provide for the independent and objective leadership and coordination of and recommendations on policies designed to promote economy, efficiency, and effectiveness in the administration of such programs and operations and to prevent and detect waste, fraud, and abuse.
We considered the comments from the Acting Director, Iraq Reconstruction Management Office, and the Director, Project and Contracting Office, when preparing the final report.
We appreciate the courtesies extended to the staff. For additional information on this report, please contact Mr. James P. Mitchell at jim.mitchell@sigir.mil or at (703) 428-1100. For the report distribution, see Appendix C.
Stuart W. Bowen, Jr.
Inspector General
400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202
Office of the Special Inspector General For Iraq Reconstruction Report No. SIGIR-05-011 (Project No. D2005-DCPAAI-0004.1) July 26, 2005 Cost-to-Complete Estimates and Financial Reporting for the Management of the Iraq Relief and Reconstruction Fund Executive Summary Introduction. In March 2005, we initiated an audit to determine whether the information systems used by U.S. government organizations resulted in the effective management of Iraq Relief and Reconstruction Fund programs. This audit report is the first of a series of reports addressing management controls over information systems used by U.S.
government organizations within Iraq to manage Iraq Relief and Reconstruction Fund programs. This report discusses the Project and Contracting Office systems used to develop cost-to-complete estimates for Iraq Relief and Reconstruction Fund projects and report financial obligation data.
In November 2003, $18.6 billion was appropriated by the Congress under the Emergency Supplemental Appropriations Act for Defense and the Reconstruction of Iraq and Afghanistan (Public Law 108-106). The law created the Iraq Relief and Reconstruction Fund, of which $18.4 billion of the appropriation was designated for Iraq.
Section 2207 of Public Law 108-106, November 6, 2003, required the Director of the Office of Management and Budget, in consultation with the Administrator of the Coalition Provisional Authority, to submit a report to Congress every three months that updated the proposed uses of all Iraq Relief and Reconstruction Fund funds on a project- by-project basis, including estimates of the costs required to complete each project. The
Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction (Section 2207 Report) is now the responsibility of the Iraq Reconstruction Management Office due to the dissolution of the Coalition Provisional Authority on June 28, 2004.
The Iraq Reconstruction Management Office collates the Iraq Relief and Reconstruction Fund management information from all agencies apportioned Iraq Relief and Reconstruction Fund funds, primarily the Department of State, the Department of Defense, and the U.S. Agency for International Development and prepares the Section 2207 Report for transmission by the Department of State to the Congress. The Project and Contracting Office prepares the Secretary of the Army Report, which is incorporated into the Section 2207 Report, consolidating Department of Defense information for the reporting of Iraq Relief and Reconstruction Fund funds.
Objective. The specific objective of this first audit in this series was to determine whether those information systems and the data contained in those systems used by the Iraq Reconstruction Management Office and the Project and Contracting Office to monitor Iraq Relief and Reconstruction Fund projects were adequately reliable and sufficiently coordinated among those organizations to ensure the accurate, complete, and timely reporting to senior government officials and the Congress on the use of Iraq Relief and Reconstruction Fund funds.
i
Results. The Section 2207 Report for April 2005, compiled by the Iraq Reconstruction Management Office, did not meet the congressionally mandated requirement to include estimates, on a project-by-project basis, of the costs required to complete each project.
As a result, without current and accurate cost-to-complete data, it is difficult to determine whether funds are available to complete ongoing Iraq Relief and Reconstruction Fund projects and for the initiation of new projects (finding A).
The accuracy of the $7.9 billion of Department of Defense obligations reported on the Secretary of the Army Report issued March 27, 2005, could not be verified. Further, information that was incorporated into the Section 2207 Report, including the Secretary of the Army Report, was not required to be verified for accuracy by the U.S. government organizations providing that information. As a result, our audit was unable to verify the accuracy of the data submitted through the Secretary of the Army Report to Iraq Reconstruction Management Office. Further, without a requirement to verify the submitted data, U.S. government organizations could submit unverified data to Iraq Reconstruction Management Office for inclusion in the Section 2207 Report. Finally, because no verification was required or performed by the Project and Contracting Office, including information submitted by other organizations through the Project and Contracting Office, there is no assurance that Congress was provided valid information through the Section 2207 Report that is needed to exercise oversight of the reconstruction efforts in Iraq (finding B).
Management Actions. During our audit, the Iraq Reconstruction Management Office initiated procedures for preparing and reporting cost-to-complete estimates and will begin reporting that information in the Section 2207 Report for September 2005. On June 10, 2005, the Project and Contracting Office began reporting cost-to-complete estimates to the Iraq Reconstruction Management Office.
Recommendations. We recommended that the Director, Iraq Reconstruction Management Office require that current and best estimate for cost-to-complete information be provided for inclusion in the Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction (Recommendation A.2.). We also recommended that the Director, Iraq Reconstruction Management Office require that the data provided by U.S. government organizations responsible for managing the Iraq Relief and Reconstruction Fund for the purposes of inclusion in the Section 2207 Report be verified for accuracy before submission (Recommendation B.2.).
Further, we recommended that the Director, Project and Contracting Office:
• Complete the integration of the U.S. Army Corps of Engineers Financial Management System database with the Project and Contracting Office Oracle Project Accounting interface (Recommendation A.1.a.)
• Finalize and update, on a project-by-project basis, the accurate and complete costs required to complete each project (Recommendation A.1.b.)
• Ensure that management controls over the Secretary of the Army Report, such as reconciliation procedures, result in verifying the accuracy of the submitted data (Recommendation B.1) ii
Management Comments and Audit Response. The Acting Director, Iraq Reconstruction Management Office, concurred with Recommendation A.2. We agreed.
The Acting Director, Iraq Reconstruction Management Office, also concurred with Recommendation B.2. but qualified his concurrence with an alternative approach to the recommended action. We agreed and changed our report accordingly.
The Director, Project and Contracting Office, concurred with Recommendations A.1.a.
and A.1.b. We agreed. The Director, Project and Contracting Office, did not concur with Recommendation B.1. and provided reasons for the nonconcurrence. We agreed and changed our report accordingly.
We plan to perform follow-up audits of the estimates of cost-to-complete prepared by the Project and Contracting Office. We also plan to perform follow-up audits on the accuracy of the data reported in the Secretary of the Army Report and the Section 2207 Report and on management controls over the data reported.
iii
Table of Contents
Executive Summary i
Introduction
Background 1
Objective 2
Findings
A. Undeveloped Cost-to-Complete Estimates for Iraq Reconstruction Projects 3 B. Accuracy of the Secretary of the Army Report 6 Appendixes A. Scope and Methodology 10 B. Acronyms 11 C. Report Distribution 12 D. Audit Team Members 14 Management Comments Director, Project and Contracting Office – Iraq 15
Introduction
Background
In March 2005, we initiated an audit to determine whether the information systems used by U.S. government organizations resulted in the effective management of Iraq Relief and Reconstruction Fund (IRRF) programs. This audit report is the first of a series of reports addressing management controls over information systems used by U.S.
government organizations within Iraq to manage IRRF programs. This report discusses the Project and Contracting Office (PCO) systems used to develop cost-to-complete estimates for IRRF projects and report financial obligation data.
Appropriation for the Iraq Relief and Reconstruction Fund. In November 2003, $18.6 billion was appropriated by the Congress under the Emergency Supplemental Appropriations Act for Defense and the Reconstruction of Iraq and Afghanistan (Public Law 108-106). The law created the IRRF, of which $18.4 billion of the appropriation was designated for Iraq.
Project and Contracting Office. National Security Presidential Directive 36, “United States Government Operations in Iraq,” May 11, 2004, established the PCO. National Security Presidential Directive 36 directed the PCO to provide acquisition and project management support with respect to activities in Iraq. On June 22, 2004, the Deputy Secretary of Defense established the PCO within the Department of the Army and directed the PCO to provide support related to the close-out of the Coalition Provisional Authority. The PCO was made responsible for all activities associated with asset, financial, program, and project management and for managing both construction and non-construction activities Corps of Engineers Financial Management System. The PCO uses the U.S. Army Corps of Engineers Financial Management System (CEFMS) for IRRF financial accounting. The CEFMS was designed as a single entry system so that transactions update the general ledger and subsidiary ledgers in real time. In CEFMS, as in other financial accounting systems, general ledger amounts should be in agreement with and supported by subsidiary ledgers and transactions detail amounts.
Cost-to-Complete Estimates. Developing a cost-to-complete estimate is an integral component of cost management. Cost-to-complete estimates should be made on an iterative basis, taking into account the reasons for variances from initial estimates. Cost- to-complete estimates should be developed as follows:
• Determine the progress toward contract completion to date
• Determine the cost of the contract work completed to date
• Determine the reasons for variances from initial estimates
• Estimate the amount of work remaining to be completed
• Estimate the cost of the work remaining to be completed Management Information Systems. Public Law 108-106 provided $50 million to develop and deploy management information systems capable of satisfying congressional expectations. According to the PCO chief technology officer, approximately $16 million of the $50 million was used to develop what is called the “PCO-solution.” The PCO- solution was designed and developed based upon analysis conducted by the Naval 1
Facilities Engineering Command and the U.S. Army Corps of Engineers. The analysis reviewed various configurations of construction program management software applications to determine which application would be best suited for use in the management of construction projects located in the operating environment in Iraq. The Office of the Special Inspector General for Iraq Reconstruction is currently reviewing the development and operational functionality of the PCO-solution and will determine how the remaining $34 million was used to fulfill the reporting and monitoring requirements of Public Law 108-106.
Objectives
The overall objective of this audit was to determine whether information systems used by U.S. government organizations result in the effective management of IRRF programs.
An additional objective was to determine whether those information systems used by U.S. government organizations were adequately reliable and sufficiently coordinated among those organizations to ensure accurate, complete, and timely reporting to senior government officials and the Congress on the use of IRRF funds.
The specific objective of this first audit in this series was to determine whether those information systems and the data contained in those systems used by the Iraq Reconstruction Management Office (IRMO) and the PCO to monitor IRRF projects were adequately reliable and sufficiently coordinated among those organizations to ensure the accurate, complete, and timely reporting to senior government officials and the Congress on the use of IRRF funds.
We will address the overall objective in subsequent audits. Specifically, we plan to perform follow-up audits of the estimates of cost-to-complete prepared by the PCO. We also plan to perform follow-up audits on the accuracy of the data reported in the Secretary of the Army Report and the Section 2207 Report and on management controls over the data reported.
For a discussion of the audit scope, methodology, and a summary of prior coverage, see Appendix A. For definitions of the acronyms used in this report, see Appendix B. For a list of the audit team members, see Appendix D.
2
A. Undeveloped Cost-to-Complete Estimates for Iraq Reconstruction Projects The Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction (Section 2207 Report) for April 2005, compiled by the IRMO, did not meet the congressionally mandated requirement to include estimates, on a project-by-project basis, of the costs required to complete each project. The IRMO did not report the cost-to-complete data because PCO project management personnel did not complete the integration of program and financial data systems and did not develop the required cost-to-complete estimates for the Section 2207 Report. As a result, without current and accurate cost-to-complete data, it is difficult to determine whether funds are available to complete ongoing IRRF projects and for the initiation of new projects.
Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction
Section 2207 of Public Law 108-106, November 6, 2003, required the Director of the Office of Management and Budget, in consultation with the Administrator of the Coalition Provisional Authority, to submit a report to Congress every three months that updated the proposed uses of all IRRF funds on a project-by-project basis, including estimates of the costs required to complete each project. The Section 2207 Report is now the responsibility of the IRMO due to the dissolution of the Coalition Provisional Authority on June 28, 2004. The IRMO collates the information from the various organizations managing the IRRF and prepares the report for transmission by the Department of State to the Congress.
At the time our audit work was completed, the most recent Section 2207 Report prepared by IRMO was released on April 6, 2005. The Section 2207 Report brings together IRRF management information from all agencies apportioned IRRF funds, primarily the Department of State, the Department of Defense, and the U.S. Agency for International Development. The PCO prepares the Secretary of the Army Report, which is incorporated into the Section 2207 Report, by consolidating Department of Defense information for the reporting of IRRF funds.
Development of Cost-to-Complete Estimates by PCO The Section 2207 Report on for April 2005, compiled by the IRMO, did not meet the congressionally mandated requirement to include estimates, on a project-by-project basis, of the costs required to complete each project. The IRMO did not report the cost-to- complete data because PCO project management personnel did not complete the integration of program and financial data systems and did not develop the required cost- to-complete estimates for the Section 2207 Report. PCO officials cited a number of constraints that hindered the development of cost-to-complete estimates including:
difficulty integrating data among financial and project management information systems, incomplete program management data, and rapidly rising security costs.
Systems Integration Issues at the Project and Contracting Office. PCO management has experienced difficulties integrating financial and program management data across its management information systems infrastructure. For example, the PCO Oracle Project Accounting interface with the CEFMS database has not been completed because there is 3
not a compatible common project code identifier that the two systems share. The inability to share data has negatively impacted the PCO ability to link the financial information in CEFMS to program information. Consequently, it is difficult for project managers to prepare cost-to-complete estimates.
Program Management Data at the Project and Contracting Office. PCO program management officials cited incomplete program management data as an impediment to developing cost-to-complete estimates. As of March 31, 2005, the largest 151 construction projects totaled approximately $4.4 billion. PCO officials noted that 84 of those projects totaling approximately $2 billion were planned but realistic targeted costs and baseline schedules were not established. Realistic targeted costs and baseline schedules for use in managing and forecasting costs for the remaining 67 projects totaling approximately $2.4 billion had been established.
Security Costs at the Project and Contracting Office. Another impediment cited by PCO program management officials was the rapid growth in the cost to provide project security from insurgent activity. PCO management advised that, as of March 31, 2005, the estimated cost for project security had risen from the original program baseline of $1.2 billion to more than $2 billion.
Management Actions
During our audit, IRMO officials initiated procedures for preparing and reporting cost-to- complete estimates. On June 7, 2005, IRMO officials advised us that IRMO will begin reporting cost-to-complete estimates in the Section 2207 Report for September 2005. On June 10, 2005, PCO officials began reporting cost-to-complete estimates to IRMO. We were advised by the PCO Chief Information Officer and Director of Information Technology that the U.S. Army Corps of Engineers is developing a software solution that will link the PCO Oracle Project Accounting interface with the CEFMS database. This is to provide integration of financial and project data that will improve PCO abilities to generate cost-to-complete estimates. The estimated completion date for the interface is August 31, 2005.
In response to our draft audit report, the PCO officials stated that in coordination with IRMO and effective June 2005, it had fully implemented the procedures that support the monthly reporting requirement to develop and submit updated cost-to-complete estimates for Sector Project Codes and related construction projects. PCO officials stated they have provided the cost-to-complete estimates for each project (defined as a major task order) to IRMO.
Conclusion
Estimating cost-to-complete for each project is a challenging but congressionally- mandated requirement in Iraq. Progress on reconstruction projects is sometimes difficult to determine. The lack of adequate automation support also adds to the difficulty.
However, decision-makers need an accurate picture of funds required to complete projects currently underway. Without current and accurate cost-to-complete data, it is difficult to determine whether funds are available to complete ongoing IRRF projects and for the initiation of new projects.
4
Recommendations, Management Comments, and Audit Response A.1. We recommend that the Director, Project and Contracting Office:
a. Complete the integration of the U.S. Army Corps of Engineers Financial Management System database with the Project and Contracting Office Oracle Project Accounting interface.
Management Comments. The Director, PCO, concurred with our recommendation.
The Director, PCO, stated that he anticipates completion of the development work of the PCO component of this interface by August 31, 2005.
Audit Response. We agreed.
b. Finalize and update, on a project-by-project basis, the current and best estimate of costs required to complete each project.
Management Comments. The Director, PCO, concurred with our recommendation.
The Director, PCO, stated that the PCO will continue its efforts to generate cost-to- complete estimates and that the PCO has already provided the first of the information to the interested parties.
Audit Response. We agreed.
A.2. We recommend that the Director, Iraq Reconstruction Management Office require that current and best estimate for cost-to-complete information be provided for inclusion in the Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction.
Management Comments. The Acting Director, IRMO, concurred with the recommendation through informal written comments. The Acting Director, IRMO, stated that the IRMO concurred as long as it could include the cost-to-complete information as a separate report with its Section 2207 Report submittal due to the sensitivity of the detailed information on projects.
Audit Response. We agreed.
5
B. Accuracy of the Secretary of the Army Report The accuracy of the $7.9 billion of Department of Defense obligations reported on the Secretary of the Army Report issued March 27, 2005, could not be verified. Further, information that was incorporated into the Section 2207 Report, including the Secretary of the Army Report, was not required to be verified for accuracy by the U.S. government organizations providing that information.
This occurred because PCO finance personnel could not provide transaction level details of obligations that were reconcilable to obligations contained in the Secretary of the Army Report and the Section 2207 Report, and because the IRMO had not established a requirement that submitted data for the Section 2207 Report be verified before submission.
As a result, our audit was unable to verify the accuracy of the data submitted through the Secretary of the Army Report to the IRMO. Further, without a requirement to verify the submitted data, U.S. government organizations could submit unverified data to the IRMO for inclusion in the Section 2207 Report. Finally, because no verification was required or performed by the PCO, including information submitted by other organizations through the PCO, there is no assurance that the Congress was provided valid information through the Section 2207 Report that is needed to exercise oversight of the reconstruction efforts in Iraq.
Obligation Transaction Data We requested obligation transaction data to support amounts reported on the March 27, 2005, Secretary of the Army Report. The PCO provided an obligation transaction listing to us, retrieved from the CEFMS, which at the time it was provided was to be representative and reconcilable to the Secretary of the Army Report. During our audit, it was determined that the data provided, although not significantly different, could not be reconciled to the reported obligation amounts in the Secretary of the Army Report.
Obligation Transaction Listing The accuracy of the $7.9 billion of Department of Defense obligations reported on the Secretary of the Army Report issued March 27, 2005, could not be verified. This occurred because PCO finance personnel could not provide transaction level details of obligations that were reconcilable to obligations contained in the Secretary of the Army Report and the Section 2207 Report Obligations Shown in the Secretary of the Army Report and the Obligation Transaction Listing. Our review showed that there were differences between the obligations shown in the Secretary of the Army Report and the obligation transaction listing. The table shows the differences in the amounts reported in the Secretary of the Army Report and the amounts determined from the obligation transaction listing.
6
Differences Between the Obligations Shown in the Secretary of the Army Report and the Obligation Transaction Listing Construction Non-Construction Overhead Totals Secretary of the $5,056,061,174 $2,609,260,401 $254,834,868 $7,920,156,443 Army Report
(a)
Obligation
Transaction Listing
$4,938,810,175 $2,355,972,039 $495,012,835 $7,789,795,049
(b)
Dollar Amount of
$117,250,999 $253,288,362 ($240,177,967) $130,361,394 Differences (a-b = c) Percent Amount of
2.32% 9.71% (94.25)% 1.65% Differences (c/a) The Project and Contracting Office Position. We requested transactional data from the PCO to support amounts reported on the March 27, 2005, Secretary of the Army Report. The transactional data that was provided by the PCO for our review was not reconcilable to the Secretary of the Army Report and consequently did not meet our audit objectives. We were advised by PCO finance personnel that the CEFMS did not have a standard management report to support such a request but that CEFMS programmers had been asked to develop a program to provide the requested information.
When we inquired about these differences, PCO finance personnel advised that:
A nominal difference exists between the SecArmy Report and the detailed transaction listing supplied to the AFAA [sic] auditors in Baghdad. The Sec Army Report reflects valid, supportable, and certifiable figures that are obtained from the Corps of Engineers Financial Management System (CEFMS). The detail transaction listing is an internal analysis tool generated from CEFMS intended to be used by resource managers to identify material increases/decreases in sector/program accounts. The detail transaction report was never created to be used as a certifiable report. It is a reconciliation tool.
CEFMS does not presently have available a comprehensive report that lists every individual transaction rolling up to AMSCOs [Army Management Structure Code], allotment serial numbers and appropriations, as such a report has never been required to reconcile CEFMS internally, though HQUSACE [Headquarters, U.S. Army Corps of Engineers] could certainly program such a report. CEFMS was designed as a ‘one entry updates all applicable general ledgers and subsidiary ledgers’, and almost all transactions are updated in real time.
Reconciliation routines are run each night to insure the general ledger and subsidiary ledgers are reconciled.
The detail transaction report we provided the auditors was never represented as a transaction file that reconciles exactly Sec Army data.
The auditors needed a tool to select obligation transactions to test, we provided this, however not every transaction will be in the provided 7
data. For example labor, cost transfers, and interest payments would not be in the data set provided – our data set would only capture transactions linked to an undelivered order obligation document (emphasis added in bold). CEFMS cost transfers are accomplished at the Work Item Code (WIC) level, and are not attached to obligations.
Interest payments work the same way, and labor transactions do not become obligations until t&a [time and attendance] data is signed, going from certified commitment to accrued expenditure, not tied to an undelivered order. All these transactions are captured on the SecArmy Report but not on the detailed obligation transaction report.
When the SecArmy and Transaction Listing reports are compared at summary level, there is less than a quarter percent difference. This is a reasonable difference that provides a high level of assurance that the funds are being properly accounted for.
We plan to perform follow-up audits of the accuracy of the data reported in the Secretary of the Army Report and on management controls over the data reported.
Verification of Submitted Data The information that was incorporated into the Section 2207 Report, including the Secretary of the Army Report, was not required to be verified for accuracy by the U.S.
government organizations providing that information. This occurred because IRMO had not established a requirement that submitted data for the Section 2207 Report be verified before submission.
Certification of Data. According to PCO officials, the PCO is not required to certify the accuracy of the submitted data that is input into the Secretary of the Army Report.
Further, according to PCO officials, the Secretary of the Army Report is compiled by the PCO from various Department of Defense organizations that manage and utilize funds obtained through the Iraq Relief and Reconstruction Fund.
Iraq Reconstruction Management Office Position. IRMO officials provided informal comments to our draft report and stated that they have management controls in place to ensure accurate data is provided to them on a weekly basis. However, those officials also stated that the Secretary of Army Report is not an IRMO report and that they do not know what management controls are in place for this report. Given that the Secretary of the Army Report is the basis for the information that is provided to IRMO for the Section 2207 Report, we asked how IRMO ensured that this data were validated for accuracy.
Officials at IRMO stated that they only collated and prepared the Section 2207 Report for transmission by the Department of State to Congress. When IRMO officials were asked if they required that the information they reported to Congress be validated, they said no but agreed that it should be and would request that the data being provided to them for the purposes of the Section 2207 Report be verified for accuracy.
Reconciliation of the Submitted Data We do not believe that the PCO can assert that “The Secretary of the Army Report reflects valid, supportable, and certifiable figures that are obtained from the Corps of Engineers Financial Management System (CEFMS)” when it can neither provide support for such a statement nor reconcile the reported figures to detailed transactions.
8
Further, we also do not believe that the PCO can argue that “The detail transaction report was never created to be used as a certifiable report” and that “The detail transaction report we provided the auditors was never represented as a transaction file that reconciles exactly Sec Army data” and simultaneously maintain that “When the Secretary of the Army and Transaction Listing reports are compared at summary level, there is less than a quarter percent difference. This is a reasonable difference that provides a high level of assurance that the funds are being properly accounted for.” We find these statements to be contradictory.
Finally, we do not understand the PCO position that “The detail transaction report is an internal analysis tool generated from CEFMS intended to be used only by resource managers to identify material increase/decreases in sector/program accounts” and yet state “it is a reconciliation tool” when it cannot be reconciled to the data reported for the Secretary of the Army Report.
Conclusion
We were unable to verify the accuracy of the data submitted through the Secretary of the Army Report to the IRMO. Further, without a requirement to verify the submitted data, U.S. government organizations could submit unverified data to the IRMO for inclusion in the Section 2207 Report. Finally, because no verification was required or performed by the PCO, including information submitted by other organizations through the PCO, there is no assurance that the Congress was provided valid information through the Section 2207 Report that is needed to exercise oversight of the reconstruction efforts in Iraq.
Recommendations, Management Comments, and Audit Response B.1. We recommend that the Director, Project and Contracting Office ensure that management controls over the Secretary of the Army Report, such as reconciliation procedures, result in verifying the accuracy of the submitted data.
Management Comments. The Director, PCO, did not concur with our recommendation.
The Director, PCO, stated that the Secretary of the Army Report is a weekly update for Army management that was never intended to be a certified report. The Director, PCO, further stated that because the PCO compiles data which is generated from multiple Department of Defense accounting systems, certification of the report is not possible by the PCO.
Audit Response. We agreed and changed our report accordingly.
B.2. We recommend that the Director, Iraq Reconstruction Management Office require that the data provided by U.S. government organizations responsible for managing the Iraq Relief and Reconstruction Fund for the purposes of inclusion in the Section 2207 Report be verified for accuracy before submission.
Management Comments. The Acting Director, IRMO, concurred with the recommendation through informal written comments. The Acting Director, IRMO, stated that the data provided to them does not have to be certified but that the accuracy of the data should be verified by the various organizations submitting the data to IRMO.
Audit Response. We agreed and changed our report accordingly.
9
Appendix A. Scope and Methodology We interviewed management personnel within the Iraq Reconstruction Management Office (IRMO) and the Project and Contracting Office (PCO) and reviewed organizational charts and relevant program memoranda to gain an understanding of the entities’ operations to include their organization, management style, and the internal and external factors influencing their operating environments.
We reviewed the Section 2207 Report on Iraq Relief and Reconstruction issued to the Congress on April 6, 2005, for completeness. We attempted to reconcile the reported amounts to supporting worksheets provided by the PCO. The PCO provided the Department of Defense Iraq Relief and Reconstruction Fund (IRRF) program financial data as reported in the Secretary of the Army Report issued March 27, 2005.
We performed our audit in Baghdad, Iraq, at the Presidential Palace, where we interviewed PCO finance and senior management personnel and IRMO budget and operations personnel and reviewed IRRF program and financial data, and at the PCO
Annex, where we met with PCO project management and information technology personnel and reviewed project management data.
We conducted this performance audit from March through July 2005, in accordance with generally accepted government auditing standards.
Use of Computer-Processed Data. We performed tests to verify automated financial data maintained by the PCO through a comparison of reported balances to detail transactions records and by comparing detail transactions to source documents. We also utilized computer assisted audit techniques to identify potential duplicate obligations.
The audit results indicated that the detailed transaction records provided to us by the PCO were not representative of data input to the summary PCO records and, therefore, not valid or reliable for verification by audit.
Prior Coverage. There were no audits performed in the past 5 years with the same or similar objectives as this audit.
10
Appendix B. Acronyms
CEFMS U.S. Army Corps of Engineers Financial Management System IRMO Iraq Reconstruction Management Office IRRF Iraq Relief and Reconstruction Fund PCO Project and Contracting Office 11
Appendix C. Report Distribution Department of State Secretary of State Senior Advisor/Coordinator for Iraq U.S. Ambassador to Iraq Director, Iraq Reconstruction Management Office Inspector General, Department of State Department of Defense Deputy Secretary of Defense Director, Defense Reconstruction Support Office-Iraq Under Secretary of Defense (Comptroller)/Chief Financial Officer Deputy Chief Financial Officer Deputy Comptroller (Program/Budget) Inspector General, Department of Defense Department of the Army Assistant Secretary of the Army for Acquisition, Logistics, and Technology Principal Deputy to the Assistant Secretary of the Army for Acquisition, Logistics, and Technology Deputy Assistant Secretary of the Army (Policy and Procurement) Director, Project and Contracting Office Assistant Secretary of the Army for Financial Management and Comptroller Auditor General of the Army Other Defense Organizations Director, Defense Contract Audit Agency Other Federal Government Organizations Director, Office of Management and Budget Comptroller General of the United States Inspector General, Department of the Treasury Inspector General, Department of Commerce Inspector General, Department of Health and Human Services Inspector General, U.S. Agency for International Development 12
Congressional Committees and Subcommittees, Chairman and Ranking Minority Member U.S. Senate Senate Committee on Appropriations Subcommittee on Defense Subcommittee on Foreign Operations Senate Committee on Armed Services Senate Committee on Foreign Relations Subcommittee on Near Eastern and South Asian Affairs Subcommittee on International Operations and Terrorism Senate Committee on Homeland Security and Governmental Affairs Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management Subcommittee on Financial Management, the Budget, and International Security U.S. House of Representatives House Committee on Appropriations Subcommittee on Defense Subcommittee on Foreign Operations, Export Financing and Related Programs House Committee on Armed Services House Committee on International Relations Subcommittee on Middle East and Central Asia House Committee on Government Reform Subcommittee on Government Efficiency and Financial Management Subcommittee on National Security, Emerging Threats and International Relations 13
Appendix D. Audit Team Members The Office of the Assistant Inspector General for Auditing, Office of the Special Inspector General for Iraq Reconstruction, prepared this audit report. The staff members who contributed to the report include:
Timothy Baum
James Carrera
Dan Haigler
James Kojak
14